歓送迎会の案内メールの書き方・例文｜新人歓迎会など飲み会別の紹介！

春先は歓送迎会などの飲み会が増える季節。幹事を任されたもののメールの書き方などに困ってはいませんか？案内メールの書き方やテンプレート、例文など詳しくご紹介します。歓送迎会の案内状メールを送るタイミングなども紹介しますので、参考になさってみてください。

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1 歓送迎会とは？
2 歓送迎会の案内メールはいつ出す？
3 歓送迎会の案内メールの書き方は？
4 歓送迎会の案内メールの例文・テンプレートは？
5 歓送迎会の日程調整のコツは？
6 歓送迎会のメールは失礼のないように気をつけよう

歓送迎会とは？

歓送迎会とは歓迎会と送別会を同時に行う飲み会や食事会

会社などで開催される歓送迎会とは、新入社員や他の部署から異動してきた社員を歓迎するための歓迎会と、退職や異動でいなくなってしまう方を送別する送別会を同時に行う会のことです。多くは居酒屋やレストランなどで食事をしたり、お酒を飲んだりしながら交流を図ったり、労をねぎらったりします。

歓送迎会は、送別される方の役職などにもよりますが、会社全体で開催される大規模な会ではなく、部署やチームごとで開催されることが多いです。規模としては多くても20人ほどの飲み会となることがほとんどでしょう。同じ部署やチームの仲間内で親睦を深めるには、最適です。

新入社員の新人歓迎会を兼ねる場合は送別される人と両方を主役に

歓送迎会に参加する側としては、1度で歓迎会と送別会を行うことができるので、一石二鳥と思う方もいるでしょう。しかし、歓送迎会は話をするバランスが非常に難しいのです。送別される方は、これまで一緒に働いていた人なので話もしやすく、話題が尽きる事はないでしょう。思い出話に花が咲き、会も盛り上がるはずです。

同じ会社内で異動してきた方の歓迎会であれば、話題にもついて来れるかもしれません。しかし、新入社員の新人歓迎会を兼ねる場合は、新入社員が話題に入れずぽつんと孤立してしまうかもしれません。緊張で話せない新入社員もいるはずなので、うまく話を引き出して両人を主役にしてあげられるよう、気配りが必要となります。

歓送迎会の案内メールはいつ出す？

歓送迎会の案内メールは早すぎず遅すぎず

歓送迎会の開催が決まった場合、案内状メールはいつ頃送るのがいいのでしょうか。特に4月は歓送迎会が多い季節なので、早めに日程を決めておきたいところではありますが、早すぎても予定が変わったり、忘れてしまうこともあります。かと言って、開催日の前日に案内をしては遅すぎます。

歓送迎会の案内状メールは、開催日の1ヶ月前を目処に送るといいでしょう。例としては、4月下旬に開催が決定しているなら、3月下旬から4月上旬には案内状メールを送るようにしましょう。会場の手配や送別する方への贈り物の準備などもあるので、早目の準備が必要です。

下記記事にて、社内メールのビジネスマナーや例文をご紹介しています。書き方など詳しく紹介されていますので、ぜひ参考になさってみてください。

歓送迎会の開催日が近くなったら再度確認メールを送ると丁寧

歓送迎会の開催日が近づいてきたら、再度参加者に案内状メールを送ると丁寧でしょう。うっかり忘れてしまっている方や、仕事の予定が入って参加できなくなった方もいるかもしれません。「もし都合が悪くなった方などいらっしゃいましたら、ご連絡ください」と事前にメールをするようにしましょう。

レストランや居酒屋をコースで予約している場合、当日人数が変更になるとキャンセル料がかかってしまうことがあります。前日までに連絡をすれば、お店に迷惑もかからないので一石二鳥です。無駄にキャンセル料を取られないよう、細心の注意を払いましょう。

歓送迎会の案内メールの書き方は？

歓送迎会の案内メール件名はわかりやすく簡潔に

歓送迎会の案内状メールを送る際、件名は一目見ただけでわかりやすい文章にしましょう。例えばメールの件名に「何月何日何曜日何時から〇〇さんと△△さんの歓送迎会の件について」と長々と書いてしまうと、数多く送られてくるメールに埋もれて、探しにくくなってしまいます。

ですので、歓送迎会の案内状メールの件名は「何月何日何曜日歓送迎会の件」と短く簡潔にした方が、内容もわかりやすく探しやすくなります。日程の調整や参加の出欠を返信してもらいたい場合は、件名の一番初めに【要返信】や【返信願います】などと記載するといいでしょう。

下記記事では、ビジネスメールでの件名のマナーについて詳しくご紹介しています。社内メールと社外メールでは言葉の選び方が異なるので、ぜひ参考になさってみてください。

歓送迎会の案内状メールでは失礼にならない言葉選びを

社内の人事異動では、昇進や降格など様々な人事がなされます。それによって異動する、または異動してきた方をメールで説明する際、失礼にならないよう言葉選びが重要です。出世することを意味する「ご栄転」を使用しても問題はありませんが、栄転でない場合もあるので「ご異動」を使用した方が無難でしょう。

メールを送る際、役職名の後に「様」や「殿」を付けるべきか迷ってしまいますよね。下記記事では、敬称の付け方について詳しくご紹介しています。ぜひチェックしてみてください。

歓送迎会の案内メールの例文・テンプレートは？

歓送迎会の案内メール例文・テンプレート①基本のテンプレート

歓送迎会の案内メールを送る際の例文やテンプレートを、様々なパターンにあわせてご紹介します。まずは、どんなパターンの際にも必要な基本テンプレートです。メール本文の先頭は「社内各位」や「〇〇部各位」などとします。参加者が決定している場合は「各位」や「皆様」としても、問題ありません。

その後には「お疲れ様です。この度新入社員の〇〇さんの歓迎会、並びに退職される△△さんの送別会を開催する運びとなりました。詳細は以下の通りとなりますので、ご確認よろしくお願いいたします。」と記載します。人事異動の場合は「ご異動される〇〇部長の送別会、並びに新たに就任される△△部長の歓迎会」となります。

歓送迎会の案内メール例文・テンプレート②出欠の確認が必要な場合

歓送迎会の案内に加え出欠の確認も必要な場合は、必ずいつまでに返信がほしいのか記載します。基本テンプレートの記載の後に「準備の都合により何月何日までにご出欠の連絡をいただけると幸いです。」や「ご多用のところお手数ですが、何月何日までにご出欠の回答をいただけますようお願いします。」と記載しましょう。

メールで返信がほしい場合は「このメールに返信にて、何月何日までにお知らせください。」、日程調整ツールなどを使用する場合は「下記URLにアクセスしていただき、何月何日までに出欠のご回答をよろしくお願いいたします。」と記載します。

何かお願い事をする際によく使う「お手数ですが」の、正しい意味や使い方を知っていますか？下記記事でビジネスメールの文例や類語など詳しくご紹介しています。ぜひ参考になさってみてください。

歓送迎会の案内メール例文・テンプレート③参加者が決定している場合

歓送迎会の参加者が決まっている際は「本メールは、歓送迎会にご参加いただく方のみに送付させていただいております。」と記載しておくと、メールを受け取った側も歓送迎会の参加者が誰かわかるので、おすすめです。当日までに予定が変わって参加が難しくなった場合、幹事宛に連絡がほしい旨も記載が必要です。

「もし急用や急病などでご欠席される際は、幹事（名前（内線番号または携帯番号を記載））までお申し付けください。」とメールに記載しておくようにしましょう。急な人数変更はお店側にも迷惑になる可能性が高いので、早めに連絡をもらえるように手配しておくことが必要です。

歓送迎会の案内メール例文・テンプレート④会費や贈り物代を徴収する場合

歓送迎会を会費制で行う場合や、送別する方に贈り物を渡す場合、参加者からお金を徴収しなければいけません。テンプレートとしては、事前に徴収する場合は「会費（またはプレゼント代）〇〇円は事前徴収とさせて頂きたいため、お手数ですが歓送迎会の前日までに幹事までお支払いいただければ幸いです。」と記載します。

歓送迎会の後に徴収する場合は「会費（またはプレゼント代）〇〇円は、歓送迎会後の徴収とさせて頂きます。歓送迎会の翌日以降、〇日までに幹事までお支払いいただければ幸いです。」と記載しましょう。期日を記載しておかないと支払いを忘れてしまうこともあるので、要注意です。

歓送迎会の案内メール例文・テンプレート⑤日時やお店を連絡する場合

歓送迎会について説明が終わったら、最後に日程やお店の場所を記載します。その際は必ず「記」で始まり「以上」で結ぶようにしましょう。例としては、記の後に日時、場所、お店の地図や最寄り駅、会費がある場合はその金額、幹事の連絡先を記載して、以上で結びます。

日時は何月何日何曜日、何時からと細かく記載します。コースなどで予約する場合は、2時間制など時間制限があることもあるので、それも記載するとより丁寧です。場所を説明する際は、お店の名前と住所、電話番号、HPのURLなどを記載しましょう。HPを見ればどんなお店かわかるので、楽しみ度が増すことでしょう。

お店を記載する時は、地図や最寄り駅からの行き方、徒歩何分くらいで着くかなども記載するといいでしょう。会費がある場合はその金額と事前徴収か事後徴収かを記載します。最後に緊急連絡先として幹事の内線番号や携帯番号を記載します。急に参加できなくなった場合や、道がわからないなどの際連絡してもらうようにします。