【直したい!】段取りが悪い人が止めるべき習慣4つ!対策法を知って効率UP!

段取りが悪いと、仕事の効率や周囲の評価に影響します。こちらの記事では、段取りを良くするために変えるべき習慣や、対策法についてご紹介しています。段取りが悪い原因や、段取りが良い人の習慣との違いについても知ることができるので、ぜひ参考にしてみて下さいね!

段取りが悪い人が止めるべき習慣4つ

①整理整頓ができていない

デスクで仕事をする女性画像

段取りが悪い人は、物の定位置を決めておらず整理整頓ができていません。そのため、物を使ったら元の場所に戻すという習慣がありません。職場のデスクやプライベートな空間が散らかっていて、必要な時に必要な物をすぐに使うことができません。

すぐに作業にとりかからなくてはならない時に、仕事で使う物を探すというところから始める必要があります。そのため、他の人よりもスタートが遅くなります。物事に対する取り掛かりが遅いので、周囲のペースに後れをとることが多いです。

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②計画を立てない

カレンダーと文房具とコーヒー画像

段取りが悪い人は、優先順位を理解した上で計画を立てることができていません。物事をスムーズに進めるためには、計画を立てることが大切です。計画は1日単位だけでなく、1週間単位・月単位など細かに立てる必要があります。

段取りが悪い人は、計画を立てないまま作業をスタートさせる習慣があります。計画を立てると、計画と現状を比較することができます。もし、計画どおりに進んでいないと、作業ペースを上げるために努力しようとするものです。

また、計画内容を変更するなど現状を見直すきっかけもできます。段取りが悪い人は、無計画で物事を進める習慣があります。そのため、作業ペースが遅れていることに気付かないまま仕事を続けてしまいます。

③目の前の作業から取りかかる

パソコンで作業する女性画像

段取りが悪い人は、ひたむきに仕事をこなそうとします。そのため、目の前にある作業からひとまず取りかかるという悪い習慣があります。目の前にある作業に対し、いち早く取りかかることは良いことです。しかし、それはタスクが目の前にある作業のみの場合に限ります。

④こだわり過ぎる

画用紙に描く男性画像

仕事やプライベートで、こだわりを持つことは大切です。しかし、スケジュールに間に合わせるということが第一条件となります。段取りが悪い人は、こだわり過ぎる習慣があります。こだわり過ぎて予定が狂ったり、納期に間に合わせることができず周囲に迷惑をかける人が多いです。

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段取りが悪い人と良い人の違い

①急な予定変更に対応ができるか

腕時計を見る女性画像

段取りが良い人は、急な予定変更があっても冷静に対処できます。しかし、段取りが悪い人は今の状況に手一杯なので自分では対応しきれません。段取りが悪いことで、予定変更に対応できるほどの余裕がないのです。

仕事に急な予定の変更は付き物なので、きちんと対応できないと仕事が進みません。仕事は1人で完結するものとは違い、お客様や取引先との兼ね合いがあるからです。そのため、見かねた管理職が段取りが悪い人の同僚や部下に対し、サポートするように命じることもあります。

段取りが良い人は、いつもサポートをする側になっています。段取りが悪い人は、サポートをしてもらう側というポジションが定着しています。仕事はチームワークが大切なので、段取りが悪い人はチームの負担になっていることがあります。

②目的を意識できているか

画用紙に図を描く女性画像

段取りが悪い人と良い人は、目的に対する意識が違います。段取りが良い人は、目的意識をしっかり持っています。いくら一生懸命作業をしても、目的に沿ったものでないと意味がないからです。段取りが良い人は、目的を意識した上で作業をするので、物事をスムーズに進めることができます。

しかし、段取りが悪い人は、目的を意識することなく作業に取りかかります。段取りが良い人とは違い、目的を理解できていない状態で作業を進めてしまいます。

そのため、ただ作業をこなすという漠然とした状態で物事を進めることになります。その結果、段取りの悪い人は目的に沿っていない行動で、周囲に迷惑をかけることがあります。

段取りが悪い原因

①時間制限の設定ができていない

目覚まし時計と文房具画像

段取りが悪い人は、残業や徹夜作業をすることが多いです。仕事やプライベートで、時間制限の設定ができていないことが原因です。時間制限の設定をしないことが原因となり、時計を見て現状を認識することができません。そのため、今の自分のリアルな状況を把握するのが苦手です。

時間制限を設けていないので、時間をかけてでも成し遂げようとします。段取りが悪い人は、「これだけ時間をかけて成し遂げた」「徹夜で頑張った」と思う傾向があります。

段取りが良い人も悪い人も、1日24時間であることには変わりありません。最後まで成し遂げることは大切ですが、納期やスケジュールに間に合わなければ価値が下がります。

②意図を汲めていない

スーツを着て座る男性画像

段取りが悪い原因は、いつも自分のことでいっぱいいっぱいだからです。周りを見渡す余裕がないので、相手の意図を汲めていないことが多々あります。「なぜ管理職からこの仕事を頼まれたのか」「なぜ彼女はあんなことを言うのか」など、相手の気持ちになって考えることができていません。

相手の意図を汲めていない状態で物事にとりかかるため、一生懸命作業をしてもニーズに沿っていないものが出来上がることがあります。たとえば、社内で閲覧する忘備録と、取引先へのプレゼン資料を作成する意図はそれぞれ違います。

忘備録を作る意図は、社内で情報を共有するためです。取引先のプレゼン資料は、会社の利益を高めるためです。段取りが悪い人は意図が汲めていないことが原因で、社内用の忘備録作成に時間をかけ過ぎる傾向があります。そのため、大切なプレゼン資料の納期に間に合わず、周囲からの評価が下がってしまいます。

段取りが悪い習慣を良くする対策法

①作業系と思考系に分ける

筆記用具と眼鏡とコーヒー画像

段取りを良くする対策法は、やることを作業系と思考系に分けることです。作業を分けて取り組む対策法で、段取り良く物事を進めやすくなります。また、段取りが悪い人の「目的を意識しない」「相手の意図を汲めない」という変えるべき原因を改善することができます。作業系と思考系では作業の進め方が違うからです。

たとえば、コピーを取ることや試供品を袋詰めすることは、作業系です。思考系は、プレゼンの内容を考えたり新商品のデザイン案を作ることです。段取りが悪い人は、作業系の仕事に強いこだわりを持って取り組む習慣があります。そのため、肝心である思考系の仕事にかける時間が無くなってしまいます。

作業系と思考系の仕事はどちらも大切ですが、じっくり取り組んだほうが良いのは思考系の仕事です。作業を分けるところからスタートすると、「目の前の作業からとりかかる」という悪い習慣の対策ができます。また、思考系の仕事を認識することで「こだわり過ぎる」という習慣に対する良い対策ができます。

②力の入れどころを把握する

カフェで仕事をする女性画像

段取りを良くする対策法は、力の入れどころと抜きどころを把握することです。自分の集中力に合った作業をすることで、段取りを良くする対策になります。段取りが良い人は、自分の集中力をよく理解しています。

なぜなら、集中力が途切れた状態で力を入れるべき仕事に取り組むと、効率が悪くなるからです。段取りが悪い人は、力の入れどころを考えずに物事を進める傾向があります。そのため、集中力が高まっている時に、考えなくても作業が進む仕事をする人がいます。

集中力がある時は、資料作りや企画案など周囲の評価が高まるものに注力することが大切です。集中力はずっと続くものではありません。そのため、集中力の度合いによって仕事内容を変えることで、段取り良く物事を進めることができます。

段取りが悪い習慣を良くするコツ

①隙間時間を有効に使う

携帯を見るスーツの男性画像

隙間時間を合わせると、結構な時間量になります。段取りを良くするコツは、隙間時間を有効に使うことです。「整理整頓ができない」「急な変更に対応できない」という、悪い習慣や原因を改善することができます。コピーをとっている間に、コピー機の前でボーっと待つのはやめましょう。

段取りを良くするコツは、コピー中にデスクの整理整頓や作業途中の仕事をすることです。隙間時間を有効に使うというコツを掴めば、デスクが片付きスムーズに必要な物が取れます。また、隙間時間を使い細切れでも作業を進めるコツを掴めば、時間に余裕ができます。

そのため、急な予定変更があっても落ち着いて対応できるようになります。こちらの記事では、人の集中力が持続する時間や集中できる方法についてご紹介しています。途切れた集中力を回復する方法も知ることができますよ。隙間時間を有効に使うコツの参考になりますので、ぜひご覧ください。

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②予定時間を2割増しにしてスケジュールを組む

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自身の能力を、過大視していませんか?初めて取り組む仕事や慣れない仕事は、慣れた仕事と違い時間を要します。段取りを良くするコツは、予定時間を2割増しにしてスケジュールを組むことです。あらかじめ2割増しのスケジュールを組むことで、予定と現状の違いを修正しやすくなります。

また、「計画を立てない」「時間制限ができない」という悪い習慣や原因を改善することができます。日にちや時間を意識して、物事に取り組む癖をつけることができるのでおすすめです。スケジュールを立てる習慣ができると、予想作業ペースと現状の作業ペースの違いが一目でわかります。

もし、予想よりも早めに作業を終えたら、時間に余裕ができて急な予定変更にも対応できます。スケジュールを上手に組むコツを身に付けることで、段取りが良くなります。こちらの記事では、スケジュール管理の方法についてご紹介しています。段取りが悪い原因を改善するコツを知ることができますので、ぜひご覧ください。

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段取りが悪い人が止めるべき習慣や対策法を知って効率をUPさせよう!

段取りが良い人を観察すると、時間の使い方がとても上手なことがわかります。段取りが悪い人と違い、自分の能力や作業にかかる時間を把握できているからです。段取りが悪い人が止めるべき習慣や、対策法を知って効率をUPさせましょう。

こちらの記事では、仕事の覚えが悪い人の原因についてご紹介しています。仕事を早く覚える方法についても知ることができますよ。ぜひ、参考にしてみてください。

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