出張報告書・レポートの書き方は?所感の書き方・例文・テンプレートも

出張報告書・レポートの書き方はご存知ですか?この記事では視察などの出張から得た所感の書き方・例文・テンプレートなどを紹介します。業務や出張の意義などによって役立つフォーマットは異なりますので、より良い文例などを見つけるための参考になさってください。

出張報告書とは?

出張報告書とは出張時の業務内容・視察などの状況・成果をまとめたレポート

出張報告書とは何か考える人の画像

出張報告書とは出張時の業務内容・視察などの状況・成果をまとめたレポートのことです。出張報告書は業務の1つですので、正確かつ簡潔にレポートとしてまとめることが大切です。定期的に開催される会議などについては、数年後に別の人が見てもわかるように客観的な視点で所感などをまとめてレポートにする必要があります。

会社によっては部署の異動が頻繁に行われる企業もあるので、出張報告書を見ても、当時の状況や内容、成果などがはっきりとわからなければ出張報告書として不十分であると言われています。

会社によっては入れ替わりが激しい企業もあることから、当時の人がいなければ内容がわからないという報告書ではなく、誰が見てもわかるレポートを作成することが大切です。

出張とは業務で勤務地以外の場所に行くこと

出張の画像

出張とは業務で勤務地以外の場所に行くことです。出張報告書は出張した内容を報告するレポートですので、出張という言葉の定義をしっかりと把握しておくことが重要です。出張というと日をまたいで泊りがけで行く仕事のみを意味すると解釈している人もいますが、日帰りで勤務地以外の場所に赴く場合も出張に該当します。

出張とは日数に関わらず、勤務地以外の場所に行って仕事をすることなので、数時間で終わってしまう視察なども出張に含まれます。出張という言葉については以下のサイトで詳しく紹介されていたので参考になさってください。

出張(シュッチョウ)とは

出張報告書の書き方は?

出張報告書の書き方①いつ出張したのかを明確に記載する

報告書を書く人の画像

出張報告書の書き方の1番目は、いつ出張したのかを明確に記載するということです。出張報告書はいつ行ったのかがわからなければ、正確に出張の内容を報告することはできません。

何年の何月何日に出張に行ったということを明確に記載することで、その後数年が経過した場合であっても、当時の出張の内容などを確認することができます。

逆に出張したのがいつかわからない出張報告書を提出してしまうと先輩や上司から社会人としての常識を問われてしまうので、最低限押さえなければいけない項目として覚えておく必要があります。

出張報告書の書き方②どこへ出張したのかを明確に記載する

出張報告書を書く人の画像

出張報告書の書き方の2番目は、どこへ出張したのかを明確に記載するということです。身近な先輩や上司であれば出張報告書に行き先が書いてなくても当然のように出張先がわかるケースが多いので、新入社員などの中には書き忘れてしまう人もいると言われています。

しかし、他の部署の人や数年後に配属された人にとってはどこへ出張したのかが記載されていなければ、その出張について十分な理解が得られません。出張先について明確に記載することで、出張報告書を長期保存した後でも活用できるというメリットがあることから、基本情報の1つとして出張先を明記しておきましょう。

出張報告書の書き方③出張の目的を明確に記載する

出張報告書を書くために目標を明確にする人の画像

出張報告書の書き方の3番目は、出張の目的を明確に記載するということです。出張は業務の一環ですので、目的を持っていくものになります。目的もなく出張に行くということはありませんので、明確な目的意識を持って出張に出かけたということを明示するためにも、しっかりと出張の目的を記載しておきましょう。

出張報告書の書き方④出張先で会った人を明確に記載する

出張で会った人の画像

出張報告書の書き方の4番目は出張先で会った人を明確に記載するということです。出張先で会った人を明記しておくことで、次に同じ場所に出張に行った時に「前回は○○さんにお話しを伺いました」といった内容などについて自信を持って伝えることができます。

しかし出張先で会った人を明記しておかなければ、出張時で得た情報の信憑性に疑問符がつくことになってしまいます。せっかく勤務地以外の場所に足を運んで仕事をしたのですから、出張で得た物に信憑性を出せるよう、しっかりと出張先で会った人を記載しておきましょう。

出張報告書の書き方⑤出張でしたことを明確に記載する

したことを記録している人の画像

出張報告書の書き方の5番目は、出張でしたことを明確に記載するというものです。出張先でしたことや見た物などをしっかりとまとめておくことで、出張した日から日数が経過した後でも確認することができます。

出張で得たものを明確に記載していなかった場合、曖昧な記憶を頼りに仕事に取り組まなければならない状況に陥ることもあります。

また出張報告書を書いた人にしかわからないことなどがある場合、その人が会社を辞めてしまったり他の部署に異動してしまった場合に、残された人が困ってしまうことになるので、出張でしたことを明確に記載するように注意しましょう。

出張報告書の書き方⑥出張の所感を簡潔に書く

所感を簡潔に書く人の画像

出張報告書の書き方の6番目は、出張の所感を簡潔に書くというものです。所感とは「物事から得た物や感じたこと」といった意味合いがあります。所感は感想と混同されがちですが、今後に活かせる考えかどうかという点において、所感と感想の違いがあります。

所感とは単なる感想を書き連ねたものではなく、物事から感じたことを簡潔にまとめ、次回につながる改善策やアイデアなどを盛り込んだ文章のことです。

所感についての文例としては「現地を視察して自然の少なさを感じたので、ガーデニングの事業を行う当社としては自然の魅力をアピールすることでセールスの余地がある」といった文例を挙げることができます。

出張報告書の書き方⑦出張にかかった費用を正確に記載する

費用を計算する人の画像

出張報告書の書き方の7番目は、出張にかかった費用を正確に記載するということです。出張をする際には電車や飛行機を利用することもあり、交通費が発生することがあります。その他にも海外出張に行く際などには宿泊費などの費用が発生することから、それらの費用を正確に記載しておくことが重要です。

こういった出張の費用が正確に記されていないと、次回以降の出張費との誤差が生じてしまいます。そうなると「前回の出張費は少なかったのに、今回の出張費が高くなっているのはなぜだ?」という指摘を受けることになります。

こういった指摘をするのは会社内の経理の部門であることが多いと言われています。なぜなら、正確な出張費を計上して会社として正しい処理を行わなければいけないからです。そのため、同じ場所へ出張しているにもかかわらず、前回と今回で費用が違うということがあった場合には確認しておかなければなりません。

出張報告書の書き方⑧出張で入手した資料等を添付する

資料の画像

出張報告書の書き方の8番目は、出張で入手した資料等を添付するということです。出張をすると出張先の人から仕事に関する資料をいただいたり、今回の出張の目的とは異なる文書やポスターなどをいただくケースがあります。

こういった出張先で入手した資料は、社内で情報共有しなければなりません。なぜなら出張先で入手した資料は会社に対して渡された資料であることがほとんどだからです。そのため出張先でいただいた資料は会社内で共有する必要があります。

しかし例外的に出張先の人と親しく、個人的に資料等を渡されるケースもあります。そういった際には後々のトラブルにならないように注意する必要があります。この場合には念のために社内に共有するケースもあれば、先方に確認したうえで個人的に受け取るというケースもあり、個人の判断と責任に委ねられます。

出張報告書の書き方⑨見出しを活用してメリハリをつける

見出しを活用する際に悩む人の画像

出張報告書の書き方の9番目は、見出しを活用してメリハリをつけるということです。出張報告書は状況に応じて、どこまで詳細に書くべきかという点が異なります。出張報告書を求めている人がどれくらいの詳細な情報を求めているかによって書き方は異なりますが、見やすいレポートを作成するということは変わりません。

見やすいレポートを作成するためには見出しを効果的に活用して、項目別に内容をまとめる必要があります。見出しには概要を掲載し、その見出しの中に詳しい報告内容を掲載するという書き方をすることで出張報告書をわかりやすいレポートとすることができると言われています。

出張報告書の例文は?

出張報告書の例文・文例①成果

成果について書く人の画像

出張報告書の例文・文例の1番目は成果の例文です。出張報告書の成果を書く際には数字を交えて具体的に書くことが大切です。以下の例文を参考に出張報告書の作成に役立ててください。

出張報告書の例文・文例①成果の具体的な例文

商品のデザインを変更したことによって、前回よりも良い評価をいただいた。その評価は売り上げにも反映しており、前回よりも15%多い販売数を記録することができた。

出張報告書の例文・文例②所感

所感について書く人の画像

出張報告書の例文・文例の2番目は所感の例文です。出張報告書は所感の部分で差が付くと言われています。なぜならその他の部分は客観的な視点が求められるからです。それに対して主観によって意見や考えを述べる所感で出張報告書の質が違ってきます。以下の例文を参考に所感の書き方の参考となさってください。

出張報告書の例文・文例②所感の具体的な例文

商品のデザインを変更したことによって得られた評判の良さは色合いによる影響が大きかったと推察される。その理由はお客様から「パッ見た時に目立つにもかかわらず派手すぎない柔らかな色が購入意欲をそそる」との感想をいただいたからである。今後も顧客の直感に訴えかける視覚を意識したデザインの研究が売上アップのために重要である。

所感を書く際には次の目標を見据えることで、さらに有意義な出張報告書に仕上げることができると言われています。以下の記事では仕事の目標の立て方・書き方の例文などについてお伝えしているので参考になさってください。

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出張報告書のテンプレートは?

出張報告書のテンプレート①基本形式のフォーマット

報告書を綴じるファイルの画像

出張報告書のテンプレートの1番目は、基本形式のフォーマットです。出張の日時・出張先・出張で行った業務内容・成果・所感などがスッキリとしたフォーマットとしてまとめられているテンプレートがあると、毎回の出張報告書作成に役立ちます。

以下のサイトに基本形式の出張報告書のテンプレートが掲載されていましたので、あらゆる出張の報告書のフォーマットとして参考になさってください。

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出張報告書のテンプレート②出張費用に重点を置いたフォーマット

費用のイメージ画像

出張報告書のテンプレートの2番目は、出張費用に重点を置いたフォーマットです。毎月決まって出張する場合や形式的な会議などの場合は出張の成果や所感などが重視されない傾向にありますのでテンプレート・フォーマットがあると便利です。

そういった成果や所感を取り上げなくていい出張に関しては、事務的な出張費用の報告書・精算書としてのレポートを作成する必要があります。以下のサイトでは出張費用を簡潔にレポートとしてまとめるためのフォーマットが掲載されていたので参考になさってください。

出張報告書004 - bizocean(ビズオーシャン)

英語での出張報告書の書き方は?

英語での出張報告書の書き方①表紙・送付状を作る

報告書を作る人の画像

英語での出張報告書の書き方の1番目は、表紙・送付状を作るということです。英語で出張報告書を作成する場合には表紙や送付状を作成することが一般的であると言われています。そのため、表紙と送付状を作成したうえで本題に入るように心がけましょう。

英語で出張報告書を書く際には、タイトル・日付・自分の名前(社名など)を記載することが一般的であると言われています。また送付状については、日付・宛名・簡易的なメッセージ・相手の名前などが基本的な記載内容です。

英語での出張報告書の書き方②目次をつける

英語で出張報告書を作る人の画像

英語での出張報告書の書き方の2番目は、目次をつけるということです。目次をつけると読み手が探している情報を一目で見つけることができることから、相手に対する思いやりのあるレポートが作成できると言われています。目次にはできる限り内容を端的に表現した文言を記載すると良いと言われています。

出張報告書・レポートの書き方を把握してアピールしましょう

出張報告書・レポートの書き方を把握してポイントを押さえることで、簡潔でわかりやすい報告書を作成することができます。わかりやすい報告書を作成できると読み手に対して親切であるうえに評価にもつながりますので、この記事で紹介した文例・フォーマットなどをお役立てください。

また出張の回数が増えるほど、出張報告書の作成頻度が上がることから、その分の手間が増えてしまいます。そういった観点からもこの記事でお伝えした文例やテンプレートを参考にして、業務の効率化を図ることは重要です。いかに正確で迅速な仕事ができるかという点は周囲の人の評価に大きな影響を与えます。

そのため、今回お伝えした文例やテンプレートの中から、実際の業務に役立てていただける情報を見つけて、周囲の方へ効果的にアピールをしてください。

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