社外秘の意味は？英語や社内秘との違い・機密の使い方やマークも

社外秘の意味や英語・社内秘との違いも

社外秘とは外部に出してはいけない情報のこと

社外秘とは簡単に説明すると、会社の外部には出してはいけない情報のことです。社外秘は書類で使われることが多く、書類に赤色で社外秘とスタンプで押されていたり極秘をスタンプが押されていたりします。その書類を会社の外に持ち出してはいけないだけでなく、社外の人物に話すことも禁止です。

同業者の間で不当な競争を防ぐために、不正競争防止法が定められています。会社の秘密を持ちだされた時に民事と刑事で処置ができる法律です。社外秘は法律で守られているので、社外秘や極秘などの書類を受け取ったり話を聞いたりしたら絶対に外部に漏らさないように気を付けましょう。

社外秘がある理由

社外秘など漏らしてはいけない情報だと定めるのは、個人情報など漏らしてしまうと悪用される危険がある場合やインサイダー取引規制の場合があります。インサイダー取引規制とは決算発表の前に株価が上昇するなど重要事実が発生したときに、その事実を公表するまで会社の人間が株の売買をしてはいけないというものです。

このようなインサイダー取引規制に関連する情報も社外秘になり、情報が漏れてしまったら株の急上昇や下落に繋がるので取り扱いが重要な情報になるのです。会社にとって利益になり他会社に知られてしまうと損になる情報や、法律で公表する前に漏洩してはいけないと定められている情報を守るために社外秘が必要なのです。

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社外秘のレベル

社外秘はいろいろなレベルがありますが、社内機密情報の中でもランクは低くなります。一番社外に漏らしてはいけない情報につけられるのは「極秘」です。この極秘情報は漏れてしまった場合に、会社が倒産するかもしれないほどの打撃を受けるほど重要な情報です。同業者に奪われる可能性のある技術に使われることがあります。

極秘の次は「秘」で、この秘情報が漏れてしまった場合は、会社は倒産しなくても会社が損をする打撃を受ける情報です。極秘よりは機密性は低くなりますが、会社は損をするので重要情報であることは変わりありません。その次に「社外秘」が来ることが多く、社外秘は外に出すのは好ましくない情報に使われます。

社外秘・社内秘の違い

会社の中で秘密にしなくてはいけない情報には、社外秘以外にも様々な言い方があります。その中に社内秘があり、社外秘が社外に出してはいけない秘密なので社内秘は社内に秘密にしなくてはいけない情報だと思う人も多いでしょう。捉え方は大幅合っていますが、社内秘とは社内の特定の人だけに知られている情報のことです。

例えば会社内で社員の給料を把握して管理しなくてはいけませんが、社員全員に公開していない会社も多くその場合社内秘になります。他にも人事部や営業部などの会社の部署だけでほかの部署に漏らしてはいけない情報も社内秘に当たります。社内秘は会社や部署によって秘密にする範囲が変わる規定のないものです。

外部秘・関係社外秘の違い

外部秘は部外秘とも言われる言葉で、漢字の通り部署以外の人物が見てはいけない情報や部署以外の人に教えてはいけない情報のことです。部署だけで共有する秘密なら外部秘と社内秘は意味が似ていますよね。社内秘と外部秘に大きな違いはなく、部署内という限定された範囲を指定しているのが外部秘です。

関係社外秘は社内秘と同じような意味で、社内の関係者以外が見てはいけない情報のことです。関係社外秘社内秘と外部秘よりも秘密を共有する範囲が狭くなり、プロジェクトに関わっている人以外には知られてはいけない情報で関係社外秘が使われます。関係社外秘は社内秘よりも重要な場合に使われることが多いです。

社内機密情報を漏洩してしまった場合

社外秘の社内機密情報を外部に漏洩してしまった場合は刑事責任を問われることになります。会社の情報は会社の重要な財産です。その財産を盗み出したことになります。企画書などの社内機密の書類を持ち出してしまった場合は、窃盗罪や業務上横領罪に問われます。社外秘の書類は会社の外に持ち出さないようにしましょう。

もしも社内機密情報を漏洩してしまった場合は、情報の重要さにもよりますが懲戒免職や減給の処分を受けることがあります。書類を持ち出す以外にも、SNSでの情報漏洩が問題になっています。芸能人がお店に来たことをSNSで言ったり、未発表情報をSNSで言ったりすると会社の信用が下がるので漏洩した処罰があります。

社外秘の英語と意味

社外秘を英語で表記した場合「confidential」が使われることが多いです。confidentialは機密という意味があります。書類にconfidentialが赤字でマークされていることが多く、社外秘の機密書類だという表記になります。

またConfidentialの前にStrictlyが付いていることがあります。Strictlyとは厳密にという意味の英語です。他にも社外秘ということを英語で表すために会社名プラスConfidentialで表記することもあります。会社や取引先で英語圏の方がいる時は、社外秘も英語表記した方がいいですね。

Confidential以外に文書でよく使われるのが、エクセトラですね。普段使っているけれど、意味や書き方をきちんと把握していない人は多いのではないでしょうか？こちらの記事でエクセトラの意味・書き方・使い方を紹介しているので、チェックしてみてください。

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社外秘の使い方・マークも

書類での社外秘の使い方

所属する部署によっては社外秘のスタンプやマークを自分で書類につけることもあります。社外秘はスタンプやワード・エクセルなどのソフトで書類に表記することが多いです。スタンプは文房具店やハンコ専門店や通販などで購入できます。専門店ならオリジナルのスタンプを注文することも出来ますよ。

社外秘のマークは書類の右上に表記されていることが多いですが、特に決まりはありません。会社内での決まりはある可能性があるので、ほかの書類と同じ位置にマークを入れるのが無難ですね。またワードなどで入れる時はスタンプ以外にも、すかし文字で書類に大きく入れることもあります。

言葉での社外秘の使い方

社外秘は書類だけでなく、情報のことを指すので話の中で使われることもあります。「今〇〇のプロジェクトを進めているけど社外秘だから」と言われたら、その情報を外部に話してはいけません。話の中で約束をすることを口約束というのですが、口約束でも法律的な効果はあります。

しかし口約束は書面が無く契約をしたことを証明できないので、極秘の情報は秘密を共有してもいい相手でも口約束で言わないようにしましょう。また言われた場合も口約束だからと軽く考えずに、契約したのだと考えて情報漏洩には充分気を付けてください。

パソコンで社外秘のマークを入れる方法

ワードでも社外秘のスタンプを入れられます。社外秘のスタンプ画像をダウンロードして、挿入タブから画像をワード内に入れることができます。それよりも簡単なのが透かし文字で社外秘を入れる方法です。ワード上にある「ページレイアウト」をクリックして透かしをクリックと、社外秘の透かし例が出てきます。

使いたい社外秘の透かしをクリックするとワードに社外秘の文字が出てきます。社外秘の透かしを消したい時は、同じようにページレイアウトから透かしをクリックして下の方にある「透かしの削除」をクリックすれば消えますよ。

社外秘の意味と使い方をマスターしよう

社外秘や社内秘、社内機密や関係社外秘などいろいろな言い方があり、意味や秘密にする範囲が少しずつ違ってくるので複雑ですよね。しかし社外秘を漏洩すると処罰があるほど重要な情報なので、社外秘の意味や英語や使い方をマスターしておきましょう。

社外秘のように会社でよく使われる言葉はいろいろあります。とくに敬語は日本人でも難しいですよね。ビジネスでよく使う「ご迷惑をおかけします」を失礼な使い方はしていませんか？こちらの記事でご迷惑をおかけしますの例文や英語での使い方などを紹介しているので、読んでみてください。

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