ビジネスメールの質問の書き方｜マナーや問い合わせの返信例文も

ビジネスメールで質問する時の書き方｜件名や問い合わせ例文は？

ビジネスメールで質問時の書き方①用件は一目でわかるように

ビジネスメールで質問時の書き方1つめは「用件は一目でわかるように」することです。件名はとても重要な役割があります。ビジネスメールの場合は、たくさんメールが届きます。なので、用件でしっかりと内容がわかるようにすることで相手側もすぐに理解することができます。優先してメールを見てもらうことができます。

なので「お世話になります」や「先ほどはありがとうございました」などの内容が件名でわからないものは避けるようにしてください。また、件名で内容がよくわからない場合は迷惑メールとされ削除される可能性もあります。注意してください。

ビジネスメールで質問時の書き方②敬語の使い方に注意

ビジネスメールで質問時の書き方2つめは敬語の使用方法に注意するです。「ご質問があります」や「ご質問がございます」は不適切なので使用しないように注意してください。自分の動作に「ご」をつけるのは間違っています。相手に「ご質問はありますか？」の使い方は、相手の動作を敬っているので間違っていません。

また、質問内容に対して「あれ」や「それ」の使用はよくありません。なので「こちらの内容」や「頂いた内容」などの言葉を使用してください。端的すぎると乱暴な内容に捉えられてしまうので注意してください。

ビジネスメールで質問時の書き方③短くまとめる

ビジネスメールで質問時の書き方3つめは「問い合わせ内容を短くまとめる」です。長文の内容は、相手も読みづらく忙しい人にとって不親切になります。なので、伝えたいことを短く適切に文面にすることで相手にもしっかりと内容が伝わります。

また、質問や問い合わせ内容が複数ある場合は箇条書きにすることも大切です。例えば、番号を振ってよりわかりやすくしたり記号で区切っても見やすくなるのでおすすめです。複数ある質問を、一文にまとめると相手側も内容を見落としてしまう場合があるので注意してください。

ビジネスメールで質問時の書き方④書き出しは断り文言を入れる

ビジネスメールで質問時の書き方4つめは「書き出しに断り文言を入れる」です。相手に仕事の貴重な時間をもらって質問にことが答えてもらうので、一言断り文言を入れることが大切です。またビジネスメールの質問や問い合わせには「？」を使用しないのが基本です。最後は質問でも「。」で終わらせてください。

また、質問や問い合わせに期日がある場合はその理由と期日をしっかりと明記するようにしてください。文面の最後に、書き添えるのがビジネスメール上のマナーになります。最初に明記しないように注意してください。

ビジネスメールで質問時の書き方⑤催促時のメール

ビジネスメールで質問時の書き方5つめは「催促時のメール」です。質問や問い合わせをした際に、なかなか返事が返ってこない場合に催促のメールを送る必要があります。その場合は、相手に嫌な気持ちをさせないように上手な言い回しをする必要があります。描き方次第ではトラブルの原因にもなるので注意してください。

具体的な言い回しの書き方としては「その後はいかがでしょうか」や「どのようになっていますでしょうか」や「ご確認いただけましたでしょうか」などそれとなく催促する言い方がおすすめです。段階を踏んで語気を強めていくというのも大事なので、最初はソフトな言い方から送ってください。

件名の例文「端的に伝える」

上記でも少し紹介したように、件名はたくさんビジネスメールのなかでもしっかりと内容がわかり優先して見てもらえるような件名を送ることが大切です。一目で内容がわかるようにしてください。件名の例文は下記になります。また、下記関連記事では基本的なビジネスメールの件名のマナーを紹介しています。参考にしてください

件名の例文

• ・「〇〇の件について質問があります」
• ・「〇〇についてのご質問」
• ・「〇〇の件についてお尋ねします」

ビジネスメールの件名のマナー｜題名の書き方と社外宛てタイトルも

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問い合わせ例文「挨拶文をしっかりといれる」

問い合わせのメールは、相手にわかりやすくする必要があります。文書の最初に会社名を入れて、しっかりと挨拶文も入れることを忘れないでください。下記が問い合わせの例文になります。参考にしてください。

問い合わせの例文

• ・〇〇株式会社〇〇部
• ・〇〇様
• ・いつも大変お世話になっております。
• ・株式会社〇〇、〇〇部の〇〇です。
• ・お忙しいところ恐縮ですが、〇〇について質問がございます。
• ・質問文を記入します。
• ・お手数をおかけしますが、ご回答をお待ちしております。
• ・よろしくお願いいたします。

ビジネスメールの質問の回答や問い合わせに対する返信の書き方例文

ビジネスメールの質問の回答や問い合わせ返信の書き方例文①＞を使用する

1つめは「＞を使用」して質問や問い合わせの返信をするです。回答する際は、相手からの質問文も消さずに一緒に記載してください。相手にもわかりやすいように「＞」を使用することでどの質問に対して、回答しているかがすぐにわかります。質問などが複数ある場合におすすめです。例文は下記になります。

また、引用して返信する場合は全文引用と部分引用があります。相手のメールの内容があまりにも長い場合は、部分引用をして返信すると見やすいのでおすすめです。相手側の内容が間違っている場合は、その部分を引用して＞を用いるとわかりやすく伝わります。

例文

• ・＞相手からの質問文を記入します。
• ・自分の回答を記載します。

ビジネスメールの質問の回答や問い合わせ返信の書き方例文②回答期限

2つめは「回答期限」です。相手の質問や問い合わせの回答に時間がかかる場合は、遅れる旨を相手に伝えることが大切です。相手のメールから24時間以内に確実に返信ができる場合は、基本的にこの連絡は必要いりません。例文は、下記になります。参考にしてください。

また、至急や緊急に回答がほしい場合や重要な質問や問い合わせの場合は【】を使用することをおすすめします。【重要】などと記載することで、目立つのでよりわかりやすく相手に伝わります。ですが、何個も多用使用することはおすすめします。本当に必要な時のみに使ってください。

例文

• ・お問合せ内容を確認次第、数日以内にご返答いたします。

ビジネスメールの質問や問い合わせの回答に対するお礼の書き方例文は？

ビジネスメールの質問や問い合わせの回答に対するお礼の書き方のポイント

ビジネスメールの質問や問い合わせの回答に対するお礼の書き方のポイントは、何に対するお礼かをわかりやすくすることです。書き出しに相手との距離感を配慮した書き出しの言葉を添えます。その後に、何に対するお礼かの本題を書きます。すぐに、本題に対するお礼文を書くことでしっかりと相手側に伝わります。

また、相手側の会社は「貴社」自分の会社を「弊社」という表現で書くようにしてください。「御社」は話言葉になるので使用しないように注意してください。最後に、自分の詳細「会社名、部署名、名前、連絡先」も必ず入れてください。ビジネスメールなので、最初だけではなく最後にも連絡先を入れることが大切です。

ビジネスメールの質問や問い合わせの回答に対するお礼の書き方例文

相手が会社でも個人でも、質問や問い合わせに回答をいただいた際は丁寧にお礼をすることが大切です。忙しい仕事のなかで、答えてくださったのでそのお礼の一言をしっかりと相手に伝えてください。下記が例文になります。参考にしてください。

また、下記の関連記事ではお礼時などにもよく使用する「恐縮」について説明しています。使い方など間違えないように、ぜひ参考にしてください。

お礼の例文

• ・〇〇のについてのご回答をいただき誠にありがとうございます。
• ・お忙しいなか、早速回答をいただきありがとうございます。大変助かりました。
• ・急な質問にもかかわらず、ご対応いただきありがとうございました。

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ビジネスメールで質問や問い合わせの返信をする時のマナーや注意点は？

ビジネスメールで質問や問い合わせの返信をする時のマナー注意点①早さ

ビジネスメールで質問や問い合わせの返信をする時のマナーや注意点1つめは「返信の早さ」です。質問や問い合わせのビジネスメールの返信は1営業日内にするのが理想的です。相手側も返信を待っているので、遅れる場合も1営業日以内には「〇〇までにご連絡します」など一言送ることをおすすめします。

また、質問や問い合わせが至急や緊急の場合はメールで回答すると共に電話で連絡するといいです。解決がより早く相手側も助かります。回答が長くなる場合なども、電話で回答したほうが相手側にもしっかりと内容が伝わります。

ビジネスメールで質問や問い合わせの返信をする時のマナー注意点②タイトル

ビジネスメールで質問や問い合わせの返信をする時のマナーや注意点2つめは「タイトルの変更」です。一連のやり取りをする際にタイトルを変更するとわからなくなる場合があります。タイトルは変えずに返信するようにしてください。また「RE：」がある場合は消さずに残して返信してください。

また「RE:」が長くなった場合は自分で工夫してタイトルを変更しても大丈夫です。余計な「RE:」を消して日付を記入したり、わかりやすい文言を入れると相手側にもしっかりと伝わります。メールの内容が変わる時はメールの件名は変更するのが基本なので、覚えておいてください。

ビジネスメールで質問や問い合わせの返信をする時のマナー注意点③返信

ビジネスメールで質問や問い合わせの返信をする時のマナーや注意点3つめは「返信の返信をするか」です。問い合わせや質問の回答をしてお礼メールがきた時に、そのメールに返信は基本的にしなくて大丈夫です。新しい用件がある場合は、メールを返しても大丈夫です。

また「返信は不要です」と記載されている場合は、返信はしなくて大丈夫です。ですが、記載されていても自分で返信の必要があると判断した場合はメールの返信をするのが基本になります。返信の返信をする場合は、長文ではなく短文で短く返すことを心がけてください。

ビジネスメールで質問や問い合わせの返信をする時のマナー注意点④遅れた時

ビジネスメールで質問や問い合わせの返信をする時のマナーや注意点4つめは「返信が遅れた時の対処方法」です。基本的なことですが「忘れていた」や「聞いていなかった」の言葉は絶対に使用しないでください。返信が遅れてしまった場合は素直に「返信が遅くなり大変申し訳ございません」と謝罪をしてください。

また、早急に対応する意思も一緒に伝えることも大切です。あくまでも相手に寄り添った言い方をすることが、嫌な思いをさせずにトラブルを防ぐことができるので、返信が遅れた場合はしっかりと言葉を考えて送ることを心がけてください。

ビジネスメールの質問はわかりやすく

ビジネスメールの質問や問い合わせは、できるだけわかりやすく端的に相手側に伝えることが大切です。相手側も仕事で忙しく、何百件とメールが届きます。なので、メールの読みやすさ、正確さ、確認のしやすさを重視して送る工夫が大切です。また、返信時も伝わりやすく、そして最低限のマナーを守ってやり取りをしてください

また、どうしてもわからない場合は例文を参考にすることで相手に失礼のないビジネスメールを送ることができるので参考にするといいです。メールは、とても大切な役割があります。気持ちよく仕事ができるようにしてください。