請求書の添え状・送付状の無料テンプレート！書類の書き方・例文も

請求書に添え状は付けるべき？

ミスや行き違いを防ぐためにも請求書に添え状や送付状は付けるべき

ミスや行き違いを防ぐためにも請求書に添え状や送付状は付けるべきです。請求書と一緒に送る添え状・または送付状は、添付書類の枚数や、どんな書類を送ったのか、届け先が間違ってないかを確認する役割があります。そのため、請求書と一緒に添え状・送付状を送る方が、様々なトラブルを防ぐことに繋がります。

また、送付にFAXを使う場合に見落としを防ぐことができますので、紙面で送る場合は特に、送付状は重要であると考えられます。

メールで請求書を送る場合は添え状・送付状の郵送は不要

メールで請求書を送る場合は添え状・送付状の郵送は不要です。請求書を紙面ではなく、メールで送信する場合もあります。その場合は、メールの本文に添え状の内容を入力しますので、わざわざ書面で送付する必要はありません。また、メールの場合も書面と同様の書き方をします。

フリーランスならなおさら請求書や添え状・送付状の作成は重要

フリーランスならなおさら請求書や添え状・送付状の作成は重要です。仕事を受注して、成果やサービスを相手に提供することも重要ですが、報酬を請求しなければお金をもらい損ねる可能性があります。会社であれば、仕事の指示で作成することもあるでしょうが、フリーランスは自分で作らなければなりません。

請求書の添え状の無料テンプレートは？

請求書の添え状の無料テンプレート①経理の教科書

請求書の添え状の無料テンプレート1つ目は、経理の教科書です。3種類の高品質な無料テンプレートがダウンロードできます。ファイル形式は.docxとなっており、Wordで開けるタイプです。テンプレートの中身は、必要事項だけのもの、部署担当者名を記入できるもの、手書きメッセージを添えられるものから選べます。

請求書の添え状の無料テンプレート②MakeLeaps

請求書の添え状の無料テンプレート2つ目は、MakeLeapsです。送付状だけではなく、請求書のテンプレートも一緒にダウンロードできます。また、ページには書き方も掲載されているので、見ながら書類を作成することができます。また、請求書・送付状を作成・郵送するサービスツールの提供もあります。

請求書の添え状の無料テンプレート③ビジネステンプレート

請求書の添え状の無料テンプレート3つ目は、ビジネステンプレートです。たくさんの送付状テンプレートの種類から選ぶことができます。また、横書きだけではなく縦書き、英語表記のテンプレートが数種類ずつあるため、自分に合ったタイプの書面を選ぶことが可能です。

請求書の添え状の無料テンプレート④エクセル形式のテンプレート

請求書の添え状の無料テンプレート4つ目は、エクセル形式のテンプレートです。送付状の書き方とともに、エクセル形式での送付状のテンプレートがダウンロードできます。ワードではなく、エクセルで書面の内容を編集したい場合などにおすすめです。

請求書の添え状の無料テンプレート⑤メールで送りたい場合のテンプレート

請求書の添え状の無料テンプレート5つ目は、メールで送りたい場合のテンプレートです。下記に紹介するサイトには、メールで添え状を送る場合の文例テンプレートが掲載されています。書面による郵送ではなく、メールで送りたい場合におすすめです。

請求書の添え状の書き方・例文は？

必要な項目の記載さえあれば請求書や添え状・送付状は手書きでもよい

必要な項目の記載さえあれば請求書や添え状・送付状は手書きでもよいです。一般的に請求書などの書類はパソコンで作成します。しかし、緊急事態や事情によりパソコンで作れない場合は、必要事項さえ記載されていれば、手書きで作成しても問題ありません。

もし手書きで送る場合は、次のようなことに注意しましょう。書類を書く上での基本ですが、ボールペンで作成します。また、請求書には数字を記入しますが、0・6、1・7のような見間違えしそうな数字は気を付けて書きましょう。手書きの請求書で送ると相手がおどろく可能性もあるので、一言断りを入れておきましょう。

請求書の添え状の書き方・例文①送付日を記載する

請求書の添え状の書き方・例文1つ目は、送付日を記載することです。通常の文書と同じく「（西暦）年5月1日」というふうに、文書を作成した日または送付した日を記載します。記載する位置は、紙面の右上にくるようにします。日付は請求書の日付とズレていても問題ありません。

請求書の添え状の書き方・例文②宛名を書く

請求書の添え状の書き方・例文2つ目は、宛名・宛先を書くことです。請求書を送る相手の住所や担当者、部署名などを記載します。あまり接点のない会社に送る場合は「社名＋御中」で記載します。指定の担当者がいる場合は「部署＋担当者名」と記載します。社名を書く際「株式会社」は省略せず書きましょう。

例文を挙げてみますと、会社宛ての場合は「A社+御中」と記載します。また、担当者がいる場合は「A社+経理部+名無し様」または「A社+経理部+部長+名無し様」といった感じで書きます。名前はフルネームで記入した方がいいですが、姓だけでも問題ありません。位置は紙面の左上になるように記載します。

請求書の添え状の書き方・例文③タイトルと時候の挨拶を記載

請求書の添え状の書き方・例文3つ目は、タイトルと時候の挨拶を記載することです。通常の文書と同じく、何の文書なのかを表すタイトルを付けます。また、取引先に送る文書になるため時候の挨拶を入れるようにしましょう。タイトルは宛名よりも下の位置に、中央寄せで記載するのが一般的です。

例文を挙げてみましょう。タイトルは「請求書のご送付」や「請求書のお知らせ」といったシンプルな一言で大丈夫です。次の挨拶文ではまず頭語の「前略」「拝啓」から始め「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」「貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます」と続けて書き、要件を書いていきます。

請求書の添え状の書き方・例文④本文に要件を簡単に書く

請求書の添え状の書き方・例文4つ目は、本文に要件を簡単に書くことです。挨拶文を書いた後に、続けて文書の要件を短く記載します。例えば「請求書を送付致しますので宜しくお願い申し上げます」「下記の通り、書類を送付いたしますので、ご査収のほどよろしくお願いします」といった文を付け加えます。

本文に要件を書き終わった際に、結語という結びの挨拶として「敬具」や「草々」と記載します。挨拶は初めの挨拶である頭語によって、記載する結語が違います。例えば頭語が「拝啓」なら結語は「敬具」です。頭語が「前略」なら結語は「草々」という風に組み合わせが決まっているので注意しましょう。

請求書の添え状の書き方・例文⑤箇条書きで書類内容と添付書類の枚数を書く

請求書の添え状の書き方・例文5つ目は、箇条書きで書類内容と添付書類の枚数を書くことです。本文を書いた後に、添付する書類の内容と、枚数を記載します。書き方はまず中央寄せで「記」と書き、その次にリスト形式で「請求書　1部」など添付書類を書いていきます。書き終わったら右寄せの「以上」で締めます。

請求書の添え状の書き方・例文⑥送付者の連絡先・住所は記載しなくていい

請求書の添え状の書き方・例文6つ目は、送付者の連絡先・住所は記載しなくていいです。メールであれば、署名として一般的に送り主の連絡先を記載します。しかし、請求書を郵送する場合は、送付状に送り主の住所や連絡先を記載する必要はありません。

請求書の添え状の書き方・例文⑦補足がある場合は最後に記載する

請求書の添え状の書き方・例文7つ目は、補足がある場合は、最後に記載することです。本文に書くほどではない補足文を入れたい場合は、箇条書きの後に備考メッセージとして記入することができます。例えば「ご不明点などございましたら～」といった連絡先や注意事項を記入するケースもあります。

請求書・添え状の送り方は？

請求書・添え状の送り方①書類を三つ折りにする

請求書・添え状の送り方1つ目は、書類を三つ折りにすることです。縦書きや横書きの場合でも、書類は三つ折りにして封筒に入れます。おり方ですが、まず下から1/3折り目を入れ、そのままもう一度折り、封筒に入れます。なお、A4サイズが入る封筒に入れる場合は折らなくても大丈夫です。

請求書・添え状の送り方②封筒に入れる際に書類の向きに気を付ける

請求書・添え状の送り方2つ目は、封筒に入れる際に書類の向きに気を付けることです。封筒に書類を入れる際、向きがあります。入れ方ですが、まず封筒を宛先欄の裏側に向けます。そして、書類の拝啓などの頭語が書かれている面を上にして、封筒に入れます。便箋の上端が右上になるように入れるように気を付けましょう。

請求書・添え状の送り方③請求書在中の表記を封筒に書く

請求書・添え状の送り方3つ目は、請求書在中の表記を封筒に書くことです。請求書はお互いにとって重要な書類です。相手が気付かなければ、支払いや受け取りができなくて困ってしまいます。そうした見落としを防ぐためにも、封筒に「請求書在中」の文字を表記しておくことが大切です。

表記する際のポイントですが、気づかなければ意味がないので、分かりやすい場所に記載することです。記載方法は印刷や手書きなど何でもいいですが、できれば請求書在中のスタンプがあれば、より目立つので気に留めてもらいやすいでしょう。なお、封筒が横書きの場合は右下、縦書きの場合は左下に表記します。

請求書の添え状は重要な役割がある

以上が請求書の添え状のテンプレート紹介や書き方などについてでした。郵送で請求書を送る際、添え状も添付しておくと、行き違いなど様々なトラブルを防ぐことができます。無料で使えるテンプレートも入手できますので、送付する際はぜひ活用してみてください。

ほかにも送付状やご請求書の例文やテンプレート、書き方などをまとめた記事があります。よろしければ、そちらも併せてご覧ください。

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