催促・督促のビジネスメールの例文10選|返信を確認出来ない時の再送文も

催促・督促をするビジネスメールは内容に気を遣うものです。ここでは相手に対して失礼がないビジネスメールの書き方を説明するとともに、督促した内容を確認する方法やその返信の内容まで紹介しております。ビジネスでは催促・督促する場面が少なくないので、催促・督促に苦手意識がある人は必見です!

催促・督促のビジネスメールを送るタイミングは?

催促や督促のビジネスメールを送るタイミング①期限を過ぎて連絡が来ない時

歩く女性

催促や督促のビジネスメールを送るタイミングの1つ目は、期限を過ぎて連絡が来ない時です。基本的に報告や納品については期限があり、ビジネスパーソンとしてはその期限までにそれらを完了させる必要があります。しかし、時に期限が過ぎても報告をもらえなかったり、業務が完了していないことがあります。

そのような場合には、相手に対して何らかの催促や督促をすることとなります。催促や督促というのは通常通り業務が進んでいれば必要のないものではあるのですが、イレギュラーがある場合には時に必要なものになります。

催促や督促のビジネスメールを送るタイミング②期限が近いが連絡がない場合

仕事する男性

催促や督促のビジネスメールを送るタイミングの2つ目は、期限が近いが連絡がない場合です。期限が過ぎていないのに相手に対して催促や督促をするという行為は相手に対して失礼であると考えることがあるかもしれません。しかし、基本的にお互いに安心できるようコミュニケーションをとることが基本です。

コミュニケーションを取っていく中で「本当に言ってる通りに物事が進むのかな」「本当に期限通りに納品してくれるのかな」と不安をよぎるような状態や、期限直前まで一回も連絡が取れていない場合など、そのコミュニケーションの内容に不安がある場合は前もって連絡をするのがベターと言えます。

このような行為は、相手にとっては失礼だと感じるかもしれません。しかし、一番あってはならないのは仕事に遅れやミスを出すことです。仕事に遅れやミスを出してしまうと多くの場合は自分と相手だけの問題では済まなくなり、自社と相手方それぞれ周囲を巻き込んで迷惑をかけることとなるのです。

催促や督促のビジネスメールを送るタイミング③督促等連絡の返信がない場合

2人での握手

催促や督促のビジネスメールを送るタイミングの3つ目は、督促等連絡の返信がない場合です。催促や督促をしても連絡をもらえない場合は、追加で督促をしたり、また他の担当者へ督促や催促をすることもあります。督促連絡に対して返信すらしないというのはビジネスマナーから外れた行為であると言えます。

しかし残念ながら長くビジネスをしていれば、中々相手からの返信が来ないことや確認が取れないことも少なくありません。そのような場合でも、こちら側はビジネスマナーに照らし合わせた対応が必要となるのです。

催促・督促のビジネスメールの例文5選|1回目の催促の場合は?

初回催促や督促のビジネスメールの例文①見積もりに対しての催促

仕事する男性

初回催促や督促のビジネスメールの例文の1つ目は、見積もりに対しての催促の場合を紹介します。見積もりに対しての催促を送る場合には「いつもお世話になっております。ご多忙のところ恐れ入りますが、昨日までお願いしていた見積もりをご共有いただけましたら幸いでございます。」といった形で送ります。

また、催促や督促のメールを送る場合にはどんな時には「また、すでにお送りいただいている等連絡の行き違いがございましたらご放念いたけましたら幸いでございます。」などと付け足しておくと、相手が共有してくれている状況でこちらが確認できていないような状況でも相手に嫌な思いをさせる状況を回避することができます。

初回催促や督促のビジネスメールの例文②確認依頼に対しての催促

外を見る女性

初回催促や督促のビジネスメールの例文の2つ目は、確認依頼に対しての催促を紹介します。確認依頼に対しての催促は「いつもお世話になっております。先日ご確認を依頼した件につきまして、本日を期限とお伝えしておりましたのでご連絡いたしました。」といった形で行います。要件を文頭で分かりやすく示すことが大切です。

初回催促や督促のビジネスメールの例文③業務依頼に対しての催促

悩む男性

初回催促や督促のビジネスメールの例文の3つ目は、業務依頼に対しての催促を紹介します。業務依頼に対しての催促については「いつもお世話になっております。一昨日依頼いたしましたA社への納品期限が本日ですが、完了のご報告がないため確認でのご連絡となります。」といった形になります。

初回催促や督促のビジネスメールの例文④リマインドメール

見上げる女性

初回催促や督促のビジネスメールの例文の4つ目は、リマインドメールの場合を紹介します。リマインドメールの場合には「いつもお世話になっております。週明けがアンケートの提出期限となりますので、皆様漏れなくご提出の方お願い申し上げます。」といった形でメールを送ります。

初回催促を期限前に行うのが一般的ですが、このように期限前にリマインドメールとして催促のニュアンスを持つメールを送っておくと、締切までに仕事が完了する可能性が高くなります。

初回催促や督促のビジネスメールの例文⑤ご連絡お待ちしております

笑顔の女性

初回催促や督促のビジネスメールの例文の5つ目は「ご連絡お待ちしております。」という表現です。この表現は基本的に相手に対して最大限気を遣うようなシチュエーションで使います。この表現を使う場合には「締め切りが過ぎておりますが進捗はいかがでしょうか。ご連絡お待ちしております。」といった形になります。

催促・督促のビジネスメールの例文5選|返信が確認できない時の再送文は?

返信未確認時の催促や督促の再送例文①期限が過ぎていない場合

しかめっ面の女性

返信未確認時の催促や督促の再送例文の1つ目は、期限が過ぎていない場合を紹介します。業務自体の期限はまだ来ていなくても、定期的な報告は行うといった内容で仕事を進める場合には、その報告がないことについて「ご報告いただけていないのですが、直近の進捗をご共有いただけないでしょうか。」といった形で伝えます。

返信未確認時の催促や督促の再送例文②期限が過ぎている場合

仕事する男性

返信未確認時の催促や督促の再送例文の2つ目は、期限が過ぎている場合を紹介します。期限が過ぎている場合には「期限を過ぎておりますが納品いただけておりませんし、またご連絡もしばらく滞っている状態でございます。」という客観的な事実を添えて催促します。感情的にならないようにしましょう。

返信未確認時の催促や督促の再送例文③初回の再送文

勉強する女性

返信未確認時の催促や督促の再送例文の3つ目は、初回の再送文を紹介します。返信未確認時には何回か催促するようなシーンもあり、初めての場合には「ご多忙のところ恐れ入りますが、期限が過ぎておりますので完了連絡か進捗連絡をいただけましたら幸いでございます。」といった形で送るようにします。

返信未確認時の催促や督促の再送例文④2回目以降の再送文

3人の会社員

返信未確認時の催促や督促の再送例文の4つ目は、2回目以降の再送文を紹介します。2回目以降に催促を送る場合には「度々のご連絡となりますが、ご連絡も完了もいただけていない状態で、弊社としても困惑しております。」といった形で、具体的に困っているといったニュアンスを乗せて送るようにします。

返信未確認時の催促や督促の再送例文⑤ご連絡お待ちしております

驚く女性

返信未確認時の催促や督促の再送例文の5つ目は「ご連絡お待ちしております。」という表現を盛り込んだ例文を紹介します。この場合「ご連絡がないので当方としましても大変困っております。本日中にご連絡いただき、完了までのスケジュールを相談したく存じます。ご連絡お待ちしております。」と、相談したい旨を送ります。

催促・督促のビジネスメールが届いた時の返信例文5選

催促や督促のビジネスメールが届いた時の返信例文①謝罪から入る

ミーティングの風景

催促や督促のビジネスメールが届いた時の返信例文の1つ目は、謝罪から入る例を紹介します。謝罪から入る場合には「ご連絡ができずに本当に申し訳ありませんでした。」と切り出すことになります。「いつもお世話になっております。」などを入れずに謝罪から入ることでその気持ちが伝わる場合もあります。

ちなみに下記は謝罪文についてまとめた内容の関連記事であり、この記事と併せて読むことで催促に対する返信のクオリティを上げることができるおすすめの内容です。こちらも是非確認してみてください!

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催促や督促のビジネスメールが届いた時の返信例文②対応状況の共有

立つ女性

催促や督促のビジネスメールが届いた時の返信例文の2つ目は、対応状況の共有のパターンを紹介します。対応状況の共有の場合には「ご連絡ができておらず申し訳ありません。明日には納品が完了できるよう、ただ今追い込みをかけている状況でございます。」といった形になります。

催促や督促のビジネスメールが届いた時の返信例文③遅れがある場合の背景

笑顔の女性

催促や督促のビジネスメールが届いた時の返信例文の3つ目は、遅れがある場合の背景を説明するパターンを紹介します。この場合には「業務に遅れが出ており申し訳ございません。また報告まで遅れている件につきましても重ねてお詫び申し上げます。」といった形で、業務と報告の遅れ両方について謝罪するようにします。

催促や督促のビジネスメールが届いた時の返信例文④進捗を伝える場合

仕事する男性

催促や督促のビジネスメールが届いた時の返信例文の4つ目は、進捗を伝える場合を紹介します。返信で進捗を伝える場合には「ただ今80%ほどが完成しているのですが、残り20%は材料調達の目処が立っておりません。いったんできた分だけでも納品した方がよろしいでしょうか。」といった形になります。

例文のように、相手に対して現状できることを提案することでお互いに前に進むことができる妥協策を考案することが出来る場合もあります。

催促や督促のビジネスメールが届いた時の返信例文⑤連絡を約束するフレーズ

喜ぶ女性

催促や督促のビジネスメールが届いた時の返信例文の5つ目は連絡を約束するフレーズを紹介します。連絡を約束する場合は「大変申し訳ありません。ほぼ出来上がっており今日中には納品できる可能性が高いと認識しております。いずれにしましても追って進捗もしくは納品についてご連絡いたします。」といった形になります。

催促・督促のビジネスメールの書き方の注意点3選

催促や督促のビジネスメールの注意点①失礼なニュアンスにならない

支える男性

催促や督促のビジネスメールの注意点の1つ目は、失礼なニュアンスにならないようにすることです。催促や督促をする場合で相手の過失が大きいと、こちら側がストレスを溜めて高圧的な態度や怒りをあらわにしてメールする場合もあります。しかしビジネスではこのようなメールの送り方は好ましいとは言えません。

重要なのは、相手と良好な関係性を保ちつつ、催促した内容を相手に完遂してもらうことです。そのため、自分の一時の感情をぶつけることなく、一社会人としての対応をしっかりと心がけましょう。

催促や督促のビジネスメールの注意点②常に「しております」等の敬語を使う

腕を組む男性

催促や督促のビジネスメールの注意点の2つ目は、常に「しております」等の敬語を使うことです。何度催促をしても仕事に進展がない場合は口調を荒げたニュアンスのメールを送ってしまう人もいるのですが、いつでも敬語表現を守ることが大切です。変な書き方をすると、脅迫文だとして訴えられるリスクもあります。

催促や督促のビジネスメールの注意点③外部には件名で急かさない

考える女性

催促や督促のビジネスメールの注意点の3つ目は、外部には件名で急かさないことです。よく件名に【大至急】などと付けて送るメールを目にしますが、これは社内メールに留めておきましょう。お互いに使えるような関係値の場合はいいかもしれませんが、基本的にこのような送り方は目上や外部には失礼だと言われています。

催促・督促のビジネスメールの返信の注意点3選

催促や督促のビジネスメールの返信の注意点①感謝の意は必ず送る

ハートのリボン

催促や督促のビジネスメールの返信の注意点の1つ目は、感謝の意は必ず送ることです。タスクが遅れていることに対して完全に相手の過失であったり、中々相手からの返答が来ずに迷惑を被っているような場合でも、ビジネスメールでは相手に対して一度感謝の意を送るのがマナーです。

その感謝の意は、忙しい中遅くなってでも返信してくれたことでも構いませんし、相手が遅れながらもしっかりと催促・督促した内容について回答してくれたことでも構いません。ビジネスメールにおいて毎回感謝の意を添えることで、それだけでも相手に対して丁寧な印象を与えることができます。

ちなみに下記の関連記事は「感謝しております」という、ビジネスメールでは一般的に使われる感謝の意を表す言葉について詳しく紹介されたおすすめの内容になっていますので、この記事を読んだ後に是非参考にしてみてください。

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催促や督促のビジネスメールの返信の注意点②完了未完了をはっきりさせる

仕事をする女性

催促や督促のビジネスメールの返信の注意点の2つ目は、完了未完了をはっきりさせることです。催促や督促のメールをもらった場合、その返信について、完了タスクであるにもかかわらず返信に完了した旨が書かれていないために、相手から何度もメールをもらうようなことにもなりかねません。

こういった状況になると、お互いに無駄な時間を使うことになりますので、まず返信メールの冒頭に「度々の催促で恐れ入りますが、×日にお送りしたメールにて本件は完了している認識でございます。添付の資料も含めまして、再度ご確認いただけましたら幸いでございます」などと送ると丁寧で分かりやすいメールになります。

催促や督促のビジネスメールの返信の注意点③長くならないよう注意する

一息つく女性

催促や督促のビジネスメールの返信の注意点の3つ目は、長くならないよう注意することです。返信が長くなってしまうと、納期が遅れたり未完了である状況に対して言い訳をしているように聞こえることが少なくありません。そのため、相手に対しての返信はシンプルで要点がまとまったものを心がけるようにしましょう。

催促・督促のビジネスメールを相手に失礼がないよう送れるようになろう!

督促・催促のビジネスメールにより仕事の進捗が大きく変わってきますし、同じ相手とビジネスを続けていく上で相手方の印象が大きく変わってくることになります。その場合に相手と気持ちよく仕事ができるよう、またやり取りにおいてミスコミュニケーションを出さないよう、本記事でビジネスの基礎を押さえておきしょう!

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