質問の回答をもらった時のお礼メールの書き方は？ビジネス/就活/企業

質問の回答をもらった時のお礼メールの書き方・マナーは？

企業に質問の回答を教えてもらった時のお礼メールの書き方とマナー①返信

企業に質問の回答を教えてもらった時のお礼メールの書き方とマナーの1つ目は、基本的にメールの返信は24時間以内に行うということです。これは就活やビジネス以外でも言えることですが、基本的にお礼や感謝を述べる返信や挨拶は早ければ早いほど良いものです。

しかし、メールの送信は基本的には相手の就業時間以外にはしないようにしましょう。例えばお礼の返信が就業時間外となってしまった場合は翌日の朝の時間にメールを送るようにします。最近では、メールの配信時間をあらかじめ予約してこちらが指定した時間に届けてくれる機能もあります。忙しい人はこれらを活用しましょう。

企業に質問の回答を教えてもらった時のお礼メールの書き方とマナー②件名

企業に質問の回答を教えてもらった時のお礼メールの書き方とマナーの2つ目は、メール返信の際に問い合わせ先から来た回答メールの件名を変更しないということです。「Re:」を残して返信すると、相手側がすぐにメールが何の内容かを判断することができます。

基本的に、問い合わせ対応者もあなたと同様、日々自分の業務に追われて忙しいはずです。そんな中、わざわざ回答のあったメールの件名を他のものに変更してしまうと、メールが他のものと混ざってしまい、折角送ったお礼メールが相手に見つけてもらえないということもあり得ます。小さなことですが、ここにも注意しましょう。

企業に質問の回答を教えてもらった時のお礼メールの書き方とマナー③具体的

企業に質問の回答を教えてもらった時のお礼メールの書き方とマナーの3つ目は、お礼メールには具体的な内容を記述しよう、というものです。例えばメールの内容は「回答頂きありがとうございました。」と一言だけではどこか冷たい雰囲気があります。これでは相手に淡白すぎる印象を与えてしまいますよね。

もちろん、問い合わせ内容やその時の状況にもよりますが、可能であれば「ありがとうございます。」と言う感謝の気持ちと、その回答によって自分がどんな風に変われたか、これからどう行動していきたいかについても言及して相手への回答へのより深い感謝を示す内容にしましょう。

以上までで、企業に質問の回答を教えてもらった時のお礼メールの書き方とマナーについてお伝えしてきました。下記関連記事内では、仕事でレスポンスの早い人の特徴をまとめています。レスポンスの意味や使い方、返信が遅い場合のその改善方法についても詳しくお伝えしていますので、ぜひチェックしてみてください。

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質問の回答をもらった時のお礼メールの例文は？

問い合わせ対応で質問の回答をもらった時のお礼メールの例文①早急にご連絡

問い合わせ対応で質問の回答をもらった時のお礼メールの例文の1つ目は、「早急にご連絡頂き誠にありがとうございます。」です。これは、特に相手が忙しい中、迅速に問い合わせに問い合わせしてくれた際などに使用します。まずはお礼のメールの冒頭部分でこのフレーズを用いることが多々あります。

このフレーズ内の「誠にありがとうございます。」を「本当にありがとうございます。」あるいは、「誠に恐縮です。」などのフレーズに置き換えて応用も可能です。相手の気持ちの良いレスポンスに真摯に感謝しながら、その後の文中でその詳細について書くようにしましょう。

問い合わせで質問の回答をもらった時のお礼メールの例文②急な問い合わせに

問い合わせで質問の回答をもらった時のお礼メールの例文2つ目は、「急な問い合わせにも関わらず、ご回答頂き誠にありがとうございます。」です。これも、1つ目と同様、相手が忙しい中、こちらの突発的な質問内容についてもすぐに質問の回答や対応をしてくれた際に感謝を述べるのに使います。

相手との関係性にもよりますが、例えば企業のHPなどにある問い合わせフォームから問い合わせを行う場合は、相手ともさほど面識もなく突然の連絡となることがしばしばあります。そのような場合は、特に丁寧に今回のようなフレーズを使って感じの良い返信をすると好印象となります。おすすめのフレーズのうちの一つです。

問い合わせで質問の回答をもらった時のお礼メールの例文③お忙しいところ

問い合わせで質問の回答をもらった時のお礼メールの例文3つ目は、「お忙しいところのご回答、誠にありがとうございます。」です。これはストレートに、自分が相手の忙しさに配慮していることを伝え、それでも対応をしてくれた相手に感謝の意を述べるフレーズです。基本的に相手が忙しいかどうか不明でも使えます。

前述しましたが、特にビジネスのシーンでは相手も自分も日々業務に追われて忙しいことがほとんどです。この状況に対して、相手に上手に質問の回答や対応への感謝を伝える言い回しとなります。この一言が言えると、相手も自分に好感を持ってくれ、相手との人間関係構築もスムーズになる助けとなってくれるでしょう。

ビジネスメールの書き方が学べるおすすめの書籍は？

就活でも活用できるビジネスメールの書き方が学べる書籍①伝える技術

就活でも使えるビジネスメールの書き方が学べるおすすめの書籍の1つ目は、「超・箇条書き―「10倍速く、魅力的に」伝える技術」です。この本では、シリコンバレーや戦略コンサルなど世界のビジネスの最先端を走る人たちがビジネスで使用する「短く、分かりやすく伝える」ための文章技術が豊富に解説されています。

この著書では、仕事のメールで一番良い形のものは、短い言葉で内容が箇条書きされたものだ、とされています。仕事での活用はもちろんのこと、本書は「分かりやすく伝える技術」を学びたい全ての人におすすめと言えます。興味のある人はぜひ実際に手に取って内容を学んでみると、新しい発見が多数見つかると思います。

就活でも活用できるビジネスメールの書籍②イラッとされないビジネスメール

就活でも使えるビジネスメールの書き方が学べるおすすめの書籍の2つ目は、「イラッとされないビジネスメール 正解 不正解」です。本書は、全国の約1,000社の役職者からの意見を集めた「使えるメールの書き方」を集めた良書として、多くのハイクラスビジネスマンからも信頼を得ている本です。

本書のタイトルにもなっている通り、いくら書き手が礼儀正しい言い回しだと思っていても、使い方や状況によってはイライラする表現になってしまっていることもあります。その理由や対処法について知りたい人にもおすすめの一冊です。ぜひ読んでみてください。

就活でも活用できるビジネスメールの書き方が学べる書籍③1分間メール術

就活でも使えるビジネスメールの書き方が学べるおすすめの書籍の3つ目は、「考えすぎて書けない人のための1分間メール術」です。この本は、とにかくメールや文章を書くのが苦手、書き出し方すら分からない、という人に特におすすめの一冊です。具体的なメールの書き出し方の紹介もあるので、しっかり基礎から学べます。

「メールを書くのは嫌いだけどメールを書かなくてはいけない仕事をしている」また、「就活中、または新卒で社会経験が少なく基礎がない」「考えすぎて何も書けない」人が読むと特に分かりやすく、効果的です。ここまで読んで、自分も該当するかな？と感じた人はぜひ読んでみてください。きっと仕事にも生かせるはずです。

企業に教えてもらったこと・対応を感謝するお礼メールを積極的に活用しよう

この記事では、主に就活やビジネスで相手から回答を教えてもらった際のお礼返信メールの書き方やマナーについて、またその具体的な例文についてもくわしくお伝えしてきました。今まで、ルールが分からずになんなくやってきた、やっと意味や使い方が分かってすっきりした！という人もいらっしゃるのではないかと思います。

特に目上の人への礼節を重んじる日本文化では、相手に感謝することが今も大切にされています。感謝する際は迅速に、丁寧に、そして具体的に行うのが基本的なマナーです。今回、記事の後半にご紹介したビジネスや就活にも生かせる3つの書籍の内容なども参考にして、色んなメール例文を自分のものにしていってください。

下記関連記事内では、ビジネスメールの返信でも良く使われる「ご不明な点がございましたら」の例文の9選をお伝えしています。英語での例文紹介や、ビジネスメールの具体的な返信の仕方なども詳しくご紹介していますよ。企業の担当者として相手に丁寧な回答メールを返信したい方はぜひチェックしてみてください。

ご不明な点がございましたらの例文9選！英語とビジネスメールの返信も

ビジネスメール送るときなどに使用することが多い｢ご不明な点がございましたら｣の使い方や｢ご不明な点がございましたらご連絡ください｣のような例文について紹介...