日程調整メールの書き方・返信方法を解説!ビジネスや面接で使える例文を紹介!

ビジネスや就職、転職の面接などで日程調整を行う際にメールでやり取りを行う事が多くあります。マナーに注意して適切に行わなければ、信用を失ってしまう可能性もあります。適切な日程調整メールの書き方、返信方法を例文も交えて紹介します。

日程調整メールの書き方のポイント

日程調整メールの書き方①ビジネスマナーに沿った書き出し

2人での仕事

日程調整メールの書き方のポイント1つ目は、ビジネスマナーに沿った書き出しです。書き出しがきちんとしていないとメールは続きの要件について快く了承しようという気になりませんし、ビジネスマナーを知らない相手に対してはビジネスに対する信頼を寄せることができません。

そのため日程調整メールの書き出しは「平素よりお世話になっております」や社内であれば「お疲れ様です」などとなりますし、より丁寧でフォーマルな書き出しが求められるのであれば「貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます」などといった書き出しにする場合もあります。

日程調整メールの書き方②候補日を伝える書き方と相手に候補日を聞く書き方

腕を組む男性

日程調整メールの書き方のポイント2つ目は、候補日を伝える書き方と相手に候補日を聞く書き方を使い分けることです。相手との関係性によっては候補日を伝える書き方をすると失礼にあたる場合もありますので、候補日を相手に委ねてその中から決める方法がベターです。

また、相手に候補日を委ねることで相手方も気を遣ってしまい、中々日程が決まらないということも起こりえますので、状況に応じてこちらが伝える書き方を相手に聞く書き方を使い分ける必要があります。ビジネスが一番円滑になることを考えて日程調整メールを送るようにしましょう。

日程調整メールの書き方③締めの挨拶もビジネスマナーを意識する

電話する女性

日程調整メールの書き方のポイント3つ目は、締めの挨拶もビジネスマナーを意識することです。せっかく書き出しが素晴らしく、文面にも気遣いが感じられる素晴らしい日程調整メールを書いても、締めの挨拶がなかったり、そっけない挨拶だったりすると相手の心象が悪くなってしまいます。

そのため、日程調整メールを締める際には「ご多忙のところ恐縮ではございますが、よろしくお願いいたします」などと、相手への気遣いを忘れていないことを示すフレーズを盛り込むことで、さらに相手の印象が良くなります。また、返信を促すための「ご連絡お待ち申し上げております」というフレーズも状況により有効です。

ビジネスで使える日程調整メールの例文

ビジネスで使える日程調整メールの例文①自社の打ち合わせの連絡

ミーティングの風景

ここからはビジネスで使える日程調整メールの例文を紹介していきます。まずは自社の打ち合わせの連絡の場合の例文です。社内ではどんなに仲良くしていても日程調整メールのような業務連絡はきちんとビジネスマナーに沿ったものを心がけます。

自社の打ち合わせの連絡の例文

お疲れ様です。来月の月次定例会議は5日の15:00からの予定です。現状で不参加が多ければ日程を変更する所存でございますので、出欠を明日中にご返信お願いいたします。よろしくお願いいたします。

ビジネスで使える日程調整メールの例文②会社間での日程調整の場合

4人での握手

一方で会社間の日程調整メールの場合には社内間の連絡の場合とは違ったポイントがあるので例文を交えて紹介します。会社間のメールの場合には、状況により何故その日程にしたのか根拠を添える必要があります。社内では〇日にしますという言い方がまかり通っても、会社間だと一方的に感じる場合があります。

会社間での日程調整の例文

いつもお世話になっております。〇〇株式会社の××でございます。来週5日に予定されていた合同会議でございますが、会場の手配が難しいため別日に変更いたしたく存じます。大変恐れ入りますが、6日~10日の中でご都合のいい日時をご教示いただけましたら幸いでございます。ご多忙のこととは存じますが、何卒よろしくお願いいたします。

ビジネスで使える日程調整メールの例文③希望日を一方的に伝える場合

3人の会社員

また、社内でも会社間でも、一方的に希望日を伝える連絡をする際には気遣いが必要ですのでその例文も紹介します。企業内、あるいは企業間の取引について、どうしてもその日にしかならないということは往々にしてありますが、その際に気遣いがあると希望がスムースに通ります。

希望日を一方的に伝える例文

いつもお世話になっております。大変恐れ入りますが、来月の定例ミーティングは5日でお願いいたしたく存じます。6日以降長期で海外に視察に向かうため、5日以外が厳しい状況でございます。もしも難しい場合には5日以前でしたら調整いたしたく存じます。ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

面接で使える日程調整メールの例文

面接で使える日程調整メールの例文①新卒の就活面接の場合

面接官とレジュメ

就活における企業面接についてはパターンによって日程調整メールの文面が異なってきますので、それぞれについて見ていく必要があります。

面接で使える日程調整メールの例文のはじめに、新卒の就活面接の場合を紹介します。新卒の就活面接の場合にはまずは最低限のビジネスマナーを意識しましょう。また謝辞を添えるのがポイントになります。

新卒の就活面接の日程調整メール例文

お世話になります。〇〇大学××学部卒業予定の△△でございます。この度は面接のご機会をいただきまして誠にありがとうございます。随時面接と要項にございましたので、貴社のご都合のよろしい日時でお伺いできたらと考えております。来週でしたらいつでもお伺いできる状況でございます。何卒、よろしくお願いいたします。

面接で使える日程調整メールの例文②転職面接の場合

男性重役との面接

転職面接の日程調整メールを送る場合にはビジネスマナーができていることは前提ですが、企業に対して転職する熱意が垣間見えるような文章を心がけると面接までに相手への印象が良くなります。転職時に企業に対して送る日程調整メールの例文も併せて紹介したいと思います。

転職面接の日程調整メール例文

お世話になります。〇〇と申します。書類選考通過のご連絡いただきましてありがとうございます。貴社からの連絡を心待ちにしておりましたので、ご連絡をいただき大変嬉しく思っております。面接の日程でございますが、貴社のご都合に合わせてお伺いできたらと思うのですが、ご都合がよろしければ今週午後のご都合の良い日程でお伺いできたらと考えております。ご希望の日時をご指定いただけましたら幸いでございます。今後ともよろしくお願いいたします。

面接で使える日程調整メールの例文③先方の提案する日程以外を提案する場合

笑顔の女性

例文の最後は先方の提案する日程以外を提案せざるを得ない場合、どのようなニュアンスでメールを送ると相手に対して失礼にならないか、見本になる例文を紹介します。状況を説明することと、再度の調整にならないようにこちらが可能な日をしっかり伝えておくことが大切です。

先方の提案する日程以外を提案する日程調整メール例文

お世話になります。〇〇大学××学部卒業予定の△△でございます。この度は面接のご機会をいただきまして誠にありがとうございます。大変申し訳ないのですが、面接を別日でご調整いただけましたら幸いでございます。あいにくその日は海外からの帰国日でございます。7日以降ですと午後でしたらいつでもお伺いできます。恐縮ではございますが何卒、よろしくお願いいたします。

日程調整メールを書く際の注意点

日程調整メールを書く際の注意点①一方的にならない

胸を張る女性

日程調整メールを書く際にはいくつか気をつけなければならないことがあります。まず一方的な連絡にならないよう配慮することが大切です。それは会社間の連絡であっても就活や転職の場合であっても同様で、一方的になっていい状況は、社会人としてはありません。

こちら側の希望を通したい状況であっても相手方の希望も聞きつつ、相手に対しての思いやりと尊敬を感じさせる文章を心がけることが大切です。

日程調整メールを書く際の注意点②文章が長くならないよう工夫する

仕事する男性

そして文章が長くならないことも大切です。日程調整のメールは企業間であったり就活で本命の場合など、その日程でなければならない理由をしっかり説明することが大切になる場合もあります。ですがそういった場合でも文章が長くなると分かりにくくなりますし、相手の時間を奪うことにもなります。短文を心がけましょう。

日程調整メールを書く際の注意点③返信を意識した文章にする

ハートとキーボード

さらに日程調整メールには必ず返信が必要です。そのため返信してもらえるような文章にすることも非常に大切になってきます。返信の期日を添えるだけでも返信率は違ってきますが、気遣いも必要です。返信に対する気遣いになるヒントが下記の関連記事にもありますので、是非参考にしてみてください。

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日程調整メールの返信方法

日程調整メールの返信方法①YESかNOかを分かりやすく伝える

デートの風景

日程調整の返信方法についてはYESかNOかを分かりやすく伝えることが必要です。意識しないとこちらの希望の日時を伝えず、状況だけを説明するメールになってしまっているということも往々にしてありますので、そうならないよう、具体的に何日の何時がいいかを記載するようにしましょう。

日程調整メールの返信方法②YESの場合でも日時は返信に書き記す

2人での仕事

そして相手から提案のある日時に対するYESの場合の返信メールでも、きちんと日時を再度書き記して返信することも重要です。何故なら、特に会社や企業間や就活の場合において、相手が日時の認識を誤って送ってきている場合もあるからです。返信に日時の記載があれば、お互いのミスを防ぐことができます。

日程調整メールの返信方法③質問がある場合は遠慮なく書き記す

笑顔の女性

さらに返信メールにおいて質問がある場合は遠慮せずに書き記すようにしましょう。就活や転職の場合には持ち物や服装、どのような主旨の面接なのかを事前に確認しておくと気持ちに余裕が生まれます。また会社や企業間でのメールのやりとりでは返信メールでしっかり質問することで商談や会議を円滑に進めることができます。

就活や転職の場合でも、企業間のやり取りの場合でも、日程調整メールの返信において日程調整だけに終始せずにその中でできることをしっかり考えることで、ビジネスを円滑に進めていくことができるのです。

日程調整メールの書き方を学びビジネスパーソンとしてステップアップしよう

日程調整メールで自分の希望日時を伝え、相手の希望を尊重することができればビジネスにおける信頼性が大幅にアップします。それはビジネスに限らず転職の場合などにも大いに役に立ちます。今一度日程調整メールについてのポイントを確認すると、ビジネスがより円滑に進んでいくことでしょう!

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