社内メールのビジネスマナーと例文|書き出しと返信の書き方は?

会社で働いている方なら誰もが使うことの多い社内メール。とても便利で使い勝手のいい社内メールの正しい書き方やビジネスマナーはしっかり理解できていますか?それぞれの内容ごとに書き出し方や例文を紹介します。返信の例文も一緒にチェックしておきましょう。

社内メールのビジネスマナー|件名や上司の宛名の敬称や書き出しは?

社内メールのビジネスマナー|件名は分かりやすく簡潔に書こう

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社内メールのビジネスマナーにおいて、件名は分かりやすく簡潔に書くようにしましょう。例えば、会議や打ち合わせの事についてメールを送る場合は「日付」「時刻」を記入します。「1月23日11時の会議についてのご連絡」と言う件名にすると分かりやすいです。

また、件名は長すぎてもいけません。省けるところは省き、簡潔かつ具体的に内容を示すよう心がけましょう。「何についての社内メールか」「日付」「報告・連絡・相談のどれか」をしっかり書くようにすれば分かりやすい件名が出来上がります。

緊急・重要メールは直接連絡!

緊急を要する連絡やかなりの重要事項を記載してある内容は、社内メールではなく電話か直接会って伝えるのが適切です。社内メールでは相手がすぐに見ない可能性もあります。

社内メールのビジネスマナー|上司の宛名の敬称は「役職名」か「様」

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社内メールのビジネスマナーにおいて、上司の宛名の敬称には役職名を使用します。部長であれば「田中部長」というように、名前→役職名の順に書きます。「様」も敬称に使うことができるので「田中様」でもマナー違反ではありません。「役職名」「様」は同時に使うのは好ましくないので、どちらか1つを使う様にします。

また、連名で書く場合は役職の高い順に書きます。そして連名にして社内メールを送る場合は2人〜3人までにしましょう。それ以上の場合は「部署名」「チーム名」の後に「各位」をつけます。「各位」自体も敬称なので、その後に役職名や「様」をつける必要もありません。

社内メールのビジネスマナー|書き出しには自分の名前を書こう

スーツの男性

社内メールのビジネスマナーにおいて、まず書き出しには自分自身の名前も書くことがマナーです。宛先の後に「山田です」「人事部高橋です」など簡潔に記入しましょう。その後に本文を書きます。本文を書く際にはまず「お忙しいところ恐れ入りますが」「ご多忙のところ恐れ入りますが」と相手を気遣う一文を添えます。

お礼を伝える社内メールの場合は「先日は誠にありがとうございます」と、お礼を先に記入しましょう。また同僚に社内メールを送る場合は、名前を述べた後にすぐ内容を記入してもマナー違反ではありません。

社内メールの書き方5選!お礼や謝罪の例文は?

社内メールの書き方①お礼を伝える社内メール

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社内メールの書き方1つ目は、お礼を伝える社内メールです。何かを依頼して対応してもらった時や、手伝ってもらった時に送ります。対応してもらった当日、または翌日のうちにお礼の社内メールを送りましょう。上司・同僚・部下はもちろん他の部署の方にも送ることの多い内容です。

    お礼を伝える社内メールの書き方

  • 件名:資料の送付ありがとうございます
  • 営業部田中様
  • 人事部の山田です。
  • 先日お願いした資料について、迅速に対応していただきありがとうございます。
  • 更には関連する資料まで添付していただき、大変助かりました。
  • おかげさまで、先日の会議を不備なく進めることができました。
  • 今後ともよろしくお願いいたします。
  • 人事部 山田太郎
  • 内線000

まずは件名と書き出しで感謝の言葉を述べます。その後は具体的にどう嬉しかったのか、いかに感謝しているかを簡潔に記します。こうすることでしっかりと気持ちが伝わり、お礼を伝えることができます。

社内メールの書き方②連絡事項を伝える社内メール

仕事

社内メールの書き方2つ目は、連絡事項を伝える社内メールです。連絡事項は正確に伝わる必要があります。日時や内容をはっきりさせて、具体的かつ分かりやすい内容を送るよう心がけましょう。会議の連絡であれば終了時刻の目安も記載するといいですね。送別会のように金銭が絡む内容は金額も明記しましょう。

    連絡事項を伝える社内メールの書き方

  • 件名:吉田部長の送別会のご案内
  • 各位
  • 営業部の田中です。
  • 吉田部長の異動につきまして、送別会を開催することになりました。
  • 日程は12月3日の19時に居酒屋で行います。
  • 予算は3,000円です。別途花代として1人500円程度を予定しています。
  • つきましては出欠の確認を取りたいので、12月1日までに返信をお願いします。
  • 営業部 田中二郎
  • 内線000

社内メールの書き方③報告する社内メール

仕事

社内メールの書き方3つ目は、報告する社内メールです。まず何を報告するのか、書き出しにしっかり記載することで「この社内メールは何に関する内容なのか」が理解しやすくなります。また、意見などを記載する場合も簡潔に記します。複数の報告がある場合は箇条書きを使用しましょう。

    報告する社内メールの書き方

  • 件名:資料完成についてのご報告
  • 吉田部長
  • お疲れ様です、田中です。
  • 先日ご指示を頂きました資料が完成しましたのでご報告いたします。
  • 完成した資料を添付しましたので、お忙しいところ恐れ入りますが確認していただけますでしょうか?
  • 部長には何度もチェックしていただき、お手数おかけしましたが
  • なんとか期限内に完成することができました。
  • 関係各所へは既に確認依頼を終えています。
  • よろしくお願いいたします。
  • 営業部 田中二郎
  • 内線000

社内メールの書き方④催促する社内メール

仕事

社内メールの書き方4つ目は、催促する社内メールです。特に至急確認してもらいたい内容なら【至急】を件名に入れることで目を通してもらいやすくなります。書類の提出を催促する社内メールであれば、どんな内容の書類なのかと提出期限も明記しましょう。

    催促する社内メールの書き方

  • 件名:【至急】年末書類提出のお願い
  • 社員各位
  • 人事部の山田です。
  • 皆様ご多忙のところ恐れ入りますが、先日配布した年末書類の提出期限が明日12月5日となっております。
  • まだ提出されていない方は至急記入の上、人事部まで提出願います。
  • 記入漏れや不備で再提出をお願いしている方も同様の期日までとなっております。
  • よろしくお願いいたします。
  • 人事部 山田太郎
  • 内線000

社内メールの書き方⑤謝罪の社内メール

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社内メールの書き方例文5つ目は、謝罪の社内メールです。謝罪は社内メールではなく直接会って話すか、電話でするのがベストです。しかし、移動中やなかなか会えない場合はまず社内メールを送信しておきましょう。謝罪する内容を書くのはもちろん、対応策や現在の状況もしっかり具体的に記します。

    謝罪の社内メールの書き方

  • 件名:品質チェックの進捗状況
  • 吉田部長
  • お疲れ様です、田中です。
  • お忙しいところ恐れ入りますが、先日から行っております品質チェックについての進捗状況についてご報告いたします。
  • 品質チェック最中に思わぬ不備が見つかり、明日午前までの提出期限に間に合わないことが判明いたしました。
  • 提出できるのが、明後日木曜日の午後になります。
  • 誠に申し訳ございません。
  • チェックに使用していた機器に欠損が見つかり、代替え機器が届くのが今日の午後になっています。
  • 機器の欠損につきましては修理業者に依頼し、原因と対策を調査中でございます。
  • まずは取り急ぎご報告いたします。
  • 技術部 田中一郎
  • 内線000

社内メールに返信する時の書き方例文は?

社内メールに返信する時の書き方例文①通常の返信の書き方

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社内メールに返信する時の書き方例文1つ目は、通常の返信の書き方です。基本的に社内メールには全て返信するのが正しいマナーです。「了解です」など一言でも構わないのでしっかり返信しましょう。メールを見ました、と伝えることができます。また、上司への返信には「承知しました」がふさわしいので気をつけましょう。

    通常の返信の書き方

  • 件名:Re:資料完成についてのご報告
  • 田中さん
  • 吉田です。資料確認しました。完成した資料で問題ありません。
  • 並行するプロジェクトもあって大変だったとは思うけど、田中さんならできると信じていました。
  • 先日伝えた訂正箇所もしっかり修正されていましたね。想像以上の出来栄えです、ありがとう。
  • 当日のプレゼンも頑張りましょう!
  • 営業部 吉田三郎
  • 内線000

社内メールに返信する時の書き方例文②返信が遅れた場合の書き方

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社内メールに返信する時の書き方例文2つ目は、返信が遅れた場合の書き方です。どうしてもメールを見れなかった、返信する時間がなかったということもありますよね。そういう場合は書き出しで一言謝罪の文を入れましょう。例えば「返信が遅れてしまい、大変失礼いたしました。」だと分かりやすいですね。

    返信が遅れた場合の書き方

  • Re:追加書類のお願い
  • 人事部山田様
  • 営業部の田中です。
  • 返信が遅れてしまい、大変失礼いたししました。
  • ご依頼頂きました書類について、追加で添付させていただきます。
  • また何かありましたら連絡ください。
  • 営業部 田中二郎
  • 内線000

正しい社内メールのビジネスマナーを覚えておこう!

仕事

社内メールは便利なので使用している方もとても多いですよね。顔が見えず、文字でやりとりすることになるメールは言葉の使い方やビジネスマナーをしっかり意識することが大切です。きちんとした社内メールのマナーを覚えて、仕事に役立ててくださいね。他にも参考になる記事を紹介します。

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