お願い・依頼のビジネスメールの書き方例文。厳守でお願いする時の注意点とは?

お願いや依頼をするビジネスメールのマナーや書き方を押さえておくことで、ビジネスのシーンを円滑に乗り切ることができます。ここでは件名の付け方やお願いメールで使えるフレーズ、そしてお願いをする場合の例文もまじえて分かりやすく紹介していきます。

ビジネスメールでお願い・依頼する時の前文の書き方例文

①簡単なお願いごとの場合

2人での仕事

ビジネスメールでお願いや依頼をする時の前文例文の1つ目は、簡単なお願いごとの場合です。簡単なお願いごとの場合でも相手に対して、お願いごとをする前の前文が必要です。例えば「いつもお世話になっております。〇〇でございます。先日は~につきましてお世話になりました」といった形になります。

例文のように、もしもお礼を言うべき事項がある場合にはお礼を言い、またお詫びを言うべきことがあればお詫びを伝えてから本題に入ることで、相手も簡単なお願いごととはいえ、相手も快く引き受けてくれます。この手法は簡単なお願いから難しいお願いまで、幅広く使うことができます。

②難しいお願いごとの場合

2人での仕事

ビジネスメールでお願いや依頼をする時の前文例文の2つ目は、難しいお願いごとの場合を紹介します。難しいお願いごとをする場合には、難しいお願いごとをする前置きをダイレクトに送る方が賢明です。何故なら、不要な前置きが長いとお願いごとの要点が分かりづらくなることも往々にしてあるからです。

例えば「月末月初でお忙しい中恐縮ではございますが、〇〇の件で追加のお願いがあり、ご連絡いたしました」といった形になります。例文の後に本題の依頼内容が続いていくのですが、前文で相手の状況を理解した上で申し訳なさを出すと何とかしようと思うものです。難しいお願いをする時には情に訴えかけましょう。

③社外にお願いする場合

3人の会社員

ビジネスメールでお願いや依頼をする時の前文例文の3つ目は、社外にお願いする場合を紹介します。社外にお願いする場合には社内に対しての依頼よりも丁寧で前置きも丁重な言い回しで送る必要があります。社内に比べるとちょっとしたことで失礼にあたるリスクがあるので、慎重に送る必要があります。

社外に送る場合には「いつもお世話になっております。〇〇でございます。この度は××の件でご連絡いたしました。ご多忙のところ恐縮ではございますが、△日までにご対応およびご報告をいただけましたらありがたく存じます」といった形で丁重さを心がけつつ、納期や要件をコンパクトにまとめた内容を意識しましょう。

④目上にお願いする場合

ミーティングの風景

ビジネスメールでお願いや依頼をする時の前文例文の4つ目は、目上にお願いする場合を紹介します。目上にお願いをする場合には目上に対する気遣いを前文の時点で示すと、依頼を引き受けてもらいやすくなります。目上にはどの業界にも目上に対する気遣いが必要なのです。

例文としては「いつもお世話になっております。日頃よりご指導ご鞭撻いただき、心より感謝申し上げます。本日は××の件でご連絡いたしました」といった形になります。ここで気をつけたいのは「ご連絡差し上げました」といった表現を使わないことです。「差し上げる」という表現には差し出がましいニュアンスがあります。

ビジネスメールでお願い・依頼する時に使える例文・フレーズ

①無理なお願い

ミーティングの風景

ビジネスメールでお願いや依頼をする時に使える例文の1つ目は「無理なお願い」というフレーズを使う場合を紹介します。「無理なお願い」というフレーズを使う場合は「大変申し訳ございませんが、昨日決定した納期を1週間早めていただけないでしょうか。無理なお願いにはなりますがよろしくお願いいたします」となります。

お願いをした後に、何故1週間納期を早める必要があるのかを入れると説得力のある文章にはなりますが、例文のような形で送ると、相手に対して恐縮しているニュアンスがしっかり伝わります。無理なお願いをする場合には、下手に出る文章を送る必要があります。

②勝手なお願い

ミーティングの風景

ビジネスメールでお願いや依頼をする時に使える例文の2つ目は、「勝手なお願い」というフレーズを使う場合を紹介します。「勝手なお願い」というフレーズを使う場合には「恐れ入りますが事情により1週間納期を短縮をお願いしたく存じます。勝手なお願いにはなりますが、よろしくお願いいたします」という形になります。

勝手なお願いというフレーズは、例文のような一方的なお願いの場合に使う表現です。やむを得ずこういった表現を使わなければならない場面も出てくるかもしれませんが、極力使う状況を避けることを心がけましょう。

③恐縮ではございますが

ミーティングの風景

ビジネスメールでお願いや依頼をする時に使える例文の3つ目は、「恐縮ではございますが」という表現を紹介します。「来週の会議ですが、再来週に延期をお願いしたく存じます。大変恐縮ではございますが、よろしくお願いいたします」といった形で使います。この表現は依頼メールを送る際によく使う表現になります。

無理な依頼や急な依頼、あるいは度重なるお願いをする時に「恐縮ではございますが」と付け足して依頼分を締めることで、相手に対しての気遣いが伝わり、メールにフォーマルな雰囲気を持たせることができます。

④お手数おかけしますが

笑顔の男性

ビジネスメールでお願いや依頼をする時に使える例文の4つ目は、「お手数おかけしますが」という表現を紹介します。「度々のお願いで恐縮ではございますが、売れ行きが良く在庫が切れておりますので明日朝も納品をお願いしたく存じます。お手数おかけしますが、よろしくお願いいたします」といった形で使います。

「お手数おかけしますが」という表現は例文のように、実際に相手に手間をかけさせる状況において使う表現になります。「恐縮ではございますが」という表現は抽象的な表現ですが「お手数おかけしますが」という表現はより具体的に迷惑や手間をかけさせる状況でこそ、生きる表現になります。

ビジネスメールでお願い・依頼する時の締めの書き方例文

①本当に申し訳ございません

笑顔の男性

お願いや依頼をする時の締めの書き方例文の1つ目は「本当に申し訳ございません」という表現を紹介します。「今回のみお願いいたしたく存じます。本当に申し訳ございません」といった形で謝罪を締めの言葉として使うことで、相手が引き受けざるを得ないと思う確率は上がります。

ただし、基本的には謝罪で締める場合は謝罪を前面に出したい場合に留めた方が良く、依頼メールを送る場合に締めの文章は他のビジネスメールで使うような表現を使った方が無難であると言えます。

②よろしくお願いいたします

2人での仕事

お願いや依頼をする時の締めの書き方例文の2つ目は「よろしくお願いいたします」という表現を紹介します。この表現は「お忙しい中のご依頼にはなりますが、よろしくお願いいたします」といった形で使います。依頼の詳細をメールに記載した後に、このように文章を締めるのが依頼メールの基本になります。

③またご連絡いたします

2人での仕事

お願いや依頼をする時の締めの書き方例文の3つ目は「またご連絡いたします」という表現を紹介します。「またご連絡いたします」という表現は「それではお手数をおかけしますが、下記の内容でお願い申し上げます。またご連絡いたします」といった形で使います。

この表現を使う場合には、依頼の進捗を確認するために連絡する場合や追加依頼が生じるということが確定しているような状況で使います。再度の連絡を強調する場合に使い、いつ連絡するか分かっている場合にはその旨もメールの内容に盛り込みます。

④取り急ぎご連絡まで

ミーティングの風景

お願いや依頼をする時の締めの書き方例文の4つ目は「取り急ぎご連絡まで」という表現を紹介します。「取り急ぎご連絡まで」という表現は「ご依頼内容につきましては以上となります。取り急ぎご連まで」といった形で使います。基本的には目上の人には使わず、対等な関係かこちら側の立場が上の場合のみ使用可能な表現です。

基本的にはあまり使わない方がいい表現ですが、時間がなく依頼が端的な内容になっている場合にはこのような表現を使うこともあります。

ビジネスメールでお願いする時の書き方のポイントは?件名の付け方は?

①期限を設定する

真剣な女性

ビジネスメールでお願いする時の書き方のポイントの1つ目は、期限を設定することです。基本的に相手に何かを依頼する時に期限を設定しなければ相手は急がずに、その仕事は優先せずに後回しにすることでしょう。

相手に対して急いで仕事を依頼する場合でも「急ぎでお願いします」といった依頼の仕方をするのではなく「〇日×時までに」といった表現を必ず付け足すようにします。また、締め切りは急ぎの時以外は前倒しで設定し、万が一先方がその期限に遅れても催促や対応ができるように余裕を持たせておくのが基本になります。

②依頼内容は具体的に

2人での仕事

ビジネスメールでお願いする時の書き方のポイントの2つ目は、依頼内容は具体的にすることです。もちろん依頼内容を具体的にできないような状況もあるのですが、基本的には相手が依頼内容について100%理解できるように文章にまとめて依頼をするようにしましょう。

依頼内容について文章にまとめることは、相手に対して依頼内容を正確に伝える意味もありますし、お互いに依頼内容に相違が出ないようにエビデンスを残す意味合いもあります。メールで依頼内容を伝える場合には相手に分かりやすく、勘違いがないような書き方を意識しましょう。

①依頼内容を要約する

仕事する男性

ビジネスメールでお願いする時の件名の付け方の1つ目は、依頼内容を要約することです。何かをメールで依頼する場合に「依頼」「お願い」とシンプルに件名を付ける場合もあるのですが「納品期限についてのお願い」とすると分かりやすいですし「納品期限3日延長のお願い」とするともっと分かりやすくなります。

ただし相手に非常に申し訳ない状況において「納品期限3日延長のお願い」と、納品期限を3日延長することを前提に依頼をすると相手を怒らせる可能性があります。状況によっては納品期限を延長せずに、何とかできる手をお互いに模索しようとすることが必要になることもあります。

②所属と名前も載せる

カフェで仕事する女性

ビジネスメールでお願いする時の件名の付け方の2つ目は、所属と名前も載せることです。件名に所属と名前を載せることで、メールに対しての対応速度が上がってきます。また、初めて何かをメールで依頼する場合にはメールアドレスが登録されていない場合が多く、そのような場合には処理の優先順位が下がることがあります。

そのため「納品依頼につきまして【〇〇株式会社××】」といった形で、依頼内容をまとめた件名を付けた後に、例のように隅付き括弧で会社名と個人名を括ることで、相手に対してどこからどんな依頼が来ているのか分かりやすく示すことができます。

ただし件名の付け方や依頼メールの書き方については会社で指定されたルールがある場合や、フォーマットの指定がある場合がありますので、そういったルールやフォーマットがある場合にはそちらに従ったメールを送るようにしましょう。

ビジネスメールでお願い・依頼する時のNG表現や書き方の注意点は?

①お願いいたしますという強圧的な表現

怒る男性

お願いや依頼をする時のNG表現の1つ目は、お願いいたしますという強圧的な表現です。お願いや依頼をする場合に「お願いします」という表現を使うこともあるのですが、丁寧語である「お願いします」という表現を使っても、それが相手に対して強圧的に聞こえる場面は少なくありません。

例えば「今回は締切厳守で提出をお願いします」と送ると、お願いしている方の立場が上であるような印象を受けますが「無理なお願いで恐縮ですが締切厳守でご提出いただけましたら幸いでございます」と送ると、相手を立てているニュアンスと、相手への気遣いが伝わる表現になります。

②お願いできますでしょうかという二重敬語

頼む女性

お願いや依頼をする時のNG表現の2つ目は、お願いできますでしょうかという二重敬語です。「お願いできますでしょうか」という表現はよく聞くのですが、実は二重敬語で間違った表現になります。これは「でしょうか」の「で」が「です」を省略したもので、「ます」「です」と丁寧語を重ねて使っているためです。

この説明だけだと二重敬語についての理解や「お願いできますでしょうか」が何故間違った敬語か理解しきれない部分もあるかと思いますので、下記の関連記事を参考に「お願いできますでしょうか」やその代用表現についての理解を深めましょう。

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①控え目にお願いすることを心がける

たたずむ女性

お願いや依頼をする時の書き方の注意点の1つ目は、控え目にお願いすることを心がけることです。お願いをする時に「〇日までお願いします」「××厳守でお願いいたします」と送ってしまうと、相手はそれを守らなければならないという印象を強く受けます。

もちろんビジネスなのでそれでいいのですが違う見方をすると、相手のことを信用していないからこのような少しキツく感じるメールの送り方をしているのではないかと、相手が邪推する可能性がある表現となっています。そのため「ありがたく存じます」「幸いでございます」など、遜った言い回しの方がベターと言えます。

締切に本当に間に合わせて欲しい場合などは「お願いいたします」の方がもちろんいいのですが、普段からこういう表現を使っていると当たりがキツい人だと思われることになりますので、言葉遣いには注意が必要です。

②相手を気遣う表現も盛り込む

立つ女性

お願いや依頼をする時の書き方の注意点の2つ目は、相手を気遣う表現も盛り込むことです。例えば「ご多忙のところ申し訳ありませんが」「何度もご連絡してしまい恐縮ではございますが」など、相手がメールを見ている時間を割いてくれているというニュアンスを例文のように送ることで、相手からの印象が良くなります。

ビジネスメールでお願い・依頼する時のポイントを押さえよう!

ビジネスメールで何かをお願いする時には、相手を気遣って状況に応じた書き方を心がけることが大切です。どんな書き方をするかで、相手がその依頼やお願いごとを引き受けてくれるか否かが変わってきますので、ここで紹介した内容をしっかり守って、相手が快く引き受けてくれる依頼メールを送るよう心がけましょう!

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