謝罪メールの書き方13選！締め方やビジネスで使えるお詫びの言葉も

謝罪文に使えるお詫びの言葉は？

謝罪文に使えるお詫びの言葉①申し訳ありません

謝罪文に使えるお詫びの言葉の1つ目は「申し訳ありません」です。「申し訳ありません」という言葉は、謝罪の言葉としては非常にスタンダードな表現ですが、最もダイレクトに相手に対して謝罪の気持ちが伝わる言葉になります。他の言葉が使えないなら、スピード感を持ち「申し訳ありません」と伝えるべきでしょう。

他にスタンダードな謝罪の言葉としては「すみません」「すいません」という言葉が思い浮かぶかもしれませんが、これらは謝罪文には使ってはいけない言葉になります。何故なら「すみません」「すいません」は会話で使う言い回しであり、謝罪文等で使うと丁寧さに欠ける表現となるからです。

謝罪文に使えるお詫びの言葉②謝罪いたします

謝罪文に使えるお詫びの言葉の2つ目は「謝罪いたします」という表現です。この表現はちょっとした内容を謝罪する時には使わず、改めて使う言い回しになります。例えば少し期限に遅れた場合には「申し訳ありません」という言い回しを使いますが、そういった場合に「謝罪いたします」と言えば重すぎる表現となります。

この表現は「謹んで謝罪いたします」「心より謝罪いたします」といった形で、状況によってより深い謝罪の気持ちを伝えることができる表現です。また、謝罪文や謝罪メールにこのような表現が盛り込まれていることで、深い反省の気持ちと相手への誠意もしっかりと伝えることができます。

謝罪文に使えるお詫びの言葉③心よりお詫び申し上げます

謝罪文に使えるお詫びの言葉の3つ目は「心よりお詫び申し上げます」という表現です。この表現はフォーマルな文章で使える、深い謝罪の意を表す表現になります。特に相手があまり親交のない人や、目上にあたり非常に恐縮する関係性の人に対しては、このような改まった表現を使うと、相手が許そうとする可能性が上がります。

またこの表現も「心よりお詫び申し上げます」のほかに「謹んでお詫び申し上げます」「深くお詫び申し上げます」といった言い回しもできます。謝罪の文章が長くなってしまう場合には、他の表現と組み合わせながら文章を構成することで、締まりがあり相手に謝罪の気持ちが伝わりやすい謝罪文や謝罪メールになります。

謝罪文に使えるお詫びの言葉④重ねてお詫び申し上げます

謝罪文に使えるお詫びの言葉の4つ目は「重ねてお詫び申し上げます」という表現です。こういった表現を覚えておくと、相手に対してのお詫びの気持ちが伝わりやすくなります。「重ねてお詫び申し上げます」という表現はいつでも使える表現ではなく、謝罪する物事が複数に渡る場合にのみ使うことができる表現です。

例えば2つ謝罪することがある場合、最初の謝罪については「大変申し訳ありませんでした」という表現で謝罪をし、さらにもう一つの事項を説明しつつ最後に「〇〇につきましても重ねてお詫び申し上げます」といった表現を使うと、締まった文章になります。「重ねてお詫び申し上げます」という表現も押さえておきましょう。

謝罪メールの件名や文章のポイントは？

謝罪メールの件名や文章のポイント①謝罪の旨を件名でしっかり伝える

謝罪メールの件名や文章のポイントの1つ目は謝罪の旨を件名でしっかり伝えることです。基本的に他の用件と一緒に謝罪をするのではなく、謝罪メールはあくまでも謝罪のみを送るべきです。そして他に用件があるならそれについてはメールを分ける方が賢明です。そのため、謝罪のメールについては謝罪に関する件名をつけます。

謝罪メールの件名や文章のポイント②同じお詫びの表現を何度も使わない

謝罪メールの件名や文章のポイントの2つ目は、同じお詫びの表現を何度も使わないことです。例えば「申し訳ありません」という表現を立て続けに何度も使うよりも「お詫び申し上げます」「心より謝罪いたします」などの表現も併用することで、深い謝罪の意が相手に伝わりやすくなります。

謝罪メールの件名や文章のポイント③冒頭でお詫びの表現をしっかり使う

謝罪メールの件名や文章のポイントの3つ目は、冒頭でお詫びの表現をしっかり使うことです。謝罪の表現が文章の後半になって徐々に出てくるようなメールの書き方になると、謝罪をしたいのかどうなのかが分かりづらくなるので、メールの冒頭にお詫びの表現をしっかり使いつつ、文章の締めでもお詫びをするのがベターです。

ビジネスメールでの謝罪文の締め方は？

ビジネスメールでの謝罪文の締め方①文末にも必ずお詫びの表現を使う

ビジネスメールでの謝罪文の締め方の1つ目は、文末にも必ずお詫びの表現を使うことです。冒頭にお詫びの表現を使うのと同じくらい、締めにもお詫びの表現を使うことも同じくらい大切です。文章の締めにお詫びの表現を盛り込むことで、謝罪メールを送ってきた相手が謝罪したいという意図がしっかり伝わります。

ビジネスメールでの謝罪文の締め方②具体的な改善やフォローアップを入れる

ビジネスメールでの謝罪文の締め方の2つ目は、具体的な改善やフォローアップを入れることです。ただ単にここで紹介した「申し訳ありませんでした」「心よりお詫び申し上げます」などのお詫びの表現を並べ立てたとしても、改善やフォローアップがなければ本当の意味での反省の意は伝わらないものなのです。

ビジネスメールでの謝罪文の締め方③謝罪に至る事象を起こさない約束する

ビジネスメールでの謝罪文の締め方の3つ目は、謝罪に至る事象を起こさない約束することです。謝罪に至る事象を何度も起こすようなことは問題外ですが、それに対しての改善やフォローアップを盛り込みつつ、同じミスや迷惑になる事象を二度と起こさないことを約束するところまでが、本当の意味での謝罪と言えます。

謝罪メールの本文の書き方13選

謝罪メールの本文の書き方①小さなミスの場合

謝罪メールの本文の書き方の1つ目は、小さなミスの場合です。小さなミスだからと言っても誠心誠意謝罪が伝わる表現を使う必要があります。例えば「この度は大変申し訳ありませんでした。ご迷惑をかけてしまい、心から反省しております」などといった形で、しっかりとした謝罪の表現を使ったメールを送信します。

謝罪メールの本文の書き方②大きなミスの場合

謝罪メールの本文の書き方の2つ目は、大きなミスの場合です。大きなミスの場合でも小さなミスの場合でもそこまで表現が変わらないことが少なくありません。例えば「この度は多大なるご迷惑をおかけし、大変申し訳ありませんでした。この度の失礼につきまして、心よりお詫び申し上げます」といった形です。

正直なところ小さなミスとそこまで差のない文章というのが正直な感想になると思います。大きなミスの場合には表現だけでは反省やお詫びの大きさをカバーできないので何度も謝ったり直接謝りにいったりメールを送る前に電話をしたりと、行動で誠意を表すことが必須になります。

謝罪メールの本文の書き方③同じミスを繰り返した場合

謝罪メールの本文の書き方の3つ目は同じミスを繰り返した場合です。同じミスを繰り返した場合には「この度は前回と同じ形でご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ありませんでした」といった形で、同じミスをしてしまったことに断りつつ謝罪のメールを送るようにします。

この部分をスルーしてしまうと反省がないと思われてしまうので、同じミスをしてしまったことや、もう同じミスを繰り返さない旨はしっかり伝えるようにしましょう。

謝罪メールの本文の書き方④相手に対して失礼があった場合

謝罪メールの本文の書き方の4つ目は、相手に対して失礼があった場合です。相手に失礼があった時には「この度は嫌な思いをさせてしまうこととなり心よりお詫び申し上げます」と冒頭で伝えつつ、文章の締めでも「この度は失礼があり本当に申し訳ありませんでした」と繰り返すことで、深い反省の意が相手に伝わります。

謝罪メールの本文の書き方⑤補償が必要な場合

謝罪メールの本文の書き方の5つ目は補償が必要な場合を紹介します。補償が必要な場合には内容を提案する文章を送ります。「この度の損害につきましては～といった形で弁償したく存じます。大変申し訳ありませんでした」といった形です。また「補償につきましては別途お話ししたく存じます」と断りを入れることもできます。

謝罪メールの本文の書き方⑥直接謝罪をした後にメールする場合

謝罪メールの本文の書き方の6つ目は、直接謝罪をした後にメールする場合です。「先ほどはお時間をいただきましてありがとうございました。またこの度は本当に申し訳ありませんでした」といった形で、会う時間を作っていただいたことに感謝しつつ再度謝罪の意を込めたメールを送ることで、より深い反省の意が伝わります。

謝罪メールの本文の書き方⑦部下の過ちを謝罪する場合

謝罪メールの本文の書き方の7つ目は、部下の過ちを謝罪する場合です。このような場合は「この度は〇〇が××様にご迷惑をおかけする形となり、大変申し訳ありませんでした。私の方からも心よりお詫び申し上げます」といった形で始めて、文章の締めでも当事者としてしっかり謝罪するフレーズを入れて締めるようにします。

謝罪メールの本文の書き方⑧心から反省している場合

謝罪メールの本文の書き方の8つ目は、心から反省している場合です。心から反省している場合においては「この度は大変申し訳ありませんでした。××様に対する失礼が頭から離れず、すぐにでも直接お詫びに伺いたいところではございますが、まずはメールにてお詫び申し上げます」と送り、後日実際に謝罪に行くようにします。

謝罪メールの本文の書き方⑨こちらに過失はないがお客様がお怒りの場合

謝罪メールの本文の書き方の9つ目は、こちらに過失はないがお客様がお怒りの場合を紹介します。そのような場合でも、必要に応じて誠心誠意の謝罪メールを送るようにします。

「この度は××様にご迷惑をおかけし、社員一同心よりお詫び申し上げます」などと送ることも少なくありません。ただし謝罪が裏目に出る場合もありますので、ビジネスの方針や状況に応じた対応が必要になるので注意が必要です。

謝罪メールの本文の書き方⑩会社を代表して謝罪する場合

謝罪メールの本文の書き方の10個目は、会社を代表して謝罪する場合です。会社を代表する場合には「この度は〇〇株式会社として、××様に心よりお詫び申し上げます」という表現や「会社を代表し深く謝罪いたします」といった表現も使うことができます。

謝罪メールの本文の書き方⑪責任者として謝罪する場合

謝罪メールの本文の書き方の11個目は、責任者として謝罪する場合です。責任者として謝罪をする場合には、自分自身が相手に迷惑をかけていない状態で謝罪をすることになります。まずは部下が迷惑をかけたことを「この度は私共のミスでこのようなご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございません」などと謝罪を記載します。

そして、もう一度状況を確認しながらどのように改善し補償をするのかを提案します。本人が謝罪し対応するよりも責任者が対応することで、良い方向に話が進むことを期待されているのです。

謝罪メールの本文の書き方⑫複数の相手に対して謝罪する場合

謝罪メールの本文の書き方の12個目は、複数の相手に対して謝罪する場合です。複数の相手に謝罪する場合にはまず「この度は皆様に多大なるご迷惑をおかけし心よりお詫び申し上げます」などといった形で、全員に対しての謝罪メールを送ります。

その上で個別に謝罪のメールを送るのがベターです。もしも個別にメールするのが難しいような状況であれば「本来は直接謝罪に伺うところではございますがメールにて失礼いたします」などと添えたり、次回会った際には忘れずに謝罪するなど、極力個別に謝罪することや丁重に対応することを心がけましょう。

謝罪メールの本文の書き方⑬失敗から時間が経ってしまっている場合

謝罪メールの本文の書き方の13個目は、失敗から時間が経ってしまっている場合です。通常は時間が経たないように謝罪を入れるべきなのですが、失敗の報告がなかったり、失敗をした認識がなかった場合には時間が経ってから謝罪をするような形になります。

時間が経っている場合には「本来であれば～の際に謝罪するべきではございましたが、このような形での謝罪となり、大変申し訳ありません。〇〇様のお気持ちを考えると本当に胸が苦しくなります」といった形で、謝罪が遅れてしまったことがとても大きなことであると示しつつ謝罪をします。

謝罪メールをお客様に送るタイミングは？

謝罪メールをお客様に送るタイミング①ミスや失礼があった直後

謝罪メールをお客様に送るタイミングの1つ目は、ミスや失礼があった直後です。基本的に謝罪メールは早い方がベターです。何故なら早く謝罪をした方が相手に対して、謝罪の誠意が伝わるからです。逆にそれが遅くなってしまうと、相手はその物事に対して軽く見ていると感じてしまい、相手の怒りを買うこともあります。

そのため、謝罪メールを送る場合に内容を吟味し過ぎる、などという状況は愚の骨頂と言えます。内容を考えなければならない場合にも、「最悪でも〇時までには送信しなければ」という目的意識を持ち、文章の構成に取り組むことが大切です。この部分を間違えなければ、謝罪の誠意が相手に伝わる確率は高くなります。

謝罪メールをお客様に送るタイミング②電話や対面で謝罪した後

謝罪メールをお客様に送るタイミングの2つ目は、電話や対面で謝罪した後です。電話や対面で相手と直接話をして謝罪をしたからといって、相手が完全にこちらを許したかは分かりません。また状況によっては相手が急いでいてこちらが軽く謝罪したくらいになってしまった場合、改めてしっかり謝罪が必要な状況もあります。

電話や対面で直接相手に謝ったからといって安心せず、改めて謝罪メールを送ることで相手に誠意が伝わることが少なくありませんので、会話とメールの両軸で謝罪するパターンも頭に入れておきましょう。

またそのような状況でメール内容に失礼があってはならないので、下記記事も参考にし形式を守ったメールを送るようにしましょう。敬称の付け方は、経験を重ねたビジネスパーソンにおいても意外に間違いが多いので、その内容がうまく説明されている下記関連記事で改めて間違いがないように確認してみてください。

メールや電話で会社名に様はつける？企業名の敬称の使い方は？

会社名のあとに「様」はつけるべきか、メールや電話などのビジネスマナーで敬称の使い方に迷うことがあります。社会人として知っておくべきですが、実は多くの人がつ...

謝罪メールを理解してビジネスパーソンとしてステップアップしよう！

謝罪メールの送り方を理解し、どうすれば相手にお詫びの気持ちが伝わるのか、またどうすればビジネスパーソンとして恥ずかしくない表現になるのかを考えながら謝罪メールを送ることで、ビジネスのシーンにおいてより良い人間関係が構築されていくことでしょう。

ここで紹介した謝罪メールの送り方が、あなたがビジネスパーソンとしてステップアップしていく中で少しでもお役に立てば非常にうれしいです！