自動返信メールの例文・テンプレートは?休暇や出張の時のために不在通知を設定しよう

不在通知やお問い合わせの応答における、自動返信メールの書き方を知っているでしょうか。この記事では自動返信メールの例文やテンプレートをまとめています。自動だからといっておろそかにすると、イメージの悪化につながる可能性がありますので、一度ご覧になって不在通知の設定を行うようにしましょう。

自動返信メールの例文は?

①一般的な自動応答のメールの内容

自動応答

自動返信メールの例文1つ目は、一般的な自動応答の返信です。例えば会員登録などの確認メールなどであれば「このメールは自動返信しております」という断りを初めに書きます。そしてそのあとに「~ありがとうございます」というお礼と場面に応じた用件をメールに書くのがいいでしょう。

実際に例文として書き起こしてみると「このメールは自動送信されています。このメールに返信をして頂いてもご連絡できませんのでご了承ください。この度はご登録ありがとうございます。会員登録が完了いたしましたので、引き続きサービスをお楽しみください」という感じになります。内容は要件に応じて変わるでしょう。

②一般的なお問い合わせに対する返信

お問い合わせ

自動返信メールの例文2つ目は、一般的なお問い合わせに対する返信です。例えばお問い合わせの内容に対し、まず「このメールは自動返信しております」という断りをはじめに書き「お問い合わせありがとうございます」というお礼と、もらった問い合わせ内容に対し「改めて連絡させて頂きます」と書きます。

実際に例文として書き起こしてみると「このメールはお問い合わせして頂いた方へ自動返信しております。お問い合わせありがとうございます。お問い合わせの内容についての返信は、改めて担当からご連絡いたしますので、しばらくおまちください。」という感じになります。文末に問い合わせの控えもあると丁寧でしょう。

①自動だからと機械的な文章で書く

機械的な文章

自動返信メールのよくない例1つ目は、自動だからと機械的な文章で書くことです。自動返信のメールといえども丁寧さは欠かせません。実際には機械が自動で送信しているメールではありますが、読み手の感覚では、人が書いたメールと扱いは変わりません。なので無機質・無愛想なメールだと印象が悪くなるでしょう。

悪い例を挙げてみると「このメールは自動返信です。お問い合わせのメールに対する返信は、時間がかかりますのでもうしばらくお待ちください。」という感じです。時間をかけて書いたメールに対し、先ほどの短く無機的なメールと、愛想のいい血の通ったメールのどちらの返信の印象が良いかは言うまでもないはずです。

②文末に署名を書いていない

文末に署名

自動返信メールのよくない例2つ目は、文末に署名を書いていないことです。ビジネスメールにおいて署名は必須です。自動返信でも同じことで、通じる連絡先などを書いておくのがマナーとなります。自動返信だと勝手が違うので、署名を書く意識が希薄となりますが、記載したほうが丁寧です。

また、どうしても相手方が連絡したいことがある場合も想定して、連絡のつくアドレスや電話番号を書いておく方がいいでしょう。自動返信のメールを一方的に送って、連絡を取る手段がないというのは、場合によってはトラブルになったり相手が不便な思いをする可能性があります。

③お問い合わせの控えを自動返信に載せてない

お問い合わせの控え

自動返信メールのよくない例3つ目は、お問い合わせの控えを自動返信に載せてないことです。自動返信のメールの最後の方か途中に、お問い合わせの文面を控えとして載せておくと丁寧です。必須というわけではありませんが、送り主自身が何を問い合わせたのかを確認できて便利という利点があります。

また、自動返信のメールに問い合わせ内容を記載するメリットはほかにもあります。控えを記載しておくことで、前に聞いた内容を確認できます。つまり、送り主が以前問い合わせで聞いたのに、忘れてしまってもう一回聞いてしまうというムダも減らすことができます。

会社によっては情報流出やサーバーの負荷の観点から禁じている場合も

情報流出

会社によっては情報流出やサーバーの負荷の観点から禁じている場合もあります。メールやり取りが多い場合、すべてに自動返信するとサーバーに膨大な負荷がかかります。また、署名や送り主のメールアドレスから連絡先などの情報が漏れるリスクがあり、自動返信の利用を禁じているところもあります。

自動返信メールの例文・テンプレートは?

①休みでの不在通知連絡

休み

自動返信メールの例文・テンプレート1つ目は、休みでの不在通知連絡です。作成するポイントは、いつからいつまで休みなのか、急ぎの場合はどこに連絡するといいのかを文面に記載しておくことです。

例文を実際に書き起こしてみると「このメールは自動返信です。誠に申し訳ありませんが、休暇のため〇月〇日~〇月〇日まで不在にしております。恐れ入りますが御用がある方は、休暇明け以降の返信となりますのでご了承ください。なお急用がある方は、弊社○○までご相談をお願いいたします。」という感じになります。

②出張での不在通知連絡

出張

自動返信メールの例文・テンプレート2つ目は、出張での不在通知連絡です。休暇のときと同じく出張で対応できなくなる期間の記載と緊急の連絡先を載せておきましょう。

例文を実際に書き起こしてみると「このメールは自動返信です。誠に申し訳ございませんが、出張中のため○月〇日~〇月〇日までは返信できません。恐れ入りますが、出張が終わってからの返信となることをご了承ください。なお緊急の場合は弊社○○までご連絡をお願いします。」という感じになります。

③注文に対する応答

注文

自動返信メールの例文・テンプレート3つ目は、注文に対する応答です。顧客や取引先からの注文があった場合の自動応答メールでは、注文や支払い内容に誤りがないか、こちらが承った内容を記載しておくことが重要です。次に実際に書き起こした例文を見てみましょう。

「こちらのメールは自動返信となります。この度はご注文ありがとうございます。ご注文の内容をご案内させて頂きます。間違いがないか今一度ご確認ください。今回のご注文内容は以下の通りです。(注文日時・名前・商品名と個数・金額・支払方法など)ご注文内容に不備がありましたら至急ご連絡ください。」という感じです。

④求人・応募に対する応答

求人

自動返信メールの例文・テンプレート4つ目は、求人・応募に対する応答です。応募に関する自動返信では、記載する内容もあまりなく簡素なものになりがちですが、相手が顧客になる可能性も考えると、丁寧に書くほうが印象がいいでしょう。

例文を実際に書き起こしてみると「○○様(応募者の名前)このメールは自動返信です。この度は○○(会社名)の求人にご応募頂きありがとうございます。提出資料をもとに書類選考を行います。合否に関わらず〇日以内にご連絡いたしますので、しばらくお待ちください。」という感じです。

自動返信メールの設定方法は?

①Outlook

Outlook

自動返信メールの設定方法1つ目はOutlookです。ソフトウェアに自動返信の設定ができる項目があります。主に不在時に自動で応答する仕組みがあり、日付や時間を指定して利用します。

具体的な設定方法は、Outlookのソフトウェアを開き、ファイルタブをクリックします。そして情報というメニューを開くと「自動応答(不在時)」という項目を選択します。次に「自動応答を送信する」にチェックを入れ、自動応答のメッセージや期間を指定すると完了です。

②Gmail

Gmail

自動返信メールの設定方法2つ目はGmailです。グーグルのメールサービスでも自動応答を設定することができます。Gmailはパソコン版とスマホ(Iphone)版がありますが、どちらでも不在時の自動返信の設定をすることが可能です。

具体的な設定方法は、まずGmailを開きます。設定(歯車マーク)を探して開きます。設定の項目が出てきたら、その中から不在通知を探し、有効にします。開始日と終了日、自動返信のメッセージ内容を設定するところがあるので、入力すれば完了となります。

③Googleフォーム

Googleフォーム

自動返信メールの設定方法3つ目はGoogleフォームです。質問や意見などをフォームから募集できるグーグルのサービスです。Googleフォームから送信されたメッセージに対して、自動返信することができます。

具体的な設定方法は、まずGoogleドライブの新規ボタンを開き、その他のメニューからGoogleフォームを選択します。入力項目を埋めてフォームと回答を保存するスプレッドシートを作ります。シートのツールメニューからスクリプトエディタを選択し、スクリプトを入力して完了となります。

スクリプト自体はコピーペーストで利用できるよう、公開してくれている方々がいるので、調べて使わせて頂くのが良いかと思われます。例えば以下のサイトで、詳しい手順とスクリプトが公開されています。

【最新版 コピペでOK】Googelフォームを使って自動返信の問合せフォームを作る。

自動返信メールも丁寧に書くことが大切

異常が自動返信メールの例文やテンプレートでした。出張や休みで不在にする場合は自動で通知するように設定しておくと、相手に無用な心配を抱かせず親切でしょう。また、応募や注文などで自動返信を利用し、通知を送ることで間違いや行き違いを防ぐことができます。Gmailなどでも使えて便利な機能です。

この記事のほかにも、知っておくと役に立つビジネスメールの書き方や例文についてまとめています。よろしければそちらも併せてごらんください。

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