引用返信とは?ビジネスマナーやメールでの書き方・インラインの記号も

ビジネスで必要なメールでのやり取りですが、あなたは「引用返信」を御存じですか。御存じの方は多いと思いますが、その引用返信にもしっかりビジネスマナーがあることは知っているでしょうか。今回は引用返信のビジネスマナーやメールでの書き方、インラインの記号について紹介します。

引用返信とは?ビジネスマナーも

引用返信とは「相手のメールの内容をそのまま残すこと」

引用返信とは

引用返信とは「相手のメールの内容をそのまま残すこと」です。「引用」とは、「人の言葉や文章を自分の文章中に引いて用いる」という意味があります。ビジネスでの引用返信では、「相手から送られてきたメールの内容を自分のメールに引いて用いて返信をする」という意味になります。

引用返信を自動で用いる場合は各メールソフトで設定ができますので使っているメールソフトで確認をしてみて下さい。一般的に、引用返信をした場合は「>」という記号が使われています。引用マークも各メールソフトで異なっているので確認してみましょう。

ビジネスマナー①引用記号を統一する

引用記号を統一する

ビジネスマナー1つ目は「引用記号を統一させよう」です。先ほど紹介したように、引用記号は各メールソフトによって異なりますが、一般的には「>」をしようしますのでこちらに統一させましょう。人によっては他の引用記号を使用すると不快感や違和感をもつ人もいるので気をつけましょう。

引用記号が「>」以外の場合の例としては、「@」や「■」や「|」などがあります。それぞれメールソフトによって引用記号は異なりますので、自分のメールソフトの引用記号を確認してみましょう。

ビジネスマナー②メール内容は見やすくする

メール内容は見やすくする

ビジネスマナー2つ目は「メール内容は見やすくしよう」です。引用返信を使うときのメリットは相手のメールをそのままコピーをして自分のメールに用いることによってお互いのミスが減り、円滑にメールのやり取りができることです。この円滑なメールのやり取りもビジネスマナーの大事な1つです。

例えば、相手から複数の質問が来た場合、引用返信を用いて1つずつ返信していくと、回答忘れや相手の質問の食い違いを防止できるだけではなく、メール内容をすっきりとコンパクトにまとめることができます。長々と文章で伝えるよりは、相手からの質問を引用し、下に回答を書くことによって文章量が減り、見やすくなります。

ビジネスマナー③引用内容の量は適切にする

引用内容の量は適切にする

ビジネスマナー3つ目は「引用内容の量は適切にしよう」です。引用返信を行う際のメリットはメール内容を見やすくさせる効果や複数回答をしなければならない場合に回答漏れや質問内容の食い違いを防ぐことができます。しかし、相手から送られてきた文章を全て引用して返信するのは迷惑な場合もありますので注意が必要です。

引用返信をする場合は相手からのメールでどこの文章を引用するか決めるのが大事なポイントです。例えば、相手からのはじめのあいさつの文章や結びの文章は引用しなくてもよい部分です。逆に、引用したほうがいい場所は相手から質問や意見を述べられている文章です。

引用する部分を決めることによって、返信相手に無駄にメールを読ませることというのは相手の仕事時間を奪っていることと同じです。大事な仕事相手だからこそメールの量や内容にも気を使ってあげるのはビジネスマナー基本です。

引用返信のメールの書き方・インラインの記号のやり方も

引用返信のメールの書き方①全文コピペをしてから消去

メールの書き方

引用返信のメールの書き方1つ目は「全文コピペをしてから消去」です。「ビジネスマナー③」で紹介したように、引用する部分は適切な量にしましょう。適切な量を見分ける場合の方法は相手からのメール内容を全て引用してから不必要な部分を削除していく方法が間違えや見落としも少ないのでおすすめです。

相手からのメールで質問が1つだった場合はそこだけを抜き取ります。例えば相手から「山本様お世話になっております。明日の10時に伺ってもよろしいでしょうか?」と連絡が来た場合、このメールで引用すべき場所は「>明日の10時に伺ってもよろしいでしょうか?」の一文です。この部分だけを引用して回答します。

回答は引用した文のすぐ下に書くととても見やすいので相手もすぐに「これが回答だ」と分かりやすくて親切です。「>明日の10時に伺ってもよろしいでしょうか?」のすぐ下に「明日の10時ですね。承知いたしました。」この方法ならばメールもすっきりまとまり、相手に無駄な時間を取らせません。

引用返信のメールの書き方②間違ったものは直さずに返信する

書き方

引用返信のメールの書き方2つ目は「間違ったものは直さずに返信する」です。ビジネスのメールでのトラブルが一番多いのはアポイント時の日付や時間のうち間違いです。自分も相手も間違える場合が多いので何度も確認しましょう。

例えば相手から「7月7日(水)に伺います」と来た時に、本当は木曜日だった場合は相手からのメールはそのまま引用します。「>7月7日(水)に伺います」引用したこの文の下に「7月7日(木)ですね。承知いたしました」と回答することがベストです。また、目立たせる場合に(木曜日)などとするのもいいでしょう。

日にちや時間の間違いをよくありますが、気付いた場合にはどちらの立場であっても電話で連絡し、確認を取った方が確実ですし、早いです。

引用返信のメールの書き方③複数の質問がある場合はその都度回答をする

書き方

引用返信のメールの書き方3つ目は「複数の質問がある場合はその都度回答をする」です。紹介したように、ビジネスマナーの1つにメールの見やすさもあります。相手から複数の質問を送られてきた場合は長々と「Aについてですが」と述べません。

例えば相手から「質問です。1、Aはどのような物ですか。2、いくらですか。3、どこで販売していますか。」などと複数の質問が寄せられた場合は、各質問ごとに回答してく書き方がいいでしょう。例えば「>1、Aはどのような物ですか」の質問の答えはすぐ下に回答をします。他の2つの質問に対しても同様の回答をします。

こうした工夫によって、相手は自分ですぐに回答を見つけることができます。仕事ができるスマートなメールの返信方法です。これによって相手にも迷惑をかけることなく仕事を円滑に進めることができます。

インラインの記号のやり方①Gmailの場合は全てコピペをする

書き方

インライン記号のやり方1つ目は「Gmailの場合は全てコピペをする」です。Gmailは利用者が非常に多いフリーメールアドレスです。Googleアカウントと連携ができるものなので使いがってもよく、初心者の人にもとても使いやすいフリーメールです。

Gmailで全文を引用返信したい場合、引用記号をつけるためには日付も含めたメールの内容を全てコピペをする必要があります。しかし、この方法だと、インライン表示になってしまうので引用記号はつきません。引用記号をつける場合は設定を「プレーンテキストモード」という表示に変更することによって使用できます。

また、一部を引用する場合、一般的には全文を引用してから必要な箇所をコピペをする方法を用いますが、該当の箇所を選択した状態のまま、書式設定から「”」のボタンをクリックすると引用記号をつけることができます。

インラインの記号のやり方②ドコモの場合は設定変更をする

やり方

インラインの記号のやり方2つ目は「ドコモの場合は設定変更をする」です。ビジネスでの仕事ではパソコンからのフリーアドレスだけではなく、ケータイやスマートフォンでメールをやり取りする場合も多いと思います。その中のドコモメールとspモードメールの引用返信の仕方を紹介します。

はじめに、「ドコモメール」では、ドコモメールを開き、「その他」から「メール設定」をタップし、「署名・定型文・引用」をタップ、「引用」、「引用有無設定」の順に進めていくと、引用設定画面が表示されますので、「引用する」「しない」を選択し、完了となります。この時のインライン記号は「>」です。

次に、「spモードメール」では、「spモードメール」から「メール設定」をタップし、1番下の「その他」から「引用有無設定」を選択すると、設定画面が出ますので、ドコモメールと同様にあとは引用返信の「する」「しない」を選択して完了となります。この時もインライン記号は「>」です。

ビジネスマナーを身につけて引用返信をマスターしよう

いかがでしたか?ビジネスシーンで必ず使うメールには「引用返信」という便利機能があったことを知っていただけましたか。引用返信のメリットや効果によって、メールでのアポイントなどは円滑にすることができましたね。今回紹介したビジネスマナーや引用返信の書き方やインラインの方法をぜひ参考にしてみて下さい。

また、引用返信を用いる際には必ず使用しているメールソフトを確認しましょう。今回紹介した内容と同じ内容の記事がありましたので合わせてご覧ください。

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