返信用封筒のマナー！宛名と差出人の書き方と折り方や入れ方も

返信用封筒とは？必要になる時は？

返信用封筒とはこちら側の宛名を書いた封筒

返信用封筒とは封書を送る時に、表にこちらの宛名と住所を書き、返信用の切手を貼った封筒を同封することがありますね。それは返信が必要な際、相手に返信してもらうために同封するもので、礼儀として返信時の送料分を、切手を貼るか後納の手続きなどしてこちらが負担します。

日本のマナーは、思いやりから出ています。「失礼のないように」「せめてこれくらいはさせてくださいね」という気持ちが、型として残っているのです。返信用封筒もその一つです。型を身に着けることで、美意識、思いやりを学びます。

返信用封筒が必要になる時は返信が欲しいとき

返信用封筒が必要になる時は、当然返信が必要です。先方にお願いして返信をいただかなくてはなりません。その際に礼儀として、ご迷惑を最小限とするために、宛先や住所を記載する手間や送料の負担を予め無くすように、返信用封筒を同封します。また、返信用封筒を同封することで、誤送を防ぐこともできます。

返信用封筒の送り方マナー！宛名の書き方は？

返信用封筒を送る時のマナーは裏を書かないこと

返信用封筒の送り方は、マナーが大切です。まず、普通の白い封筒「長形3号封筒」を2枚用意します。ちなみに平成30年現在は、100均で108円、コンビニで216円で購入できます。1枚封筒の表にこちら側の郵便番号・住所・氏名を書き、切手を貼ります。裏は無記入です。そして封はしないできれいに3つに折ります。

1枚目の封筒は返信用封筒になりますから、裏側には、何も書かないのがマナーです。差出人の個人情報を勝手に書くのは失礼にあたります。2枚目の封筒の表に相手方の郵便番号、住所、宛名を書き、裏の下方の半分から左にこちら側の住所と氏名を書きます。2枚目の封筒に、折りたたんだ1枚目の封筒を入れて封をします。

返信用封筒の宛名の書き方は「行」を入れる

返信用封筒の宛名は、”様”をつけてはいけません。マナーとして、”行”を宛名の下に書きます。これは自分への宛名ですから、敬称は書かないわけです。先方が“様”に直します、少しだけ左に寄せて書いておく、もしくは少し小さめに書いておきましょう。先方が返信時に斜線を入れて、”様”と書き直しやすいです。

封書に書くのと電子メールに書くのは作法が若干違いますね。けれどもマナーがあり気配りを必要とすることは、同じです。こちらの記事も合わせてご覧ください。

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返信用封筒の送り方マナー！封筒の入れ方と折り方や切手は？

返信用封筒の送り方マナー①封筒の入れ方は三つ折り両端折りの折り方

返信用封筒の送り方マナー1つ目は封筒の入れ方です。通常は返信用封筒の折り方は、三つ折りにするか、両端を少し折って入れるかです。文字の書かれているところに縦の折り目がかかるのは、見て美しくありませんので、そこは注意してください。取り出しやすいように、ゆったりと入ることを心がけてくださいね。

まれに信用封筒がおさまりきらずに、外側の封筒が破れているケースがあります。せっかく相手への気遣いで入れた返信用封筒で、恥をかくのは残念ですね。気配りをするなら、徹底しましょう。「誰もそこまでやらない！」と言う人は、誰でもするレベルのこともしません。

返信用封筒の送り方マナー②封筒の折り方は宛名にかからないように

返信用封筒の送り方マナー2つ目は、封筒の折り方です。縦幅を3つに分ける折り方をしてください。ここで気を付けるのは、返信用封筒の宛名のところに折り目がかからないように折ることです。宛名のところを折ったり曲げたりしないように気をつけるのが、ここで肝要なマナーです。

折り方はきっちり3つに折ります。この時に物差しを使用してください。細かいようでも、適当に折っているか、きちんと綺麗に折れているかで、相手の心情は変わってきます。折り線が何重にもなっていたり、封筒が汚れたりしたら、新しい封筒に書き直す気持ちで、相手には細部にも気配りの行き届いたものを送りましょう。

返信用封筒の送り方マナー③切手はワンランク上の料金を貼る

返信用封筒の送り方マナー3つ目は、切手はあらかじめ返信用封筒に貼りましょう。ここまではお約束です。ここからは、常識というより、ちょっと気の利いた心遣いです。通常82円分で収まるなら、92円を貼ります。先方が思いがけず長めの手紙を同封することになった時にも、せめてその分相手に負担をかけない気遣いです。

切手をぎりぎりの料金だけ貼る人が多いですし、それでも間違ってはいませんが、せっかく書き方や折り方にまで神経を使ったのですから、ここはワンランク上の心遣いをしましょう。わずかな差額を失っても、心遣いは活きます。

返信用封筒は、封をしないでおくことが常識ですが、封をするところに両面テープを貼っておくといいですよ。糊がなくても、すぐに貼れるようにという心遣いです。これはレターパックなどでも喜ばれる気遣いです。こちらの記事も合わせてご覧ください。

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返信用封筒を使って送る時のマナー！表面の書き方は？

返信用封筒表面の書き方①「行」を「様」に書き換える

返信用封筒表面の書き方1つ目は、あて名書きに書いていた“行”は、2本の斜線で消し、“様”に書き換えます。組織なら“御中”に変えます。返信用封筒を入れて送った方は、自分のところへ送られるのだから敬称は使わず“行”と書きました。送り返す方が“様”にかえて敬意を表するルールです。

これはご年配の方でも、知らないケースが少なくありませんなぜかメッセージの書き方や返信用封筒の折り方は完璧だったりします。けれども、いい大人だったり、社会的地位のある方が“行”のまま返信しているのは、やはり残念な印象です。ほんのちょっとしたことで印象は変わりますので、素直に学ぶ気持ちでいたいですね。

返信用封筒表面の書き方②会社あての場合は「御中」をつける

返信用封筒表面の書き方は、郵便番号、住所、宛名を書いて、切手を貼るのが必須条件です。これは送ってきたほうが、そろえているのが普通です。けれども人間ですから、ミスはありえます。ちゃんとそろっているか確認してから投函しましょう。誤送を防ぐために、しっかりチェックしましょう。

返信用封筒は会社宛てなら、「様」ではなく「御中」を使います。組織相手ならなんであれ「御中」です。個人ではなく、そこにいる人たちに出す封書です。間違えて「〇〇株式会社様」とかく人が珍しくありませんが、気を付けてください。その会社の特定の担当者を指す場合などは、名前の下に“様”でまちがいありません。

返信用封筒表面の書き方③公的書類は内容を説明する1行を入れる

返信用封筒表面の書き方は、公の書類である場合は、「原稿在中」「〇月〇日ご依頼分在中」など、情報漏洩にならない範囲で、先方だけが中身がわかるように一言添えます。届いたときに相手がわかりやすいという気配りです。「履歴書在中」は、赤い字で書きます。筆ペンを黒2本と朱1本を常備しておくと便利です。

筆ペンの太字用と細字用のセットになったものがおすすめです。一本で宛名とメッセージが事足りますので、とても便利です。もう一本薄墨用のを買っておくと、葬儀の返信にもすぐ使えます。こういう便利グッズを身近においておくと、いざという時すぐに間に合い、だれよりも早く返信できます。

返信用封筒表面の切手は必ず確認する

書き方の後は、切手です。返信用封筒に切手を少なく貼ってくることは珍しくありません。切手代は変わりますが、今いくらか把握していない人はいるのです。また、料金不足は受け取ったほうが払うと思ってそのまま返信する人もいますが、今は配達されないのが現実です。差出人のところへ2～5日後で戻ってきます。

切手は貼ってあること、または後納が常識ですが、そこは確認しましょう。送料を返信する側が負担することは差出人名や住所がを書き忘れたり、間違えたら、そのまま配達されません。時間や問い合わせの手間や先方の難儀を思えば、足らずを貼って送ったほうが大人です。相手に何も言わなくても、受け取ったらわかりますので！

返信用封筒を使って送る時のマナー！裏書の書き方と裏面に書くことは？

返信用封筒を使って送る時のマナー①裏書は返信する時差出人が書く

返信用封筒の裏面には左下に記入するのがマナーです。マナーとして、返信用封筒を送る側は裏は記入しませんので、返信する差出人が郵便番号、住所、差出人名を記入します。万一配達スタッフが届け先を間違えたとき、裏に宛先がなければ戻ってこず、そのまま配達されませんから、無責任だと誤解されます。

初めに返信用封筒を送ってきた方が裏を書かないのは、個人情報を勝手に扱わないというマナーがあるからです。また、返信はあくまでも自由意思にお任せしますという奥ゆかしさです。日本人らしいマナーですね。マナーがあまり複雑化するのはいただけませんが、最初に思いやる心ありきなんですね。

会社宛の返信用封筒の裏面には日付を入れる

会社宛の返信用封筒の裏面には、日付を入れるというマナーがあります。いつ投函したかがわかりやすく、先方が届いたものを整理しやすいので、喜ばれます。もし郵便局のミスで誤配になっても、いつ投函したかわかれば、配達したスタッフがすぐわかり、未然に防げるトラブルもあります。約束通り投函した証拠にもなります。

返信用封筒のための参考書籍

返信用封筒のための参考本①「一筆箋きちんとマナーハンドブック」

返信用封筒を書くために参考にしていただきたい本の1冊めは、著者・杉本裕子、主婦の友社出版の「短くても気持ちが伝わる手紙・はがき・一筆箋きちんとマナーハンドブック」です。これは封書を送る場合、あらゆるケースの例を載せてあります。ワンランク上の返信封筒の使い方にも役に立ちます。

マナーは、結局相手への思いやりです。一番よいやり方を型として残したものがマナーです。そして型から入って心を学びます。返信用封筒は茶道や武術にも通じる日本の心です。使いこなすことによって、先人が伝えてきた大切なものを学べます。

返信用封筒のための参考本②「お手紙ハンドブック」

返信用封筒を書くために参考にしていただきたい本の2冊めは、プチグラパブリッシング 編集・出版の「お手紙ハンドブック」返信用封筒には、一筆箋や送付状など、メッセージを入れるのが常識です。その場合は気の利いた短い言葉を書こうと思いますよね。そんな時に参考にしてください。

バッグに入れて持ち歩くとか、会社に常備する人も多い本です。困っている人に貸すと喜んでもらえます。オフィシャルな対応例もたくさんありますから、いざというときの心強い味方です。

返信用封筒のための参考本③「お見舞い・お悔やみ・励まし文例集」

返信用封筒を書くために参考にしていただきたい本の3冊めは、「お見舞い・お悔やみ・励まし文例集」公私ともに、必要な例文が盛りだくさんですから、封書を送る時、また返信するときにも役に立ちます。文章はオリジナルが一番ですが、型を知っていることで応用がききます。

返信用封筒は、同窓会や結婚式の出欠をとるのにつかわれることもあります。そんな時、返信に書く言葉のストックが多いと、すぐにでも使えます。たくさんの返信の中で、さすが一味ちがう！と思わせるメッセージを書きたいですね。

返信用封筒を上手に使いこなして一目置かれよう！

返信用封筒 の使い方について、考察しました。こちらから同封する場合の宛名の書き方、裏面、折り方、入れ方、その他返信用封筒の送付、返送についてなど、いろいろなマナーをご紹介しました。聞くところによると、そこまで細かいところにサービスするのは、日本人だけだそうですよ。ただ、そこは自慢していいですよね。

細かいところまで気配りし、お願いする場合も、相手への心遣いが行き届くようにするのは、狭い土地にたくさんの人が住んでいた名残です。その中で、相手が労をとってくれることは当たり前のことではないと学びました。そんなご先祖のDNAが、返信用封筒として現代も残っています。

これほど情愛豊かで繊細な心遣いは、ほかの国には及びもつかないことです。日本に生まれた誇らしさをもって、こういう文化を大切にしたいものです。