証憑の意味や読み方とは？取引を記録する証憑書類・証憑類って何？

「証憑」の意味や読み方とは？

証憑の意味や読み方とは①読み方は「しょうひょう」

「証憑」の意味や読み方、1つ目にご紹介するのは「証憑」の読み方についてです。難しい漢字を書くため初めて見た人はなかなか読めない方が多いかと思います。「しょうひょう」にはいくつか同音異義語が存在します。伝票や札などの何かの証明をする「証票」や、トレードマークという意味の「商標」があります。

「証憑」の意味については後ほど詳しく説明しますが、同音異義語があると間違えやすいですよね。しかもどれもビジネスで使われる言葉ですから間違えないように注意しましょう。

証憑の意味や読み方②ビジネスの書類や取引でよく使用される

「証憑」の意味や読み方、2つ目にご紹介するのは証憑の使用場面についてです。先ほど少しご説明しましたが、証憑はビジネスの場面でよく使用されます。しかも、取引の場面で言葉や書類として使われる場合が多いです。

証憑という言葉の本来の意味は「事実を証明するよりどころ」となっています。つまりビジネスの取引が事実であることを証明する事を指す言葉なのです。「証憑」単体では使う場合もありますが、「証憑書類」という言葉で契約書や納品書などの事を指す場合も多いです。

証憑の意味や読み方③経理に必要不可欠な証票

「証憑」の意味や読み方、3つ目にご紹介するのは経理に必要不可欠な証票であるという点です。会社やビジネスには経理の存在が必要不可欠となります。経理はビジネスで生じたお金の管理や、様々な書類の管理をしている部門になります。

証憑書類は、納品書や契約書など様々な重要書類を指します。つまり証憑書類は経理が保管や管理を行っている場合が多いのです。経理担当の人にとっては必要不可欠な証票となるのです。経理以外の人でもビジネス用語として知っておくに超したことはありませんから覚えておきましょうね。

今回はビジネスで度々登場する「証憑」についての使い方や意味の解説をしていますが、以下の記事では同じくビジネスシーンで使用される「ご査収」についてその意味や使い方の例文をまとめてあります。併せてチェックしてみてはいかがでしょうか？

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「証憑」の使い方例文5選

「証憑」の使い方例文①証憑性

「証憑」の使い方例文、1つ目にご紹介するのは証憑性についての例文です。「経理処理をする場合には、証憑性を示すために請求書や納品書、契約書などの類の書類を必要不可欠とする。」

何か言葉に「性」をつけてその言葉の特質などを表すことはよくありますが、「証憑」でも同じ傾向があるんです。「証憑性」という言葉を使った場合には事実を証明する根拠といった意味合いで使われる事が多いでしょう。

「証憑」の使い方例文②新聞などの文面

「証憑」の使い方例文、2つ目にご紹介するのは新聞や雑誌などの記事の文面で使われる証憑の使い方と例文です。「12月5日未明に逮捕された〇〇株式会社社長〇〇氏は、事件に至った書類を故意に紛失したとして、証憑湮滅罪を追求されている。」

事実を証明することを指す証憑ということばですが、それを湮滅すると証憑湮滅罪という罪に問われるのですね。これは実際に存在する法律ですから新聞やニュースなどで耳にしたり目にしたりすることもあるかと思います。

「証憑」の使い方例文③証憑管理

「証憑」の使い方例文、3つ目にご紹介するのは「証憑管理」という言葉についてです。言葉にさらに言葉をくっつけて一つの単語にしたり熟語にしたりすることはよくあることですが、証憑も例外ではありません。

「昨今の情報流出問題に備えて、わが社でも証憑管理の見直しが求められている。」という例文ですと、「証憑管理」という言葉が、帳簿や請求書などといった重要書類の管理という意味になっています。

「証憑」の使い方例文④預金通帳

「証憑」の使い方例文、4つ目にご紹介するのは預金通帳に関係する証憑の例文です。「預金通帳とは、銀行などの金融機関が、利用者に対してその金融機関の利用者であることを示す証憑としての意味もあり、ただ単に預金の預け入れや引き出しのためだけの用途ではない。」

預金通帳は誰しもが持っているものだと思いますが、実はこれも証憑類の一種だとされています。証憑は事実を証明することを表す言葉ですから、証票する「証憑類」や「証憑書類」となると多岐に渡る書類類を指す言葉となるのです。

「証憑」の使い方例文⑤小説より抜粋

「証憑」の使い方例文、5つ目にご紹介するのは小説で使われている「証憑」についてです。「証憑」はビジネス言葉ですが、もちろん小説などにも登場する言葉です。本を読んでいて意味が分からない言葉があっては楽しめないですよね。ですから意味をしっかり押さえておきましょう。

領収書を両社に発行したことは、すべての精油機会・施設とその裾付けとが正常であることを承認し、その引き渡しを異常なく受けた事の証憑だった。
引用元： 松本清張『空の城』

証憑はビジネスで度々使われる言葉ですが、ビジネスは本当にマナーや注意点が多いですよね。以下の記事ではビジネスでは必要不可欠なメールの件名マナーについてまとめてあります。正しい知識を知っておかないと後々恥ずかしい羽目にあいますから注意しましょう。

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「証憑書類」って何？種類4選

証憑類①領収書

証憑類、1つ目にご紹介するのは領収書です。証憑類や証憑書類とは事実を証明するために必要な書類や証票の事を指しますが、領収書も重要な証憑類の一つです。例えばあなたが会社の取引先の相手を接待したとします。

そんな時、領収書が重要となりますよね。その接待に使用した金額が領収書として明確になっていないと、後々あなたが自腹で切った接待費が戻って来ることはありません。経理には必要な重要書類になるのです。台紙などにまとめておくといいかもしれませんね。

証憑類②納品書台紙

証憑類、2つ目にご紹介するのは納品書です。納品書とは何か注文された商品を届けた際に、その商品の内訳を証明するための書類です。これは受け取った側も送った側もしっかりと保管して置く必要があります。

例えば、注文した商品と届いた商品が違うとします。そうなった場合、注文側は納品書を見て問い合わせることができますし、注文を受けた側も納品書が重要なポイントになってきます。トラブル回避のための重要な証憑類なんですね。

証憑類③契約書や証票書類

証憑類、3つ目にご紹介するのは契約書や証票書類です。契約書とは、何かを取引した場合の契約内容を証憑するためのものです。これは重要な書類であることがお分かり頂けるかと思います。契約書は証憑類としってしっかりと厳重に保管されるべきです。

後々、取引相手とトラブルがあった場合は、契約書が重要な役目となりますから、証憑類としてしっかりと保存しておくようにしましょう。

証憑類④預金通帳

証憑類、4つ目にご紹介するのは預金通帳です。誰しもが持っている預金通帳も、金融機関側が金融機関が利用者に対して利用を証憑する重要な証憑類だと先ほどご説明したかと思います。

証憑類として、預金通帳もしっかりと管理して置く必要があります。家のどこにしまったか分からないなんてことがないように注意しましょう。また、預金通帳を失くしてしまうとおおごとに成ってしまいますから、絶対に無くさないように最大限の注意が必要です。

知って得する証憑類にまつわるビジネスの豆知識5選

ビジネスの豆知識①証憑書類の保存期間

ビジネスの豆知識、1つ目にご紹介するのは証憑書類の保存期間です。今回ご紹介した証憑書類の保存期間について、知っておいて損はない豆知識をご紹介していきます。証憑書類の保存期間は原則で7年とされています。意外と長いですよね。領収書などは大企業では7年、個人会社では5年とされています。

しかし、帳簿などに関する証憑類は法律でどの会社でも7年と決められていますから、必ず守るようにしましょう。実際には会社の大きさや証憑類の種類によって細かな違いがあるのですが、原則7年であることを抑えておけば問題ありません。

ビジネスの豆知識②台紙にファイリングが基本

ビジネスの豆知識、2つ目にご紹介するのは証憑類の保管方法についてです。証憑類は大事な書類ですから、経理などで厳重に保管すべきだと先ほどご紹介しました。しかしその保管方法はどのようなものが妥当なのでしょうか。

一般的に、証憑類の保管方法は台紙などにファイリングするとされています。台紙にファイリングしておけば、ばらける心配もありませんし、同じ種類のものを台紙一つにまとめる事ができるので便利です。保管方法や台紙の種類などは会社によって様々ですが、台紙にファイリングするのは一般的とされています。

ビジネスの豆知識③証憑書類はボールペンで

ビジネスの豆知識、3つ目にご紹介するのは証憑書類に使用する筆記用具についてです。証憑書類を記入する際に、フォーマットや筆記用具をボールペンにしなければならないという決まりはありません。ですから、シャーペンや消えるボールペンなどで書いても問題ないのですが、ビジネスマナーとしてはNGです。

証憑書類は後から消して書きなおしたり、改竄したりできないようにするべきであるというのが、ビジネスでのマナーです。ですから、基本的にボールペンやインクペンなどで書くようにしましょう。

ビジネスの豆知識④領収書とレシートの違い

ビジネスの豆知識、4つ目にご紹介するのは領収書とレシートについてです。領収書とは、何か買い物をしたり、食事をしたりした際に発行される証憑類です。会社の経理に提出する重要書類でもありますよね。そんな領収書ですが、体外に置いてお店の人に頼まないと発行してくれません。

その代り、頼まずとももらう事のできるものがレシートです。しかし、レシートは領収書と同じ証憑類として経理に提出できるのでしょうか。実はレシートでも問題ないのです！ただ、宛名くらいは書いてもらった方がいいかもしれませんね。

ビジネスの豆知識⑤証憑の英語表記

ビジネスの豆知識、5つ目にご紹介するのは証憑の英語表記についてです。証憑は英語では「evidence」（エビデンス）という表記になります。覚えておくと便利かもしれませんね！

証憑の意味をマスターしてビジネスシーンに取り入れよう

いかがでしたか？証憑と言う言葉はビジネスシーンで度々登場する重要な言葉です。意味や使い方をマスターして、しっかりと使いこなせるようにしましょう！