記・以上とは?文書での位置や使い方・ビジネスメールでの書き方も

記・以上というのは、ビジネス文書やメールでもよく使います。どこに記を入れて、どこに以上を入れるのか正しい位置や使い方も重要になってきます。今回は、記・以上についてご紹介します。記・以上とは何なのか、文書での位置や使い方・ビジネスメールでの書き方もまとめてみました。

記・以上とは?必要な文書についても

記・以上とはビジネス文書での重要な情報がまとまっている部分

情報がまとまっている部分

記・以上とは、ビジネス文書での重要な情報がまとまっている部分のことを言います。ビジネス文書を作成する上で、ここはとても重要で見てもらいたいという部分がありますよね。そんな時に、「記・以上」を使い、その間で情報を簡潔にまとめて見やすくするのです。「記・以上」を使うことを「記書き」という言い方もします。

記・以上以外に必要な文書①書き出しに拝啓と敬具

拝啓と敬具

記・以上以外に必要な文書と言えば、1つ目として、書き出しに「拝啓」と書き終わりに「敬具」を使うというのがあります。「拝啓」とは手紙やビジネス文書の始めに、時候の挨拶とともに、謙虚に申し上げることです。「敬具」とは、文章の終わりに敬意を表す結びの語のことです。

「拝啓」を使ったら、必ず最後には「敬具」を入れ、この2つはセットで使います。「拝啓」を入れているのに「敬具」が入っていないとか、「拝啓」なしで「敬具」だけが入っているというのはNGです。

以下の記事には、4月上旬の時候の挨拶の例文、ビジネスやカジュアルで使える結びも紹介されています。書き出しの「拝啓」の後には時候の挨拶がきます。それぞれ時期に合わせての時候の挨拶を入れることになりますが、どのような挨拶を入れたら良いのか迷いますよね。時候の挨拶を覚えて、参考にしてみてください。

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記・以上以外に必要な文書②謹啓と謹白

謹啓と謹白

記・以上以外に必要な文書2つ目は、「謹啓」と「謹白」という言葉です。「謹啓」と「謹白」は、「拝啓」や「敬具」と同じように、書き出しと書き終わりに添える言葉です。しかし「拝啓」や「敬具」が一般的に使われているため、ほとんど出番がありません。

「拝啓」や「敬具」との違いは何かというと、それよりももっと丁寧な文書にしたい時に使う言葉なのです。初めて相手に文書を送る場合に適しています。

記・以上の使い方のポイント

記・以上の使い方のポイント①記から以上までの位置や書き方に気をつける

位置や書き方に気をつける

記・以上の使い方のポイント1つ目は、記から以上までの位置や書き方に気をつけることです。まず、「記」の位置は中央揃えにします。その下を1行改行して、位置は左揃えで箇条書きで文字を入力します。箇条書き部分は文章での入力は避けましょう。箇条書きで文字を入力したら、その下を1行改行します。

最後に「以上」の位置を右揃えにします。見やすくするためには、以上の間を「以□上」のように、間にスペースを1ついれてあげると、より体裁の良い文書に仕上がります。

記・以上の使い方のポイント②記と以上の文字の大きさ

文字の大きさ

記・以上の使い方のポイント2つ目は、記と以上の文字の大きさについてです。「記・以上」の文字の大きさに決まりはあるのでしょうか?「記・以上」の文字の大きさには特に決まりはありません。見やすさから考えたら、通常の文字の大きさよりも、少し大きい方が良いでしょう。

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記・以上の使い方のポイント③以上は必ず入れる

以上は必ず入れる

記・以上の使い方のポイント3つ目は、以上は必ず入れることです。「拝啓・敬具」はセットで使うと前述しました。「記・以上」も同じように、セットで使うようになっています。「拝啓」に合う結語が「敬具」だというように、「記」に合う結語は「以上」以外にはないのです。

「以上」を入れ忘れると、「これで終わりじゃないのかな?」と勘違いさせてしまうことも考えられるため、「以上」は入れ忘れないようにしましょう。「以上」を入れることで、「ここで終わりですよ」というのを表しているのです。

パソコンによっては、「記」と入力したら、自動的に位置が中央揃えになり、「以上」が自動入力され、位置が右揃えで入力されるのもあります。それなら「以上」の入力のし忘れがありませんね。自分のパソコンを確認してみてください。

記・以上の使い方のポイント④追記はOKのものとNGのものが存在する

追記

記・以上の使い方のポイント4つ目は、追記はOKのものとNGのものが存在するということです。「記・以上」を使った文書に関して、追記をするのはOKなのか気になりますよね。「追記」というのは、後から付け加える文章のことです。追記は公的な文書に関しては、絶対にしてはいけないとなっています。

追記だけではなく、本文に付け加える付記もやってはいけないことになっているのですね。もし追記や付記をしなくてはいけない状況になった時は、新たに書き直すしかありません。公的な文書ではなく、普段からやり取りしているような文書なら、追記はOKだとされています。

記・以上の使い方のポイント⑤複数枚に渡る時は使用しない

複数枚に渡る時は使用しない

記・以上の使い方のポイント5つ目は、複数枚に渡る時は使用しないことです。「記・以上」を使う時は、1枚で収まる時だけにしましょう。「記・以上」はセットで使うと前述しました。「記・以上」をセットで使う時には、本文にも「下記のとおり」という言葉を入れるようにします。

「下記のとおり」は、「下に箇条書きで内容を示します」という意味になります。ですから「下記のとおり・記・以上」を3点セットで覚えておくと良いですね。ビジネス文書を作成するにあたって、1枚で用件をスッキリとさせるのが基本となっています。複数枚になる場合は、番号を振ってわかりやすくしておくと良いでしょう。

以下の記事には、A4サイズの原稿用紙も文字数、レポートやワードや手書きの文字サイズも紹介されています。A4サイズの原稿用紙やレポートの1枚の文字数とはどれくらいなのでしょうか?1枚で収めなくてはいけないということもあるでしょう。文字数のことを知りたくなったら、参考にしてください。

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記・以上のビジネスメールでの書き方

記・以上のビジネスメールでの書き方①メールでは記・以上の位置も左揃え

左揃え

記・以上のビジネスメールでの書き方1つ目は、メールでは記・以上の位置も左揃えなことです。普通のビジネス文書とビジネスメールでの「記・以上」の書き方は変わってきます。ビジネス文書の場合、「記」の位置は中央揃え、「以上」の位置は右揃えと配置を整えることができます。

しかし、ビジネスメールでは「記・以上」は左揃えにしかできません。本来ビジネス文書で見やすくわかりやすく用件をまとめることができる記書きの部分ですが、ビジネスメールでは体裁良く整えることができないのです。

結果見やすさには微妙なところがあるので、ビジネス文書のように記書きを使うかは本人次第であります。ビジネスメールで記書きを使うような場合には、その部分を強調することで、ビジネス文書と同じような見やすさを得られることができます。

記・以上のビジネスメールでの書き方②強調したい部分を仕切り線で区切る

仕切り線で区切る

記・以上のビジネスメールでの書き方2つ目は、重点的に読んでもらいたい部分を仕切り線で区切ることです。記書きの部分を仕切り線で区切ることによって、ここを特に重要視しているのだなということが一目でわかるでしょう。

仕切り線は何でも良いのです。「ー」「■」「◆」のような記号を使って強調することで、特に重点的に読んでもらいたい部分が目立つため、見やすくわかりやすいメールに仕上げることができます。

以下の記事には、ビジネスメールの件名のマナー、題名の書き方と社外宛タイトルも紹介されています。ビジネスメールを送る時に件名を何にしたら良いのか迷いますよね。社内宛か社外宛かによっても違ってきます。ビジネスメールの件名にもマナーがあるのです。件名に困ったら、この記事を読んで、参考にしてみてください。

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記・以上のビジネスメールでの書き方③以上だけでは終わらせない

以上では終わらせない

記・以上のビジネスメールでの書き方3つ目は、以上だけでは終わらせないことです。ビジネス文書では記書き部分の最後には「以上」で締めていましたが、ビジネスメールでは「以上」だけで終わらせないほうが無難です。

ビジネスメールの場合、ビジネス文書とは違い、「以上」だけで終わらせると、そっけないメールになってしまい、相手に対して失礼にあたってしまう場合があります。

ですから「以上」だけで終わらせないで、「以上よろしくお願い致します」「以上参加の有無は〇〇までお願い致します」など、何らかの文章を付け加えるようにしましょう。

記・以上の英語表現は

記・以上の英語表現|Notice・Endofdocument

英語表現

記・以上の英語表現は、「Notice」・「End of document」です。「記」を英語で表現するなら、「Notice」が良いでしょう。「Notice」は日本語に訳すと「通知」という意味です。以下のとおりに通知するという意味になります。

また「Note」というのも使えます。「Note」は日本語に訳すと、「注意」という意味です。ここに注意して読んでほしいと思うことから、「Note」も適していると考えられます。

「以上」を英語で表現するなら、「End of document」になります。「End of document」は日本語に訳すと、「文書の終わり」という意味です。「以上」という言葉が「ここまでですよ」というのをわかるようにするためなので、「End of document」が適しているでしょう。

記・以上の英語表記はなしが自然である

自然である

「記・以上」を英語に表現すると、「Notice」「Note」「End of document」が挙げられますが、「記・以上」の英語表記はなしが自然であると考えられています。「記・以上」に値するピッタリの訳語はありません。ですから英語表記にしないのが一般的であると言われています。

記・以上の書き方を覚えて誰もが見やすい文書を作成しましょう!

見やすい文書を作成しましょう!

仕事をしている中で、ビジネス文書を作成、ビジネスメールを送ったりすることもあるでしょう。「記・以上」を使う文書のことを「記書き文」と言います。記書き文はビジネス文書を作成する上で、最も重要な情報が詰まっています。一番読んでもらいたいことが書かれている部分でもあるので、見やすく作成することが大切です。

「記・以上」の位置や使い方のポイント、書き方を覚えておくと良いです。「記・以上」を使う上でやってはいけないことなどもあるので、マナーを理解しておくと、文書作成の際に役立ちます。「記・以上」の書き方を覚えて、誰もが見やすい文書を作成しましょう!

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