送付状の例文＆テンプレート9選！ビジネスの書類や資料での書き方も

送付状とは？メリットも

送付状とはFAXなどを送る際に添付する企業への挨拶状のこと

送付状とは、「FAXなどを送る際に添付する企業への挨拶状のこと」です。カバーレターや送り状などとも呼ばれており、書類の送付者や宛先などが記載されています。本来書類などを手渡しをする際にする挨拶を書面で担っているため、時候の挨拶などが加えられることもあるビジネス文書となっています。

なお、以下の記事では「送付」の言葉としての正しい使い方や、郵送との違いなどが紹介されています。言葉の正しい使い方ができるとビジネス上での印象もアップしますので、こちらの記事もぜひチェックしてみてください。

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送付状のメリットは事務処理の効率化や受取人への印象付けができること

送付状のメリットは、「事務処理の効率化や受取人への印象付けができること」です。送付状では同封書類の概要が書かれているため、送付状を見ただけで事務処理順位を決められます。その結果、事務処理の効率化につなげることができるのです。

また、枚数が記載れていることで、送付者による書類の送付漏れを防ぐことも可能です。さらに、企業へ履歴書を送る際に送付状を同封することは一種のマナーとなっていますので、受取人に読んでもらえるような送付状を同封すれば印象付けをすることもできますよ。

送付状を書くときのポイント7選

送付状を書くときのポイント①横書きで作成するのがビジネスマナー

1つ目の送付状を書くときのポイントは、「横書きで作成する」ということです。これは、送付状については横書きで作成することが一般的なビジネスマナーとされているためです。また、横書きで作成することで、同封されている他のビジネス文書との統一感を出すこともできます。

送付状を書くときのポイント②ビジネス書類なので誤字脱字などに注意する

2つ目の送付状を書くときのポイントは、「誤字脱字などに注意する」ということです。同封する書類はもちろん、送付状もビジネス書類の一部ですし、挨拶代わりに入れるというニュアンスもあるものですから、誤字脱字には注意する必要があります。

送付状への誤字脱字を防ぐためには、作成してから時間を空けて再度チェックをしたり、他の人にチェックをお願いすると良いでしょう。

送付状を書くときのポイント③宛名などは略さずに正式名称を使う

3つ目の送付状を書くときのポイントは、「宛名などは略さずに正式名称を使う」ということです。送付状を書く際には、株式会社を「（株）」というように略したり、資格名や大学の学部名などを略するのはマナー違反だとされています。

特に資格については、例えば履歴書や職務経歴書へ記載される方が多いTOEICは「TOEIC公開テスト」が正式名称ですので注意が必要です。なお、以下の記事ではビジネスでの宛名の書き方などが紹介されています。宛名の書き方についてさらに詳しく知りたいという方は、こちらの記事もぜひチェックしてみてください。

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送付状を書くときのポイント④ビジネス書類としての文書の作り方を守る

4つ目の送付状を書くときのポイントは、「ビジネス書類としての文章の作り方を守る」ということです。送付状に記載する文章については、以下の順番に文構成をすることがビジネス書類としての一般的な書き方ですので、参考にしてみてくださいね。

なお、時候の挨拶などの挨拶文についてはWordを使用している場合については挿入ボタンから文章内に入れられますので、ぜひ利用してみてください。

送付状に記載する文章の一般的な構成

1. 1拝啓：「前略」は時候の挨拶を省く場合に使用するので使用しない）
2. 2挨拶文：時候の挨拶や、季節を問わず使える定番フレーズなど
3. 3本文：添付書類の内容
4. 4敬具：右下に記載する

送付状を書くときのポイント⑤資料などの同封する書類の内訳は記書きで表記

5つ目の送付状を書くときのポイントは、「資料などの同封する書類の内訳は記書きで表記する」ということです。記書きはビジネス書類の中では用いられることの多い記載の仕方で、具体的な書き方は以下の通りとなっています。

記書きの書き方

1. 1文章の中央に「記」と記入する。
2. 2「記」の下に箇条書きで同封する書類を記載する。
3. 3右下に「以上」と記入すればOK！

送付状を書くときのポイント⑥消せるボールペンや修正ペンは使わない

6つ目の送付状を書くときのポイントは、「消せるボールペンや修正ペンは使わない」ということです。消せるボールペンや修正ペンを使って送付状を修正してしまうと、読み手は誰が修正したのか分からず文章への信頼性が下がってしまいます。

また、ビジネスマナーにおいてはマナー違反とされていますので、文章だけでなく送り主のイメージが損なわれてしまうリスクもあります。このため、送付状に修正点を見つけても消せるボールペンや修正ペンなどは使わず作成し直すようにしましょう。

送付状を書くときのポイント⑦年号の書き方は揃える

7つ目の送付状を書くときのポインは、「年号の書き方は揃える」ということです。ビジネスマナーにおいて、送付状に使用する年号の書き方は和暦でも西暦でも良いとされています。ただし、使用する年号の書き方は同封する書類と揃えるようにしましょう。

こうすることで、送付状と同封する書類の兼ね合いが分かりやすくなります。年号が分からないという場合には、以下のような年号早見表をチェックすると良いでしょう。

送付状の書き方・紙の選び方も

送付状の書き方

一般的なビジネス書類に置ける送付状の書き方は、以下の通りとなっていますので作成する際の参考にしてみてくださいね。なお、日付については提出日（郵送の場合には投函日）にするようにしましょう。日付がないと送付した時期が分からずトラブルの元になりやすいので注意が必要です。

送付状の書き方

1. 1右上に日付を記入し、改行する。
2. 2左上に受取人の会社名と氏名を記入、改行する。
3. 3他の文字よりも大きいサイズで中央にタイトルを記入する。
4. 4頭語（拝啓）を記載して、1文字分スペースを空ける。
5. 5本文、結び語（敬具）を記載し、記書きで送付内容を記載する。
6. 6右下に「以上」を記載すればOK！

紙の選び方

送付状を作成する際に使用する紙の選び方についてですが、色については白色で、デザインは無地のものを選ぶのが一般的となっています。

また、サイズについては送付状に同封する資料などの書類と同じサイズにするのがベストです。ただし、同封する書類のサイズがB5とA4などバラバラな場合には、一般的なビジネス文書のサイズとなっているA4サイズの紙を選ぶと良いでしょう。

送付状の例文やテンプレート9選

送付状の例文やテンプレート①季節を問わず使える挨拶の例文とテンプレート

1つ目の送付状の例文やテンプレートは、季節を問わず使える挨拶の例文とテンプレートです。季節を問わず使える挨拶の例文としては、「時下ますますご清栄（ご清祥）のこととお喜び申し上げます」という例文があります。

この例文は、季節感がないことからどの季節でも使え、ご清栄というワードを使う場合には法人としての発展、ご清祥というワードを使う場合には個人としての発展をお祈りする文になります。以下のサイトでは今回ご紹介したフレーズを使ったテンプレートが紹介されていますので、ぜひ参考にしてみてください。

送付状の例文やテンプレート②感謝の気持ちを伝える例文やテンプレート

2つ目の送付状の例文やテンプレートは、感謝の気持ちを伝える例文やテンプレートです。感謝の気持ちを伝える例文としては「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」という例文があります。

この例文は挨拶文の後に用いられることが多く、「普段からお心遣いをいただきありがとうございます」という意味になります。このフレーズを使ったテンプレートは、以下のサイトでチェックできます。

送付状の例文やテンプレート③履歴書の送付におすすめな例文やテンプレート

3つ目の送付状の例文やテンプレートは、履歴書の送付におすすめな例文やテンプレートです。履歴書の送付におすすめな例文としては「この度、貴社の新卒採用に応募させて頂きたく、応募書類を送付させていただきました」という例文があります。

この例文は入社希望する会社へ履歴書を送る際に記載することが多く、求人情報を見た求人サイト名や求人誌名を入れる場合もあります。以下のサイトでは今回ご紹介した例文を使った送付状のテンプレートをチェックできますので、履歴書を送る予定の方はぜひ利用してみてくださいね。

送付状の例文やテンプレート④頼まれた書類を送る際の例文やテンプレート

4つ目の送付状の例文やテンプレートは、頼まれた書類を送る際におすすめの例文やテンプレートです。頼まれた書類を送る際におすすめの例文としては「さて、ご依頼のありました下記書類を送付させていただきます」という例文があります。

この例文は送付状だけでなくメールでデータを送付する際にも使用できますので、ぜひ覚えておきましょう。以下のサイトでは今回ご紹介した例文を使ったテンプレートが紹介されていますので、こちらもぜひご覧ください。

送付状の例文やテンプレート⑤請求書の送付におすすめの例文やテンプレート

5つ目の送付状の例文やテンプレートは、請求書の送付におすすめの例文やテンプレートです。請求書を送付する際におすすめの例文としては「この度の納品に関しまして、下記の通り請求書を同封いたしましたので、ご査収くださいますようよろしくお願いいたします」という例文があります。

この例文は、納品した商品に関する請求書を送付する場合を想定した例文で、いくつか納品をしている場合にはいつ納品した分かも明記しておくと良いでしょう。以下のサイトでは、今回ご紹介した例文を使ったテンプレートをご覧いただけます。それぞれの部分の書き方についても詳しく紹介されていますよ。

送付状の例文やテンプレート⑥見積書送付時におすすめの例文やテンプレート

6つ目の送付状の例文やテンプレートは、見積書を送付する時におすすめの例文やテンプレートです。見積書を送付する時におすすめの例文としては「よろしくご査収の上、ご検討のほどお願い申し上げます」があります。内容をよくチェックした上でご検討くださいという意味で、見積書など検討を依頼する場合にぴったりです。

ちなみに、ご査収には内容をチェックしていただくという意味があり、相手にデータをチェックしてほしい時などには「ご査収のほどお願い申し上げます。」という単独の文としても利用されることがあります。

今回ご紹介したフレーズを用いた送付状のテンプレートについては以下のサイトからチェックできますので、ぜひ活用してみてくださいね。

送付状の例文やテンプレート⑦結びにおすすめの例文やテンプレート

7つ目の送付状の例文やテンプレートは、結びにおすすめの例文やテンプレートです。結びにおすすめの例文としては、「今後とも一層のご愛顧賜りますようお願い申し上げます」という例文をご紹介します。この例文は、「これからもよろしくお願いします」という意味の例文です。

その時に送付する書類を送ることで一つの仕事の中で一区切りとなる場合に、結びの挨拶文として多く用いられています。以下のサイトでは、今回ご紹介した例文を用いた個人宛に送付する送付状のテンプレートをチェックできますので、こちらもぜひご覧ください。

送付状の例文やテンプレート⑧会食のお知らせで使える例文やテンプレート

8つ目の送付状の例文やテンプレートは、会食のお知らせ書類を送付する際に使える例文やテンプレートです。会食のお知らせ書類を送付する際に使える例文としては、「書類内容にご不明な点などがございましたら、お気軽にお問い合わせください」という例文があります。

この例文は「分からない部分があればお気軽にお問い合わせください」という意味で、文末に加えることで同封する書類に記載されていない内容で分からない点がある場合に気軽に相談できるように促す役割があります。以下のサイトで今回ご紹介したフレーズを使った送付状のテンプレートをチェックできますよ。

送付状の例文やテンプレート⑨再度振込依頼をする場合の例文やテンプレート

9つ目の送付状の例文やテンプレートは、再度振込依頼をする場合におすすめの例文やテンプレートです。再度振込依頼をする場合におすすめの例文は、「なお、本状と行き違いでお振込いただきました場合には、お許しくださいますようお願い申し上げます」という例文です。

この例文は、1度請求書を送ったにもかかわらず振込がない場合に再度振込依頼をする場合に便利な例文となっています。督促状としての文書を送る前にワンクッション置きたい場合にぴったりですので、ぜひ利用してみてくださいね。以下のサイトから今回ご紹介した例文を使ったテンプレートをご覧いただけます。

送付状の送り方・封筒の選び方も

送付状の送り方

送付状の送り方には、郵便やFAX、メールなどの方法があります。FAXやメールで送付する際にはデータを添付するだけでOKですが、郵便で送付する際には封筒の書き方や切手の貼り方などに注意して送るようにしましょう。履歴書を同封する場合には正しい書き方が守られていないと書類を見てもらえないこともあります。

以下のサイトでは履歴書などと一緒に送付書を郵送する場合の封筒の書き方が紹介されていますので、封筒を作成する前に詳しい書き方をこちらでチェックしておくと良いでしょう。

封筒の選び方

送付状を送るのにおすすめな封筒の選び方ですが、まず、サイズは角形2号がおすすめです。理由は、角形2号の封筒であればA4サイズの用紙を折り曲げずに送付できるためです。

また、ビジネス書類に用いられる封筒には茶封筒や白色の封筒がありますが、履歴書など、自分を企業にアピールするような資料を送付する場合には白色の封筒を選ぶことで受取人により良い印象を与えられておすすめです。

英語の送付状の例文4選

英語の送付状の例文①お問い合わせありがとうございます

1つ目の英語を使った送付状の例文は、「お問い合わせありがとうございます」という意味のある「Thank you for your inquiry about our services.」という例文です。いただいた問い合わせに対する書類や資料を送付する場合にはぜひ活用してみてください。

英語の送付状の例文②書類を下記の通りお送りいたします

2つ目の英語を使った送付状の例文は、「…についての書類を下記の通りお送りいたします」という意味のある「I am sending specification documents related to…」という例文です。関連書類を同封する際にぴったりなフレーズですので、ぜひ使ってみてくだいね。

英語の送付状の例文③不明な点がありましたらお気軽にお問い合わせください

3つ目の英語を使った送付状の例文は、「不明な点がありましたらお気軽にお問い合わせください」という意味の「If you have any questions please feel free to contact us.」という例文です。説明書類やパンフレットなどを同封する際によく用いられています。

英語の送付状の例文④日本と同じ書き方！敬具

4つ目の英語を使った送付状の例文は、「敬具」という意味のある「Sincerely Yours」という例文です。日本で送付状を作成する時の書き方と同じで、英語で送付状を作成する時も文末の右下に今回ご紹介している「Sincerely Yours」を記載することになっています。

ただ、日本と違って敬具の意味を持つSincerely Yoursというフレーズの後に、ご自分の直筆サイン、記名、住所を記載する必要がありますので注意しましょう。

送付状の書き方をマスターしてスキルアップしよう！

この記事では、送付状を書くときのポイントなどについてご紹介しました。いかがだったでしょうか。送付状はビジネスの場では多く用いられている書類の一つです。今回ご紹介した情報を活かして、ぜひ送付状の書き方などをマスターしてスキルアップしてみてくださいね。