日程変更のお詫びメールの例文｜予定を変更する理由ごとに文例を紹介！

日程変更のお詫びメールをする時の注意点

①件名に「日程変更のお詫び」を入れる

日程変更のお詫びメールをする時は、件名に「日程変更のお詫び」を入れましょう。メールは、社内だけでなく社外からも沢山送られてきます。多くのビジネス文書がメールでやり取りされるため、相手が一目でわかるようにすることが大切です。また、件名には何の日程を変更するのかも明記しましょう。

「〇〇会議日程の変更のお詫び」や「△月△日アポイント変更のお願い」など、議題や日程を添えることがポイントです。日程変更のお詫びをするということは、相手が日程調整を行わなくてはならないからです。

日程の急な変更は、相手の負担が増します。社内・社外に関係なく、日程変更が決まったらすぐに連絡しましょう。相手がスケジュールを確認しやすいよう、簡潔にお知らせするビジネス文書を作ることが大切です。

【件名例文】日程変更のお詫びメール

• ・〇〇会議日程の変更のお詫び
• ・△月△日アポイント変更のお願い

②丁寧にお詫びし相手の都合を伺う

日程変更のお詫びメールをする時は、丁寧にお詫びし相手の都合を伺うようにしましょう。対面時や電話では、声色や表情から申し訳ないという態度が伝わりやすいです。そのため、謝罪の気持ちは文章できちんと伝える必要があります。

相手から「自分の優先順位は低いのか」と誤解されないように、丁寧に謝罪の意を伝えることが大切です。日程変更する理由は、端的に伝えるようにしましょう。長々と言い訳をする内容は、ビジネス文章に適していません。日程の急な変更を伝える時には、丁重にお詫びしましょう。

お詫びメール例文

• ・ご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。
• ・メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎお詫びとご連絡申し上げます。

【会議・打ち合わせ編】日程変更のお詫びメールの例文

①急な出張が入った

会議や打ち合わせがある日に、急な出張が入った時にはすぐに先方へお知らせしましょう。社内会議や打ち合わせの場合は、「新店舗立ち上げに伴い」など出張の理由を伝えても大丈夫です。社外の取引先にメールする場合は、日程を変更する理由を端的に伝えることが大切です。

会議や打ち合わせよりも、出張の方が優先順位が高いと誤解されないように気をつけましょう。社外の取引先には、新たな日程を委ねることが大切です。相手の予定に合わせようとする姿勢を示すことで、お詫びの気持ちを伝えることができます。

【急な出張が入った時】日程変更のお詫びメールの例文

• ・件名：日程変更のお願い
• ・〇〇株式会社
• ・〇〇様
• ・いつもお世話になっております。株式会社〇〇の○○です。
• ・〇月〇日に予定しておりました会議の日程変更をお願いしたくご連絡いたしました。
• ・急な出張が入り、帰社できるのが〇月〇日となりました。
• ・〇月〇日以降で○○様のご都合がつく日程をお伺いできますでしょうか。
• ・取り急ぎお詫びとご連絡申し上げます。

②議題内容のスケジュールが変更された

議題内容のスケジュールが変更された時は、会議の予定を組みなおす必要があります。店舗改装会議なのに、ビルの管理会社から改装の承諾を得られていないこともあると思います。日程変更をする時は、すぐにお知らせメールを送りましょう。

急な変更であっても、すぐにお詫びすることで事態を収束することができます。また、現状では会議や打ち合わせをスムーズに行えないと判断した理由を伝える必要があります。社外へのビジネス文書は、自社都合によりご迷惑をおかけすることに対してしっかりと謝罪しましょう。

現時点でスケジュールの目途が立っていない場合は、正直に伝えることが大切です。その場合は、スケジュールの目途が立つまで、進捗状況を報告したい旨を添えて伝えましょう。

【新商品に不具合が見つかった時】日程変更のお詫びメールの例文

• ・件名：〇月〇日新商品会議　日程変更のお願い
• ・〇〇株式会社
• ・〇〇様
• ・平素、大変お世話になっております。
• ・新商品会議の日程変更のお詫びでご連絡いたしました。
• ・新商品に不具合が見つかり、改善される日程が定まっておりません。
• ・新商品改善後に再度ご都合を伺うことは可能でしょうか。
• ・誠に申し訳ございませんが、どうかご容赦のほどよろしくお願い申し上げます。

【説明会・研修会編】日程変更のお詫びメールの例文

①会場の都合がつかない

説明会や研修会が開催される会場の都合がつかない時もあるでしょう。多くの人を招く説明会などの日程を変更する時は、すぐにお知らせする必要があります。遠方から訪れる人は、ホテルに宿泊予定の人もいるでしょう。予定の急な変更は、さまざまなところに影響します。

日程を変更する旨を丁重にお詫びし、次回開催時に足を運んでもらえるようにしましょう。会場の都合がつかず日程変更する場合は、会場の変更がないかも明記してください。説明会や研修会の日程変更は、大勢の人にお知らせすることになります。

丁寧なビジネス文書を作成し、社外の取引先やお客様へ向けたメールを送りましょう。出欠確認が必要な場合は、いつまでに連絡がほしいか予定を明記してください。

【会場の都合がつかない時】日程変更のお詫びメールの例文

• ・件名：○○研修会 日程変更のお詫び
• ・関係者各位
• ・〇月〇日の○○研修会の日程を会場の都合で変更することになりました。
• ・ご迷惑をおかけしますことをお詫び申し上げます。
• ・変更後の日程は、〇月〇日となっております。
• ・〇日までに出欠のご連絡をいただければ幸いです。

②担当者の体調が悪い

説明会や研究会を開催する担当者が、体調不良になることもあるでしょう。当日会場に出向くことが難しいと判断した時は、すぐにビジネス文書を作成しお知らせメールを送りましょう。社外の取引先へは、予定を変更する理由を可能な限り端的に伝えてください。

説明会や研修会の開催者の健康が、来場者に影響することは多くの人に認知されています。日程の急な変更を避けようと、無理に体調が悪いまま出席するのは良くありません。

説明会や研修会は大勢の人が集まる場です。体調不良は、致し方ない理由です。体調不良の担当者が無理に出席することで、かえって迷惑になることもあります。やむを得ない体調の事情がある場合は、正直に伝えるようにしましょう。

【担当者の体調が悪い】日程変更のお詫びメールの例文

• ・件名：○○説明会　日程変更のお知らせ
• ・株式会社○○
• ・総務部○○様
• ・いつも大変お世話になっております。○○株式会社の○○です。
• ・弊社担当の○○が体調を崩し入院することになりました。
• ・担当を○○に変更し〇月〇日に開催いたしますので、ご参加のほどよろしくお願い申し上げます。
• ・ご迷惑をおかけし、大変申し訳ありません。

【イベント編】日程変更のお詫びメールの例文

①天候が悪い

野外で開催されるイベントは、天候に左右されてしまいます。天候は、予測不可能な時もあります。日程の急な変更を避けるため、日にちに余裕があるうちに日程変更を決定する場合もあります。来場者の安全を確保するため、イベントの開催は慎重に行う必要があります。

台風が接近している時や、大雪警報が出ている時などは事前にイベントの予定を変更することもあるでしょう。多くの人が遠方から集まるイベントは、それぞれの予定が影響します。

日程変更が決定したら、すぐにお知らせ内容を明記したビジネス文書を作成しメールしましょう。日程変更の原因となる理由は、天候が悪い場合必ず明記しましょう。「台風が接近中」や「大雪警報が出ている」など、天候が悪い状況を添えて伝えることが大切です。

【天候が悪い時】日程変更のお詫びメールの例文

• ・件名：○○イベント　日程変更のお知らせ
• ・〇月〇日に開催予定の○○イベントは、台風接近により日程を変更することになりました。
• ・心よりお詫び申し上げます。皆さまの安全を考慮しイベント開催に努めてまいります。
• ・変更前日程：〇月〇日
• ・変更後日程：〇月〇日

②機材が故障した

イベントで使う重要な機材が故障することもあるでしょう。機材の修理が間に合わないと判断した時は、すぐに日程変更のお知らせメールを送ることが大切です。機材の故障は、社内の事情です。社外に対し、無理にそのまま伝える必要はありません。

機材の故障であっても、「会場の都合により」とビジネス文書で伝えることができます。社内へのお知らせメールでは、機材が故障したという理由を伝える必要があります。社内と社外で伝える内容が違ってくるので、注意しましょう。

【機材が故障した時】日程変更のお詫びメールの例文

• ・件名：イベント日程変更のお知らせ
• ・関係者各位
• ・お疲れ様でございます。○月〇日のイベント日程を〇月〇日に変更することになりました。
• ・イベントで使用する機材が故障したためです。申し訳ありません。
• ・何卒宜しくお願い申し上げます。

【アポイント編】日程変更のお詫びメールの例文

①先約がずれ込んだ

先約がずれ込み、日程変更を余儀なくされることもあるでしょう。1日にアポイントを数件入れている時は、先方の事情で不足の事態に陥ることがあります。先約がずれ込んだ時は、自己都合でなくても誠心誠意お詫びすることが大切です。すぐにビジネス文書を作成し、急な変更をお詫びするメールをしましょう。

【先約がずれ込んだ時】日程変更のお詫びメールの例文

• ・件名：〇月〇日アポイント日程変更のお詫び
• ・○○株式会社
• ・○○様
• ・いつもお世話になっております。株式会社○○の○○です。
• ・〇月〇日〇時からのアポイントを、〇時にずらして頂くことは可能でしょうか。
• ・先方の事情により、直前の打ち合わせが2時間後ろ倒しになるためです。
• ・メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎお詫びとご連絡申し上げます。

②急な転勤が決まった

急な転勤が決まり、アポイントの日程変更をすることもあるでしょう。転勤は致し方ない事情とはいえ、取引先にお詫びする必要があります。転勤することで、担当者が変わるなど急な変更もあるはずです。転勤報告と、日程変更お詫びの内容を明記したビジネス文書を作成しましょう。

【急な転勤が決まった時】日程変更のお詫びメールの例文

• ・件名：〇月〇日アポイント変更のお願い
• ・○○株式会社
• ・○○様
• ・平素から大変お世話になっております。○○株式会社の○○です。
• ・この度、急な転勤が決まりました。
• ・誠に恐縮ではございますが、アポイントの日程変更をしていただくことは可能でしょうか。
• ・新任の担当者とご挨拶に伺いたいと思います。
• ・〇日から転勤先へ向かうことになったので、〇日までにお伺いできればと存じます。
• ・ご迷惑をおかけし致しますが、調整頂ければ幸いでございます。

【急な予定変更編】日程変更のお詫びメールの例文

①社内トラブルが起きた

社内トラブルが起きた場合、早急に日程変更の連絡をする必要があります。社内のサーバーがダウンしたり、システムメンテナンスで不具合が見つかるなどさまざまな事情があると思います。丁重にお詫びし、新たな日程を組むように努めましょう。

【社内トラブルが起きた時】日程変更のお詫びメールの例文

• ・件名：システムメンテナンスによる日程変更のお詫び
• ・関係者各位
• ・お疲れ様でございます。〇月〇日に開催予定の役員会議の日程変更を行います。
• ・システムメンテナンスにより不具合が見つかったため、〇月〇日に変更することになりました。
• ・急な変更となりましたことをお詫び申し上げます。

②急用ができた

急用ができて、日程変更をする場合もあるでしょう。諸々の急用は、ビジネス文書で「諸事情」という言葉で伝えることができます。やむを得ない私用で日程変更する時も、「諸事情」を使いお詫びをしましょう。

【急用ができた時】日程変更のお詫びメールの例文

• ・件名：〇月〇日お打ち合わせ　日程変更のお詫び
• ・株式会社○○
• ・○○部長様
• ・いつも大変お世話になっております。
• ・諸事情により〇日はお伺いすることが難しくなりました。
• ・申し訳ありませんが、〇日か〇日に変更は可能でしょうか。
• ・取り急ぎお詫びとご連絡申し上げます。

日程変更のお詫びメールの例文を参考に予定を変更する理由を上手に伝えよう

ビジネスシーンでは、会議や打ち合わせの急な変更が必要な時があります。日程変更のお詫びメールの例文を参考に、予定を変更する理由を上手に伝えましょう。

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