アポイントメールの書き方4選!営業の取り方・件名や返信の内容も

ビジネスアポイントは電話で取るものとお考えの方も多いかもしれませんが、最近ではメールで訪問や伺う時のアポイントをとる取り方が一般的です。今回はメールアポイントを取る際に注意したい件名や営業メールの仕方、書き方やお願いの方法、返信の例文などをまとめてみました!

アポイントメールのメリット・電話についても

アポイントメールのメリット①営業相手に直接アプローチしやすい

PC

アポイントメールのメリット、1つ目にご紹介するのは相手に直接アプローチしやすいというメリットです。電話でアポイントを取る経験をした方ならお分かり頂けるかと思いますが、電話の場合受付を突破して取引したい相手に直接アプローチするのが難しいです。

しかし、メールでアポイントを取る場合は担当者のメールアドレスに直接メールを送る事が出来るため、受付の関門を突破する必要がなく、取引したい相手に直接アプローチすることができます。そのため自分の要件が相手に伝わりやすく、比較的アポイントが取りやすい傾向にあると言われています。

アポイントメールのメリット②テンプレートを活用しての訪問の取り方

眼鏡

アポイントメールのメリット、2つ目にご紹介するのはテンプレートを活用してのアポイントの取り方ができるという点です。メールでアポイントを取る場合、テンプレートを活用することができます。予め、アポイント用のテンプレートを自分で準備しておけば、日時や会社名などを変更するだけですぐに送れます。

予めテンプレートを準備しておけばスムーズにアポイントメールを送る事が出来ますし、ビジネス敬語や言葉の遣い方が間違っていないかなどのチェックも入念にできますよね。電話だと直接人間と話すのでなかなかそうはいきません。相手の出方次第で自分の返答も変わってきますから難易度が高いと言えます。

アポイントメールのメリット③電話より理解しやすい

ビジネス

アポイントメールのメリット、3つ目にご紹介するのは電話より理解がしやすいというメリットです。ビジネスの場面で重要となるのは簡潔に要点だけをまとめて分かりやすく相手に要件を伝えることです。しかし営業の電話など、慣れないうちはなかなか上手くいかないですよね。

しかしアポイントメールなら、電話よりも分かりやすく相手に要件やお願いを伝えることができます。なんども推敲して書く事も出来ますし、送る前に上司などに不備がないか確認してもらう事も出来ますよね。電話で会話するよりも相手に理解させやすいアポイントの取り方ができるかと思います。

アポイントメールを送る時のポイント5選

アポイントメールを送る時の件名ポイント①件名に工夫を

スマホ

アポイントメールを送る時のポイント、1つ目にご紹介するのは件名に工夫をするというポイントです。アポイントメールは受付を突破することなく直接相手にアプローチできるのがメリットだと先ほどお伝えしましたが、メールボックスの中で見逃されていて、見てもらえないという可能性もあります。

ですから、件名で自分の会社名や営業の内容などを分かりやすく伝える必要があります。メールの件名は短いですから、その短い件名の文章のスペースでいかに相手に目を留めてもらえるか、件名を工夫する必要があるのです。件名を分かりやすくするとメールを開いてもらえやすくなります。

アポイントメールを送る時のポイント②相手のビジネスメリットを簡潔に

SNS

アポイントメールを送る時のポイント、2つ目にご紹介するのは相手のメリットを簡潔に伝えるというポイントです。メールで営業などビジネスのアポイントを取る際の取り方として、相手に生じるメリットを明記するということが重要なポイントとなってきます。自分の会社と取引する事でどんなメリットがあるかを書きましょう。

訪問する相手のメリットを簡潔に明記する事が出来るというのはメールアポイントの強みでもあります。ですから、メールアポイントは長ったらしい文章で書いてはいけません。訪問営業をかける相手は忙しいですから短く分かりやすいメールの文章を心がける必要があります。

アポイントメールを送る時のポイント③複数提示する

スマホ

アポイントメールを送る時のポイント、3つ目にご紹介するのは複数提示するというポイントです。電話でビジネスアポイントを取る際は、お互いの予定などをその場で出しあいながら実際に合う日時や場所を決める事ができますが、メールではそうもいきません。

予め、最初に自分が送った営業などのアポイントメールに実際に合うとするならいつがいいか3つ程、訪問日時や場所の候補を挙げておきましょう。そうすると相手が指定しやすいですよね。1つだけ候補を挙げるだけだと相手が都合の悪い場合、ズルズルとその後もメールが続いてしまいますから注意が必要です。

アポイントメールを送る時のポイント④返信しやすくする

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アポイントメールを送る時のポイント、4つ目にご紹介するのは返信しやすくするというポイントです。アポイントメールを送る際には相手が自分に返信しやすいように工夫する必要があります。例えば自分のメールアドレスを明記する必要がありますし、そのメールアドレスが万が一送信できない場合も考える必要があります。

自分のメールアドレスを複数書いておくだけでなく、電話番号や会社の電話番号など、相手がアポイントメールに返信しやすいように工夫することが求められます。もし自分がアポイントメールを送られてきたらと想定して考えてみるといいかもしれませんね。

アポイントメールを送る時のポイント⑤言葉遣いに注意

女性

アポイントメールを送る時のポイント、5つ目にご紹介するのは言葉遣いに注意するという点です。電話で直接アポイントを取る際も、言葉遣いというのはビジネスにおいて非常に重要ですが、直接の会話なら少しビジネス言葉や敬語を間違って使っても見逃される場合も多いです。

しかし、メールの文面となると敬語や漢字の遣い方などがはっきりと形になって残ってしまいますから、相手に「教養のない人間だ」と思われてしまいかねません。ビジネスアポイントをメールで取る際には言葉遣いや敬語、漢字などに注意して送る必要が重要です。

ビジネスの場面で、「返信はいりません」と言う場面は度々遭遇するかと思います。以下の記事ではそんな、返信不要の旨を敬語にしてビジネスメールなどの文面で活用できるポイントが載っていますから、併せて読んでみてくださいね!

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アポイントメールの書き方や例文4選

アポイントメールの書き方や例文①ビジネスの取引がある営業先に

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アポイントメールの書き方や例文、1つ目にご紹介するのはビジネスの取引がある営業先に対して送るアポイントメールです。「いつもお世話になっております〇〇株式会社の〇〇です。先日は貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。その際に〇〇様が仰っていた資料を用意する事ができましたのでご連絡致しました。

差し支えなければ、直接お渡しできればと考えております。下記日時のご都合いかがでしょうか?ご連絡お待ちしております」との文面が例文として相応しいでしょう。ポイントは下記日時として候補日時を複数提示していることです。

アポイントメールの書き方や例文②初めて取引をお願いするお客様に

取引

アポイントメールの書き方や例文、2つ目にご紹介するのは初めて取引をお願いするお客様に向けてのアポイントメールの書き方です。「初めてご連絡致します。○○株式会社で〇〇を担当しております、〇〇と申します。貴社のホームページを拝見しご連絡させて頂きました。

今回は、記者が提案している〇〇プロジェクトの案件に私どもが開発している〇〇が活用できるのではないかとご提案させて頂きたく、このようにご連絡致しました。もしもご興味がおありであれば、直接ご説明させて頂きたいと考えておりますがいかがでしょうか?下記日時が訪問可能日時となっております。」

今回のポイントは、文章の書き出し方です。取引が以前からある相手なら「お世話になっております」で始めればいいですが、初めて営業をかける相手には「初めてご連絡致します」と始めるのがスムーズでしょう。

アポイントメールの書き方や例文③訪問のアポイントメール

握手

アポイントメールの書き方や例文、3つ目にご紹介するのは訪問のアポイントメールです。実際に営業先の会社に訪問が決まった際に送るアポイントメールはこのようなものがいいでしょう。「お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。お忙しい中、御返信頂き誠にありがとうございます。

そう致しましたら、〇月〇日(〇曜日)〇時に貴社にお伺い致します。何か変更などがございましたらご連絡下さい。それでは宜しくお願い致します。」ポイントとしては簡潔に要点だけをまとめて、すっきりとするという点です。

アポイントメールの書き方や例文④伺う前のアポイントメール

赤紙

アポイントメールの書き方や例文、4つ目にご紹介するのは伺う前のアポイントメールです。実際にアポイントがとれて、取引先と会う前日などにもう一度確認のメールを送る場合の例文です。「お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。明日の打合せの確認でご連絡させていただきました。

〇月〇日(〇曜日)〇時から貴社ラウンジでお間違いないでしょうか?何かご変更などがございましたらご連絡下さい。それでは何卒宜しくお願い致します。」今回のポイントとしては、やはり何度メールを送っても自分の会社や名前についてはしっかり明記する必要があると言う点です。これは基本ですから押さえておきましょう。

アポイントメールの返信例4選

アポイントメールの返信例①御礼を伝える

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アポイントメールの返信例、1つ目にご紹介するのは御礼を伝えるということです。今度は逆に貴方が営業のアポイントメールをもらったとしましょう。そのメールに返信する場合、まずは御礼を伝えることが重要です。「ご連絡いただき、ありがとうございます。」などまずはアポイントメールをもらった御礼をしましょう。

アポイントメールの返信例②打合せの日時を明確化する

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アポイントメールの返信例、2つ目にご紹介するのは打合せの日時を明確化するということです。実際に貴方がアポイントメールをもらったとして、その相手と打合せをしたいと思ったとします。恐らく相手からは複数の日時が候補として挙げられていますから「〇月〇日(〇曜日)〇時から可能で御座います」などと書きましょう。

アポイントメールの返信例③気軽に連絡できるように配慮する

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アポイントメールの返信例、3つ目にご紹介するのは気軽に連絡できるように配慮するという点です。アポイントメールをもらい、それに返信した場合、相手が自分に連絡しやすいようにする必要があります。自分が連絡を取りやすい電話番号やメールアドレスを記載して返信すると親切でしょう。

アポイントメールの返信例④決して上から出ない

会議

アポイントメールの返信例、4つ目にご紹介するのは決して上から出ないというポイントです。いくら相手が自分に営業をかけていたり、お願いをするためのアポイントメールだからといって貴方が偉いわけではありません。上から高圧的に出るのではなくあくまで相手と対等に接する事が重要です。

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いかがでしたか?アポイントメールはビジネスの場面において非常に重要ですし、マスターしておきたいですよね。きちんと基本のポイントを押さえて効率的なビジネスができるようにしましょう。

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