ビジネスメールの返信の例文13選!返信数・件名・Reなどマナーについて

ビジネスメールの返信をするときは、どんなマナーに気をつけたらいいのでしょうか?今回はビジネスメールの返信の例文をたっぷりご紹介していきます。日程調整やお礼をするとき、返信数によって件名はどう変化させていったらよいのかを詳しく解説していきます。ビジネスメールのマナーを押さえておきましょう!

ビジネスメールの返信のマナーは?

ビジネスメールの返信のマナー①件名は変えずReも消さない

メール

最初にご紹介する、ビジネスメールの返信のマナーの1つ目は、「件名は変えずReも消さない」ということです。件名はメールによってまとめて表示される場合があり、消さずにそのまま返信すると、自分とのやりとりのメールがまとまって表示されます。そのためReも消さずにそのまま返信するのがマナーです。

内容があまりにも変わる場合には、件名もメールの内容に合わせて変えることもありますが、同じ内容のやりとりが続いているうちは、そのまま送り返してしまって大丈夫です。

ビジネスメールの返信のマナー②件名のReの数が増えすぎたら消す

パソコン

続いてご紹介する、ビジネスメールの返信のマナーの2つ目は、「件名のReの数が増えすぎたら消す」ことです。件名は基本的には触らずに返信していきますが、Reの数が多すぎるのもよろしくありません。Reの数が増えすぎてしまったら、Reを1つにしておきましょう。

ビジネスメールの返信のマナー③引用しながら返信する

考える

続いてご紹介する、ビジネスメールの返信のマナーの3つ目は、「引用しながら返信する」ことです。ビジネスメールでは、「>」のマークを使って相手の文章を引用しながら話を進めていくと、とてもスムーズに会話を進めていくことができます。

たとえば日程調整をしているときや、相手からの質問内容について「>」をつけた後にこちらの返信内容を記載すると、何について話しているのかが伝わりやすくなります。

ビジネスメールの返信のマナー④返信は24時間以内にする

時計

続いてご紹介する、ビジネスメールの返信のマナーの4つ目は、「返信は24時間以内にする」ことです。ビジネスメールでは24時間以内に返信をすることがマナーとされていますので、メールがきたらなるべくその日中か、その次の日の早い段階で送るようにしましょう。可能であればその場で返信するとよいです。

その場で回答しづらく数日時間が欲しい内容であれば、ひとまず「メールを拝見いたしました」と送っておいて、いつまでに回答できるかを送って待ってもらうようにします。一度返信しておけば、数日保留にしておくことも問題ありません。

【用件別】ビジネスメールの返信の例文13選|前半

用件別のビジネスメールの返信の例文①日程調整に返信するとき

スケジュール

最初にご紹介する、用件別のビジネスメールの返信の例文の1つ目は「日程調整に返信するとき」です。日程調整をするのは、会社訪問や仕事のアポイントなどで社外の方とやりとりをするほか、社内でのミーティングや飲み会の日程調整など幅広い場面で使うことが多いです。

例文は相手からもらった「10日、11日、13日はいかがしょうか。」と引用したら、その後に「10日10:00からであれば可能です。よろしくお願いいたします。」と続けるようにすると、相手の打診と、自分の都合の良い日付を比較しながら日程調整しやすくなります。場所も一緒に送るととよいでしょう。

用件別のビジネスメールの返信の例文②日程調整で別日を数日提案するとき

聞く

続いてご紹介する、用件別のビジネスメールの返信の例文の2つ目は、「日程調整で別日を数日提案する」ときです。仕事では予定がすでに埋まってしまっていることもあるので、日程調整は何度か往復して回数を重ねないと決まらないこともしばしばあります。別日を提案する時には数日候補を作っておくのがおすすめです。

そんなときの例文は「あいにくご提案いただいた日程は、別件で埋まっておりお伺いすることができません。ご多忙の中とは存じますが、5日または6日はいかがでしょうか。ご検討お願いいたします。」と送るとよいでしょう。あくまでも「この日は無理です」と送らず、申し訳ない気持ちを伝えながら日程調整しましょう。

用件別のビジネスメールの返信の例文③メールをくれたお礼を伝えたいとき

ありがとう

次にご紹介する用件別のビジネスメールの返信の例文の3つ目は、「メールをくれたお礼を伝えたいとき」です。ビジネスメールでは、相手からメールをもらえるだけでも嬉しいこともあるでしょう。そんなときはその気持ちをまず表現することも大切です。

すぐにレスポンスをくれた時の例文は「早速のご返信ありがとうございます。」、自分から送ろうと思っていたのに向こうからメールをくれたときには「わざわざメールをいただきありがとうございます。」と伝えるとよいでしょう。何に喜んでいるのか、感謝をしているのかを具体的に盛り込むと相手に伝わりやすくなります。

用件別のビジネスメールの返信の例文④会社訪問のお礼メールをもらったとき

会社

続いてご紹介する、用件別のビジネスメールの返信の例文の4つ目は、「会社訪問のお礼メールをもらったとき」です。会社訪問はビジネスで会社を訪れることもありますし、就活生からも会社訪問を行う機会がありますから、学生の方もからこのようなビジネスメールをもらう機会はあるはずです。

会社に来てくれたことへのお礼をメールくれたお礼を、まずは伝えるとよいでしょう。たとえば「わざわざメールをいただきありがとうございます。貴重なお時間をいただき、感謝申し上げます。たくさんのお話を伺うことができ勉強になりました。」と伝えるとよいでしょう。

用件別のビジネスメールの返信の例文⑤仕事依頼のメールを返信するとき

テーブル

続いてご紹介する、用件別のビジネスメールの返信の例文の5つ目は、「仕事依頼のメールを返信するとき」です。仕事依頼は直接会うだけでなく、メール上だけでやりとりすることもあるでしょう。そこで依頼をもらったお礼を伝えることから始めると、相手への印象も良くなります。

たとえば初めての相手からもらった仕事内容に興味があれば、「この度はご連絡いただきましてありがとうございます。詳しく内容をお伺いできれば幸いです。よろしくお願いいたします。」と返信して話を進めることができます。

用件別のビジネスメールの返信の例文⑥仕事依頼をお断りするとき

ごめん

続いてご紹介する、用件別のビジネスメールの返信の例文の6つ目は「仕事依頼をお断りするとき」です。仕事依頼を受けても、予定がいっぱいで受けられなかったり、条件が合わずにお断りしなければいけない場合も出てきます。そんなときには声をかけてもらったお礼とともに、お断りする旨を伝えましょう。

たとえば「お世話になります。申し訳ありませんが、今回はお断りさせてくださいませ。お声がけいただきありがとうございました。」と伝えます。ビジネスではまたいつどこでご縁があるかわかりませんから、きちんと誠意を持って対応することがおすすめです。

【用件別】ビジネスメールの返信の例文13選|後半

用件別のビジネスメールの返信の例文⑦仕事への質問に対する返信をするとき

質問

続いてご紹介する、用件別のビジネスメールの返信の例文の7つ目は、「仕事への質問に対する返信をするとき」です。質問するときには、まずはお礼から伝えるようにします。「ご質問いただきありがとうございます。その件に関しては」と詳細を続けるとよいでしょう。

こちらの説明不足で相手が質問をくれたときには、混乱させてしまった可能性もありますので「説明不足で申し訳ありません。」と一言添えると、相手への印象もよくなります。

用件別のビジネスメールの返信の例文⑧質問にすぐに答えられないとき

まつ

続いてご紹介する、用件別のビジネスメールの返信の例文の8つ目は、「質問にすぐに答えられないとき」です。すぐに答えられず、調べる時間や検討する時間がほしいときにはひとまずメールを読んだこと、そしていつまでに連絡できそうかの目安を伝えましょう。

例文は「お世話になります。メールをありがとうございます。内容を拝見いたしました。お問い合わせの件につきましては、社内で検討させていただきたいので、10日までお待ちいただけますと幸いです。よろしくお願いします。」となります。何日も待ってもらわなくていいように、一度メールを送っておくことが大切です。

用件別のビジネスメールの返信の例文⑨OKと伝えるとき

OK

続いてご紹介する、用件別のビジネスメールの返信の例文の9つ目は「OKと伝えるとき」です。ビジネスメールのマナーでは「OKです」「了解です」という言い回しはあまり適しません。同僚や部下などにはよいかもしれませんが、年上の先輩や目上の方、取引先の方には「承知しました」というフレーズを使いましょう。

たとえば「ご連絡ありがとうございます。来週のミーティングの件、承知しました。当日はよろしくお願いいたします。」と送ります。相手に自分が理解したことを伝えることができるフレーズです。

用件別のビジネスメールの返信の例文⑩参加できるとき

パーティー

続いてご紹介する、用件別のビジネスメールの返信の例文の10こ目は、「参加できるとき」の返信方法です。仕事では会議、打ち上げ、式典への参加について聞かれることもありますし、社外のイベントにお呼ばれすることもあります。その際は参加できる旨と一緒に、一言添えるとよいでしょう。

たとえば「オープン記念パーティーに参加させていただきます。〇〇さんのこだわりがつまったお店に伺えること、当日を楽しみにしております。」「来週の会議に私も参加させていただきます。よろしくお願いいたします。」と参加できることのあとに一言添えることで、好印象なメールをお送りすることができます。

用件別のビジネスメールの返信の例文⑪お断りするとき

ごめん

続いてご紹介する、用件別のビジネスメールの返信の例文の11こ目は「お断りするとき」です。会社で仕事の依頼をお断りしなければいけないシーンは、依頼を引き受けられないときや欠席する場面など以外に多いものです。「申し訳ない」という気持ちがしっかりと伝わるような工夫が必要です。

たとえば「あいにく5日は終日外出しております。ご挨拶したかったのですが、申し訳ありません。」「この度はご依頼いただきありがとうございます。資料を拝見したところ、納期までの期間が短く、お引き受けするのが難しい状況です。申し訳ありませんが、辞退させていだければと思います。」となります。

用件別のビジネスメールの返信の例文⑫挨拶メールに返信するとき

会社

続いてご紹介する用件別のビジネスメールの返信の例文の12こ目は、「挨拶メールに返信するとき」です。挨拶メールは、面識のない相手に初めて自己紹介をかねて連絡をするときや、お会いした後にお礼をかねてお送りするなど、さまざまな場面で送られます。

特に本来は自分から送りたいところを、相手から送ってもらったという時には、できる限り早めの返信をしましょう。たとえば「先ほどはご来社いただきましてありがとうございました。こちらこそ、今後ともよろしくお願いいたします。」と送ります。挨拶メールをくれたお礼とともに、今後につながる一言を添えるといいです。

用件別のビジネスメールの返信の例文⑬引き継ぎメールに返信するとき

会社

最後にご紹介する、用件別のビジネスメールの返信の例文の13こ目は「引き継ぎメールに返信するとき」です。会社に勤めていると、部署を異動することもあるでしょう。そのため担当者の方が引き継ぎを行い、「担当を引き継ぎましたの」という連絡がメールで届くこともあります。

引き継ぎメールをもらったら、今までのお礼を伝えるような返信をしましょう。「〇〇さんが異動されると聞いてとても驚きました。いつも助けていただきありがとうございました。新しい部署でもご活躍ください。」などと送ります。また後任の方との連絡方法や、確認事項があれば担当が変わる前に確認しておくと安心です。

ビジネスメールの返信のNG例文は?

ビジネスメールの返信のNG例文①忘れていました

メール

ビジネスメールの返信のNG例文の1つ目は、「忘れていました」と送ることです。ビジネスメールでは「忘れていました」「うっかりしていました」「聞いていませんでした」などの言い訳はマナー違反です。メールの返信や、依頼されていた仕事が遅れてしまった場合にはきちんと謝罪しましょう。

たとえば「返信が遅くなり大変申し訳ありません。ご依頼の件につきまして、添付してお送りしますのでご確認お願いいたします。」と送ります。まずは遅れたことのお詫び、そしてただちに対応することを伝えると良いでしょう。

ビジネスメールの返信のNG例文②送りそびれていました

びっくり

続いてご紹介する、ビジネスメールの返信のNG例文の2つ目は「送りそびれていました」と送ることです。たとえばあなたが「送りそびれていました」というメールをもらったら、どんな印象を受けるでしょうか?相手がいい気分にならないようなメールを送るのは避けておきましょう。

いくら忙しくてメールが遅れなかったとしても「返信が遅くなり申し訳ありません。」とお詫びをしてからメールを始めるのがビジネスメールのマナーとして大切です。

ビジネスメールの返信の英語例文は?

ビジネスメールの返信の英語例文①お礼を伝える挨拶はThankyou

嬉しい

ビジネスメールの返信の英語例文の1つ目は、お礼を伝える挨拶は「Thank you」からということです。日本語と同じように返信する時には、まずはメールをいただいたことへのお礼を伝えると良いでしょう。

たとえば「早速のご返信をありがとうございます。」と伝えたい時には「Thank you for your prompt reply.」と送ります。この後に仕事の詳細や、「当日よろしくお願いします」などとつなげると、スムーズな返信メールを作ることができます。

ビジネスメールの返信の英語例文②遅くなったらSorry

ごめん

続いてご紹介する、ビジネスメールの返信の英語例文の2つ目は「遅くなったらSorry」を使うことです。返信が遅くなってしまったら日本語と同じように、遅くなってしまったことへの謝罪から始めましょう。

たとえば「お返事が遅れて申し訳ございません。」は「Sorry for late reply.」と伝えることができます。きちんとお詫びしたあとに、仕事の内容を繋げていきましょう。

ビジネスメールの返信を上手に行おう!

ビジネスメールの返信は、その時の状況や答えたい内容に合わせて臨機応変に対応することが必要です。最初は言い回しなどが難しいと感じることもあるかもしれませんが、慣れてしまえば問題ありません。まずは24時間以内に返信することや、もらった相手が気持ちよくなるような返信を心がけましょう。

ビジネスでは他にもマナーがたくさんあります。ビジネスメールの件名のマナーや、返信用封筒のマナーについても基本を押さえておくと安心です。こちらの記事もぜひ参考にしてみてくださいね!

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