敬称略の意味とは？議事録での一覧の書き方と使い方の注意点も

敬称略の意味とは？

敬称略の意味とは「相手の敬称を省略することへのお詫び」

敬称略の意味とは、経緯を敬うべき相手に対して、呼び捨てで書き記す時のお詫びを表します。例えば、取引先の会社や団体といった組織的なものに対しては「各位」や「御中」を、個人に対しては「様」をつけるべきです。

しかし、そういった団体や個人を複数書類に並べる場合、全てに敬称を付け加えると手間がかかったり、無駄に文章が長くなるといったデメリットが生じます。これを阻止するために使われています。

敬称は「様」や「殿」を指す言葉

敬称とは、相手に対して敬意を表す呼び名のことで、主に人名や官職名の下に付けられます。敬称には様々な種類があり、書き言葉や報道といった改まった場面で使われる「氏」や、職務上の連絡や公的な用件で使われる「殿」、相手先の企業や学校に対して使われる「御中」などがあります。

議事録や式典で使われる敬称略の敬称とは、主に相手に敬意を表す「様」の事を指す場合がほとんどです。実際に敬うべきである「会長」や「社長」といった役職の方々が参加している場合があるので、敬称がつけられていなくても、相手を敬う必要はあります。

主に議事録や式典などで使われている

一般的には書類で書きしるされる場合と、読み上げられる場合に使われています。前者は会議などで使われる議事録や名簿一覧に、後者は結婚式や内定式といった儀式的な場所で祝電や香典などを紹介する際に使われています。

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敬称略が使われる理由

一般的には役職を持つ人に対して敬称を使い、その人に対して敬意を払うべきですが、議事録を制作する際に記載するスペースが足りながったり、内定式などで届いた祝電を紹介する際に全員を敬称込みで読み上げては時間を押してしまうといった理由から使われています。

中には使うことでマナー違反になると考える人もいますが、省略して紹介することに対して、あらかじめ宣言・お詫びしているので問題ないとされています。逆にそのような宣言・お詫びなく紹介してしまうと失礼に当たるので注意しましょう。

使用する際は「以下」や「（）」も使用する

実際に名簿や議事録に表記する際は、「以下、敬称略」や「（敬称略）」という形で記載します。また、結婚式や入社式といった読み上げの形では「お時間の都合上、敬称略で読み上げさせていただきます。」という前置きをします。

これにより、「本来は敬意を払う意味を込めて敬称をつけるべきですが、時間や手間の関係上、ここから先は敬称をつけずに紹介させていただきます。」と敬称を省略された相手や、関係者の人たちに敬称を省略する理由とそのお詫びを伝えることになります。

順不同と同じ使い方・書き方がされている

議事録や式典などでは、敬称略と同じように「順不同」という言葉が使われています。これは、揃えて並べていないという意味を持つため、ビジネスシーンでは役職による順序を関係なく並べるということになります。

一覧などに記載される場合は、最初または最後にかぎかっこを使って「(敬称略、順不同)」というように書かれます。式典などで読み上げられる場合は冒頭で断りを入れられます。

こちらの記事では順不同の意味や反対語・英語での表現などがまとめられています。この記事で紹介した情報だけでなく、書き方や使い方のポイントなども詳しく記載されています。今回紹介している言葉以外にも、順不同をビジネスシーンで有効活用したい人は、こちらの記事を読んで、両方を使いこなせるようにしましょう。

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敬称略が使われる場面は？

敬称略が使われる場面①議事録や式典の参加者一覧を作成する時

敬称略が使われる場面その1は、議事録や式典の参加者一覧を作成する時です。社内・社外問わず、参加者全てを記載する議事録は、記載スペースやページの総数が決まっている場合があります。この時に、文字数を最低限に抑えるために敬称略が使われます。

また、祭儀や入学式といった参加者名簿を製作する時、参加者全てに敬称をつけていると手間がかかる上に読みづらい一覧になってしまいます。これらを解消するための使い方として浸透されています。

敬称略が使われる場面②冠婚葬祭や記念などの式伝で読み上げる時

敬称略が使われる場面その2は、冠婚葬祭や記念などの式典で読み上げる時です。結婚式の祝電や葬式の香典を紹介する際、時間の都合上、省略して紹介する場合があります。

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敬称略を使う時の注意点は？

敬称略を使う時の注意点①役職順に並べる

敬称略を使う時の注意点その1は、役職順に並べることです。会議などの参加者の中に、社長や係長といった立場の人がいる場合、その人たちを最後の方に置いてしまうとマナー違反になります。参加者の序列を明らかにするためにも、これは必ず守らなければなりません。

また、参加者の中で誰が一番偉いかがわからない・順番に並べられない場合は一緒に「順不同」も使われます。実際に使用する場合は、二つの言葉を並べて表記するようにしましょう。

敬称略を使う場合は、一般的には社内の人のみが参加している時のみ使われますが、例外として社外の人も参加している時も使われることがあります。この場合は社外の人を一番上に持って行くようにしましょう。

社内・社外の人を並べる際の序列

• ・社外の人
• ・会長
• ・社長
• ・副社長
• ・専務取締役
• ・常務取締役
• ・取締役
• ・執行役
• ・本部長・事業部長
• ・部長
• ・次長
• ・課長
• ・課長代理・課長代行
• ・係長
• ・主任・リーダー

敬称略を使う時の注意点②役員と職員を同時に表記する場合は「以下」を使う

敬称略を使う時の注意点②役員と職員を同時に表記する場合は「以下」を使うことです。会議の議事録や社員名簿の中で、役員と職員（一般社員）を同時に表記する場合は、役員は肩書きをつけ、職員には「以下、敬称略」と頭に書いて氏名のみ記載されます。

役員と職員を表記する場合の一例

• ・出席者一覧
• ・鶴橋　翔太郎会長
• ・久屋　仁社長
• ・長島　純平係長
• ・以下、敬称略
• ・冴羽　英二
• ・黒野　茜
• ・土屋　浩太

敬称略を使う時の注意点③参加者が少ない場合は使用を控える

敬称略を使う時の注意点その3は、参加者が少ない場合は使用を控えることです。これらの言葉は、読み上げる時に時間がかかる時や資料を見やすくするために使われる言葉なので、少人数で行われる時は加える必要がありません。

例えば、紹介する人が4人ほどの場合、記載の手間がかからず、読み上げる時間もあまりかからないので、使うと逆にマナー違反になるとされています。実際に使用するかどうかは、参加人数を見て判断しましょう。

敬称略を使う時の注意点④社外の人に対して使用してはいけない

敬称略を使う時の注意点その4は、社外の人に対して使用してはいけないことです。社外の人はお客様として扱うべき存在なので、敬称を省略して記載してはいけません。

参加者が多いためにどうしても使いたい場合は、社外の人よりも立場が下の人たちを「以下、敬称略」と表記して氏名のみ記載する必要があります。

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敬称略を使う時の注意点⑤二重敬語にならないように気をつける

敬称略を使う時の注意点その5は、二重敬語にならないように気をつけることです。敬称略をつけているにもかかわらず、つけてしまうと二重敬語となってしまい、マナー違反として失礼なことになります。

こちらの記事では、ビジネスメールの質問の書き方についてまとめられています。ビジネスシーンにおいて、相手に二重敬語などマナー違反をすると、勤めている会社に傷がついたり、自身の評価が下がる可能性があります。こちらの記事を読んで、ビジネスシーンで恥をかかない質問の書き方や回答の仕方について学びましょう。

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敬称略の使い方と例文は？

敬称略の使い方と例文①会議の議事録で使う場合

敬称略の使い方と例文その1は、会議の議事録で使う場合です。役職問わずに会議に出席される場合、一々敬称を書いて行くと手間がかかる上に、見た人は見づらい印象を受けてしまいます。

そのため、製作者の手間を軽くし、文章に対してすっきりとした印象を与えるために使われます。また、実際にこの書き方をする場合は必ず付け加えましょう。また、序列順に並んでいないことを表す「順不同」を記載するならば、敬称略と一緒に表記しましょう。

会議の議事録や参加者の名簿一覧で使う場合の例文

• ・出席者一覧（敬称略）
• ・島　蘭太郎
• ・杉山　優
• ・天野　八郎
• ・秋山　修造
• ・馬場　紳助
• ・広瀬　加郎

上記のように、複数人参加する場合は会長などの立場が上の人から順に記載します。また、社外の人も参加する時は下記のように、名前の後に会社名をつけましょう。

社外の人も参加する時の例文

• ・出席者一覧（敬称略、順不同）
• ・平沢　進一郎：株式会社〇〇
• ・田中　康夫：株式会社××
• ・田井中　定春：株式会社△△

敬称略の使い方と例文②冠婚葬祭や記念などの式典で使う場合

敬称略の使い方と例文その2は、冠婚葬祭や記念などの式典で使う場合です。入学式で祝電などを読み上げる時や、結婚式などの参加者名簿にも使われています。実際に読み上げる時に際は、紹介する前に断りとして「敬称略で紹介します」など発言するようにしましょう。

冠婚葬祭や記念などの式典で読み上げる際の例文

• ・お時間の都合上、敬称略で読み上げさせていただきます。
• ・祝電をお送りいただきました方々には、敬称略・順不同で紹介させていただきます。あらかじめご了承ください。
• ・参加者の方々を敬称略で紹介させていただきます。

敬称略の使い方には注意しましょう！

「以下、敬称略」と表記することで、議事録作成の手間の解消につながり、資料や文章が読みやすくなるだけでなく、冠婚葬祭などに見られる式典の読み上げの時間を短縮できます。このように、ある程度手間や時間を省ける便利な言葉なので、ビジネスシーンでは活躍するといっても過言ではありません。

しかし、参加者が7人以下など、少ない場合に使用してしまうと、記載されたり読み上げられた人は「面倒だから省略したのでは？」とか「この人は私に敬意を持っていないのでは？」と疑問を持たれてしまいます。相手に不快感を与えないためにも、実際に使う場合は、参加者の数を把握してから使うようにしましょう。