謝罪文の締めの書き方|ビジネスメールの件名やお詫びの結びは?

ビジネスでたびたび使うことがある謝罪文ですが、締めの書き方やお詫びのメールの内容にはいつも悩む方が多い傾向にあります。そこで今回は謝罪文の結びの文の書き方例や社内・社外で使えるビジネスメールの例文をご紹介します。今後このようなことがないよう努める内容や件名から伝えられることは何かも参考にしましょう。

謝罪文やお詫びメール例3選!社内宛ての締めや結びの書き方は?

謝罪文やお詫びメール例社内用①書類などの訂正について

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1つ目は書類訂正についてです。どんなに気を付けていても社内用の書類の中で訂正が発生することがしばしばあります。その際に気を付けたい謝罪文のポイントと書き方を下記に例文としてご紹介します。訂正メールであれば、社内の多くの方に発信するものになるので伝わりやすくかつお詫びがしっかり伝わる文章にしましょう。

件名は○○書類の訂正のお詫びと書きましょう。訂正しなければならない内容だと確認できるようにしておくことがポイントです。そして内容は、間違えてしまった箇所とその訂正内容、もしも取引相手がいる場合は迷惑が掛かったのか、かかっていないのかもクリアにしましょう。そして、今後の対応方法も明確にしましょう。

メールの締めには、「この度は私の書類作成の誤りによってご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございませんでした。今後このようなことがないよう、注意して業務に努めてまいります。取り急ぎではございますが、お詫びと訂正のお願いを申し上げます。」といった内容が良いでしょう。

謝罪文やお詫びメール例社内用②仕事のミス(書類紛失など)について

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2つ目は書類紛失です。書類の紛失は本来あってはならないミスですが、外出先など移動中に紛失するケースがほとんどです。その際にはまずメールの前に電話で謝罪を伝えてから、迅速にメールでも再度謝罪を伝えることが必要となります。電話でも一度伝えてあることの反復になりますが、内容をしっかり記載しましょう。

まずは、紛失してしまった書類の内容と紛失してしまった経緯(電車移動の途中、取引先との商談場所を出てからなどの詳細)を明らかにしましょう。そして、迷惑がかかるであろう相手先の会社名や担当の社員の名前も明らかにするとより親切です。上の立場の方々に確認の電話があるかもしれないので詳細に記載しましょう。

メールの締め例文「今後、取引先の社長から状況の確認などでご連絡があるかもしれません。その際は大変お手数をおかけしますが、ご対応頂く際は何卒よろしくお願いいたします。今後このようなことがないよう、より一層気を引き締めて勤めてまいります。今後も変わらずご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。」

謝罪文やお詫びメール例社内用③遅刻の際のお詫び

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3つ目は遅刻の際のお詫びの方法です。この時の謝罪の伝え方は、自己管理ができていなかったことの反省をしっかりと伝えるようにすることです。文の書き方によっては今後の仕事の幅が狭くなるなど信用度が失われてしまう恐れもあるので、言葉は間違えないように気を付けましょう。

書き方のポイントは遅刻した理由をはっきりとは書かないことにあります。なぜ遅刻したかという理由よりも、今後どう改善して仕事に向かうかのほうが重要視されるからです。時間を守って仕事に向かうのが最低限のマナーとされているので、謝罪内容ではしっかりとこの後の対策に触れましょう。

結びの例文のおすすめは次の通りです。「この度は私の自己管理不足によって多大なご迷惑をおかけし、申し訳ございませんでした。今後電車の時間を早め、電車の遅延にも対応できる余裕を持った出社をいたします。今回は不測の事態であったとはいえ、誠に申し訳ございませんでした。」敬語表現は下記を参考にしましょう。

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謝罪文やお詫びメール例3選!社外宛ての締めや結びの書き方は?

謝罪文やお詫びメール例社外用①発注のミス

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謝罪文やお詫びメール例社外用1つ目は発注のミスや遅れについてです。こちらは、書類上や発注時に数字を間違えて入力してしまうことでまれに起こりうる事例です。その場合はまず、納期に遅れてしまう点とその後の対応を確認するために電話で謝罪を伝えましょう。その後にメールでやり取りとなります。

その際に、メールの書き方として最初と結びで謝罪することでより誠意が伝わりやすくなります。締めの文にも相手先を気遣う一言を入れましょう。お詫びの気持ちを伝えることももちろん重要ですが、その後の対応策も何点か提示できると相手先も今後の流れを把握して仕事の進め方を考えられるので補足として伝えましょう。

締めの文は「この度は弊社のミスにより多大なご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございませんでした。今後のお取引を進めていく際に、このようなことがないよう一層気を引き締めて取り組んでまいります。気になる点がございましたら誠心誠意ご対応いたします。今後もよろしくお願い申し上げます。」がベターでしょう。

謝罪文やお詫びメール例社外用②納期の遅れ

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謝罪文やお詫びメール例社外用2つ目は納期の遅れについてです。例文の書き方としては「この度は弊社の担当○○が納期の把握ができておらず、納期に遅れてしまいますこと、誠に申し訳ございません。遅くとも当初の納期予定日の3日後には納品させていただきます。」と、まずは納期の遅れと確実に納品できる日を提示します。

そして、「御社のスケジュールも予定よりも遅れてしまいますが、業務に差し支えないでしょうか。」と相手側のことも気づかう一言をしっかり入れることで謝罪の意も伝わりやすくなります。お詫びの気持ちを持っていることを伝えるときは、相手の都合や気持ちを察して書くように気を付けましょう。

結びや締めの文は「今後は納期の把握徹底に力を入れるとともに、今後の御社との取引にこのようなことが起こらぬ様に努めます。この度は弊社の不注意により、多大なご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。」と、もう一度謝罪の意を伝えましょう。ビジネスの上では信用が第一なので、メールの書き方に注意しましょう。

謝罪文やお詫びメール例社外用③発送の遅れ

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謝罪文やお詫びメール例社外用3つ目は発送の遅れについてです。こちらも上記の2点と踏まえるポイントはほとんど変わりませんが、締めや結びの謝罪文を少し変えるならば、「今後このようなことがないよう、弊社一同十分に留意いたします。この度は多大なご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございませんでした。」

といった上記の内容がよいでしょう。会社として気を付けていくといった言葉や「細心の注意を払い、業務に取り組む」といった姿勢を表すことが重要です。その状況に応じた言い回しを使いましょう。

英語の謝罪文やメール例と締めや結びの書き方は?

英語の謝罪文やメール例と締めや結びの書き方①ベーシックな伝え方

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英語の謝罪文やメール例と締めや結びの書き方1つ目はベーシックな伝え方です。英語でも日本語のメールと同じで、謝罪は結びや締めの文で再度持ってくることでこちらのお詫びの気持ちが伝わりやすくなるので、最後の一文を大切にしましょう。例文の書き方としてのおすすめは「Again, my apologies.」

「Once again, I apologize for any inconvenience.」といったところが使いやすいでしょう。

英語の謝罪文やメール例と締めや結びの書き方②より丁寧な伝え方

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英語の謝罪文やメール例と締めや結びの書き方2つ目はより丁寧な伝え方です。例文としてのおすすめは「I look forward to your thoughts, and apologize again if this appears too trivial a matter.」などでしょう。

「Hopefully this is not an inconvenience for you. 」も謝罪メールで使われる文になります。

ビジネス以外の謝罪やお詫び文の書き方は?

ビジネス以外の謝罪文の書き方①件名から内容がわかるようにする

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ビジネス以外の謝罪文の書き方1つ目は件名から内容がわかるようにするということです。やはり、謝罪のメールを送る相手にも急ぎの内容だとわかるように謝罪の内容を伝える件名にしましょう。対応を急がなければならない案件の時もあるので、どの仕事の内容のどんなことなのかを明確に書きましょう。

書き方としては「○○の書類の納期遅れのお詫び」というように、「○○のお詫び」と示すのがベターです。件名で謝罪の言葉を入れると長すぎて伝わらないので、簡潔に件名にまとめましょう。

ビジネス以外の謝罪文の書き方②相手の立場になって文章を書く

怒っている人

ビジネス以外の謝罪文の書き方2つ目は相手の立場になって文章を書くということです。上記の例文の際にも記載したポイントですが、やはり相手は仕事のそのあとのスケジュールもしっかりと決めて行っていることが多いため、仕事に遅れが生じてしまいます。その後の業務に支障があるのでその点も留意しなければなりません。

もしも自分がその立場であればどう感じるのか、どのような対応をしているのかを考えると自然に謝罪の意を伝えやすい文章を書くことができます。ビジネスにおいて相手の気持ちを推し量ることで信頼関係も取り戻すことができるので、相手の立場や今後の業務への負担を考えた相手を労わる1文も添えましょう。

ビジネス以外の謝罪文の書き方③締めの文や結びの段落で感謝を述べる

謝る人

ビジネス以外の謝罪文の書き方3つ目は結びの段落で感謝を述べることです。やはり、謝罪メールにはほとんどの場合お詫びの文しかないことが多いです。ですが、その後の業務の対応をしてくださっているのは相手があってこそなので、相手にしっかりとお礼の気持ちも伝えるようにしましょう。

最後の締めの文や結びの段落に感謝の気持ちを持ってくることで、謝罪の上での感謝になるので失礼には当たらないですし、最後に感謝を印象付けやすいのでおすすめです。今後の業務を円滑にするためにも、この1文はぜひ入れたいところです。

謝罪やお詫び文の書き方の注意点は?

わかりやすい文章でお詫びの文を書く

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やはり、わかりやすい文章でお詫びの文章を書くことが大前提です。回りくどい言い方や、句読点が明らかに少ない書き方になると相手は読みにくく気持ちも伝わりにくいメールになってしまいます。本らの目的の謝罪の部分が伝わりにくく、逆に多大な怒りを感じてしまうこともあるので、書き方は注意しましょう。

また、わかりにくい文章の特徴として、お詫びの気持ちを伝えようと丁寧になりすぎてしまう場合があります。1文が明らかに長くなっていたり、文章を推敲するうちに同じような言葉を並べてしまう場合が多いので、見直して修正するようにしましょう。

敬語を2重に使う書き方に気を付ける

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よくありがちなのが、2重に敬語を使ってしまう書き方です。例として「おっしゃられる(おっしゃる+~られる)」や「拝見させていただきました(拝見する+いただく)」などがあります。実際は「おっしゃる」と「拝見しました」で大丈夫です。このように、丁寧に言おうとするあまりに、間違ってしまうことがあります。

2重敬語は読んだときに違和感を感じるだけでなく、間違って使うことで常識がないと思われることもまれにあるので、謝罪メールを打つ際には使い方を見直してみましょう。特に間違いやすい部分は締めの謝罪の部分なのでほかの文章よりも気を付けて確認しましょう。

今後このようなことがないように努めるといった内容の文を入れる

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今後このようなことがないように努めるといった内容の文を入れることは、どんなお詫びのメールの時も必須といえるポイントになります。改善する気がないのかと思われてしまうこともあるので、しっかりと反省の気持ちを伝えましょう。書き方は「今後○○に留意してまいります。」という文でもよいでしょう。

また、「再発防止に向けて取り組んでまいります」といった具体例を挙げての文も謝罪のメールの時は効果が大きいので、場面によって使い分けをしましょう。特に、締めの文で使うとより効果的です。

謝罪のマナーを知ってビジネスに活かそう

働く女性

いかがでしたか?上記では、お詫びのメールの言い回しや例文、締めの言葉に持ってくるとよいものなどをご紹介しました。不注意などによって起こってしまうミスにはいろいろな種類があり、その場面によっても伝わりやすいメールの書き方は異なってきます。自身が直面したことに合わせて言葉を選びましょう。

また、お詫びメールは基本的に謝罪の電話が終わった後に迅速に行うものとされています。そのため、電話からの時間が空きすぎないように注意しつつお詫びのメールを送りましょう。注意したい点はどの会社も徹底しているところが多いので、そちらは最低限把握し、マナーとしてこれからのビジネスに活かしましょう。

謝罪メールで仕事のミスを取り戻すには「スピード」「誠意を持った対応」が重要!
引用元:U-NOTE

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