お断りメールの文例7選！不参加の文章やビジネスでの断り方のポイントも

お断りメールを作成するのに悩んだことは皆あるかと思います。メールの文章では自分の気持ちが伝わりにくいため、誤解を招いてしまわないよう充分配慮することが必要です。文例や不参加時の文章、ビジネスでの断り方まで、様々な場面で役立つポイントをご紹介します。

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1 お断りメールのポイント6選
2 お断りメールの文章の作り方・文例7選も
3 お断りメール以外の方法
4 お断りメールの返信のポイント・文例も
5 お断りメールは断り方の文章で関係性が左右されるほど重要

お断りメールのポイント6選

お断りメールのポイント①文頭では相手に対して常日頃の感謝を述べる

お断りメールのポイント1つ目は、文頭では相手に対して常日頃の感謝を述べることです。文例として「先日も含めいつも細やかなご配慮ありがとうございます」は良いですが「いつもお世話になっております」と言った社交辞令文章で無機質です。具体的に相手を評価する言葉で感謝を述べることが好印象の第一歩です。

お断りメールのポイント②曖昧な断り方にしない

お断りメールのポイント2つ目は、曖昧な断り方にしないことです。思わせぶりな文章や、理由を曖昧にすると相手はなぜ断られたのか納得できずわだかまりが残ることがあります。「〜だから行けない（参加できない）のです」と必ず理由ははっきりとわかるように書きましょう。

理由を伝えるのに配慮が必要な場合

ママ友や子どもの関係、大切な仕事先へのお断りをする際に、他の友人や家族との予定があったり、他社との予定の方が優先だったりする場合は、相手を不快にさせないためにと、関係を悪くさせないよう配慮する必要があります。その時は必ずしも真の理由ではなく、「実家から頼みごとをされていて」「出張のため」など他の理由を作っても構いません。しかし、必ず外出先などで遭遇した際「実家（出張）からの帰り（今から行くところ）」など慌てずに言えるようにしておく必要があります。

お断りメールのポイント③お誘いに対し感謝の気持ちを必ず最初に書く

お断りメールのポイント3つ目は、お誘いに対し感謝の気持ちを必ず最初に書くことです。相手を不快にさせないためにはまず、相手の誘いに対し必ず「お誘い頂きありがとうございます。」と感謝の気持ちを述べることが必要です。相手の思いや配慮を無視すると、相手との関係は一気に悪化する原因になるため注意しましょう。

お断りメールのポイント④考慮したことを書く

お断りメールのポイント4つ目は、参加をするために考慮したことを示す。理由の前に前置きを付け加えて、参加をするために考慮したけれど、理由が避けられないものだったと強調するのです。そうすれば、「しょうがない」「それであれば仕方がない」「参加を試みてくれた」という印象となり悪印象を避けられます。

理由の前に付け加える前置き例

「日程の変更が可能か確認したのですが」、「どうしても子どもの世話を頼む人が見つからず」「調整を依頼したのですが、その日は都合がつけられないと言われていて」など

お断りメールのポイント⑤お力になれず申し訳ないという気持ちを書く

お断りのメールのポイント5つ目は、お力になれず申し訳ないと思う気持ちを書くことです。上から目線にならないよう、丁重に相手を敬う態度で丁寧に書きましょう。「せっかくのお誘いですが」、「ご連絡頂きましたのに申し訳ありませんが」と付け加え「今回は不参加とさせていただきます」としましょう。

お断りメールのポイント⑥最後に次に繋がる言葉を書く

お断りメールのポイント6つ目は、最後に次に繋がる言葉を書くことです。今回はお断りするけれど、また次の機会があれば参加したいと言う気持ちが伝わると、悪印象は残りません。今回断ることは心苦しいけど、あなたとの関係は大切だよ！ということが相手に伝わることに意味があるのです。

そのためには、再度「参加できずに本当に申し訳ない気持ちですが、次の機会があればぜひお願いします」「不参加となり心苦しいですが、次の機会には役に立てることを願っています」など今後も関係を継続したいという思いを添えると、相手が不快に思うことはないでしょう。

お断りメールの文章の作り方・文例7選も

お断りメールの文章の作り方

お断りメールの文章の作り方は、あなたの思いに関わらず、誘ってくれたことに対する感謝と、断りの謝罪、次の機会に対する前向きな呼びかけ、以上の3点が最低入っていれば問題ありません。それに加えて、あなたと相手の関係で添えられる一言（普段のお礼など）があればより良いお断りメールとなります。

お断りメールの作り方①書き始めは感謝の言葉から

お断りメールの書き始めは必ず連絡をしてくださった相手への感謝の言葉からです。どんなに急いでいようが、あなたにとっては最初から不参加が決まっていたとしても、この一文があるのとないのとでは相手に与える心象が大きく変わるため、必ず書きましょう。

お断りメールの書き始めに入れたい文例

（知り合いや友人ではないが付き合いがある間柄の場合）「〇〇の件ご連絡ありがとうございます。お誘い頂き非常に嬉しいです。」（ビジネス）「いつもお世話になっております。〇〇のご連絡頂きありがとうございます。非常に貴重なお誘い嬉しく思っております。」

お断りメールの作り方②ビジネスでは特に断りの言葉選びに気をつける

お断りメールの作り方で最も注意したいのは断りの文章です。特にビジネスでは断りの文章は言葉選びや使い方に注意し、できるかぎり理由は不可避である事、調整・検討をしたが、〜という理由でどうしても参加が難しい。というニュアンスになるようにすれば、不快にならずに受け入れてもらえます。

お断りメールの作り方③次の機会に関する文章を入れると良い断り方になる

お断りメールでは、断りの文章を入れた後に次の機会に関する文章を入れます。前向きな言葉と前向きな提案をする事で、相手に否定的な意識や悪い印象を持たれないようにしましょう。

お断りメールで使える次の機会に関する文例

（知り合いなど）「今回はお力になれず大変心苦しいですが、次の機会があればぜひ一緒に参加させていただければと思います。」（ビジネス）「今回は不参加となり大変申し訳ありません。次回ご機会をいただけるようなことがあれば、ぜひ有意義な時間を共有させていただければと思います。どうぞよろしくお願い致します。」

お断りメールの文例④普段のお礼を付け加える

お断りメールで普段のお礼を付け加えられると、断りの文章だけが際立たず、メール全体が柔らかい印象になります。特に相手と今後も良好な関係を保ちたい大切な相手の場合は重要になります。

お断りメールで入れたい普段のお礼の文例

（知り合いなど）「いつも連絡や皆との間で色々な調整をして頂きありがとうございます。本当に感謝しています。〇〇さんのおかげで本当に皆が助かっています。」（ビジネス）「いつもこまめにご連絡、提案に対する返信などを迅速にご対応頂きありがとうございます。」

プライベートやビジネスで不参加を伝えるお断りメールの文例7選

お断りメールの文例7選

1（知り合いなど）「親に依頼されていることがありどうしても参加が難しいのです。せっかくのお誘い申し訳ないのですが、不参加でお願いします。」
2（知り合いなど）「その日は親戚の集まりにどうしてもいかなければいけないのです。誘っていただいたのに申し訳ないのですが不参加でお願いします。」
3（ビジネス）「ご連絡頂き、社内で検討させていただきましたが、担当者のスケジュール調整がどうしても難しく、今回は不参加とさせて頂きたいと思います。お力になれず申し訳ありません。」
4（ビジネス）「お忙しい中ご連絡いただきましたが、当日は出張予定が入っており参加が困難なため、今回は参加を見送らせていただきます。せっかくのご機会に不参加となり申し訳ありませんがよろしくお願いいたします。」
5（ビジネス）「ご連絡いただいていた件ですが、現在非常に業務が立て込んでおり、心苦しいのですが今回は不参加とさせていただければと思います。都合をつける事ができず大変申し訳ありません。」
6（ビジネス）「〇〇の件に参加したく検討いたしましたが、今回は業務や出張等が重なっており担当者が時間を作る事が難しく不参加とさせて頂ければと思います。非常に残念ですが、どうぞよろしくお願いいたします。」
7（ビジネス）「ご連絡いただいていた〇〇の件ですが、貴重な機会へ参加を検討いたしましたが担当者が不在となり今回は充分にお力添えできないと考え、不参加とさせていただければと思います。せっかくのご機会に参加ができず申し訳ありません。どうぞよろしくご理解頂きますようお願いいたします。」

お断りメール以外の方法

ハガキでの不参加返信に手書きの文章で心苦しい気持ちを添える

メールではなく、手紙で招待状などを受け取った場合、返信用ハガキがついている場合があります。その際不参加に○をつけ、文例として「今回はどうしても参加できずとても残念に思っています。次の機会を楽しみにしております。」などあなたの気持ちを添えると受け取った相手に悪い印象が残りません。

非常に丁重に断りをしたい場合は手紙を作成する

目上の方や重要な取引先など非常に丁重に断りをしたい場合、手紙を郵送する断り方は非常に丁寧さと誠意が伝わります。内容はお断りメールと同様で長文になる必要はなく１枚程度で充分です。手書きは非常に手間と人柄の良さを感じ、特別感があります。受け取った相手も非常に丁寧な対応を感じ取り、良い印象が残ります。

お断りメールの返信のポイント・文例も

お断りメールの返信ポイント①返信時期は翌日以降

お断りメールの返信ポイント1つ目は、返信時期は受信翌日以降です。お断りメールを受信後すぐに行うと、相手は「最初から断るつもりだったのか？」「考慮もせずに失礼だ」というように受け取られる可能性があります。期限がなければ少し間をおいてからメールを返信する方がマイナスイメージを招かず安心です。

お断りメールの返信ポイント②返信を急かすメールには理由を詳細に書く

急かすメールへ返信する場合のポイントは、断る理由は詳細に書くことです。ビジネス上の営業や相手先からの提案などを断る場合は、検討項目や、採用に至らなかった理由を詳細に記載すべきです。断られた側も納得できることに加え、次回の改善に繋がります。断り方が曖昧な文章では角が立つことがあるので気をつけましょう。

断りメールで書く詳細理由

コスト、納期、デザイン、当社が求めるコンセプトやイメージととの相違など、誰かの意見としてではなく、会社として求めるものであれば主観ではなく客観的事実として断られた側も納得がいく内容となります。

ビジネスでのお断りメールの返信文例

ビジネスでお断りメールを送る理由は様々なものがあります。ただ不参加であることを伝える場合もあれば、採用や営業を断る場合もあります。何れにしても断り理由は明確に、さらに言葉で誠意を示すことが返信メールの最大のポイントです。短い内容でも文例のように理由を明確に書きましょう。

お断りメールの返信文例

・（企画提案や営業に対する断り）今回頂きましたご提案に関して慎重に検討させていただきましたが、当社が提示させていただいておりましたコンセプトイメージとはデザインや機能などの点で相違があること、コスト面の高価さなどが懸念材料となり、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。資料はとても明確で見やすいものであり、御社の技術力は高く評価されております。今回はお力になれず申し訳ありませんが、次回からの企画や新たなご提案できる機会があればこちらから連絡をさせていただければと思います。今後ともどうずよろしくお願いいたします。
・（新商品や企画展などへの参加に対する断り）この度は〇〇へのご案内をしていただきありがとうございます。ご案内頂きました日に地方への出張が予定されており、今回は残念ですが不参加とさせていただきたいと思います。しかし御社の新商品には非常に興味を持っており、もし可能であればカタログ等の資料を送付していただければ非常に嬉しく思います。当社としても御社のお力になれることがあれば検討をしていきたいと思います。どうぞよろしくお願いいたします。