役職名の後に様や殿は付けるの?敬称やビジネスメールの宛名についても

仕事をしていると、上司・取引先の人たちに対して、ビジネスメールを送る場面が多くあります。課長や部長などの役職名の後に様や殿など敬称を付けるのが正しいのでしょうか?メールの宛名は、個人宛と複数宛で異なるのでしょうか。今更聞けない宛名のマナーについても紹介いたします!

役職名の後に様を付けるのは間違い?

役職名の後に「様」は付けない!

ビジネス

社外・社内どちらの場合も、課長・部長などの役職名の後に「様」を付けることは、マナーとして正しいものではありません。相手に対して、綺麗な敬語・話し言葉をしようと意識しすぎてしまって、おかしな敬語になってしまっている代表的な例です。「役職名+様」という形は、敬語としては二重敬語に当たります。

相手に対して使う宛名・敬称には「役職名」「様」「殿」「各位」「御中」などさまざまなものがあります。1つ1つの意味や使い方をしっかりと理解して、正しい使い方を出来るようになりましょう。正しく使い分けることが出来るようになれば、ワンランク上のビジネスマンとして信頼を得ることができるかも知れません。

社外・社内の連絡手段としてメールなどを使うことが多いかと思います。その際に、正しい敬語をしっかりと使うことが出来ているでしょうか?下記のおすすめ記事では「ご連絡差し上げます」という言葉が正しい敬語なのか・正しい使い方はどのようなものなのかを、詳しく紹介しています。こちらもぜひご覧ください。

Small thumb shutterstock 1154187910
「ご連絡差し上げます」は敬語?ご連絡申し上げる/ご連絡いたします

ビジネスで使うことの多い敬語ですが、皆さんは正しい敬語をしっかりと使うことが出来ていますか?今回は「ご連絡差し上げます」という言葉について学んでいきましょ...

課長・部長などの役職名は敬称

ビジネス2

課長・部長などの役職名に対して「様」を付けない理由として、役職名自体が「様」や「殿」などと同じ「敬称」だということが一番でしょう。敬称に対して敬称を付けるというのは、日本語としては「二重敬語」という一生懸命丁寧な言葉遣いにしようとして、逆におかしくなってしまった敬語の例だと言えます。

丁寧な言葉遣いや敬語は、慣れるまでとても難しいので「二重敬語」のような行き過ぎてしまった言葉遣いになることも多々あることでしょう。自身の使う敬語や言葉遣いに対して不安を感じる際は、上司や先輩などに相談してみるのも良いかもしれません。気付かなかった間違いも指摘してもらえるかも知れません。

ビジネスメールなどに、資料を添付した際に「ご覧ください」という言葉を使うことがありますよね。この言葉の類語や英語を皆さんはご存知ですか?「見てもらう」という意味を持つ敬語の使い方や例文を下記の記事では、詳しく紹介しています。敬語について学びたい方にとてもおすすめの記事です。

Small thumb shutterstock 721608280
ご覧くださいの類語・英語は?見てもらうの敬語の使い方・例文13選!

「ご覧ください」の類語や英語を知っていますか?「ご覧ください」は、他人に「見てもらう」ことであり、即ち「目を通す」ことを丁寧にお願いする時に使う敬語です。...

役職名の後に様ではないものを付けるとしたら

役職名の後には殿

ビジネス3

役職名の後に様ではないものを付けるとしたら「殿」をつけると良いでしょう。「役職名+殿」という使い方はビジネスマナーとして正しいものになります。しかし「役職+殿」という使い方は、目上の人から目下の人に対して使う場合のみ「正しい使い方」とされています。目上の人に足して使うことは失礼に当たります。

辞令などが会社から発令された時に、掲示される辞令書の中で、社員を「○○殿」という言い方をすることがあると思います。その際も、会社から見ると自社の社員に対しての辞令なので「様」ではなく「殿」という表現をしています。「様」と「殿」の使い方を間違えてしまうと失礼に当たるので気をつけましょう。

しかし日本語として正しいマナーなのかというと、少し疑問の残る使い方ではあります。そのため役職名の後に何かを付けるとしたら、会社内でのルールを確認してそれに従った方法をとると良いでしょう。社内で言葉遣いのルールを定めている会社もあるので、「この使い方は正しい・間違えている」と個人判断してはいけません。

個人名が分かる場合には名前に様を付ける

ビジネス4

役職名の後に様ではないものを付けるとしたら「個人名が分かる場合には名前に様を付ける」と良いでしょう。「役職名+様」は丁寧すぎる二重敬語になってしまいますが、もし相手の個人名が分かっているなら「役職名+個人名+様」と言う使い方をすると良いでしょう。個人名に対して様を使うことはマナーとしても正しいです。

「役職名+個人名+様」という言い方は正しいですが、「個人名+役職名+様」は、やはり二重敬語になってしまうため注意が必要です。相手に対して丁寧な敬語や呼称を使おうという気持ちは伝わりますが、ビジネスマンとしてのルールやマナーを知らないのだと相手に思われてしまうこともあるので気をつけましょう。

また、「個人名+様」が失礼にあたる場合もあります。自社の電話対応の際に身内に対して「個人名+様」を使ってしまうことです。役職のある課長や部長などであっても、自社の電話対応の際には「個人名の呼び捨て」が、相手に対して失礼に当たらない正しいマナーです。自身の身内に対しては敬称を使わないようにしましょう。

ビジネスメールの宛名の書き方

ビジネスメール社内の場合①宛名が個人

ビジネス5

ビジネスメール社内の場合1つ目「宛名が個人」の時には、「営業部課長A様」のような「部署名+役職名+名前+様」が一般的で、よく使われる方法です。この場合「様」は、上司や目上の人以外には、さん付けでも構いません。社内ルールで「社員同士はさん付けで呼び合う」というルールがある会社もあるそうです。

社内で送りあうビジネスメールとは言え、相手に不快な思いをさせないように気をつけることは、とても大切なことです。自身の直接の上司、先輩に対してだけでなく、同僚や部下に対しても、同じように丁寧なビジネスメールを送ることが出来ると、ビジネスマンとして周りからの信頼を得ることも出来るかもしれません。

社内で送りあうメールは特に、会社内で定められているルールに従って作成すると良いでしょう。そのルールに沿ってメールを作ることで、社外の相手に対してメールを送る時にも、その経験が活かされる事でしょう。会社の代表としてメールを送ることもあるため、社内メールで自社のルールをしっかりと学びましょう。

ビジネスメール社内の場合②部署全体などの宛名が複数または連名

ビジネス6

ビジネスメール社内の場合2つ目「部署全体などの宛名が複数または連名」であるときには、様や殿のように一個人に対して使う敬称は、適切ではありません。宛名が複数になる場合には「部署名+各位」という敬称を使うと良いでしょう。各位という言葉には、そのグループや部署に所属する全員に対して敬意を払える敬称です。

似たような敬称で「御中」と言うものがありますが、御中は複数人に対して使う敬称としては適切ではありません。企業や会社などの組織に対して使うのが適切な敬称です。今回のように、自社の部署全体に対して送るようなメールでは「各位」という敬称が最も適切になります。また、各位はお客様に対しても使うことが出来ます。

「各位」という言葉の間違った使い方として、多く見られるのが「部署名+各位様」と様をつけてしまう使い方です。役職名などもそうですが、それ自体が敬称として成り立つ言葉に対して「様」や「殿」を付けてしまうと、二重敬語になってしまいます。丁寧に話しているつもりでも、不自然な日本語になるので気をつけましょう。

ビジネスメール社外の場合①宛名が個人

ビジネス7

ビジネスメール社外の場合1つ目「宛名が個人」の場合には、基本的には「会社名+部署名+役職名+名前+敬称」で送ると良いでしょう。「OO株式会社△△部部長A様」のような書き方がビジネスマナーとして、良い書き方だと言われています。社外に対するビジネスメールはお客様との信頼関係を築く大切なものです。

信頼関係をしっかりと築いていけるように、相手に対して不快感を与えないように注意しましょう。お客様の名前を苗字だけで書いたり、株式会社・有限会社を(株)(有)と略して宛名を書く方法は、信頼関係が築けていない場合には、失礼に当たる可能性があります。省略した宛名は、信頼関係が築けてから使いましょう。

ビジネスメール社外の場合②部署全体などの宛名が複数または連名

ビジネス8

ビジネスメール社外の場合2つ目「部署全体など宛名が複数または連名」の場合に使える宛名は、2つのパターンがあります。まず1つ目は「会社名+名前+様(人数分)」の書き方です。名前+様は課長や部長など役職が高い順に並べて書くと丁寧でとても良いマナーとされています。送る相手が5人以下の時に使える書き方です。

送る相手が5人以上の場合には、2つ目のパターンで送ることになります。2つ目のパターンは「御中」という言葉を使う方法です。「御中」は、会社や企業、学校などの団体の全体に対して敬意を払うことが出来る敬称としてビジネスメールで良く使われています。「○○株式会社御中」などというように使います。

ビジネスメールを社外に送る場合には、どちらの方法が適しているのかをしっかりと判断して、より適切な宛名を使えるようになりましょう。ビジネスメールの宛名には、さまざまなルールや方法がありますが、社内の場合と社外の場合が、ごちゃまぜにならないように気をつけましょう。相手に失礼のないようにしましょう。

社内のルールに従った正しい宛名を使いましょう

ビジネス9

基本として、課長や部長のような役職名の後に敬称を付けることはしません。特に「役職名+様」という表現を使うことはほとんどありません。もしも、役職名にどうしても敬称を付ける場合には、「役職名+殿」という表現を使うと良いでしょう。しかし、この表現は目下の人にのみ使うことが出来る方法なので気をつけましょう。

目上の人に対しては「役職名+名前+様」または、「名前+役職名」という表現を使うと良いでしょう。また、ビジネスメールで相手に対して敬称を使う際には、社内・社外どちらのメールなのかによって、使える敬称が異なるのでしっかりと使い分けできるようになりましょう。使い分けが相手との信頼関係に繋がります。

またビジネスメールに関しては、社内で独自のルールを設けている会社も多数存在するそうです。その場合には、社内のルールにしっかりと従い、社の代表として他社とのビジネスメールのやり取りを行いましょう。ビジネスメールの宛名だけでなく、件名のマナーについて知りたい方は、下記の記事をご覧ください。

Small thumb shutterstock 416926126
ビジネスメールの件名のマナー|題名の書き方と社外宛てタイトルも

ビジネスメールを送るときの、件名のマナーをご存知ですか?タイトルや題名の書き方を知らないと、社外の方や初めてメールをする人にマナー知らずと思われてしまうか...

商品やサービスを紹介する記事の内容は、必ずしもそれらの効能・効果を保証するものではございません。
商品やサービスのご購入・ご利用に関して、当メディア運営者は一切の責任を負いません。