お詫び状のテンプレート|お客様への謝罪文や内定辞退の書き方例文

お詫び状はテンプレートを参考にすると便利です。お客様への「今後このようなことがないよう」という気持ちのこもった不良品に関する謝罪文や内定が決っている企業へ送る内定辞退の手紙の書き方など、さまざまな例文があります。お詫び状を書く時のポイントや注意点と併せて見てみましょう。

お詫び状・謝罪文が必要になる時とは?

お詫び状・謝罪文が必要な時①不手際があった場合

不手際があって悩む女性

1番目に、お詫び状・謝罪文が必要な時は、不手際があった場合です。もしも、不手際が起きてから時間が経過した後に、お詫び状・謝罪文を作成しようとしたら、問題が大きくなってしまう場合があります。

問題が大きくなる前に対処したい場合には、自社で不手際があったことが分かった時点で、迅速にお詫び状・謝罪文を送ったほうが良いです。

お詫び状・謝罪文が必要な時②お客様との間でトラブルになった場合

トラブルについて話し合う社員たち

2番目に、お詫び状・謝罪文が必要な時はお客様との間でトラブルになった場合です。お客様の信用を失ってしまえば、事業を続けることが、困難になる場合もあります。自社の信用を落とさないように、誠意を込めて、お詫び状・謝罪文を作成したほうが良いです。

お詫び状・謝罪文が必要な時③自社の失敗を認める場合

自社の失敗に気づく男性社員

3番目に、お詫び状・謝罪文が必要な時は自社の失敗を認める場合です。取引先の企業と一緒に仕事をしている場合には、どちらのほうに問題があったのか確認することが重要になります。そのような場合でも、お詫び状・謝罪文に弊社のほうに問題があったことを記載しておけば、今後も円滑に仕事を再開できるようになります。

お詫び状・謝罪文が必要な時④お客様に謝罪を表明する場合

謝罪しなくてはいけない事態

4番目に、お詫び状・謝罪文が必要な時はお客様に謝罪を表明する場合です。実際に、口頭で謝罪をしても、それは後まで残るものではありません。それに引き換え、お詫び状・謝罪文であれば、後まで形として残るものですから、相手が謝罪を受け入れてくれるケースもあります。

企業からお客様へのお詫び状の書き方例文とテンプレート

お客様宛てのお詫び状の書き方例文とテンプレート①欠陥品

商品の欠品に怒る女性

お客様宛てのお詫び状の書き方例文とテンプレート1番目は、欠陥品です。欠陥品が出た場合のお詫び状の例文は「当店よりご購入いただいた商品に不具合があって、お客様に多大なご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます」と書きます。

お客様の名前が分かる場合には「お客様に多大なご迷惑をおかけしましたこと」のお客様の部分で、名前を書くようにしましょう。心より深くお詫びしている旨を書くようにしておかなければ、大事なお客様がクレーマーになる可能性もあるので注意して下さい。

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お客様宛てのお詫び状の書き方例文とテンプレート②誤発注

誤発注に頭を抱える男性社員

お客様宛てのお詫び状の書き方例文とテンプレート2番目は、誤発注した場合です。誤発注の場合には「弊社内の手違いにより訂正前の文書を誤って送付したため、混乱を招いてしまい誠に申し訳ありません」と書いて、間違えた責任が弊社にある事を記載して下さい。

さらに、お詫び状には「訂正した文書を同封させていただきましたのでご確認ください」と書いておくようにしましょう。1度間違えてしまった訳ですから、2度目も間違えてしまえば、企業の信用に関わる事になるので、同じ失敗を繰り返さないようにしましょう。

お客様宛てのお詫び状の書き方例文とテンプレート③クレーム

クレームをつけるお客

お客様宛てのお詫び状の書き方例文とテンプレート3番目は、クレームを言われた場合です。クレームを言われるまで、お詫び状を送っていない場合には、相手を相当怒らせている可能性が高いです。

お客様の怒りを少しでも鎮めるためにも、お詫び状には誠意を込めて「さらに社員への指導を徹底する必要性を痛感しております」と記載して下さい。そうすれば、今後はクレームを言いたくなるような対応はしないだろうと納得してもらえるはずです。

お客様宛てのお詫び状の書き方例文とテンプレート④発送の遅延

商品の発送の遅延

お客様宛てのお詫び状の書き方例文とテンプレート4番目は、商品の発送が遅れた場合です。人気商品の場合には、お客様を待たせる場合もあって、待たせているだけでは商品レビューで「いつまでも商品が届かない」と投稿されてしまいます。

お詫び状には「A商品のご注文をいただき、誠にありがとうございました。商品の入荷までお待たせして、申し訳ございませんでした」と記載して下さい。商品を注文してくれた事へのお礼と、待たせてしまったお詫びの両方を書く事によって、信頼できる企業である事をアピールできます。

お客様宛てのお詫び状の書き方例文とテンプレート⑤接客態度の悪さ

接客態度の悪さ

お客様宛てのお詫び状の書き方例文とテンプレート5番目は、弊社の社員の接客態度が悪くてクレームを言われた場合です。実際に、弊社の社員のほうに非がある場合には、大きな問題に発展しないうちにお詫び状を送るようにしましょう。

お詫び状には「スタッフの対応において、ご無礼のありました段、謹んでお詫び申し上げます」と書いて下さい。弊社の社員のほうに問題があった事を認めれば、良心的なお客様の場合であれば、その後に続けてクレームを言ってくる事はないでしょう。

お客様宛てのお詫び状の書き方例文とテンプレート⑥相手を待たせた場合

お客を待たせた場合

お客様宛てのお詫び状の書き方例文とテンプレート6番目は、相手を待たせた場合です。お詫び状には「今後このようなご迷惑をおかけすることのないように、サービスの向上に誠心誠意、努力してまいりたいと思っております」と記載しましょう。

次回からは、長い時間に渡って待たされることがないと分かれば、今後も当店を利用してもらえる可能性が高くなります。ただし、待たせた時間によっては、引き続き利用してもらえない可能性もあるので、あまりお客様を待たせないように注意して下さい。

企業宛お詫び状の書き方例文とテンプレート

企業宛てのお詫び状の書き方例文とテンプレート①不良品

不良品について指摘するサラリーマン

企業宛てのお詫び状の書き方例文とテンプレート1番目は、不良品を送ってしまった場合です。相手が企業先でも、お詫び状には、不良品を送ってしまった原因を書くようにして下さい。

不良品を作ってしまった原因を説明する場合には「弊社で原因を詳しく調査したところ、ある部分に故障につながる問題があることが判明いたしました」と記載して下さい。

企業宛てのお詫び状の書き方例文とテンプレート②作業ミス

作業ミスを指摘する上司

企業宛てのお詫び状の書き方例文とテンプレート2番目は、作業ミスの場合です。自社の社員の作業ミスで、取引先に迷惑をかけてしまった場合には、どのような作業ミスで問題が起きてしまったのか、記載して下さい。

お詫び状には「お急ぎのところ申し訳ございませんが、再度作業をさせていただきますようお願い申し上げます」と書くようにしましょう。新たに作業をするだけでも自社の負担になりますが、それを行わせてもらう事でも、申し訳なく思っている旨を伝えれば、取引先の方に納得してもらえる可能性が高くなります。

企業宛てのお詫び状の書き方例文とテンプレート③見積書の誤記

見積書の誤記

企業宛てのお詫び状の書き方例文とテンプレート3番目は、見積書の内容に間違いがあった場合です。お詫び状には、まず「見積書に誤りがありましたこと、心よりお詫び申し上げます」と自社のほうに非がある事を認めましょう。

さらに「訂正した見積書を同封いたしますので、ご査収ください」と記載するようにしましょう。新たに送られた見積書であれば、正しい内容になっていることが分かれば、取引先の方も迅速に仕事に取り掛かることができます。

企業宛てのお詫び状の書き方例文とテンプレート④契約上の不履行

契約の不履行に悩む社員たち

企業宛てのお詫び状の書き方例文とテンプレート4番目は、契約上の不履行です。取引先と契約していたのに、履行することが難しい場合には、お詫び状に「契約内容の一部が不履行のかたちで今日に至っていることは紛れもない事実であり」と現状を説明して下さい。

少し納期を伸ばしてもらえたら、不履行の部分を実行できる場合には「不履行事項につきましてはただちに実行に移すよう指示いたしました」と記載しましょう。これからは、契約通りに仕事を進められることを説明しておけば、取引先の方も安心します。

企業宛てのお詫び状の書き方例文とテンプレート⑤誤請求

お詫び状を作成

企業宛てのお詫び状の書き方例文とテンプレート5番目は、誤請求した場合です。お詫び状には「この度は、誤ったご請求をいたしましたこと、深くお詫び申し上げます」と記載して下さい。そうすれば、こちら側が注文した訳ではなかったと安心してもらえます。

企業宛てのお詫び状の書き方例文とテンプレート⑥注文取り消し

今後の対応策

企業宛てのお詫び状の書き方例文とテンプレート6番目は、注文の取り消しです。弊社の社員が、間違った部品を頼んでしまった場合には、注文を取り消してもらう必要があります。

お詫び状には「弊社の手違いで誤って発注してしまいました。ご迷惑をおかけしますが、このような事情ですので、この注文を取り消していただけますよう、お願い申し上げます」と書くようにしましょう。早めのうちにお詫び状を送らなければ、取引先は仕事を進めてしまうので、気を付けて下さい。

企業宛てのお詫び状の書き方例文とテンプレート⑦添付ファイルの誤り

添付ファイルの誤り

企業宛てのお詫び状の書き方例文とテンプレート7番目は、添付ファイルを間違えた場合です。電子メールに誤った添付ファイルを付けて送信した場合には、電子メールでも良いので「Aのメールについて混乱を招いてしまい、誠に申し訳ございませんでした」と誤りである事を説明して下さい。

そして「改めてこの後、正しい内容のメールをお送りいたします」と記載すれば、この後に正しい添付ファイルが送られてくることを理解してもらえます。

お詫び状の書き方のポイントや注意点とは?封筒のマナーは?

お詫び状を書くときはクレーマーに要注意!

クレーマーに注意

クレーマーを相手にする時は、お詫び状を本当に渡したほうが良いのか、判断することが重要です。実際に、クレーマーたちの中には、企業またはお店に非がなくてもクレームをつけるケースがあります。

何回もクレームをつけるお客様の場合には、相手の名前や年齢を記録しておきましょう。場合によっては、クレーマーに「似たようなケースが何回も起きているので、警察に捜査をお願いするので、その際には協力をお願い致します」と伝えましょう。そのようにしたら、クレーマーが引き下がったケースもあります。

お詫び状であることを手紙に記載

手紙に記載

お客様または、取引先にご迷惑をかけた場合には、手紙に「お詫び状」であることをしっかりと記載しておくことが重要です。お詫び状を作成する場合には、上のほうから、お客様または取引先の名前や書いていって、その下のほうに、何についてお詫びをしているのか、記載して下さい。

例えば、誤発注の場合には「商品間違いによるお詫び」と書いて、不良品を送ってしまった場合には「商品不良に関するお詫び」と書くようにして下さい。

誠意を見せるために「今後このようなことがないよう」と記載

お詫び状を作成

お詫び状を作成する場合には、相手の怒りを鎮めることばかり考えて、原因や謝罪のことばかり考えてしまうかもしれません。しかし、お詫びするだけでは、相手は納得しない可能性が高いので「今後このようなことがないよう」と記載しておくことも重要です。

同じ失敗をしないことを誓う訳ですから、相手が納得できるほどの対抗策も記載しておきましょう。お詫び状に「今まで以上に、問題が起こさないように努力します」と書いているだけでは、説得力に欠けてしまうので、具体的な対抗策を記載して下さい。

内定辞退の時でもお詫び状は出したほうが良い

内定を辞退しようとする女性

就職活動をしている場合には、多くの企業の面接を受けようとする方は多いでしょう。そのような就職活動をしていたら、何社もの内定を貰うことがあるので、内定辞退の旨を伝える必要があります。電話で済ませてしまう方もいますが、お詫び状で内定辞退の旨を伝えたほうが、御社に誠意を見せることができるでしょう。

内定辞退する場合には、一刻も早く御社に伝えなければ、相手に迷惑をかけてしまうことになります。そのため、お詫び状を出す前に、電話で連絡することが重要です。下の関連記事では、内定辞退する方法が紹介されているので、良かったら、ご覧になってみて下さい。

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内定辞退の手紙・お詫び状の書き方例文|横縦書き・メールや電話の連絡は?

就活をしていると内定辞退するということも多いですよね。こちらの記事では、そんな内定辞退を手紙で行う方法や例文、お詫び状の文書の書き方について紹介しています...

お詫び状を入れる封筒の種類

封筒の種類

お詫び状を入れる封筒は、白いものが良いです。カラフルな封筒や模様のついた封筒などにお詫び状を入れてしまったら、相手は「本当に悪いと思っているのだろうか」と不快感を抱かれてしまう可能性が高いので、注意して下さい。

お詫び状を入れる封筒の書き方

封筒の書き方に悩む女性

お詫び状を入れる封筒は、縦書きにすることが基本です。会社名や住所を書く時には、省略しないようにしておきましょう。省略して書いたら、あまり誠意を感じられないお詫び状に見えてしまうので、気を付けて下さい。

誠意のあるお詫び状を作成して良好な関係を築きましょう!

お詫び状の書き方には、送る相手や状況によって、書き方を変えなくてはいけません。どのような書き方をしたら良いのか悩む場合には、今回紹介したテンプレートを参考にして下さい。誠意のあるお詫び状を送ったら、今後もお客様や取引先と良好な関係を築くことができるでしょう。

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