ビジネスメールの書き出しとは?冒頭の挨拶や自己紹介の書き方も

この記事ではメールの書き出し・挨拶についてご紹介します。ビジネスシーンで上司や取引先の相手と連絡を取る際には、いくつかのポイントがあります。冒頭の挨拶や自己紹介、締めの一言などを意識しながら印象が良いメールに仕上げましょう。

メールの書き出しとは?

書き出しがメールの印象を左右する

印象が異なる男性

メールの書き出しを重要視していない方も多いのではないでしょうか?要件が伝われば十分だと思う方も少なくはないでしょう。しかし、メールの書き出しは印象を大きく左右します。メールの書き出しは「おはようございます」「こんにちは」「初めまして」というような挨拶と同じです。

これまでメールを利用しなかった方にとっては未知のことだと思いますが、基本的なマナーをおさえておけば失礼にはなりません。メールの書き出しについてしっかり確認して役立ててください。

仕事に関するメールで上司や取引先への挨拶は欠かせない

上司と話す男性

プライベートで友人や家族にメールを送る場合は、書き出しなんて気にもしないでしょう。LINEなどのメッセージアプリを利用していれば挨拶もそこそこに本題に入ることもありますし、スタンプ1つで挨拶も済んでしまいます。

しかし、仕事に関するメールを上司に送るときには欠かせません。上司に会えば挨拶をするでしょう。同じようにメールでも冒頭に挨拶をするのがマナーです。取引先への挨拶であれば、自分だけではなく会社の印象にもつながるので重要なポイントとなります。

メールの書き出し方は?

ビジネスメールの書き出し方|宛名を書く

メールの宛先

ビジネスメールの書き出し方では文章を一生懸命考えている方も多いでしょう。しかし、文章に入る前に宛先を書くのもポイントです。会社名と部署名に合わせ、「〇〇〇〇様」という宛名があるだけで自分へのメッセージだとわかります。迷惑メールに埋もれてしまうこともなくなるでしょう。

ビジネスではメールだけではなく、手紙や書面でのやり取りも行われます。封筒に書類を入れて住所や宛名を書く際にもルールがあることはご存知でしょうか?下の関連記事ではそんな封筒の書き方についてご紹介しています。詳しい書き方を確認して、失礼のないように仕上げてください。

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ビジネスメールの書き出し方|冒頭の挨拶「お世話になっております」

メールでのあいさつ

ビジネスメールの書き出し方の冒頭では挨拶が欠かせません。「お世話になっております。」という挨拶はビジネスメールでは役立つ冒頭のメッセージです。これまでに何度か連絡を取っていたり、仕事を一緒にしているような相手であれば「お世話になっております。」の一文だけでも挨拶と感謝の気持ちを伝えることができます。

ビジネスメール冒頭の挨拶には「先日は大変お世話になりました。」という一文もおすすめです。先日のお礼のメールを送るときに役立つでしょう。メールを始めて贈る相手には「突然のメールにて失礼いたします。」という一文を添えることで挨拶になります。

久しぶりにメールを送る相手には「ご無沙汰しております。」という挨拶でメールを送ってください。「いかがお過ごしでしょうか。」という一言を添えると、相手を気遣う気持ちを伝えることもできます。

ビジネスメールの書き出し方|自己紹介をする

自分をアピールする女性

自己紹介です。メールの送り主がどこの誰なのかが分からなければ返信をすることもできません。不審なメールは開かないという人もいるでしょう。メールを送る際には「お世話になっております。」「先日はお世話になりました。」という冒頭の挨拶に続けて「〇〇会社の〇〇〇〇です。」と名前はフルネームで入力します。

会社名も正式名称で記載します。必要であれば部署名も入力してください。ビジネスではメールの最後に会社名や名前、連絡先が分かるような署名も入力します。最後に名前を入力するとしても、冒頭で名乗っておいた方がが開いてもメールを読みやすくなるでしょう。

メールの署名に必要なものは下のリストで確認できます。Faxなどがない場合は省きますが、連絡やメールのやり取りがスムーズになります。今後の連絡も取りやすくなるので、署名は忘れずに入力してください。会社のメールではなく個人のメールで署名を使用する方は下の関連記事で書き方をチェックしておきましょう。

    メールの署名

  • 会社名
  • 部署名
  • 名前
  • 住所
  • 電話番号・Fax
  • メールアドレス
  • URL
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ビジネスメールの書き出し方|引継ぎでも自己紹介は重要

固い握手を交わす

ビジネスシーンでは担当を引き継いだり、移動によって新しい関わりを持つこともあります。そんな相手にメールを送る場合は書き出しで自己紹介が欠かせません。冒頭では「平素よりお世話になっております。」という挨拶で書き始めます。その後、「〇〇会社の〇〇〇〇と申します。」と自己紹介をしましょう。

「この度、貴社のご担当を〇〇より引き継がせて頂くこととなりました。」と伝えると誰から誰に引き継がれたのかがすぐにわかります。この時、前任者の名前は呼び捨てです。「先輩」「さん」という敬称はつけません。引継ぎのメールでは、今後は誰とやり取りをしていくのかが分かるように自己紹介を心がけてください。

自己紹介をするシチュエーションは多々ありますが、面白い自己紹介をしたいと考えている方には下の関連記事がおすすめです。正直なところ自己紹介で何を話せば良いのか分からないという方は多いのではないでしょうか?印象に残る自己紹介は学校や就活でも役立つかもしれません。

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メールを書くときのコツ

ビジネスメールの書き方|用件をわかりやすくまとめる

メールのやり取りをスムーズに

ビジネスメールの冒頭で挨拶と自己紹介をしたらいよいよ用件を伝えます。ビジネスのメールでは1通のメールに複数の用件を詰め込むのはNGです。複数の話が混ざることでわかりにくくなってしまいますし、見落としの可能性も高くなるからです。

メールの件名は空欄ではなく、メールの内容を端的に表す文章を入力します。「〇〇の件について」「〇〇の日程について」と件名が付いていれば、メールボックスの中に入っていても大まかな内容を理解できるのです。

別件の連絡がある場合はメールを分けるのがベター。「別件にて改めてメールをお送りしますので宜しくお願い致します。」という一文をメールに添えておけば、後から別件のメールが来るということは伝えられます。

ビジネスメールの書き方|書き終わりの言葉も忘れずに

心を込めたメール

ビジネスメールでは書き出し方だけではなく、書き終わりの言葉にも意識を向けたいものです。「今後ともよろしくお願いいたします。」や「今後も変わらぬご厚誼を賜りますようお願い申し上げます。」という一文があると、メールの終わりだということもわかります。

何よりも、相手への気遣いや今後への意思を伝えるができるのです。「ご不明な点があればお問い合わせください。」「このメールを確認いただければ返信は不要です。」という一文で締めれば相手に余計な手間をかけさせることもないでしょう。メールの内容や相手との関係に合わせてメールの言葉も選んでください。

ビジネスメールで結びや締めの文についてもっと詳しく知りたいという方には下の関連記事もおすすめです。文末がしっかりしているとメールの印象も引き締まります。英語のメッセージもご紹介しているので、グローバルな職場で働いている方もチェックしてみてください。

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ビジネスメールの書き出し方|返信への反応でリアクションをとる

メッセージを喜ぶ女性

メールを送ると多くの場合は返信が返ってきます。そのメールにもさらに返信をすることになるでしょう。メールの返信に返信をするような場合は、何度も機械的なあいさつをすると違和感を感じます。ビジネスメールでは冒頭に「お世話になっております。」や「先日はお世話になりました。」という挨拶をよく使用します。

しかし、何度もメールのやり取りをしているのに毎回同じ挨拶をすると重複してしまいますし、事務的で冷たい印象を与えてしまいます。相手から返信が来たらそのことに対してリアクションをとるような一文を添えるのがおすすめです。

「さっそくのご対応、感謝いたします。」や「たびたび失礼いたします。」という挨拶を冒頭に入れることで、感謝の気持ちを伝えることができます。返信に対するリアクションをとることで、先のメールの続きだということもわかりやすくなります。

メールの書き出しで円滑なコミュニケーションを

メールの書き出しにはいくつかのポイントがありましたが、基本的な形を覚えてしまえばそれほど難しいことではありません。冒頭での挨拶や締めの一言で相手を気遣う気持ちを伝えることもできます。円滑なコミュニケーションをとり、信頼関係を築いていくためにも印象の良いメールに仕上げたいものです。

上司や取引先などとのメールは仕事に直結します。良い関係を築けていればスムーズに進むことも、信頼関係がなければ思うようにいきません。文字だけのメールだからこそ、そこから気持ちや内容を伝えられるように意識しなければならないのです。

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