ヒアリングシートとは？項目や作り方・無料ダウンロードのテンプレートも

ヒアリングシートとは？

ヒアリングシートとは顧客の要望や重要事項を聞き取る質問用紙

ヒアリングシートとは顧客の要望を聞き取る質問用紙です。WEB制作や営業などのビジネスシーンで顧客の要望や重要事項を聞き取るための用紙を指します。シートという通り、聞き取りたい質問が用紙上にテンプレート化されています。そのためヒアリングシート通りに質問すれば顧客への聞き漏らしがないというわけです。

ヒアリングシートがあることで効率良く必要なことが聞ける

ヒアリングシートがあることで効率良く必要なことが聞けます。営業などのビジネスシーンでは、聞きたいときにいつでも顧客に質問できるわけではありません。限られた機会に仕事で必要な事項を聞き出さなければなりません。そういったとき、ヒアリングシートに質問をまとめれば、機会が少なくても効率よく質問できます。

ヒアリングシートはテンプレートをダウンロードして参考にしてもよい

ヒアリングシートはテンプレートをダウンロードして参考にしてもよいです。通常、自分で思いついた質問をもとにヒアリングシートを作成しますよね。テンプレートは誰かが作ったヒアリングシートですから、自分では思いつかなかった、痒いところに手が届く質問が見つかる可能性もあります。

面接用ヒアリングシートの必須項目5選

面接用ヒアリングシートの必須項目①応募者の情報

面接用ヒアリングシートの必須項目1つ目は、応募者の情報です。例えば名前・年齢・電話番号などの連絡先といったことです。基本的なことなので、初めに確認しておきたいですね。あまりないとは思いますが、書き忘れたために誰か分からない、なんてことは無いようにしたいものです。

面接用ヒアリングシートの必須項目②職歴について

面接用ヒアリングシートの必須項目2つ目は、職歴についてです。例えば前職・勤務年数・退職した理由などが該当します。前職の情報から応募者の人間性や前の会社でどのようにして働いていたかを知ることができます。手がかりとしても重要ですのでしっかり外せない項目です。

面接用ヒアリングシートの必須項目③モチベーション

面接用ヒアリングシートの必須項目3つ目は、モチベーションです。やる気と言い換えてもいいでしょう。例えば、なぜこの会社を選んだのか・何に惹かれたのか・自分の能力をどのように活かせるのか、といったことを項目に書きましょう。

面接用ヒアリングシートの必須項目④入社の条件

面接用ヒアリングシートの必須項目4つ目は入社の条件です。待遇とも言えます。例えば、希望する年収・勤務地・どこを通って通勤するのか・連絡できる時間帯・入社したい時期などを項目に書きましょう。採用者と応募者の利害をすり合わせる重要な項目となります。

面接用ヒアリングシートの必須項目⑤資格について

面接用ヒアリングシートの必須項目5つ目は、資格についてです。特技でもいいでしょう。例えば、応募者が保有している資格、仕事で役に立つ特技といった事柄です。会社に役に立つ技術を持っているのか聞くわけですね。資格は分かりやすいですが、特技はパソコン関係ならブラインドタッチも技術と言えます。

WEBデザインのヒアリングシートの必須項目5選

WEBデザインのヒアリングシートの必須項目①制作したいサイトの種類

WEBデザインのヒアリングシートの必須項目1つ目は、制作したいサイトの種類です。一口にサイト制作といっても、種類がたくさんあります。例えばECサイト（通販）を作りたいのか、コーポレートサイトなのかなどです。サイトで実現する目的によって制作する種類も変わるので、項目で詳しく聞きましょう。

WEBデザインのヒアリングシートの必須項目②どんな効果を求めるのか

WEBデザインのヒアリングシートの必須項目2つ目は、どんな効果を求めるのかです。サイトで何を実現したいのか、サイトがあることでどんな効果が出ることを期待するのかについて聞き取りましょう。顧客の望みに直結している重要な項目です。ずれていたり、思うようなサイトができないと満足度にも響きます。

WEBデザインのヒアリングシートの必須項目③ターゲットのイメージ

WEBデザインのヒアリングシートの必須項目3つ目は、ターゲットのイメージです。相手にしたいお客さんのイメージを聞き取ります。商売に密接に関係する重要な項目です。例えば子供向けと大人向けでは伝え方を変えるように、回答によって制作サイトのテイストが変わってくるでしょう。

WEBデザインのヒアリングシートの必須項目④競合との差別点

WEBデザインのヒアリングシートの必須項目4つ目は、競合との差別点です。同業者とどう違うのか、どのように違いを表現したいのかについて聞き取ります。お客さん視点で考えると、同じサービスを提供しているなら、どちらを選んでもいいわけですが、そこを指名してもらうために必要な点を聞き出します。

WEBデザインのヒアリングシートの必須項目⑤どんなデザインにするか

WEBデザインのヒアリングシートの必須項目5つ目は、どんなデザインにするかです。相手が思っているサイトの具体的なデザインやイメージを聞き取ります。サイトのデザインは、会社や商品のイメージや、ターゲットが受ける印象にも関わりますので、詳しく聞き出しましょう。

ヒアリングシートを用いるメリット3選

ヒアリングシートを用いるメリット①漏れなくダブりなく質問できる

ヒアリングシートを用いるメリット1つ目は、漏れなくダブりなく質問できることです。ヒアリングシートはアンケート調査のようなもので、もちろん口頭で行うこともできます。しかし、口頭では話の流れや時間などの理由で聞けない・聞きづらい場合もあります。ですがヒアリングシートなら確実に効率よく調査ができます。

ヒアリングシートを用いるメリット②担当者の引継ぎが容易

ヒアリングシートを用いるメリット2つ目は、担当者の引継ぎが容易なことです。ヒアリングシートがあれば、クライアントに何を聞いたか分かりやすくなります。また、引継ぎの際もヒアリングシートをもとに説明ができるため、重宝します。

ヒアリングシートを用いるメリット③質問を具体的にできる

ヒアリングシートを用いるメリット3つ目は、質問を具体的にできることです。口頭だとうまく質問の意図を伝えられないこともあります。しかし、ヒアリングシートは事前に考えてまとめた質問事項を聞きますので、口頭より的確な質問ができる可能性が高いです。

ヒアリングシートの作り方は？

ヒアリングシートの作り方①重要な質問ほど先頭に書く

ヒアリングシートの作り方1つ目は、重要な質問ほど先頭に書くことです。ヒアリングシートは相手に文章で回答してもらうことになりますね。数行ならともかく、詳細な文章を書くのは意外と疲れる行為です。ということは、最後の方の質問は、力の入った回答が得られない場合もあります。

ヒアリングシートの作り方②口調は柔らかく

ヒアリングシートの作り方2つ目は、口調は柔らかくすることです。ヒアリングシートには聞きたい質問で載っていますね。その質問文の口調次第では、相手に緊張感を与えることもあります。例えば「～について答えてください」という口調だと一見丁寧ですが、連続すると尋問のようです。回答しやすい口調を心がけましょう。

相手が回答しやすい口調の例を挙げてみると「～回答していただけますか？」や、または「連絡先」「応募理由」「サイトで実現したい目的」という風に簡潔に示すのも一つです。ヒアリングシートの形式でも変わってくるので、相手が答えやすい表現をすることを頭に入れておきましょう。

ヒアリングシートの作り方③専門用語を使わない

ヒアリングシートの作り方3つ目は、専門用語を使わないことです。同業者なら専門用語でも伝わりますが、相手がそうでない場合はピンと来ないため回答できないでしょう。質問文はできるだけ、どんな人でも伝わる言葉で書くことが大切です。

ヒアリングシートの作り方④分からなければテンプレートをダウンロードする

ヒアリングシートの作り方4つ目は、分からなければテンプレートをダウンロードすることです。誰かが作ったヒアリングシートをダウンロードして利用できます。テンプレートまたはひな形と呼ばれます。自分では思いつかない、作ってみたけどこれでいいのか自信がない、参考にしたい場合などに便利です。

ヒアリングシートのテンプレートを用途別にまとめたサイトを下記に紹介します。ダウンロードできるテンプレートはネット上にたくさんあるので、もし作り方がよくわからない、参考に見てみたい場合などに活用してみてください。

ヒアリングシートを作る際の注意点は？

ヒアリングシートを作る際の注意点①顧客の書きやすさを重視する

ヒアリングシートを作る際の注意点1つ目は、顧客の書きやすさを重視することです。口調や質問の仕方もそうですが、このヒアリングシートは相手が書きやすいのか常に問うことが大切です。質問の表現を変えれば得られる回答も違うでしょうし、文字は小さいより適度な大きさにすべきです。作ったら一度見直してみましょう。

ヒアリングシートを作る際の注意点②選択肢を多めに用意する

ヒアリングシートを作る際の注意点2つ目は、選択肢を多めに用意することです。ヒアリングシートの質問の中には、選択肢から選んでもらうタイプのものがあると思います。その場合は、選択肢を多めにする方がいいでしょう。例えば予算の選択肢が10万・50万・100万の3種類だけでは大雑把なことが分かると思います。

ヒアリングシートを作る際の注意点③質問の補足説明をする

ヒアリングシートを作る際の注意点3つ目は、質問の補足説明をすることです。補足説明をすることで、特にどんなことを重点的に回答してほしいのか誘導することができます。相手に質問の意図をより正確に伝えることができます。

ヒアリングシートで顧客の希望を逃さず聞こう

以上がヒアリングシートの作り方やテンプレートでした。ヒアリングシートがあると、お客さんの要望を的確に聞き取ることができ、無駄な質問をすることもなく効率的です。また、ネットでテンプレートがダウンロードできるので、導入も簡単です。もし機会があるなら、活用してみてください。

ほかにもビジネス系のテンプレートや文章の書き方を紹介している記事があります。よろしければ、そちらも併せてごらんください。

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