【ビジネスマナー】一般的な電話のかけ方を解説!出だしの挨拶や対応の仕方もご紹介!

社会人として働いていると、必ず必要となるのが電話です。受ける機会は多くても、電話をかける機会が少なく、どうすればいいんだろう?と迷う方もいるのではないのでしょうか?今回は一般的な電話のかけ方を解説します。マナーを覚えて電話のかけ方も克服しましょう!

【基本】一般的な電話のかけ方|例文も

準備|内容の確認

メモを取る人

電話をかける前に、内容の確認しましょう。電話をかける際、特に電話をかけ慣れていない人は、焦ってしどろもどろになり内容をうまく伝えられないことがあります。

メモは箇条書きにして、話した内容に斜線を引いていくとどこまで話したか、落ち着きながら電話をすることができます。またメモを持っているので、社会人として基本であるメモもすぐに取ることができますよ。

①出だしは日頃のお礼と自分の会社名・名前

電話をする女性

電話をかける際出だしは、まず日頃のお付き合いのお礼と自分の会社名・名前を名乗ります。出だしと名乗り方は「お世話になっております。私〇〇株式会社の□□と申します」です。余計なことは言わず簡潔に言いましょう。

「お世話になっております」は、相手にお世話になっていることだけでなく、感謝の意も表します。一点注意することとしては「お世話になります」と言わないことです。「お世話になります」だと、これからお世話になることを意味します。もっと丁寧に挨拶したい場合は「平素より大変お世話になっております」と言いましょう。

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②電話したい相手の部署・名前を伝える

電話するサラリーマン

取引先と電話がつながり、出だしで日頃のお付き合いのお礼と自分が何者かを名乗って挨拶をしたら、電話をしたい相手の部署と名前を伝え、呼び出していただきましょう。例文は「〇〇部署の△△様はいらっしゃいますか?」です。

部署名を伝えるのは、同じ名前の方が間違えて出る可能性をなくすためです。田中さんや佐藤さんなど、苗字が同じ方が何人かいる場合、電話を繋いでくれる人が対応に混乱してしまいます。

③相手に取り次いでもらったらもう一度名乗る

電話をするOL

取引先に電話をかけ、話したい相手が電話に出たら、もう一度日頃の付き合いのお礼と自分が何者かであるかを名乗り、挨拶をしましょう。名乗り方は最初の出だしと同じで問題ありません。たいていの場合「〇〇会社の□□さんからお電話です」と取り次ぎの対応をしますが、聞き取れなかったことも考え再度名乗りましょう。

④相手が今時間があるか確認する

電話するOL

要件を伝える前に、相手が今都合が良いかを確認するのが社会人としてのマナーです。例文としては、「お忙しいところ恐れ入りますが、今お時間よろしいでしょうか」です。内容が多く、時間のおおよその検討がつく場合は「お忙しいところ恐れ入りますが、今〇分ほどお時間よろしいでしょうか」と聞きましょう。

取引先の方は、対応しているのはあなたの仕事だけではない可能性のほうが大いにあります。今の仕事の状況は電話の先はお互いに見えません。数分であれば問題ないものの、10分近くあるいはそれ以上だと、今やっている仕事のほうが優先順位が高い、などいろんな事情があります。

取引先の方にきちんと対応していただくためにも、社会人としてしっかり時間があるか確認を怠らないようにしましょう。お時間をとっていただいた場合は、お礼も忘れずに言ってください。

【相手が不在時】一般的な電話のかけ方|例文も

①出だしにお礼と挨拶

電話をかけるOL

出だしは、先述した通り、日頃のお付き合いのお礼と自分の会社名・名前を名乗り、挨拶をしましょう。出だしと名乗り方は、先ほど同様、「お世話になっております。私〇〇株式会社の□□と申します」です。

②電話したい相手の部署・名前を伝える

電話をする男性

出だしで日頃のお付き合いのお礼と自分が何者かを名乗ったら、先ほど同様、電話をしたい相手の部署と名前を伝えましょう。例文は「〇〇部署の△△様はいらっしゃいますか?」です。

③相手が不在の場合

会社から出るサラリーマン

相手が不在だった場合、相手の戻りの時間を聞くのが社会人としてのマナーです。例文としては、「お戻りは何時ごろのご予定でしょうか?」です。これは相手が外出時でも、会議中でも使うことができます。

相手の戻り時間を教えてもらったら、「ありがとうございます。では〇時頃、こちらから改めてご連絡いたします」と一言添えてお礼を入れましょう。

④相手に折り返しを依頼する場合

電話をするサラリーマン

もし相手に折り返しを依頼する場合は、「恐れ入りますが、折り返しお電話いただきますようお伝えいただけませんでしょうか」とお願いしましょう。また対応いただいた方が聞き漏らしがないよう、「私〇〇株式会社の□□と申します。電話番号は~」と自分の情報を少しゆっくり伝えましょう。

特に、会社ではなく携帯に折り返してもらいたい場合は、電話番号を伝えましょう。頻繁に一緒に仕事をしている取引先の場合は、あえて電話番号を伝える必要はありません。

【社用携帯】一般的な電話のかけ方|例文も

①出だしについて

電話をする女性

これまで同様、出だしは日頃のお礼と自分の会社名・名前を名乗り、挨拶します。出だしと名乗り方は、「お世話になっております。〇〇株式会社の□□と申します」です。

②連絡先があっているか確認する

外で電話するサラリーマン

日頃のお礼と自分の名前を名乗り挨拶をしたら、「〇〇様の携帯でよろしいでしょうか?」または「〇〇様の携帯でお間違いないでしょうか?」と確認しましょう。携帯の場合は、相手の携帯であるかを確認するのが、社会人としてのマナーです。

この時「〇〇様の携帯でよろしかったでしょうか?」と言うのは避けましょう。実は「よろしかったでしょうか」は、この場合正しい言葉遣いではありません。それは過去形を使うことで、過去は間違っていた、という意味になるからです。ただ、過去のものを確認する際は「よろしかったでしょうか」は正しい言葉遣いになります。

③相手が今時間があるか確認する

パソコンと目覚まし時計

必ず相手に「お忙しいところ恐れ入りますが、今お時間よろしいでしょうか」または「お忙しいところ恐れ入りますが、〇分ほどお時間よろしいでしょうか」と、対応してもらう時間があるかを確認しましょう。相手も出先などですぐに対応できない場合があります。相手の都合を聞くのも、社会人としての基本です。

④留守電の場合

携帯とノートとペン

留守電の場合は、自分の会社名と名前を残しましょう。名乗り方は、出だし同様、「お世話になっております。〇〇株式会社の□□と申します」です。「〇〇の件でお電話いたしました」と要件を一言で添えると、丁寧です。

また最後に折り返してほしいのか、改めて電話をするのかを添えましょう。折り返してほしい場合は「お忙しいところ恐れ入りますが、折り返しお電話いただけませんでしょうか」と、改めて電話する場合は「またお時間改めてご連絡いたします」と言いましょう。

【初めての会社】一般的な電話のかけ方|例文も

①出だしは挨拶と自己紹介

電話をする女性

営業などで、初めての会社に電話をかける際は、まず挨拶をして自分は何者であるかを名乗りましょう。挨拶と名乗り方は「初めてお電話させていただきます。私〇〇株式会社の□□と申します。突然のお電話で失礼します」です。

ポイントは初めて電話する旨をきちんと伝えることです。知らない相手には、警戒します。きちんと初めてであることを伝えることで、相手に少しでも安心感を持ってもらうことができます。

②要件と担当者がいるか聞く

電話するOL

挨拶をしたら要件で電話をしたかと、担当者がいるか聞きましょう。例文としては、「〇〇の件でご連絡いたしました。□□のご担当者様はいらっしゃいますか」です。担当者が電話に出るとは限りませんので、しっかり聞きましょう。

③相手の都合を尋ねる

電話で確認する女性

担当者に取り次いでもらっても、担当者が不在でも、相手の都合を聞くようにしましょう。担当者に取り次いでもらった場合は「今〇分ほどお時間よろしいでしょうか」、担当者が不在であれば「何時ごろお戻りでしょうか」と尋ねましょう。

一般的な電話のかけ方のマナー

①時間帯のマナーを守る

時計とファイル

時間帯のマナーを守るのが取引先とやり取りする際の、社会人としての基本です。朝早くや、夜遅くなど時間帯に気にして電話をするようにしましょう。取引先の始業時間や終業時間を把握しておくとより良いですね。

②簡潔に結論から話すのがマナー

電話をする女性役員

電話時間を最小限に抑えるためにも、要件は簡潔に、結論から話すようにしましょう。簡潔に、結論から話すのはビジネスの基本です。不安な方はメモを用意して話すことをおすすめします。

③通話終了後は自分から切るのがマナー

電話を切る直前のOL

通話終了後は、自分から、受話器をそっと置きましょう。実は、かけた人から電話を切るのがマナーです。固定電話の場合、受話器を置くときに大きな音がしやすいので、相手のことを考えてそっと置きましょう。

一般的な電話のかけ方のマナーを習得しよう

今回は一般的な電話をかける時のマナーを、例文付きでご紹介しました。出だしや名乗り方は、第一印象にもなるので、特に初めての会社に電話をかける際は重要です。今回の記事を参考に、一般的な電話のかけ方のマナーを習得し、ビジネスに生かしましょう。

下記記事では、「いらっしゃいますか」の電話での使い方や、「ご連絡させていただきました」に関連する内容を紹介しています。併せてぜひ参考にしてください。

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