ビジネスメールの件名のマナー|題名の書き方と社外宛てタイトルも

ビジネスメールを送るときの、件名のマナーをご存知ですか?タイトルや題名の書き方を知らないと、社外の方や初めてメールをする人にマナー知らずと思われてしまうかもしれません。そこでビジネスメールの件名について、詳しく解説していきます!英語での書き方、お礼などの書き方例、返信の方法についてもまとめました。

ビジネスメールの件名のマナーや題名のポイント7選!

ビジネスメールの件名のマナーや題名のポイント①簡潔にわかりやすくする

パソコン

ビジネスメールの件名のマナーや題名のポイントの1つ目は、「簡潔にわかりやすくする」ことです。仕事ができるビジネスマンほど、1日に何十通、何百通ものメールが届きます。その中から自分のメールを開いてもらい、中を読み、返信してもらうように選んでもらう必要があるのです。

そのためにビジネスメールの件名は、できるだけパッとみただけでその内容がわかるように、簡潔にわかりやすいことを意識して書くようにしましょう。

ビジネスメールの件名のマナーや題名のポイント②タイトルは具体的に書く

パソコン

続いてご紹介する、ビジネスメールの件名のマナーや題名のポイントの2つ目は、「タイトルは具体的に書く」ことです。メールを受け取った人がどんな内容のメールなのかがパッとわかるように、具体的に示すことが必要です。

たとえば「第1回社内研修」「〇〇社の新商品の提案について」など固有名詞を入れておくと、より伝わりやすくなります。メールを検索するときにも名前が入っていた方がわかりやすくなりますので、なるべくタイトルには固有名詞を盛り込むようにしましょう。

ビジネスメールの件名のマナーや題名のポイント③日時や締め切りを入れる

カレンダー

ビジネスメールの件名のマナーや題名のポイントの3つ目は、「日時など数字を入れる」ことです。日時や締め切り、回数などが記載していると、より相手に伝わりやすくなります。また、メールを検索したり遡るときにも便利な手がかりとなります。

たとえば「10月1日10:00〜の〇〇の研修について」と書いてあると、メールの件名だけで日付や時間まで伝えることができます。また、返信してもらいたいときには「【1月10日〆切】社内アンケートのお願い」と締切日を書いておくと、受信側もアクションを起こしやすくなります。

ビジネスメールの件名のマナーや題名のポイント④相手にしてほしい事を書く

お願い

ビジネスメールの件名のマナーや題名のポイントの4つ目は、「相手にしてほしい事を書く」ことです。何の目的でメールを送られているのかが分かれば、メールを開く前からある程度予想しておくことができます。たとえば、「新商品のご案内」というメールであれば、新商品を知ってほしい内容のメールということがわかります。

このように「ご案内」「お知らせ」「ご報告」「ご提案」などを使い分けることで、相手にしてほしいことや、メールを送った目的を伝えましょう。返信してほしいときには「〇〇までにご返信ください」「要返信」などと書いておくとよいです。

ビジネスメールの件名のマナーや題名のポイント⑤記号を使って工夫する

DIY

ビジネスメールの件名のマナーや題名のポイントの5つ目は、「記号を使って工夫する」ことです。件名は短い文字数の中でタイトルをつけなければいけませんので、記号を使ってわかりやすくする工夫をしましょう。記号は【】「」()<>などがおすすめです。

日付や目的を記号で囲むと、一気にみやすい題名にすることができます。たとえば「【ご相談】10月1日開催のマナー研修の件」と書いてあると、相談したい内容が書かれているメールだということが、パッとみただけで相手に伝えることができるようになるのです。

ビジネスメールの件名のマナーや題名のポイント⑥重要なメールは冒頭に工夫

よろしく

ビジネスメールの件名のマナーや題名のポイントの6つ目は、「重要なメールは冒頭に工夫」することです。特に急いで回答がほしいときや、忙しい相手に送るときには、確実に開いてもらうために工夫をしておくとよいです。「【重要】5月10日の会議資料」「【至急】ご連絡ください」としておくと開封率が上がります。

ただし、近年は迷惑メールにも同じようなタイトルがつけられていることがありますから、心配な場合には、重要と他の言葉を組み合わせていくとよいです。「【重要・ご案内】4月1日の入社式資料」というように、迷惑メールではないようにわかりやすくしておくと、誤解される心配がありません。

ビジネスメールの件名のマナーや題名のポイント⑦2つの用件は併記する

2つ

ビジネスメールの件名のマナーや題名のポイントの7つ目は、「2つの用件は併記する」ことです。ビジネスメールの書き方は、1つの用件につき1つのメールを送ることが基本です。しかし、何通も送るとわずらわしくなってしまうこともあるでしょうから、その場合にはタイトルに用件を2つ書いて送るようにしましょう。

用件はまとめずにそれぞれを示すのが基本のマナーです。たとえば「第3回研修講師のお礼・次回研修のご相談」と並列して書くようにしましょう。

社外宛てビジネスメールの件名(タイトル)の書き方例5選!

社外宛てビジネスメールの件名の書き方例①初めてなら自分の名前を入れる

私

社外宛てビジネスメールの件名の書き方例の1つ目は、「初めてなら自分の名前を入れる」ことです。初めてメールをお送りする相手には、メールを開いてもらえない可能性もあるため、用件と合わせて会社名や名前をきちんと入れるようにしましょう。

引き継ぎなどの挨拶メールや、新規開拓する会社のアポイントの打診などで使われることが多いです。書き方は「担当変更のご挨拶(株式会社〇〇鈴木優子)」とかっこ書きで入れておくとよいでしょう。会社名と名前を入れていることで、相手から信頼を得られることもあります。

社外宛てビジネスメールの件名の書き方例②お礼メールは何のお礼かを明記

ありがとう

社外宛てビジネスメールの件名の書き方例の2つ目は、「お礼メールは何のお礼かを明記」することです。アポイントで伺ったときや、研修や講演会でお世話になったなど、お世話になった方に直接お礼ができるときに送ることができます。送るときには、できるだけ速く送った方がよいでしょう。

件名は「本日の訪問のお礼」「第5回研修のお礼」など何のお礼かをわかりやすく明記した上で、メールを送りましょう。メールの本文には、感謝の気持ちを丁寧に伝えられるように、心に残ったことや、時間を割いてもらったことのお礼を述べるとよいですね。

社外宛てビジネスメールの件名の書き方例③連絡や案内は固有名詞を入れる

これ

社外宛てビジネスメールの件名の書き方例の3つ目は、「連絡や案内は固有名詞を入れる」ことです。ビジネスメールでは、ご連絡やご案内というメールはよく使う題名でもあります。そこで、たくさんの会社から送られてくるメールの中から、自分のメールをきちんとお届けするためにも、固有名詞を入れることが大切です。

「12月の掲載誌発送のご案内」「【ご連絡】6月1日講演会の会場について」など具体的な固有名詞を入れて、件名を作るようにしましょう。

社外宛てビジネスメールの件名の書き方例④依頼は依頼内容を件名に入れる

お願い

社外宛てビジネスメールの件名の書き方例の4つ目は、「依頼は依頼内容を件名に入れる」ことです。お願いすることは伝えづらいこともあるかもしれませんが、ビジネスメールで依頼やお願いごとをするときには、こちらの希望を具体的に伝えることで、お互いの相違がないようにしましょう。

件名は「見積もりのお願い」「【修正依頼】〇〇社様パンフレット」など、どんな内容を依頼したいのかを簡潔に伝えられるようにしましょう。

社外宛てビジネスメールの件名の書き方例⑤質問メールは聞きたいことを記載

質問

続いてご紹介する、社外宛てビジネスメールの件名の書き方例の5つ目は、「質問メールは聞きたいことを記載」することです。質問メールの中身に書きたい、相手への質問事項を簡潔にタイトルで述べることで、どんなメールかを端的に伝えていきます。

長く説明をしなくても、どんなことの質問なのかを書けばいいので、難しく考えることはありません。「【ご質問】先日のお見積もりについて」「【ご相談】5月20日のアポイント日程変更について」と書いておけば問題ありません。相談があるときには、本文で相手に失礼がないように、丁寧に伝えるようにしましょう。

英語のビジネスメールの件名(タイトル)の書き方例は?

英語のビジネスメールの件名(タイトル)の書き方例①英語も簡潔にする

英語

英語のビジネスメールの件名(タイトル)の書き方例の1つ目は、「英語も簡潔にする」ことです。英語でビジネスメールを送る場合にも、日本語と同様に簡潔にわかりやすい件名を作ることを心がけることが大切です。

たとえば「Price Quatation for〜(〜の見積もりの件」といったように固有名詞を入れることも忘れないようにしましょう。お礼には「Thank you for your〜(〜をしてくださってありがとうございます)」という件名をつけていきます。

英語のビジネスメールの件名(タイトル)の書き方例②30字以内におさめる

ノート

英語のビジネスメールの件名(タイトル)の書き方例の2つ目は、「30字以内におさめる」ことです。あまりにも短いとスパムと間違えらることもありますので、具体的な内容を入れて6〜8単語ほどでまとめるのがおすすめです。よく使う言い回しはメモしておくと、使いやすいでしょう。

たとえば自己紹介のメールでは「Introduction – Shoko Suzuki(初めまして、鈴木祥子です)」、招待メールでは「Meeting about Project A on June 15th(6月15日プロジェクトAの会議について)」などがあります。

英語のビジネスメールの件名(タイトル)の書き方例③英語でのNG表現

英語

英語のビジネスメールの件名(タイトル)の書き方例の3つ目は、「英語でのNG表現」を知っておくことです。大文字のみで送るタイトルや、「!」が入った題名は、受け取った側に焦りやプレッシャーを感じさせることがありますので、使うのを控えておいたほうがよいでしょう。

どうしても読んでほしいときには「please read」、重要なときには「important」などの単語を使うことで、相手に失礼な印象を与えずに簡潔にタイトルをつけることができます。

ビジネスメールで返信する時の件名のマナーや書き方は?

ビジネスメールで返信する時の件名のマナーや書き方①Reは消さない

ポイント

ビジネスメールで返信する時の件名のマナーや書き方の1つ目は、「Reは消さない」ことです。返信するときには、基本的には件名には触らなくて大丈夫です。「返信」ボタンを押すと、自動で件名に入力される「Re:」は消さず、件名もそのままにして返信します。

件名が同じだと、使っているメールによっては、同じ件名のメールがまとまって表示されることもあるので、とても便利な機能になります。変更するとそのまとまりから外れてしまうので、見落としの原因となることがあります。

ビジネスメールで返信する時の件名のマナーや書き方②件名と内容を合わせる

チェック

ビジネスメールで返信する時の件名のマナーや書き方の2つ目は、「件名と内容を合わせる」ことです。メールのやりとりが何度も続き、メールの内容が最初の内容と変わってしまうことがあります。そのような場合には、件名とメールの内容を一致させることが基本のマナーとなりますので、件名を変更しましょう。

ビジネスメールに相応しくない件名は?

ビジネスメールに相応しくない件名は大げさすぎるタイトル

メール大げさ

ビジネスメールに相応しくない件名は、「大げさすぎるタイトル」です。内容とタイトルにギャップがあり、大げさだと感じさせてしまうことは、相手に対して失礼になり、信用を失う場合もあります。

また、いくら早く返信をして欲しかったり、絶対に見てほしいメールだとしても「至急」「緊急」「重要」ということを多用しすぎるのはNGです。自分が受け取ったときに、どんな気持ちになるかを想像して件名をつけるのがよいでしょう。

ビジネスメールに相応しくない件名はReが重複しているタイトル

メール

ビジネスメールに相応しくない件名は、「Reが重複しているタイトル」です。先ほど「Re:」は消さずに返信するとお伝えしましたが、相手と何往復もメールのやり取りをしていると、いくつも「Re:」が重なってきます。

そのまま放置していると相手への配慮がなく失礼だと思われたり、手を抜いていると感じさせてしまうこともありますので、「Re:」は3回目までと覚えておきましょう。重複してきたら、メールの内容に合わせてタイトルを書き換えたりするように配慮するとよいですね。

ビジネスメールの件名のマナーを身につけよう!

ビジネスメールの件名のマナーは、社会人の基本として覚えておきたいマナーです。メールは社外の人だけでなく、社内の人にも使える便利なツールですので、ぜひ失礼がないように覚えておきたいものです。タイトルや題名の書き方をマスターして、仕事の質も高めていきましょう。

ビジネスシーンでは、社外の方にメールだけでなく郵送で送らなければいけない書類も扱うことになります。こちらの記事もぜひ参考にしてみてくださいね。

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