訃報メールへの返信のビジネスマナーは？忌み言葉や返事の文例の紹介！

訃報メールへの返信のマナーは？

訃報メールの返信マナー①上司やビジネス関係者への返事は丁寧な言葉遣いで

訃報メールの返信マナー1つ目は上司やビジネス関係者への返事は丁寧な言葉遣いで、です。友人や親しい人なら、弔いの言葉をかけつつ、気軽な口調で返信してもあまり問題はありません。しかし、上司やビジネス関係者となれば別です。正しい敬語遣いはもちろん、特に敬称には気を使って返信しましょう。

亡くなった方への敬称ですが、普段とは違う特殊な表現をします。例えば遺族の方の母親なら、お母さま・ご母堂と言います。父親ならお父さま・ご尊父などです。祖父母はご祖父さま、ご祖母さまとなります。ほかにも色々な言い方がありますので調べてみてください。弔事では失礼ない言葉遣いを心掛けましょう。

訃報メールの返信マナー②不幸を連想する忌み言葉は避ける

訃報メールの返信マナー2つ目は不幸を連想する忌み言葉は避けることです。忌み言葉とは、死や悪いことを予感させる縁起の悪い言葉です。ふだんは気軽に使っている言葉でも使うのを控えるべき言葉があります。とくに弔事の最中では、不幸を呼び込むような言葉を使うと、遺族の方を傷つけることもありますので注意します。

具体的にどれが忌み言葉として避けるべきなのでしょうか？まずは数字の4と9は避けるべきとされます。死や苦しむを連想するためです。その次は繰り返し、たびたび、次々など、不幸が続くような言葉も控えます。また、死ぬ、存命中、生きていた頃などのネガティブな表現も避け、ポジティブな言葉に言い換えてください。

ポジティブな言葉とは、例をあげると、お元気だった頃、生前は、というような表現です。死ぬことはご逝去という方が、直接的でなく柔らかい言い方になります。なるべく死を連想するような不吉なワードを使わないようにするのが、弔事のマナーです。

訃報メールの返信マナー③友人など親しい間柄でも死因は聞かず内容は簡潔に

訃報メールの返信マナー3つ目は友人など親しい間柄でも死因は聞かず内容は簡潔に、です。突然の訃報の連絡が来ると色々疑問や聞きたいことも出てくるかもしれません。しかし、あまり長文にすると、返信に手間がかかって相手が大変です。弔事の準備などがあって忙しいことに配慮し、簡潔な文面で哀悼の意を示しましょう。

亡くなった方と親しかった場合、訃報の連絡をもらってから、死因が気になることもあると思います。しかし、死因を尋ねるのは当然良くありません。死に際を思いだすなど、遺族の方が辛い思いをするか可能性があります。デリケートな話題ですので、配慮をして深入りはしないのが弔事のマナーとなります。

訃報メールへの返信の文例は？

訃報メールへの返信文例①お悔やみ申し上げます

訃報メールへの返信文例1つ目はお悔やみ申し上げます、です。お悔やみとは亡くなった人との別れを惜しみ、遺族の方を労わり慰めることです。訃報メールに限らず、葬儀中の挨拶など、弔事で多用する言葉です。弔事では必ずと言っていいほど使う言葉なので覚えておいた方がいいでしょう。

具体的な文例をあげると「突然の訃報に驚きを隠せません。ご逝去を悼み、心からお悔やみ申し上げます」といったものや、上司からであれば「ご母堂さまのご逝去に謹んでお悔やみ申し上げます。お悲しみいかばかりかと存じますが、どうかご無理をせずにご自愛ください」という風に書くこともできます。

訃報メールへの返信文例②安らかなご永眠をお祈りいたします

訃報メールへの返信文例2つ目は安らかなご永眠をお祈りいたします、です。亡くなった方が死後、穏やかに眠られるようお祈りします、ということを表します。お悔やみの言葉でよく使われるので覚えておく方が良いでしょう。ちなみにご逝去は身内にしか使えませんが、永眠は身内と第三者の両方に使える言葉です。

具体的な例文をあげると「突然の悲報に接し、謹んでお悔やみ申し上げますと共に、○○様の安らかなご永眠をお祈りいたします」や、上司などの目上の方なら「お嬢様のご逝去に謹んでお悔やみ申し上げます。ご家族様のご心痛いかばかりかとお察し申し上げると共に、安らかなご永眠をお祈りいたします」とも書けます。

訃報メールへの返信文例③哀悼の意を表します

訃報メールへの返信文例3つ目は哀悼の意を表します、です。哀悼とは、亡くなった人を悲しみ嘆くことです。なので哀悼の意を表すとは、悲しみ嘆く気持ちを表明することを指します。この哀悼という言葉も弔事ではよく使われますので、意味と共に覚えておくと良いかと思います。

具体的な例文をあげると「突然のご急逝の報を受けて信じられません。在りし日のお姿を偲びつつ、哀悼の意を表します」や、上司などであれば「ご尊父様のご逝去に謹んで哀悼の意を表します。安らかにご永眠されますようお祈り申し上げます」などのお悔やみの言葉を書くこともできます。

訃報メールへの返信文例④ご冥福をお祈り申し上げます

訃報メールへの返信文例4つ目は冥福をお祈り申し上げます、です。冥福とは死後の冥界での幸せを指します。冥福は仏教の考え方なので、もし亡くなった方がキリスト教などの他宗教であれば冥福を祈るのは不適切になります。また、同じ仏教の浄土真宗も冥福という考え方がないので、使用を避けるべきでしょう。

具体的な例文ですが「突然の悲報に接し、驚きを禁じ得ません。○○様に哀悼の意を表すとともに、ご冥福をお祈り申し上げます」などや、ビジネス関係者であれば「突然の悲報に接し、驚いております。心から哀悼の意を表すとともに、ご冥福をお祈りいたします」と書くこともできます。

訃報メールへの返信文例⑤略儀ながらメールにてお悔やみ申し上げます

訃報メールへの返信文例5つ目は略儀ながらメールにてお悔やみ申し上げます、です。メールの文面に「略儀ながら」とつけることで、取り急ぎという意味合いで伝えることができます。本来、お悔やみの言葉をメールで送るのは簡略化した略儀とされています。本来の手順を省略していることを念頭に置きましょう。

具体的な例文ですが「突然の訃報に接し、大変驚いております。都合よりご葬儀に伺えず申し訳ありません。略儀ながらメールにてお悔やみ申し上げます」や、ビジネス関係者なら「突然の悲報に接し驚きを隠せません。都合により葬儀に伺えず申し訳ございません。略儀ながらメールにてご冥福をお祈り申し上げます」と書けます。

訃報メールを受け取ったら？返信の他にすべきことは？

連絡を受けた後にすること①亡くなった人に供花や供物を送ってもよい

連絡を受けた後にすることの1つ目は亡くなった人に供花や供物を送ってもよい、ということです。故人や仏様への感謝として花や供物を供えられます。もし供える場合は、遺族の方の了承を得て手配するようにしましょう。また、供花・供物・香典はどれも意味は一緒なので、1つ贈れば他を送る必要はないとされています。

場合によっては、供物や供花、香典を辞退する遺族の方もいるので、その場合は意思を尊重することがマナーとなります。また、供花や供物は、亡くなった人と親しかった友人や知り合いが贈るのが通常ですが、近年では葬儀もシンプルになってきており、供える人も減っているようです。

連絡を受けた後にすること②香典や喪服など葬儀に参列する準備をする

連絡を受けた後にすること2つ目は香典や喪服など葬儀に参列する準備をすることです。もしお通夜や告別式に参列するなら、前日にバタバタしないよう事前に準備しておくことが大切です。また、日時と会場も聞いておきます。弔事はそう頻繁に起こりませんが、礼儀やマナーが重んじられる場なので、準備はキッチリしましょう。

葬儀の服装は、華美な物は避けて地味な格好を心掛けます。黒や濃紺色のスーツを選び、ベルトや靴で金具の目立つものは避けます。スーツの内服も白シャツを着て柄物は控えます。カバンは革を避けて布地を選び、アクセサリーも結婚指輪以外はつけません。日本の葬式はほとんどが仏式なので数珠を持っていくと良いでしょう。

連絡を受けた後にすること③葬儀に参列できない場合は弔電を送ってもよい

連絡を受けた後にすること3つ目は葬儀に参列できない場合は弔電を送ってもよいということです。友人や上司、ビジネス関係者などで付き合いのある人が亡くなった場合、できれば葬儀に参列する方がよいです。しかし、都合によっては参列できないこともあるでしょう。そんな場合は弔電で弔意を示すこともできます。

弔電の送り方は？

弔電の送り方①電話やインターネットから送ることができる

弔電の送り方1つ目は電話やインターネットから送ることができるということです。送るには喪主の名前と、通夜か告別式の会場・日時を事前に確認しておきます。送り方はネットと電話の2種類あります。電話の場合は115番にかけます。ネットは氏名などの記入事項と文面を入力するだけで送ることができます。

電話の場合は19時までに送ると当日中に弔電を送ることができます。また、オペレーターが対応するため、相談しながら文面を決めることもできます。ネットは完成形を画像で見ることができて、どのような形で送られるのか確認できて便利です。文面も例文を見て選べます。

弔電の送り方②差出人を必ず明記する

弔電の送り方2つ目は差出人を必ず明記することです。差出人というと自分の氏名を書くと思います。ですが、名前だけだと亡くなった人との関係性が分からりづらいのです。つまり、遺族の方が故人とあなたがどういう間柄だったのか分からず、余計な気を遣うことがあります。

遺族に手間をかけさせないためにも、差出人の表記には氏名だけでは不十分です。会社名や所属、肩書、同級生の友人だったなら学校名などを書いて、間柄を明確にするようにしましょう。

弔電の送り方③通夜・告別式などで読み上げるまでに送る

弔電の送り方3つ目は通夜・告別式などで読み上げるまでに送ることです。弔電を送るタイミングですが、できるだけ早めに送るのが良いとされています。遅くとも葬儀の前日までには届くように手配しましょう。あまりギリギリなのは良くないですが、弔電の読み上げの3時間前程度が限度だと言われています。

もし読み上げまでに間に合わなかった場合は、後日に弔電かお悔やみの手紙を送ると良いでしょう。期限は初七日と言われ、故人が亡くなってから7日目のことを指します。また、遺族の方に弔問の連絡をして、直接お悔やみの言葉を言いに行くことも一つです。

訃報メールは礼儀とマナーを大切にして送りましょう

以上が訃報メールの返信マナーや例文についてでした。弔事はデリケートな話題ですから、マナーや礼儀が大切です。メールであっても忌み言葉や遺族の気持ちに配慮した文面にしましょう。また、ビジネス関係者や上司などは正しい言葉遣いを心がけ、敬称にも気をつけてメールを返信しましょう。

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