訃報のお知らせのビジネスメール文例|社内と取引先への返信の書き方も

身内の不幸は突然訪れます。それを知らせる訃報を、ビジネス上ではメールでお知らせする機会が多く一般的となりました。訃報のお知らせメールの文例を知って正しく使用しましょう。社内の場合と取引先への場合をご紹介します。また、訃報メールへの返信の書き方も具体的にわかります。

訃報をお知らせするビジネスメールの書き方文例

訃報をお知らせするビジネスメール文例①自社への身内の不幸の報告

社内宛て

まず1つ目は、自社へ身内の不幸を報告する訃報メールの文例です。訃報連絡は、家族などの次に自分の勤務先に連絡しなければなりません。忌引きによる欠勤連絡も必要ですし、社内での各種手続き等が必要になるからです。また、同僚や部下の身内の不幸であれば、上司や同僚が通夜に出席する場合もあります。

まず、件名に「○○(名前)逝去のお知らせ」と入れて、本文にうつります。宛名を、「○○部○○殿」と記載します。その後、「父が病気療養中の処、平成○年○月○日に他界いたしました。ここに生前のご厚誼を深謝し、謹んで通知申し上げます。なお、通夜・葬儀は下記の通り仏式にて執り行います。」と続けます。

続いて、通夜、告別式の詳細を記します。同じ社内で焼香に来ていただける方にわかりやすく、以下の項目をもれなく記載しましょう。

    通夜・告別式について記載すること

  • 通夜…日付・曜日・開始時間
  • 葬儀告別式…日付・曜日・開始時間から終了予定時間
  • 場所…住所・電話番号(可能であれば地図も添付、最寄り駅などあればそれらも記載)
  • 宗派…仏式・○○宗など
  • 喪主…名前・故人との続柄
  • 連絡先…自宅電話番号・アドレスなど

訃報をお知らせするビジネスメール文例②社内へのお知らせ

社内へのメール

続いては2つ目は、社内への訃報のお知らせビジネスメールの書き方の文例です。主に総務部の方が、社員から身内の不幸の連絡を受け、社内へ訃報の連絡を一斉にメールします。その際のメールの書き方の文例です。

まずは、本文に「社員各位」と宛名を記載します。続けて、「○○部○○様のご尊父○○様が平成〇年〇月〇日午後〇時〇分にご病気のため永眠されました。ご冥福をお祈りすると共に、謹んでご案内申し上げます。通夜、告別式は下記の通り仏式にて執り行われます。」と記します。その後同様に通夜、葬儀の詳細を記します。

また、ご身内の不幸の連絡を受けた際に、通夜・葬儀・告別式の詳細の他に聞いておく必要な項目がありますが、相手が今悲しみの中にいるという状況を配慮して尋ねます。死因などは必要不可欠な項目ではありませんので、状況に応じて削除します。

    社内への訃報メールに載せる項目

  • 身内に不幸のあった社員の所属部署・名前
  • 社員と故人の続柄(ご尊父、ご母堂など)
  • 亡くなられた日付・時間
  • (わかれば)死因(ご病気のため、不慮の事故のため、など)
  • 葬儀の詳細

訃報をお知らせするビジネスメール文例③社外や取引先宛て

取引先宛て

3つ目は取引先など社外への訃報ビジネスメールの書き方の文例です。この場合、自分の会社が身内になりますので、敬語や尊敬語のつけかたに注意します。メールの件名は「訃報のご通知」とします。本文に「〇〇会社御中」、「〇〇会社△△部〇〇様」と記入します。

「弊社〇〇儀かねてより療養中のところ〇年〇月〇日午後〇時〇分永眠いたしました。ここに謹んでご通知申し上げますと共に生前は何かとご厚情にあずかり厚く御礼申し上げます。つきましては下記の通り通夜、葬儀が行われますのであわせてお知らせ申し上げます。」と記載します。続けて、葬儀の詳細を記します。

社葬で葬儀委員長をたてる場合は喪主と並べて記載します。喪主の方が供物や香典を辞退している場合は、「なお故人のご意思により、ご供花、ご香典の儀は固くご辞退申し上げます。」と記します。最後に「以上」でしめます。故人の名前に続く「儀」とは、自身や身内に対して謙譲語を使わないように使用します。

訃報のお知らせに対する返信のビジネスメールの書き方文例

訃報のお知らせへの返信メール書き方文例①社内の同僚や上司への返信

社内

社内の方から身内の不幸をお知らせするメールが届いた場合の返信の書き方文例です。できる限り早くシンプルに返信をしましょう。まずは、件名は「〇〇(自分の名前)よりお悔やみ申し上げます」とします。

本文に、「このたびは〇〇(のご尊父等)のご逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。略儀ではありますが取りいそぎメールでのお悔みを申し上げます。ご家族皆様方のお悲しみをお察し申し上げますとともに、謹んで故人のご冥福をお祈りいたします。」などと記入します。

また、「仕事の事は気になさらずに、最後のお見送りをなさってください」、「お力落としの事と存じますが、ご自愛ください」などの相手を気遣う言葉を添えても構いません。お悔やみを述べるメールの文例がこちらの記事に多数紹介されています。

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訃報のお知らせへの返信メール書き方文例②取引先など社外への返信

メール

続いては、取引先やビジネス相手など社外への返信メールの書き方文例です。まずは、件名に「〇〇会社△△(名前)よりお悔やみ申し上げます。」と入力します。取引先のご身内に不幸があった場合は、本文に「●●会社◎◎部〇〇様」と宛名を記載します。

「この度は、ご身内に不幸がおありだった伺い、大変驚いております。」と述べて、告別式などに参列することがなければ、「本来であれば、直接お目にかかりお悔みを申し上げたいところではございますが、略儀ながらメールにて失礼致します。」と、そのことについてもお詫びの文言を入れます。

最後に「心よりご冥福をお祈り申し上げます。」としめます。また、お悔やみのシーンでは家族の敬称が、父親が「ご尊父様」、母親が「ご母堂様」、夫が「ご主人様」、妻が「ご令室様」、子供が「ご子息様」、「ご令嬢様」として使用されます。訃報メールへの返信のビジネスマナーがこちらの記事に紹介されています。

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訃報の連絡や返信のメールのポイントや注意点は?

訃報の連絡メールのポイント|重要な5項目を漏らさず書く

訃報メールポイント

訃報を連絡する際に重要なポイントは、重要な5つの連絡事項を相手にしっかりと伝えることです。必須の5項目を書き間違えのないように確認してから送信しましょう。「誰がいつ亡くなったか」、「通夜・葬儀の場所・日時」、「通夜・葬儀の形態」、「喪主」、「葬儀についての連絡先」の5つです。

訃報の連絡で重要な5項目

①誰がいつ亡くなったか(氏名・没年月日・時間・可能であれば死因・享年) ②通夜・葬儀の場所・日時(できれば地図添付、最寄り駅、交通機関を記載) ③通夜・葬儀の形態(宗派など) ④喪主(名前・続柄) ⑤葬儀についての連絡先(喪主の連絡先、社内での担当者など)

訃報の連絡メールのポイント|内容は簡潔に書く

内容は簡潔に

訃報メールでは、簡潔にわかりやすく内容を伝えることが重要です。身内に不幸があった場合は、通夜までの時間や日にちが間もないことも多いので、前置きや事項の挨拶文等は不要です。

訃報メールで重要ポイント

訃報メールの内容は簡潔にわかりやすく!

訃報の連絡メールポイント|送信ミスや記入ミスには注意

一斉メール

メールで注意したいのが内容の記入ミスや送信ミスです。急な身内の不幸で動転していたり、忙しいかもしれませんが、葬儀会場や時間など重要事項の記入ミスなどがないようにくれぐれも注意します。また、社員宛ての一斉メールなどでは、宛先を確認し送信ミスがないように細心の注意を払う必要があります。

訃報メールの重要ポイント

内容ミス・送信ミスには要注意しましょう!

訃報メールへの返信ポイント|件名をわかりやすくする

わかりやすく件名

訃報メールへの返信メールとして重要なポイントは、件名でメールの内容がわかるようにすることです。身内に不幸があった場合、各所連絡のやりとりなど、ご遺族の方は忙しい時間が続きます。本文を開かなくてもわかるように、件名に「誰からの」「お悔やみです」ということを明記しましょう。

訃報メールへの返信重要ポイント

件名に「差出人」「お悔やみのメール」であることを明記しましょう!

訃報メールへの返信ポイント|忌み言葉は使用しない

忌み言葉

訃報メールへの返信でのポイントは、忌み言葉を使用しないことです。忌み言葉というのは、縁起の悪いとされる「不幸や悲しい事柄が続くことを連想させる言葉」、「死を連想させる言葉」などです。

具体例として、「たびたび」、「再三」、「重ねて」、「またまた」などが継続を連想させることばです。「死」、「四」、「九」、「消える」などが死を連想させたり不吉とされることばです。誤って使用しないように注意しましょう。

生死に関する言葉は直接的なものではなく、このように表現します。死去というのは、「他界」、「永眠」、「ご逝去」、「旅立つ」と表現します。生きていたというのは、「ご生前」と言い換えます。

訃報メールへの返信重要ポイント

「不幸が続く」、「死」を連想させる「忌み言葉」は使用しないように注意しましょう。

訃報メールへの返信ポイント|ご遺族の感情に配慮した文面にする

泣く

訃報メールへの返信で注意することは、身内に不幸のあったご遺族の感情に配慮した文面にすることです。丁寧な言葉遣いを心がけることはもちろんですが、「元気を出して」、「頑張って」等の言葉はふさわしくありません。普段以上に配慮して書きましょう。

ご遺族を思いやる言葉としては、「お力落としのこととは存じますが、ご自愛ください」、「どうぞご無理なさらないでください」などがふさわしい文例になります。悲しみに沿った言葉として、「ご遺族の皆様の悲しみをお察し申し上げます」、「ご生前を偲び、悲しみに耐えません」なども使用されます。

訃報メールへの返信ポイント

ご遺族の感情に配慮し、いつも以上に丁寧な文面にしましょう。

訃報のお知らせとお悔やみメールは正しい書き方で簡潔に

訃報のお知らせメールでは、簡潔に必要な内容を伝えることが重要です。また、正しい書き方をすることがビジネス上では必要不可欠です。

お悔やみを述べる返信メールでは、同じく簡潔に、相手の感情に配慮して丁寧でふさわしい言葉を使用するように心がけましょう。身内の不幸は急に訪れるものです。そのときに慌てることのないように、いくつか文例をあらかじめ用意しておくと安心です。

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