アポイント変更の依頼メールの例文｜好印象のお詫びの仕方とは？

【イベント】アポイント変更の依頼メールの例文

①機材の故障

最初にご紹介するのは、イベントなどで使用する予定だった機材が故障した際に使える例文です。万が一、イベントで必要な機材の故障が原因で、日程の変更が必要だと判断した場合は、なるべく早めに先方に日程変更、またはリスケの依頼をするメールを送りましょう。

例えば、「いつもお世話になっております。今月末に予定されておりますイベント、～についてご連絡させて頂きました。誠に恐縮ながら、イベントで使用する予定だった機材が故障したため、当イベントの日時を～に変更することとなりました。ご理解のほどよろしくお願いいたします。」という形で活用できます。

②担当者の体調不良

イベントに際し、イベント担当者の体調不良で日程変更が必要、という場合もあるでしょう。やむを得ず担当者が欠席し、イベントのリスケが必要な場合は、直ちに関係者各位に依頼・お知らせをします。この場合、時間が早ければ早いほど、先方も安心ですので素早くメールを送るように心がけましょう。

具体的には、例えば「いつも大変お世話になります。～株式会社の～です。来週に予定しております、自社イベントについてですが、実は担当の～が体調不良で入院することとなりました。そこで、担当を～に変更し、日時も来月に日程変更いたします。ご迷惑おかけしますがよろしくお願いいたします。」と活用できます。

③自社都合

最後にご紹介するのは、自社都合としてイベントなどの開催を日程変更・リスケしたい場合の例文です。自社都合とする場合は、基本的に相手に内情をあまり知られたくない、というニュアンスが伝わります。したがって、こちらとしても詳しい理由などは伝えず、簡潔に日程変更の旨を伝えると良いでしょう。

具体的には、「平素よりお世話になっております。1ヵ月後に予定しておりました、貴社の記念パーティーですが、自社都合につき各社様に日程変更のお願いをさせて頂いております。新たな日程は、～月～日です。ご参加可能か、お知らせ頂けると幸いです。」などの形で使用することができます。

【会議・打ち合わせ】アポイント変更の依頼メールの例文

①内容の変更

会議・打ち合わせで、内容の変更を理由に日程変更・リスケを行いたい場合もあるでしょう。例えば、開発途中の商品に不具合が見つかった、商品開発に予定以上の時間がかかることが判明し、打ち合わせの日程変更の必要があるなどの場合が考えられます。

このような場合、「大変お世話になります。この度は、新商品に関する打合わせについてお詫びがあり、ご連絡させて頂きました。打ち合わせ予定だった開発中の商品に不具合が見つかり、改善までの期間に目途が立っておりません。そこで、貴社に打ち合わせの日程変更を依頼することは可能でしょうか？」などが挙げられます。

②急な出張

ビジネスシーンでは、急な出張を理由に打ち合わせの日程変更を依頼する必要がある場合もあるでしょう。この場合、出張が分かった時点ですぐに先方に連絡を入れるようにしましょう。お互い、忙しい中で時間も限られているはずです。相手の時間も大切にするという意味でも、早めに連絡すると印象も良いですね。

急な出張の場合、例えば「平素よりお世話になっております。大変恐縮なのですが、貴社と予定しておりました打ち合わせの日に、急な出張が入ってしまいました。可能であればリスケをお願いしたいのですが、可能でしょうか？どうぞよろしくお願いいたします。」と活用が可能です。

③私情

最後にご紹介するのは、打ち合わせなどを私情を理由にリスケをお願いする場合です。私情とは、ビジネスなど仕事に関わることとは別の、個人的な理由という意味です。例えば、突然の家族の不幸や、プライベートに関わる緊急の事態がそれに当たります。

この場合、例えば「突然のご連絡失礼いたします。明日に予定していた貴社との打ち合わせですが、私情にて貴社にお伺いすることが難しくなってしまいました。そこで、恐縮ですが、打ち合わせの日程を変更させて頂くことは可能でしょうか？直前のご連絡となってしまったこと、お詫び申し上げます。」などの形で活用できます。

【急な予定変更】アポイント変更の依頼メールの例文

①社内トラブル

できるだけ避けたいことではありますが、社内トラブルが原因で急な予定変更をしなければならない場合もあります。例えば社内のサーバーが急にダウンする、あるいは急なシステムメンテナンスに見舞われるなど、色んなケースが考えられます。このような場合、しっかりお詫びをした上でリスケをお願いしましょう。

具体的には、「お世話になっております。来週の会議についてですが、同日にシステムメンテナンスが予定されていることが判明しました。そこで、翌日の～日に日程変更をお願いします。急なお知らせとなってしまったことをお詫び申し上げます。」という形で活用できます。

②急用

ビジネスのシーンでは、急用を理由に予定変更をお願いする場面も想定できます。この場合、「急用」という直接的な表現ではなく、「諸事情」と言い換えることで、よりビジネスライクで適切な響きを保てます。この場合も、お詫びの言葉をきちんと添えて、相手にリスケを依頼しましょう。

例えば、「急なご連絡失礼いたします。明日に予定していた貴社での会議ですが、諸事情によりお伺いすることが難しくなりました。可能であれば、リスケをお願いできますでしょうか？急なお知らせとなりましたことをお詫び申し上げます。」などの形で活用してみましょう。

③交通の支障

最後にご紹介するのは、交通の支障を理由に急な予定変更を伝え、日程変更を依頼する場合です。例えば多くの人が帰省する時期で、新幹線が混雑しており、遅れが出た、または車での移動で渋滞に捕まったなどの状況が考えられます。この場合も、約束の時間に間に合わないと分かった時点ですぐに先方に連絡を入れましょう。

例としては、例えば「お世話になります。今日の14時から予定していた打ち合わせに出席するため、車で会場に向かっているのですが、あいにく渋滞がひどく、開始時間に間に合いません。可能であれば、日程変更、あるいは時間の変更をお願いしたいと思うのですが、ご都合はいかがでしょうか？」と活用できます。

【その他】アポイント変更の依頼メールの例文

①先約のずれ込み

ビジネスの現場では、先約が予定の時間よりずれ込んで、次の約束に間に合わない、ということは良くあります。この場合、例えば「大変申し訳ありません。先約の予定が長引いてしまい、打ち合わせに間に合いそうにありません。日程変更が可能であればぜひご検討頂ければ幸いです。」と活用してみましょう。

この例文のように、例えば約束時間が迫っている場合は、お詫び、伝えたいこと、相手にしてもらいたい行動、という流れを簡潔に伝えるように心がけます。そうすることで、相手とも素早いコミュニケーションができるでしょう。

②急な転勤

会社から急な転勤を言い渡され、先方にその旨と日程変更を依頼する場合も考えられます。例えば「お世話になります。実は、急な転勤が決まりました。そこで、予定していた訪問日程を変更をして頂くことは可能でしょうか。また合わせて、新しい担当者をご紹介させて頂こうと思います。」と応用することが可能です。

③会場の都合

最後にご紹介するのは、会場の都合で先方に日程変更依頼をする場合です。この場合、例えば「会場の都合で使用予定だった使用不可となり、日程変更の必要が出て参りました。ご協力頂けると幸いです。急なご連絡となり、お詫び申し上げます。」と使用しましょう。

下記関連記事では、「アポイントメールの書き方4選」を分かりやすくまとめています。ビジネスでアポイントなどの日程変更だけではなく、営業を取るためにアポイントメールを書く必要のある方も多いはずです。具体的な件名の書き方や、返信の内容もご紹介していますよ。ぜひこちらの内容も参考にしてみてください。

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アポイント変更の依頼メールで好印象を与えるお詫びの仕方とは？

①変更依頼の理由を簡潔に述べる

アポイント変更の依頼メールでは、「変更依頼の理由を簡潔に述べる」と好印象を与えられます。可能な限りで相手にも情報を開示し、それを依頼しなければならない理由を簡潔に述べるような内容にしましょう。そうすることで、相手にもこちら側の真摯な姿勢が伝わり、好印象で話を進められるはずです。

②丁寧にお詫びをする

「丁寧にお詫びをする」というのも、相手に好印象を与える上で重要です。きちんと敬語を使用し、こちらが少しやり過ぎかな？と思うくらいの丁寧さを持ってメッセージを作成するようにしてください。ビジネスでも謝罪が必要な内容の場合は、特に丁寧さを心がけるのが基本です。

③お願いよりも相手に依頼をする

最後にご紹介するのは、「お願いよりも相手に依頼をする」です。特に社外の人に日程依頼をする場合は、「お願いします」と相手に押し付けるよりも、「可能でしょうか？」「ご都合はいかがでしょうか？」など、相手の時間やスケジュールにも配慮した言い回しで依頼する方が効果的と言えます。

アポイント変更の依頼メールを上手く使いこなそう！

ビジネスでは、日程変更を依頼しなければならないシーンというのは、多々あります。また、その状況や理由も様々あるので、それぞれのシーンに合わせて、ぴったりの表現を使用していく必要があります。あなたもこの記事の内容を参考にして、アポイント変更の依頼メールを上手く使いこなしてみてくださいね。

下記関連記事では、「ご不明な点がございましたらの例文9選」を分かりやすくまとめています。この言い回しは、今回ご紹介した日程変更依頼メールの文末に添える例文としても、十分活用できる便利なものです。英語表現と、ビジネスメールの返信例についても詳しく解説されています。こちらもぜひチェックしてみましょう。

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