成果報告書の書き方・テンプレートは？研究など目的別や英語での書き方も

あなたは、ビジネスの現場や科研研究などの費用調達のためのプレゼンなどで求められる成果報告書の書き方を知っていますか？この記事では、実際の報告書の書き方やテンプレート、英語での書き方まで幅広い内容を総括してまとめています。

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1 成果報告書の目的は？
2 成果報告書の書き方のポイントは？
3 【目的別】成果報告書の書き方は？
4 英語での成果報告書の書き方は？
5 成果報告書のテンプレートは？
6 成果報告書を上手く書いてビジネスでもどんどん飛躍していこう！

成果報告書の目的は？

成果報告書の目的①日々の業務の成果を総括して相手にプレゼンすること

まず、成果報告書の目的の1つ目は日々の業務の成果を総括して相手に上手くプレゼンすることです。ここでの「成果」とはビジネスの場合はその部署や報告したい物事の成果がどのように測られるかによってそれぞれ変わってきます。成果報告書には一番一般的な報告書である「業務報告書」や「クレーム報告書」などもあります。

例えば、「業務報告書」であればその日の業務で何を誰が、どのように、どんな分量で行ったかなどを具体的な数字を表しながら記述していきます。クレーム報告書であればクレームのあった日付と時間、その日のクレーム数、詳しいクレーム内容などを総括まとめる形で分かりやすくその成果をプレゼンする目的で書きます。

成果報告書の目的②成果をより分かりやすく相手に伝えること

成果報告書の目的の2つ目は、成果をより分かりやすく相手に伝えることです。上記で挙げた1つ目の目的である総括やプレゼンという目的を意識しすぎて、報告書の内容が長すぎてしまったり、そのために分かりやすさに欠けた報告書が出来上がってしまう場合が多くあります。

本来、成果報告書は業務の成果を相手に分かりやすく伝えるためのツールで、そのツールの作成に何時間もの時間をかけた挙句、それが分かりにくく相手に伝わらないものになってしまっては本末転倒です。報告書の書き方のコツを早くつかんで、本業務に力を入れられるように努力しましょう。

成果報告書の書き方のポイントは？

成果報告書の書き方のポイント①成果方向書の内容は理論的かどうかが基本

成果報告書の書き方のポイントの1つ目は、「成果報告書の内容は理論的かどうかが基本」です。「理論」とは、「個々の現象を法則的、統一的に説明できるように筋道を立てて組み立てられた知識の体系。また、実践に対応する純粋な論理的知識。」と辞書では定義されています。

よって「理論的かどうか」とは簡単に言うと、「物事の中で起こったことを客観的に整理して、それをある一定の法則と照らし合わせながら筋道立てて説明できているか」ということです。イメージとしては大学の時に書いた論文です。自分の述べることが客観的かどうか？という点に気を付けて書いていきます。

成果報告書の書き方のポイント②費用や日付などの数字は具体的に書こう

成果報告書の書き方のポイントの2つ目は、「費用や日付などの数字は具体的に書こう」です。成果報告書にはその内容によって様々な種類のものが存在する、ということを先述しましたが、その中の項目に何かにかかった費用や経費、日付などが出てきた場合は、これらの数字を具体的に記載します。

日付を記載する理由は、主に報告書は時系列で報告されるため、その流れを分かりやすくすることです。費用や経費に関しては、例えばそれが売り上げ成果報告書の場合、どれだけが純利益かを計上し、それをプレゼンするのに重要な項目となってきます。もちろん、これらの数字を故意に改ざんすることはタブーです。

成果報告書の書き方のポイント③自分の意見をダラダラ記述しない

成果報告書の書き方のポイントの3つ目は、「自分の意見をダラダラ記述しない」です。先述してきた通り、成果報告書は「何かの成果について、それを客観的・理論的に時系列と正しい数字などによって分かりやすく総括しプレゼンするもの」です。その中に「私はこう思います。」などの意見は基本的には述べません。

この理由は、特にビジネスの世界では何かの客観的な成果は自分の主観である意見や感情などとは別物だと考えられているからです。成果報告書を作成する場合は、自分の意見を主張するのではなくて、あくまでも物事の中で起こったことを相手に分かりやすく伝えるという視点を持って作成しましょう。

【目的別】成果報告書の書き方は？

目的別成果報告書の書き方①新商品発表展示会についての成果報告書

目的別成果報告書の書き方の1つ目は、新商品発表展示会についての成果報告書です。この報告書を書く時のポイントは、「具体的な数字をまず初めに示し、成果内容や相手先コメントなど他の事項についてはそれに次いで記載する」ということです。具体的な形を下記に分かりやすいようにリスト化してご紹介します。

今期の新商品発表展示会について(題名)

・先日〇〇にて〇〇の新商品発表展示会を行いました。
・＜来場者人数＞～社〇〇人、～社〇〇人
・＜主な成果＞
・サンプル依頼○○件
・後日訪問アポ決定数〇〇件
・成約件数〇〇件
・＜来場者からのコメント＞
・＜所見＞

目的別成果報告書の書き方②研究科研費の申請書申請についての成果報告書

目的別成果報告書の書き方の2つ目は、研究・科研費の申請書申請についての成果報告書です。科研費とは主に科学研究にかかる研究費のことです。この費用を大学や大学院などでどこかの企業や団体に申請する際には、下記のようなリスト項目を埋めることで報告書を作成できます。参考にしてみてください。

科研費実績報告書などの書き方(例)

・機関番号、研究機関名
・研究種目名
・研究期間
・課題番号
・研究課題名
・研究実績内容
・現在までの達成度
・今後の研究推進方策

目的別成果報告書の書き方③担当売り場での売り上げについての成果報告書

目的別成果報告書の書き方の3つ目は、担当売り場での売り上げについての成果報告書です。先述した通り、特に売り上げに関わる報告書の場合は、購入者の人数や購入数、総売り上げ高など具体的な数字の提示が基本となってきます。自分だけでなく提出先の人が見ても分かりやすい形で総括・プレゼンしましょう。

平成〇〇年〇月〇日の〇〇部署売り上げ成果報告

・売り上げ日〇月〇日
・総来場者数〇〇人
・総購入者数〇〇人
・総売り上げ高〇〇〇〇円
・所見
・その他備考

以上まで、主に成果報告書の書き方を目的別に分けて詳しくお伝えしてきました。下記関連記事内では、研究レポートサンプルの詳しい書き方についてまとめています。新人研修のレポートや看護師の報告書の書き方なども解説しています。分かりやすくまとまっていますので、ぜひ当記事と合わせてチェックしてみてください。

英語での成果報告書の書き方は？

英語での成果報告書の書き方①まず英語の報告書の要約部分を書く

英語での成果報告書の書き方の1つ目は、「まず要約部分を書くであるExecutive summaryを書く」です。このExecutive summaryは、要は報告書全体の内容の概要をまとめた部分です。まずは冒頭にこの概要を書いて、後でその詳細や経緯を説明していくのが一般的な英語の報告書スタイルです。

英語での成果報告書の書き方②英語の報告書の序論部分を書く

英語での成果報告書の書き方の2つ目は、「報告書の序論部分であるIntroductionを書く」です。ここでは、報告書の中でも最も重要で、自分が相手に伝えたいことを一つに絞って序章として書きます。ここで読者がプレゼンする側の一番言いたいことを簡潔に理解できるように書き進めていきます。

英語での成果報告書の書き方③本論部分に当たる部分を書く

英語での成果報告書の書き方の3つ目は、「本論部分に当たる部分のAnalysis部分を書く」です。この3つ目の部分は、問題提起や新たな発見、資料やデータなどの分析という報告書でも最も重要な部分とされるパートです。読み手側が納得できるような客観的な分析を淡々と行っていきます。

英語での成果報告書の書き方④報告書の結論部分を書く

英語での成果報告書の書き方の4つ目は、「報告書の結論部分であるConclusionを書く」です。ここまでのパートを軽く要約した上で、結果を踏まえて提案、解決策や改善策を具体的に提示します。客観的な情報が複数ある方が自分の考えをより強固なものにできるため、出来る限り引用する出典数を増やすようにします。

ここまで、英語での成果報告書の書き方をお伝えしてきましたが、いかがでしたか？下記関連記事内では、ビジネスの世界でも良く使われる「ニッチ」という言葉の意味や使い方、英語での意味についても詳しくご紹介しています。ビジネス以外の建築分野などでも使われる意味も解説しています。参考にしてみてください。