会社説明会の予約とキャンセルメール例文|参加のお礼の書き方も

就活を始めて、最初に会社との接触があるのが会社説明会ではないでしょうか?参加予約申し込みやキャンセルを全てメールで行なっている会社も増えてきているようです。この記事では予約やキャンセル、参加のお礼まで書き方を解説し、例文を紹介しています。

就活のメールの書き方|件名や宛名などのビジネスマナーとは?

就活メール・件名はとにかくシンプルに簡潔に

女性とパソコン

件名はとにかくシンプルで簡潔なことが重要です。件名を一目見ただけでどのような内容のメールであるかがわかるのが最良です。担当者の元には毎日何百通というメールが就活生のみでなく各大学などから届いています。その中で、すぐに読むものか、あとで読むものか、ゴミ箱へ入れるものか判断しています。

そういった状況で送信する側が「シンプルで簡潔な」件名のメールを送信することにより、相手の労力に対する気遣いを見せることができます。「どこの誰のどのような内容」かパッと見ただけでわかるようにします。「会社説明会の予約について(××大学山田太郎)」などが良いでしょう。

さらにビジネスで使える件名のマナーについて知りたい方には、以下の記事をおすすめします。件名は最も上に来るため、目に留まりやすい部分です。そのため、正しい書き方を知っているだけで周囲から頭一つ抜け出すことができそうです。ぜひ参考にして、正しいビジネスメールがかける人になってくださいね。

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就活メール・宛名は正確に書く

上からパソコン

宛名は正確に書くことが最重要です。これからお世話になるであろう会社の担当者に対して、宛名を間違えるのはご法度です。人に対する感情は第一印象でほとんどが決まると言われていますので、ファーストコンタクトとなるメールでは絶対に間違えないようにしましょう。

宛名は本文より先、手紙のもっとも上部に書きます。企業名、部署名、役職名、名前という順番で記載するのが一般的です。この時に株式会社を(株)などと略すことなく正式名称で書きましょう。名刺や会社のプロフィールを参考にし、「株式会社×× 人事部部長 豊臣秀吉様」などとしましょう。

就活メール・署名は本文の最後に忘れずに

コーヒーとパソコンと女性

メールの最後には署名を入れます。署名には自分の大学や名前、連絡先などを記載します。連絡先は緊急の場合も考え、自分の携帯電話の番号を書くようにしましょう。加えて、メールアドレスも記載します。住所について記載を求める情報もあるかと思いますが、重要な意味を持たないためどちらでも良いでしょう。

加えて、学年についてもどちらでも良いです。しかし、インターンシップの時期や春休みなど、様々な学年が入り混じると考えられる時期には学年を記載するのが良いと考えられます。タイミングによって変えるようにすると良いでしょう。

会社説明会にメールで参加申し込み予約をする時の書き方例文

就活メール・会社説明会に参加申し込み予約をする例文①シンプルに用件のみ

男性とパソコン

会社説明会に参加申し込みの予約を行う際の例文の1つ目です。この文は、出来るだけシンプルに用件のみ伝える内容です。もし就活の中でメールをするのが初めてであれば、この文を使用し参加申し込みをすると良いでしょう。

    参加申し込み予約の例文①

  • (件名)×月×日会社説明会参加申し込み (就活大学山田太郎)
  • (宛名)
  • 初めまして。
  • 就活大学就活学科就活科学部の山田太郎と申します。
  • 貴社の会社説明会に参加させていただきたいと思い、ご連絡しました。
  • 希望参加日時 ×月×日(×曜日) ×時
  • ご多忙かとは思いますが、よろしくお願いいたします。
  • (署名)

就活メール・会社説明会に参加申し込み予約をする例文②簡潔に熱意を伝える

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会社説明会に参加申し込みの予約を行う際の例文の2つ目です。ファーストコンタクトで簡潔に熱意を伝える方法があります。これにより、多少ですが有利に進められることもあるようです。また、会社説明会によっては持ち物や提出書類が指定されていることもありますので、その確認を含めます。

例えば、「私は在学中に栄養学を専攻しており、卒業時に管理栄養士の資格を取得予定です。これを生かせる企業への就職を希望しており、貴社の事業理念の〜〜といったところに非常に共感しております。当日は印鑑と提出書類を持ち伺わせていただきますので、何卒よろしくお願いいたします。」といった具合です。

予約した会社説明会をメールでキャンセルする時の書き方例文

就活メール・会社説明会に参加キャンセルをする例文①前日までに簡潔に

メガネと携帯とパソコン

会社説明会の参加をキャンセルする際の例文の1つ目です。件名や宛名は間違えないように記入しましょう。こちらからキャンセルを申し出るのですから、細部の誤字などに気をつけて作成します。また、開催前日までに連絡することが大切です。当日のキャンセルは出来るだけ電話で連絡しましょう。

件名や宛名、自己紹介をした上で本文中に簡潔にキャンセルの旨を伝えます。理由はさして重要な内容ではありませんから、例文としては「当日急用が入り伺うことが難しくなりました。」などで問題ないでしょう。この時に必ずお詫びの言葉を併せて記載しましょう。最後には署名を添えます。

就活メール・会社説明会に参加キャンセルをする例文②別日程を尋ねる

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会社説明会の参加をキャンセルする際の例文の2つ目です。キャンセルしなければならなくなったものの、別日程で参加する意思がある場合にはそのことをしっかり記載しましょう。例文としては「別日程で開催されるようでしたら、是非参加させていただきたいと思います。」といった内容で大丈夫です。

会社によっては一度予約した後でも他の日程に移してくれたり、日程を設けてくれたりすることもあります。キャンセルしなければならなくなった場合でも諦めずに質問してみると良いでしょう。もし仮に変更してもらえた時には、お礼の言葉も忘れずに伝えましょう。

会社説明会に参加した後のお礼メール例文

就活メール・会社説明会に参加した後のお礼の例文①具体的に感想を述べる

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会社説明会に参加した後のお礼では、印象に残ったことや学んだことなどを具体的に記載することで担当者の印象に残りやすくなります。ただ単に「印象に残った」だけでなく、貴社の企業理念の「お客様を笑顔にする」という点が、のように具体的に示すことが大切です。

「貴社の業務内容について〜〜ということが印象に残り、入社意欲が高まりました。今後いただいた資料を熟読し、貴社について理解を深めます。」のように記載しましょう。この時に、質問したいことを入れるとさらに印象に残りやすくなるでしょう。

しかし、ビジネスメールの質問の書き方なんて難しい、と諦めてしまいそうになりますよね。そのような方には以下の記事をおすすめします。数多くの例文を紹介し、併せてマナーや注意点についても解説しています。質問し、担当者に好印象を与えたいあなたはぜひ参考にしてみてくださいね。

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就活メール・会社説明会に参加した後のお礼の例文②感謝の気持ちを述べる

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参加した後のお礼のメールでは、「時間を割いてもらったこと」「貴重な機会をいただいたこと」などに対するお礼の文も忘れないようにしましょう。

「この度はお忙しい中貴重な機会をいただき、ありがとうございました。最後になりますが、貴社の益々のご発展をお祈りしております。」と感謝を伝えます。最後まで気を抜かずに記載されているメールは担当者の印象によく残ることでしょう。

会社説明会に関するメールの返信の書き方例文

会社説明会の日程連絡に対し参加する旨の返信の書き方

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会社説明会の開催について日程の連絡が来ることがあります。それに対する返信でも、相手の名前や本文などにおいて誤字がないか、言葉遣いは間違っていないかという確認は重要です。

今回は日程を連絡してくれているので、件名や宛名、冒頭の挨拶を記載した上で「必要書類を持参し、(日時)に(会場名)へお伺いします。当日はどうぞよろしくお願い申し上げます。」とすると良いでしょう。この時に日時や会場名を入れることで間違える可能性を低くすることができます。

会社説明会の日程連絡に対しキャンセルする旨の返信の書き方

チェックリスト

日程連絡に対しキャンセルする場合にはより丁寧な姿勢を心がけましょう。本文に「(日時)に開催されます会社説明会につきまして、当日急用が入り、伺うことが難しくなりました。貴重な機会をいただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。」と簡潔に伝えます。

就活を続けていく中で、ますますメールのやりとりが増えることが予想されます。そのような送受信の中で、返信する時に頭を抱えてしまう場面に出会ってしまうかもしれません。その時のために、あなたには以下の記事をおすすめします。あらかじめマナーについて知っておき、スムーズに対応できるようにしましょう。

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