有給申請メールの文例3選!社外へのお知らせの書き方押さえて万全に!

あなたは、正しい有給申請メールの書き方を知っていますか?この記事では、実際の有給申請メールの例文をご紹介しながら、その書き方について解説していきます。社外へのお知らせの書き方やマナーについても学べます。ぜひ参考にしてみてください。

【社内】有給申請メールの書き方と文例3選!

①基本的な挨拶

会議

社内で上司などに有給申請メールを書く際は、まず基本的な挨拶から始めます。この部分は、いつも社内・社外の人とやり取りしているメールの内容と変わらないものでOKです。氏名部分は所属部署を知らせた方が相手に分かりやすい、と判断した場合はそうするなど、状況に合わせて適宜判断してください。

    有給申請メールの書き方と文例・基本的な挨拶

  • ○○課長
  • お疲れ様です。○○です。
  • いつもお世話になっております。○○部の○○です。

②具体的な申請期間と内容

日付

次に、具体的な申請期間と内容を書きましょう。この部分が、社内向けに書く有給申請メールの中心的な内容と言えます。非常に大事な部分ですので、自身が申請したい日時がきちんと明記してあるかを何度か確認し、その上で相手に申請を願い出る丁寧な言葉を添えて書きましょう。

    有給申請メールの書き方と文例・具体的な申請期間と内容

  • ○月○日から○日までの○日間、私用のため、有給休暇を頂戴したく存じます。

③締めの言葉

ハート

最後は、「社内にも迷惑がかかってしまうが、申し訳ない。どうぞよろしくお願いします。」という旨の内容を、丁寧な形で書いて締めます。この部分が欠けていると、特に社内の目上の人にとっては「横柄だ」と思われる恐れがあります。ぜひ忘れずに、できるだけ丁寧な言い回しを心がけて書きましょう。

    有給申請メールの書き方と文例・締めの言葉

  • ご迷惑をおかけ致しますが、 ご了承の程、何卒宜しくお願い申し上げます。
  • 氏名

有給申請メールの書き方のマナーやポイントは?

①有給申請したい期間を明確に記す

カレンダー

有給申請したい期間を明確に記す、というマナーがまず挙げられます。例えば、申請時に「休みます」と伝えるだけでは、相手は「いつからいつまで休みを取る気なのだろう?」と疑問に思ってしまいます。

有給申請日が1日だけの場合は「〇月〇日(〇※曜日)お休みを頂きます。」、数日の場合は「〇月〇日(〇)~〇月〇日(〇)までお休みを頂きます。」など工夫をすることもできます。この例のように、曜日を入れることで分かりやすくなる場合もありますので、必要な場合は活用してみてください。

②有給申請理由は伏せる

秘密

普通、有給申請理由は伏せるのがマナーとされています。わざわざ、「友人と旅行に行くため」、「家族で海外に行くため」などプライベートな理由を挙げる必要はありません。自分一人で何かをする予定の場合も、同様です。

この理由部分は、「私用のため」とするのが妥当です。その理由を述べる特別な理由がない限り、この形で申請理由を伏せるようにしましょう。

③業務に関わる対処を明確にする

仕事

有給申請時の時点で必要性を感じた場合は、業務に関わる対処を明確にするということも行いましょう。例えば、具体的な申請日時を明記した後で、「私が不在中の業務に関しては、有給前までに担当の○○さんにその業務を引き継ぎする予定でおります。」など、その業務に関わる対処を明確にしておきます。

こうすることで、相手に「この人は、自分が休む間のこともしっかり考えており、対処もできる責任のある人だ。」ということを伝えられます。また、その姿勢を示すことにより、有給申請が通る可能性も高まるでしょう。ぜひ応用してみてください。

【社内】有給のお知らせメールの文例と書き方4選! 

①冒頭

交渉

社内の人に有給のお知らせメールを書く場合、まず挨拶と、メールが伝えたい連絡事項について簡潔に述べた内容から始めます。社内向けですのでそんなに堅苦しい表現にする必要はありませんが、目上の人が見る可能性のあるものの場合、丁寧な言葉を心がけると良いでしょう。

    社内の有給のお知らせメールの文例と書き方・冒頭

  • ○○各位
  • お疲れ様です。○○部の○○です。
  • この度、私用により下記期間中、 長期のお休みを頂くことになりましたのでご連絡致します。

②主文

日程

次に、お知らせメールの主文にて、具体的な有給取得期間と、その間の対応についてお知らせします。今メール中では、この主文部分が一番大切な部分です。できるだけ簡潔に、そして正確に、相手に知っておいて欲しいことと取ってもらいたい行動を明記します。

    社内の有給のお知らせメールの文例と書き方・主文

  • 有給休暇取得期間:〇月〇日(〇)~〇月〇日(〇) ※休日含め〇日間
  • 私の有給中に業務に関するご用件がございましたら、○○課長にお伝え頂きますようよろしくお願いします。

③連絡先

連絡

社内の有給のお知らせメールの場合、有給中の緊急連絡先を明記しておくのが無難です。連絡先は休暇中の予定を考えて、電話番号とメールの両方、もしくはいずれか一方など自分に合ったものを選びます。この部分も間違いのないように、簡潔に分かりやすい書き方をするように心がけてください。

    社内の有給のお知らせメールの文例と書き方・連絡先

  • なお、緊急のご連絡につきましては、下記までご連絡頂きますようお願いいたします。
  • 携帯番号:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
  • メールアドレス:○○○

④締めの言葉

リボン

最後に、相手への申し訳ない気持ちと了承をお願いする締めの言葉を添えます。この部分も申請用の文例と同様、謙虚な姿勢を示すと相手により自分の気持ちが伝わります。ぜひ使ってみましょう。

    社内の有給のお知らせメールの文例と書き方・締めの言葉

  • 不在の間、皆様にはご不便をおかけしますが、 何卒宜しくお願い申し上げます。
  • ○○部 氏名

【社外】有給のお知らせメールの文例と書き方4選!

①基本的な挨拶

女性

社外に有給のお知らせメールを書く場合、まず基本的な挨拶から始めます。社内のものよりはより丁寧に、礼儀正しく、こちら側の謙虚な姿勢を示すようにします。こうすることで、取引先側もより納得感が高い形でその期間の業務に取り組めます。

    社外の有給のお知らせメールの文例と書き方・基本的な挨拶

  • ○○株式会社 営業部 ○○様
  • 平素よりお世話になっております。 ○○株式会社・○○部の○○です。

②主文

話し合い

次に、主文で休暇とその具体的な期間を知らせる文例を持ってきます。社外向けのメールの場合、「記」とした後に期間などを知らせる形にして、より丁寧さを出すようにします。社外のものは、より読みやすく、簡潔な内容のメールにするのがマナーです。

    社外の有給のお知らせメールの文例と書き方・主文

  • 私事で誠に恐縮ですが、 休暇のお知らせでご連絡いたしました。
  • 誠に勝手ながら下記の期間休暇を頂きます。
  • 当方の不在中、ご用向き・問合せ等ございましたら、 同○○部○○までお問合せください。
  • 休暇期間 :○月○日(○曜日)~○月○日(○曜日)
  • 不在中担当者:○○部・○○○○
  • メールアドレス:○○○

③急ぎの要件への対処

問合わせ

社外向けのメールの場合、急ぎの要件に対する対処を盛り込んでおきましょう。この場合、期日をきっちりと設けて相手にもそれを守ってもらうようにお願いするとスムーズです。丁寧ながら、簡潔にお願いする内容にまとめます。

    社外の有給のお知らせメールの文例と書き方・急ぎの要件への対処

  • お急ぎの用件などございましたら、○月○日までに ご依頼いただけますと幸いです。

④締めの言葉

感謝

最後は、相手の理解を促す内容で締めます。これに加え、社外向けのものには、改めて休暇後の復帰日を明記しておくとより親切な内容にすることができます。最後まで、「どんな書き方をすれば相手に伝わりやすいか?」を念頭に書き方や文例を考えてみましょう。そうすることで、よりスムーズに相手に伝えることができますよ!

    社外の有給のお知らせメールの文例と書き方・締めの言葉

  • なお、休暇明けの出社は○月○日からとなります。
  • 不在中、ご不便をかけますが、 ご理解、ご協力の程、よろしくお願い申し上げます。

有給のお知らせメールの書き方のマナーやポイントは?

①社内向けのものは簡潔に

簡潔

社内向けの有給のお知らせメールは、とにかく簡潔で分かりやすいものにするのがマナーです。状況によっては目上の人にも目が留まることを考える必要がありますが、社内向けのものの場合、目指すべきは丁寧さよりも、内容を簡潔にして業務の滞りをどれだけ最小限にできるかが大切です。

このポイントを頭の中に入れて書き方を工夫した文例を重ねると、自然と的の得た、周囲の人も納得のいく文面が出来上がるはずです。なたもメール作成の際にぜひ参考にしてみてください。

②社外向けのものは謙虚に

データ

社外向けのものは謙虚な姿勢を示す内容にするのがマナーです。社内のものよりも、より丁寧で礼儀正しさを演出した文例で書くのが一般的となっています。とは言え相手も忙しいので、できるだけ明瞭な表現を使用しながらも、丁寧さとのバランスを持った書き方を心がけてみてください。

③できるだけ早いタイミングで事前に知らせる

時間

社内・社外の別を問わず、できるだけ早いタイミングで事前に知らせるのがマナーです。できれば有給申請も数週間前から行い、申請して取得が認められてからすぐのタイミングでお知らせメールを出しましょう。こうすれば、相手側も準備する時間をたっぷり確保することが可能となります。ぜひ早め早めに準備しましょう。

あなたも有給申請メール文例をビジネスで活用しよう!

出張

有給申請メールや有休を知らせるメール文例には様々なものがあります。それぞれマナーやポイントを抑えて書く必要はありますが、どれもそんなに難しいものではありません。今まで当該メールを書いたことがない、という方もぜひこの記事の内容を参考にして、自分のビジネスの現場で積極的に活用するようにしてみてください。

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