返事が遅れた時のお詫びメールの基本の書き方!注意点や使える文例もご紹介!

取引先や顧客への返信を忘れていた時は、どのように謝罪をすれば良いのでしょうか。そこで今回は、返事が遅れた時のお詫びメールの書き方をご紹介します!お詫びメールを書く時の注意点や、使える文例も合わせて解説していますよ。是非参考にしてくださいね。

返事が遅れた時のお詫びメールの基本の書き方

①お詫びの内容がわかる件名にする

パソコンを見る人

返事が遅れたことへのお詫びメールの件名は、内容がわかるものにするのがマナーです。「〇〇の件に関するお詫び」のように、相手が謝罪のメールだとすぐに気づけるわかりやすい件名にしてください。わかりにくい件名やお詫びに関係ない内容を書くと、相手に謝罪の気持ちが伝わりにくくなります。

また相手の部署名や名前といった宛名は、件名に書かないよう注意が必要です。宛名は本文の冒頭に書き、ビジネス様式のメールにするのがマナーです。宛名には、会社名や役職からきちんと省略せずに記載し、名前もフルネームで書くようにしましょう。このとき名前や部署名を誤記しないよう、しっかり確認することが大切です。

②挨拶文を書く

キーボードを打つ女性

本文に宛名を記載したら、通常の仕事のメールと同じように挨拶文を書くのが一般的です。普段から取引をしている相手には、「いつもお世話になっております」を使用してください。謝罪する相手が顧客や個人である場合、「平素より大変お世話になっております」を使うのがおすすめです。

挨拶文を書いた後は、あなたが属している会社や部署の名前と氏名を名乗ってください。一番初めに名乗ることで相手に誰からのメールか伝わり、用件が入ってきやすくなります。

またこちらに、ビジネスメールの書き出しがまとめられた記事を載せておきます。冒頭で使える挨拶文や、自己紹介の書き方などが詳しく解説されていますよ。仕事でのメールの書き方がわからず悩んでいるのなら、是非こちらの記事にも目を通してみてくださいね。

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③メールの趣旨を記載してから謝罪する

sorryの文字

挨拶文を書いた後には、メールを送った趣旨を述べてください。挨拶のあとにすぐ謝罪の文を入れると、唐突な印象を与えますし失礼だと捉えられる恐れがあります。

「〇の件につきまして、お詫びさせて頂きたく連絡を差し上げております」といったように、趣旨を軽く述べましょう。その後に「〇の件でご迷惑をおかけし、深く謝罪致します」のようにお詫びの文章を書きます。

④連絡が遅れた理由や対応策を述べる

考え込む女性

謝罪文に続けて、連絡が遅れた理由や対応策について述べてください。どうして対応が遅れてしまったのかきちんと理由を伝えれば、相手にお詫びの気持ちが伝わりやすくなります。反対に理由を述べずに謝罪だけすると、「ミスを誤魔化している」「誠意が感じられない」といった印象を与えかねません。

「今回の件は〇〇が原因でした」のように、理由をシンプルかつわかりやすく書くのがマナーです。また原因を述べた後は、ミスが起きないような改善策や対応策を述べると良いです。「今後はこのようなことが起きないよう、〇〇を徹底する」のように対応を明示しましょう。

⑤文末で再度謝罪をする

メールを打つ人

謝罪の言葉やミスの対応策を述べたら、メールの最後で再度謝罪を伝えることが大切です。普通のビジネスメールと同じように、「今後ともよろしくお願いします」と記載するのはNGです。こう書くと「謝罪したからもう大丈夫」と一方的な印象を与え、相手を不愉快にさせる恐れがあるので気をつけてください。

しっかりと取引先に誠意を伝える際は、文末で改めて謝罪をすることが大切です。「この度の発送の遅れにつきまして、謹んでお詫び申し上げます」のように、再度謝罪を重ねてメールを結びましょう。

返事が遅れた時のお詫びメールを書く際の注意点

①「忘れていました」という表現は使わない

手を前に出す女性

お詫びメールを書く際は、「返事を忘れていました」という表現は使わないように注意してください。「忘れていた」だと軽い印象を与えてしまい、場合によっては相手の怒りを誘発しかねません。「忘れていました」ではなく、謙譲語である「失念しておりました」と記載するのがベターです。

②同じフレーズを何度も使わない

パソコン

お詫びのメールを書く時は、何度も同じフレーズを使わないように注意してください。例えば、「納期の連絡が遅れてしまい、失礼しました。日程の調節を失念しており失礼致しました」といった文章です。同じフレーズが重複していると読みにくいですし、取ってつけたような印象を与えます。

繰り返し謝罪を伝えたい時は、「重ねてお詫び申し上げます」「大変申し訳ありませんでした」のように、表現を少し変えましょう。こうするだけで文章が読みやすくなりますし、誠意が伝わるメールになります。

③返信を先延ばしにしない

腕時計

連絡をし忘れていることに気づいたら、返事を後回しにせず迅速にメールを送るようにしましょう。連絡までの時間が空くほど、相手からの不信感は募っていきます。場合によっては信頼を失い、この先の仕事や取引に支障をきたす可能性もあります。

現在取り掛かっている仕事がある場合でも、作業を中断してメールを作成してください。連絡を何日も忘れてしまっていた場合は、メールではなく電話で謝罪をした方が良いです。また取引先に損害を与えたり迷惑をかけたりしたのなら、直接赴いて謝罪をしてください。

④相手の非を責めない

耳元で叫ぶ女性

連絡が遅れたことへのお詫びメールには、相手の非を責めるような文章を書いてはいけません。相手にも非があったため連絡が遅れてしまった…というケースもあります。しかし「悪いのは私だけではない」「そちらも確認不足だったと思います」と責めると、相手を不快な気分にさせてしまいます。

もし相手に非があったとしても、あなたが連絡をし忘れていたことには変わりありません。自分のミスや非を素直に認めて、謝罪をすることが大切です。

⑤曖昧な回答を伝えない

パソコンでメールを作成する人

お詫びメールでは曖昧な回答を伝えないよう注意が必要です。返事が遅れたことへの謝罪だけでなく、求められた事項への回答を明確に述べてください。例えば納期について聞かれた場合は、謝罪を伝えた上で期限を伝えます。

この時間違った回答を伝えてしまうと、二度手間になるうえ更に相手に迷惑をかけてしまいます。迅速に対応することはもちろん、回答に間違いがないよう注意を払いましょう。

返事が遅れた時のお詫びメールの文例

①期限に余裕がある場合

手帳

返信を忘れていたものの期限に余裕があるという場合は、謝罪を述べた後回答を送りましょう。「返信が遅くなって申し訳ありません」と一言添えて、相手が求める回答を送ればOKです。相手に迷惑がかかっていない場合、このような文を送っても大きな問題にはなりません。

    期限に余裕がある場合 文例

  • 返信が遅くなり、申し訳ありません。
  • 連絡へのご返信が遅くなりましたこと、 申し訳ございませんでした。

②返事が遅れたことで迷惑をかけた場合

泣いている女性

返事が遅れたことで相手に迷惑をかけた場合は、より丁寧に謝罪をしてください。また自己判断はせず上司に相談し、今後の対応の仕方を尋ねることをおすすめします。相手が怒っている場合はメールだけでなく、直接会社に赴いたり電話をしたりして謝罪する必要があります。

    返事が遅れたことで迷惑をかけた場合 文例

  • 返信が遅くなりましたこと、心より謝罪いたします。
  • この度は返信が遅くなってしまい、多大なるご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。
  • この度はこちらの不手際で〇〇様にご迷惑をおかけしたこと、心よりお詫び申し上げます。

③まだ対応策が決まっていない場合

手を合わせる女性

相手の問いに対する回答が決まっていない場合は、謝罪をしたうえでその旨を伝えてください。自分のミスを隠そうと曖昧に文を濁すと、相手に不信感を与えてしまいます。きちんと非を認めた上で、もう少し待ってほしいとお願いしましょう。

    まだ対応策が決まっていない場合 文例

  • ご連絡が遅くなり、申し訳ありません。進捗があり次第再度ご報告差し上げますので、少々お待ちいただけると幸いです。
  • ご連絡頂いた件、返信が遅くなりお詫び申し上げます。至急対応いたしますので、お時間いただきたく存じます。

社内|返事が遅れた時のお詫びメールを書く際のポイント

①自分の名前を名乗る

キーボード

社内の人間にお詫びメールを書く時でも、自分の名前を述べるようにしてください。相手が社内の同僚だからと言えども、メールアドレスだけでは誰か伝わらないことがあります。またビジネスメールでは、自分の名前を名乗らないのは失礼に当たります。社内の人間にメールを送る際も、ビジネスマナーを厳守しましょう。

②社内の人であっても丁寧に対応する

握手する

社内の人だからとお詫びの文を適当に書くのではなく、丁寧に対応してください。連絡を忘れたことへの謝罪や、相手に迷惑をかけてしまったことをきちんと謝りましょう。相手にどんな迷惑をかけたのかをメールに記載すれば、考えなしに謝っているわけではないと伝えられます。

③遅れた理由は述べなくても良い

親指を出す女性

社内の人間に謝罪メールを送る際は、連絡が遅れた理由は述べなくても良いです。社内の人間であればその人の事情はわかっているため、無理に理由を述べると言い訳がましい印象を与えます。原因には言及せず、連絡が遅れたことへの謝罪だけを述べてください。

社外|返事が遅れた時のお詫びメールを書く際のポイント

①素直に自分の非を認める

謝っている男性

社外の人にお詫びメールを送信する際は、素直に自分のミスを認めてください。「自分のせいでミスが起こり、あなたに迷惑をかけてしまった」という姿勢を崩さないようにしましょう。

例えあなた以外に要因があったとしても、それを伝えると相手に不快感を与えてしまいます。全て自分の責任だという姿勢で謝罪文を書くのがポイントです。

②申し訳なさを最大限に表す

悩んでいる女性

社外の人へ謝罪メールを送る際は、申し訳ないという気持ちを最大限に表すことが大切です。「ご迷惑をおかけしますが」「大変失礼いたしました」「お詫びいたします」と言葉を重ね、繰り返し謝罪しましょう。

またこちらに、「重ねてお詫び申し上げます」の使い方がまとめられた記事を載せておきます。メールで使う際の例文や類語、英語表現なども詳しく解説されています。仕事での謝罪メールによく使われる表現なので、以下の記事を参考にしながら意味や使い方を把握してください。

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ビジネスのメールでも締めの言葉として頻繁に用いられる「重ねてお詫び申し上げます」というフレーズの正しい使い方を知っていますか?この記事では、「心よりお詫び...

③「うっかり」という表現は使わない

祈る女性

社外の人に謝罪文を送る際は、「うっかり」という表現は使ってはいけません。「うっかり失念しておりました」という文章は、相手に「軽く見られている」と思われてしまいます。

④お礼の言葉は一緒に送らない

拒否をする女性

お礼の言葉を一緒に送らないというのも、社外の人に謝罪メールを送る時のポイントです。ビジネスメールでは、お礼ならばお礼・謝罪なら謝罪と要点を絞るのがマナーです。

「この度はご案内頂き、ありがとうございます。連絡が遅くなって申し訳ございません」という表現は使えないので、注意しましょう。お詫びを伝えたい時は、感謝の言葉は省くようにしてください。

個人|返事が遅れた時のお詫びメールを書く際のポイント

①すぐ対処する旨を記載する

頭を抱える女性

個人宛てに謝罪メールを送る際は、すぐに対応する旨を記載しましょう。返信が遅れた時点で、相手からあなたへの評価は大きく下がっています。連絡の遅れを取り戻すためにも、「迅速に対応いたします」と一文を添えてください。

②本文は簡潔に書く

悩みながらパソコンに向かう人

個人宛ての謝罪メールを送る時のポイントに、本文を完結に書くというものがあります。謝罪文を書き連ねたり、文字数が多い文を書いたりしていると、相手からの不信感を煽ってしまいます。

1行の文字数は40字ほどになるようにし、短く端的な文章を書くよう意識してください。行の数が多くなる場合は、適宜改行を入れましょう。また謝罪文だけでなく、いつまでに対応するかや、これからどうするのかを明確にすることも大切です。

③文末に署名をつける

署名をする

個人宛てに謝罪メールを書く際は、文末に署名を入れるようにしましょう。署名をする際は自分の名前だけでなく、会社名や部署名、役職などを正式に記載してください。また苗字だけではなく、フルネームで書くのもポイントです。

返事が遅れた時のお詫びメールの書き方や注意点を把握しましょう!

ビジネスメールへの返事が遅れてしまった場合、迅速にお詫びをするのがマナーです。しかしいくら迅速に対応しても、メールの書き方が間違っていては誠意は伝わりません。しっかり謝罪の気持ちを伝えるためにも、今回紹介した注意点や文例を参考にしてメールの書き方を学んでください。

またこちらに、お詫び状のテンプレートがまとめられた記事を載せておきます。お客様への謝罪文や、内定辞退の例文などが詳しく解説されていますよ。お詫びの書き方やマナーを詳しく知りたいのなら、以下の記事にも目を通してみてください。

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