受領書とは？領収書との違いや書き方・返送やサインのマナーも

受領書とは？領収書や納品書との違いも

受領書とは商品や受け取りの報告

受領書とは、発注先が商品やサービスを依頼した側が受け取りましたということを、受注先に報告するために発行する書類です。受注書とはあくまでも商品・サービスを受け取りましたといった報告となるため、内容を確認したという証明ではありません。

受注書には必ず発行しないといけないという義務はありませんが、受注書を発行することで状況が明確になるため円滑な取引を行うことができます。また、受注書を発行することによってお互いに安心して取引ができ信頼関係の構築にも繋がります。

受領書と領収書の違い

受領書に似ている書類の1つとして領収書がありますが、2つの書類には発行する対象がことなっています。どちらも商品やサービスの受け取り確認として発行しますが、先述したとおり受領書はサービスや商品の受け取りしたという旨を発注先に報告するために発行するものとなります。

一方領収書とは取引をした対価である金銭・有価証券などの受け渡しを行った場合のみに発行する書類となります。たとえば予約金や頭金、手付金など金銭の受け渡しがあったとしても、サービスや商品の受け渡しがまだの場合は、領収書ではなく受領書という扱いになります。

受領書と納品書の違い

受領書と混同しやすいものとして納品書も挙げられますが、受領書と納品書は発行する相手先や発行目的にも大きな違いがあります。納品書とは商品を発注先に届ける際に、商品やサービスの明細が書かれている書類のことで、受注先が発行先に発行します。

一方受領書とは納品書とともに受け取ったサービスや商品に対して受け取った旨を報告するために発行する書類のことで、こちらは発注先が受注先に発行するものです。受領書と納品書はどちらも発行義務がないため、発行されない場合があります。

ビジネスシーンで使用する書類の中でも、近年どういう使い方をするか分からないものの1つに「復命書」というものがあります。下の記事ではそんな復命書の意味についてや、書き方の例文などを詳しく紹介しています。また復命書のテンプレートについてもあわせて紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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受領書のマナー・サインや返送についても

受領書のマナー①返送時の宛名

受領書のマナーとして1つ目に紹介するのは、受注先から納品書と共に受領書が送られている場合の、受領書返送する際のマナーについてです。この場合受領書の宛名部分には自社となっており、「様」や「殿」とつけられているので、忘れずに二重線で消しておきましょう。

また受領書を返送するために一緒に返送用封筒を同封してくれている場合がありますが、この場合には宛名部分の最後に「行」と書かれています。返送のマナーとして「行」は二重線で消して「御中」と書き換えるようにしましょう。

受領書のマナー②サインや印鑑を押す

受領書のマナーとし2つ目に紹介するのは、受領書に受け取った人の印鑑やサインなどの署名をするということです。受領書には発行義務はないですが、取引先に受領書の発行を求められた場合には受け取り確認の報告と共に印鑑やサインをする必要があります。

受領書で行うサインや印鑑は受け取った担当者の印鑑もしくはサインのみでも問題ないですが、できれば会社の印鑑も合わせて押しておくことで受領書を受け取った際により安心感を与えます。また受領書のサインや印鑑の指定がある場合があるので、そういった場合には指定どおりに行いましょう。

受領書のマナー③金額によっては印紙が必要

発行義務がない受領書ですが、領収書などの書類と同様に金銭又は有価証券の受取書に該当するため取引金額によっては印紙の貼付が必要になります。受領書にはる印紙の金額は、取引した記載の金額によって異なり、5万円未満の場合には非課税となるため印紙は不要となります。

取引金額が5万円以上で100万円以下の場合には200円分の印紙が必要となるため、印鑑やサインなどと共に印紙の貼付も忘れないようにしましょう。また印紙を貼った際には割印を忘れないように注意しましょう。せっかく印紙も貼っても割印のない場合には印紙税の納税がなされたと判断されません。

受領書のマナー④受領書は一定期間の保管が必須

受領書は信憑書類といった取引の証明となる書類にあたるため、一定期間の保管が義務となっています。これはは税務調査などで必要になるために義務付けられているため、保管だけでなくしっかりと分かるように管理しておきましょう。

保管期間は書類によって異なりその多くが5～7年間といった期間の保存義務となっています。そのため受領書に関しても最低でも7年間保管しておくと安心です。また保管する際には受領書に誤字や金額などに不備がないかも確認することで、とつぜん受領書が必要になった際にすぐに確認することができます。

受領書の返送時にも同封されていることのある返信用封筒ですが、この封筒にも書き方や入れ方などにマナーが存在しています。下の記事では返信用封筒の宛名や差出人などの書き方についてや、正しい書類の折り方や入れ方についても詳しく紹介しています。ぜひこちらの記事とあわせて参考にしてみてください。

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受領書の書き方・テンプレートも

受領書の書き方①受領書の基本構成

受領書の書き方として1つ目に紹介するのは、基本的に記載する受領書の項目と構成についてです。見積書や発注書などで事前に確認しているため、この基本となる項目の中で省略している企業も多くいますが、基本の項目・構成については以下にまとめたので参考にしてみてください。

また企業によって受領書で省略される項目の1つとして、取引金額が挙げられます。見積書の段階で数回書面が交わされている場合や、受注から納品までに長い期間がかかった場合には、金額に誤認が発生する可能性があるため金額の記載をしておいたほうが安心です。

【受領書】基本の構成と項目

• ・発行した日付
• ・取引先
• ・受領書の発行元
• ・受領案件や商品名などの内容
• ・受領の商品詳細・単価
• ・受領した商品数
• ・受領した商品代金の合計額
• ・備考欄

受領書の書き方②送付状

受領書の書き方として2つ目に紹介するのは、受領書を送る際にあわせて同封したい送付状の書き方についてです。送付状は送る書類の内容や枚数の他に時候のあいさつなどを加えた書類のことで、受領書のみを送る場合より丁寧です。

送付状は何の書類を送付したのか示す書類なので、自由な構成で作成しても問題ないですが基本的な記載項目として以下を参考にしてみてください。また送付状に受領書の返送の有無や、印鑑やサインなどの指定がある場合に書き加えてあげることで、相手もスムーズに受領書の作成ができます。

【受領書】送付状の基本項目

• ・送付する日付
• ・取引先
• ・受領書の発行元
• ・受領書送付のご案内（タイトル）
• ・時期の挨拶（受領書返信の有無なども記載）
• ・書類内容、枚数

受領書のテンプレート①商品の取引に！物品受領書

受領書のテンプレートとして1つ目に紹介するのは、商品を取引した際に使用するのにおすすめな受領書のテンプレートです。受領書のテンプレートを取引する商品やサービスによって使い分けることによって、より見やすくなり取引も円滑に行うことができます。

今回は無料でダウンロードできる物品受領書のテンプレートを下記に紹介しているので、ぜひ活用してみてください。下のテンプレートでは多くの企業で使用しているエクセルファイルとなっているため、修正もしやすいためおすすめです。

受領書のテンプレート②現金受領書

受領書のテンプレートとして2つ目に紹介するのは、現金などの金銭取引の際の受領書テンプレートです。こちらの現金受領書を持って領収書とする場合もあるため、金額や会社名などの誤字がないかしっかりと確認しましょう。

こちらも先ほど紹介した商品受領書と同様に企業で使用していることの多いワードでのテンプレートなので、修正や書き方をカスタマイズがしやすいため幅広い企業で応用しやすいメリットがあります。

受領書のテンプレート③書類受領書

受領書のテンプレートとして3つ目に紹介するのは、書類の取引時に使用できる受領書テンプレートです。企業などでは商品に書類での取引も多く発生するため、書類取引時のテンプレートを準備しておくとスムーズに受領書の発行することができます。

こちらのテンプレートもワードで使用するテンプレートなので、それぞれの企業の仕様にあわせてカスタマイズが簡単にすることができます。取引した書類の項目が記載できるため、商品明細も記載することが可能なテンプレートです。

受領書などの書類を交わした後に発生する書類の中に、請求書が挙げられます。下の記事では請求書に記載されていることのある「ご請求書」が正しい敬語なのかという観点から、正しい請求書の書き方について紹介しています。マナーやテンプレートについても紹介しているので、参考にしてみてください。

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受領書の基本の書き方・マナーでスムーズで安心な取引をしよう！

受領書がどういうものなのかや、混同しがちな納品書や領収書などの書類のそれぞれの違いについて紹介しましたがいかがでしたでしょうか。ビジネスシーンでは様々な書類が存在しますが、その内の1つである受領書は取引先との信頼関係を築き、スムーズな取引をする上で大切な書類の1つです。

基本の受領書の書き方や受領書を返送するときのマナーを知っておくことで、取引する商品やサービス問わず活用することができます。また使用頻度が多いいくつかの受領書のテンプレートも紹介しているので、ぜひ円滑な取引をするためにも活用してみてください。

下の記事では、商品やサービスの取引の際に役立つビジネスメールの返信例文をいくつか紹介しています。また返信する際の件名や注意したいマナーなどについてもあわせて紹介しているので、ぜひこちらの記事とあわせて参考にしてみてください。

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