最終更新日: 2021/07/09 11:02 返事が遅れた時のお詫びメールの基本の書き方!注意点や使える文例もご紹介!

取引先や顧客への返信を忘れていた時は、どのように謝罪をすれば良いのでしょうか。そこで今回は、返事が遅れた時のお詫びメールの書き方をご紹介します!お詫びメールを書く時の注意点や、使える文例も合わせて解説していますよ。是非参考にしてくださいね。

目次

  • 1 返事が遅れた時のお詫びメール…
  • 2 返事が遅れた時のお詫びメール…
  • 3 返事が遅れた時のお詫びメール…
  • 4 社内|返事が遅れた時のお詫び…
  • 5 社外|返事が遅れた時のお詫び…
  • 6 個人|返事が遅れた時のお詫び…
  • 7 返事が遅れた時のお詫びメール…

返事が遅れた時のお詫びメールの基本の書き方

①お詫びの内容がわかる件名にする

パソコンを見る人

返事が遅れたことへのお詫びメールの件名は、内容がわかるものにするのがマナーです。「〇〇の件に関するお詫び」のように、相手が謝罪のメールだとすぐに気づけるわかりやすい件名にしてください。わかりにくい件名やお詫びに関係ない内容を書くと、相手に謝罪の気持ちが伝わりにくくなります。

また相手の部署名や名前といった宛名は、件名に書かないよう注意が必要です。宛名は本文の冒頭に書き、ビジネス様式のメールにするのがマナーです。宛名には、会社名や役職からきちんと省略せずに記載し、名前もフルネームで書くようにしましょう。このとき名前や部署名を誤記しないよう、しっかり確認することが大切です。

②挨拶文を書く

キーボードを打つ女性

本文に宛名を記載したら、通常の仕事のメールと同じように挨拶文を書くのが一般的です。普段から取引をしている相手には、「いつもお世話になっております」を使用してください。謝罪する相手が顧客や個人である場合、「平素より大変お世話になっております」を使うのがおすすめです。

挨拶文を書いた後は、あなたが属している会社や部署の名前と氏名を名乗ってください。一番初めに名乗ることで相手に誰からのメールか伝わり、用件が入ってきやすくなります。

またこちらに、ビジネスメールの書き出しがまとめられた記事を載せておきます。冒頭で使える挨拶文や、自己紹介の書き方などが詳しく解説されていますよ。仕事でのメールの書き方がわからず悩んでいるのなら、是非こちらの記事にも目を通してみてくださいね。

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③メールの趣旨を記載してから謝罪する

sorryの文字

挨拶文を書いた後には、メールを送った趣旨を述べてください。挨拶のあとにすぐ謝罪の文を入れると、唐突な印象を与えますし失礼だと捉えられる恐れがあります。

「〇の件につきまして、お詫びさせて頂きたく連絡を差し上げております」といったように、趣旨を軽く述べましょう。その後に「〇の件でご迷惑をおかけし、深く謝罪致します」のようにお詫びの文章を書きます。

④連絡が遅れた理由や対応策を述べる

考え込む女性

謝罪文に続けて、連絡が遅れた理由や対応策について述べてください。どうして対応が遅れてしまったのかきちんと理由を伝えれば、相手にお詫びの気持ちが伝わりやすくなります。反対に理由を述べずに謝罪だけすると、「ミスを誤魔化している」「誠意が感じられない」といった印象を与えかねません。

「今回の件は〇〇が原因でした」のように、理由をシンプルかつわかりやすく書くのがマナーです。また原因を述べた後は、ミスが起きないような改善策や対応策を述べると良いです。「今後はこのようなことが起きないよう、〇〇を徹底する」のように対応を明示しましょう。

⑤文末で再度謝罪をする

メールを打つ人

謝罪の言葉やミスの対応策を述べたら、メールの最後で再度謝罪を伝えることが大切です。普通のビジネスメールと同じように、「今後ともよろしくお願いします」と記載するのはNGです。こう書くと「謝罪したからもう大丈夫」と一方的な印象を与え、相手を不愉快にさせる恐れがあるので気をつけてください。

しっかりと取引先に誠意を伝える際は、文末で改めて謝罪をすることが大切です。「この度の発送の遅れにつきまして、謹んでお詫び申し上げます」のように、再度謝罪を重ねてメールを結びましょう。

返事が遅れた時のお詫びメールを書く際の注意点