「断る」時の丁寧な敬語表現を解説!ビジネスシーンやメールで使える!

ビジネスシーンで、「断る」意思を相手に伝える方法をご存知ですか?この記事では、「断る」時の丁寧な敬語表現を解説いたします。丁寧語や謙譲語を用いて、誠意を込めて断るコツをご紹介いたします。ビジネスやメールで使える例文もありますので、ぜひ参考にしてみてください。

丁寧語|「断る」敬語表現

丁寧語①できかねます

パソコンを指して会話するワイシャツ姿の男女画像

「断る」時の丁寧語の敬語表現は、「できかねます」です。「できかねます」は、相手の要望を受け入れることが難しいことを伝える時に使います。

また、要望を受け入れたい気持ちはあるけれども、どうしてもできないということを伝える時にも用います。「できません」と丁寧語で伝えるよりも、「できかねます」と伝えた方がより丁寧な印象に伝わります。

こちらの記事では、「出来かねますの意味は?できませんなど敬語やできかねる時の対応の仕方も」についてご紹介しております。対応方法も知ることで、断る相手と円満な関係を継続することができます。ぜひ、参考にしてみてください。

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出来かねますの意味は?できません等の敬語やできかねる時の対応の仕方も

「出来かねます」という敬語の意味をご紹介しています。また、「出来かねます」の言い換え表現や、「出来かねます」という言葉を使った例文についても解説しています...

丁寧語②お断りします

パソコンの前に座り電話する紺のブラウスを着た女性画像

「断る」時の丁寧語の敬語表現は、「お断りします」です。「断る」の前に「お」を付け、「します」と伝えることで丁寧語となります。敬語表現ではありますが、「断る」という言葉がしっかりと入っている為、相手に伝える際には配慮が必要になります。

丁寧語・ビジネス&メール例文|「断る」敬語表現

丁寧語・例文①要望を受け入れたいが不可能なことを伝える場合

デスクで向かい合いそれぞれパソコンで仕事をする男女画像

要望を受け入れたいけれど不可能なことを伝える場合、「できかねます」という丁寧語を用いて表現することができます。今は都合が悪いけれども、別の日なら大丈夫という時に使える表現です。また、今の状況では不可能だけど、改善点を見直せば将来的には可能かもしれないというふくみを持たせたい時にも使えます。

    要望を受け入れたいが不可能なことを伝える場合の「できかねます」を使った例文

  • 申し訳ございません。急遽とのことですが、あいにく今月いっぱいスケジュールが埋まっておりご対応できかねます。大変重要なことですので、じっくりお時間が取れるお日にちに改めてお話することは可能でございます。

丁寧語・例文②対応できない日時が定まっている場合

ペンを持ったままパソコンのキーボードを打つ画像

対応できない日時が定まっている場合、「お断りします」という丁寧語を用いた表現ができます。たとえば、午前中は別の会議が入っているので会うことができない時に「お断りします」という表現を用いて伝えることができます。しかし、その場合は午後からは空いていることを添えて伝えることが大切です。

「お断りします」は、ビジネスシーンの対面時の会話や電話、メールで使用することができます。しかし、他の「お断り」敬語と比べ、ストレートな言い回しをする表現です。その為、前後の言葉で柔らかさを出す断り方をすることが大切です。

特に、メールや書類の場合文字として残ります。言葉では、表情や声色で柔らかさをプラスすることはできますが、メールや書類は文章がダイレクトに伝わります。取引先やお客様が不快に感じないように、内容には十分注意しましょう。

    対応できない日時が定まっている場合の「お断りします」を使った例文

  • 恐れ入りますが、その日は午前中会議の為、メールやお電話でのご相談はお断りします。しかし、午後からは大丈夫でございます。ご希望のお時間があればお伺いできますでしょうか?

謙譲語|「断る」敬語表現

謙譲語①致しかねます

窓際のデスクでパソコンを打つ女性画像

「断る」時の謙譲語の敬語表現は、「致しかねます」です。「する」の謙譲語は、「致す」です。謙譲語とは、自らへりくだった表現をすることで相手を一歩上に置き、敬意を表す敬語表現です。

また、「かねます」は、困難なことや難しいことに対して「できない」という意味があります。「致す」に「かねます」が合わさり「致しかねます」と表現することで「できない」ことを一歩下がって伝えることになります。目上の相手に対して、丁寧に断りたいという時に伝える表現です。

こちらの記事では、「致しかねますの意味は?出来かねますとの違いやメールでの使い方も」についてご紹介しております。「致しかねます」について詳しく知ることで、取引先やお客様に丁寧にお断りすることができます。ぜひ、参考にしてみてください。

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致しかねますの意味は?出来かねますとの違いやメールでの使い方も

ビジネス対応の場で、致しかねます、出来かねます、判断しかねますという言葉はよく使いますよね。しかし、この言葉を正しく使えている方は実は少ないのです。そこで...

謙譲語②ご遠慮させていただきます

眼鏡をかけてパソコンの前に座り微笑む女性画像

「断る」時の謙譲語の敬語表現は、「ご遠慮させていただきます」です。「遠慮させてもらう」をより丁寧な謙譲語に表現したものです。「させていただきます」という表現をすることで、「遠慮することを許してほしい」と目上の相手に求める気持ちを表します。

ビジネス上やメールで断ることは、心苦しいことだと思います。「ご遠慮させていただきます」は、断る敬語表現の中で非常にオブラートに包んだ言い方となります。好意的に誘ってくれる取引先や、目上の相手に対して角を立てずに断りたい時に使える表現です。

こちらの記事では、「遠慮させていただきますの丁寧なビジネスメールは?敬語や類語の断り方も」についてご紹介しております。「遠慮」を用いたお断り方法をさまざまご紹介しておりますので、角を立てずに丁寧に断りたいという時に参考になります。ぜひ、ご覧ください。

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遠慮させていただきますの丁寧なビジネスメールは?敬語や類語の断り方も

「遠慮させていただきます」は「断る」の敬語表現です。丁寧な断り方をするときによく使われる表現になります。類語としては「辞退させていただきます」や「お断りさ...

謙譲語・ビジネス&メール例文|「断る」敬語表現

謙譲語・例文①できないことを目上の相手に丁寧に伝える場合

会議で発言をして注目を浴びる男性画像

できないことを目上の相手に丁寧に伝える場合、「致しかねます」を用いて表現することができます。たとえば、全面禁煙フロアの旅館で喫煙しながら宴会を開きたいという要望があったとします。「できません」ではなく、「致しかねます」という伝え方をすることで、対応できない申し訳ない気持ちを添えることができます。

「致しかねます」は、ビジネスシーンでの会話やメールで柔らかくお断りしたい時に使える表現です。しかし、柔らかな敬語表現であってもお断りすることには変わりありません。

その為、「致しかねます」の前にはあらかじめ謝罪の言葉を付け加えることが大切です。そうるすことで、相手の誘いや願いを断ることに対しての申し訳なさがより伝わります。

    できないことを目上の相手に丁寧に伝える場合の「致しかねます」を使った例文

  • A様、誠に申し訳ありません。当旅館は前面禁煙となっており、ご対応致しかねます。もし、よろしければ喫煙所近くの宴会場をご案内することは可能でございます。いかがいたしましょうか?

謙譲語・例文②目上の相手に対し遠まわしに断りたい場合

会議でプレゼンをする女性画像

目上の相手に対し遠まわしに断りたい場合は、「ご遠慮させていただきます」という表現を用いて伝えましょう。断ること自体、相手の要望を受け入れることができないものなので、今後の関係性に悪い影響が出ないか心配になるケースもあると思います。

「ご遠慮させていただきます」は、断る敬語表現の中でも角を立てずに伝えることができる便利な表現です。しかし、他の断る敬語表現と同様、前後の言葉に気を付けて伝えることが大切です。

ビジネスシーンの電話やメールで「お断りして申し訳ない」という気持ちが相手により伝わるよう、例文のように必ず謝罪の言葉を添えるようにしましょう。また、言葉の最後にはいずれ時期が来た時にまた誘ってほしいという意思を伝えることも大切です。

    目上の相手に対し遠まわしに断りたい場合の「ご遠慮させていただきます」を使った例文

  • せっかくではございますが、弊社は○○の分野に力を入れている最中でございます。その為、□□の会合におきましてはご遠慮させていただきます。本業で皆さまのお役に立てるようになりましたら、違う分野にも力を入れたいと考えておりますので、その際はよろしくお願い致します。

丁寧に伝えるコツ|「断る」敬語表現

①ストレートな表現を避ける

スーツを着てパソコンを打つ女性画像

「断る」敬語表現を使う時には、ストレートな表現を避けるようにしましょう。「お断りします」や「ご遠慮させていただきますだけでは、いくらオブラート包んだ敬語表現であっても、ビジネス上のコミュニケーションとして言葉不足になります。

丁寧語や謙譲語のお断り敬語でご紹介した例文のように、「申し訳ないのですが」や「せっかくではございますが」など先に謝罪の意を表してから断りの内容を伝えることが大切です。「あいにくですが」や「お役に立てず申し訳ありませんが」など、事前に添えることで柔らかな表現にすることができます。

②なぜ断るのかわけを話す

スーツを着て会議をする数人の男女画像

「断る」敬語表現を使う時には、なぜ断るのかわけを話すことも重要です。断るだけだと、状況や相手との関係性によっては将来的な付き合いができなくなる可能性があるからです。相手と将来的にもビジネス上の付き合いを続けていきたい場合や、大切なお客様にお断りをしなければならない時は、理由を伝えるようにしましょう。

ビジネス上では、断る側もストレスに感じますが、断られる側の方がより負担に感じることを忘れてはなりません。断らなければならない相手への気遣いを忘れないようにしましょう。

③表現方法を変える

会議で立って握手を交わす男女画像

「断る」敬語表現を使う時には、表現方法を変えることも大切です。断ることを丁寧に伝えるには、「今回は見送らせていただきます」と次回を視野に入れた断り方をする方法もあります。

また、「この件は、見合わせることとなりましたので、お伝えいたします」と、社内協議の結果残念ながら今は時期ではないことが決まったということを伝えることもできます。オブラートに包んだお断りをしたい時には、言い換え表現を用いることがおすすめです。

「断る」時の丁寧な敬語表現を知ってビジネスシーンやメールで使いこなそう

ビジネスシーンでの会話やメールは、相手を受け入れることだけでは成り立ちません。時に、お断りをしなければならない状況も発生します。断る敬語表現は、丁寧語や謙譲語、言い換え表現などさまざまな種類があります。

使い方の例文を参考に、その時のビジネスシーンに相応しい表現を用いることが大切です。「断る」時の丁寧な敬語表現を知って、ビジネスシーンやメールで上手に使いこなしましょう。

こちらの記事では、「お断りメールの文例7選!不参加の文章やビジネスでの断り方のポイントも」についてご紹介しております。メールや書類など、ビジネスシーンでお断りしなければならない時に役立つ内容となっております。ぜひ、ご覧ください。

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お断りメールの文例7選!不参加の文章やビジネスでの断り方のポイントも

お断りメールを作成するのに悩んだことは皆あるかと思います。メールの文章では自分の気持ちが伝わりにくいため、誤解を招いてしまわないよう充分配慮することが必要...

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