在職証明書とは？会社への依頼理由や書き方・退職後や英語での方法も

在職証明書とは？

在職証明書（就業証明書）とは会社に在籍した経歴を証明する書類のこと

在職証明書（就業証明書）とは「会社に在籍した経歴を証明する書類のこと」です。在職証明書（就業証明書）は、申請をした人がその会社で雇われて働いていたことを証明するための書類で、在職中はもちろん退職後にも申請することができます。

在職証明書（就業証明書）は申請先の担当者の方が作成するもの

在職証明書（就業証明書）は申請先の担当者の方が作成するものになります。これは、在職証明書（就業証明書）は申請をした人が在職中の場合には企業がその人を雇っていること、退職後の場合には雇っていたことを証明する書類であるためです。

なお、在職証明書（就業証明書）の呼び方は就労証明書や在籍証明書など、会社によりさまざまですので、申請をする際には注意しましょう。また、もし提出を求められている場所から書き方を指定されている場合にはその点も含めて申請時にお話しするようにしましょう。

在職証明書（就業証明書）と退職証明書の違い

在職証明書（就業証明書）と退職証明書の違い①記載内容の違い

1つ目の在職証明書（就業証明書）と退職証明書の違いは「記載される内容」です。在職証明書（就業証明書）と類似した書類で、退職証明書という書類があります。

退職証明書はその会社を退職したことを証明するために請求者の方の申請を受けて在籍していた会社が退職後に発行する書類で、在職証明書（就業証明書）は会社に雇われて仕事をしていたことを証明する書類になります。在職証明書（就業証明書）の申請をする際には混同しないように気をつけましょう。

在職証明書（就業証明書）と退職証明書の違い②発行を依頼する理由

2つ目の在職証明書（就業証明書）と退職証明書の違いは「発行を依頼する理由」です。在職証明書（就業証明書）は個人ではなく企業が発行するものになりますので、現在の勤務先の情報や過去の経歴に虚偽がないかをチェックできます。

このため、住宅の契約や保育施設への申し込みなどさまざまな場面で必要になり発行を依頼することになります。一方で、退職証明書は転職先から履歴書の経歴を確認するために提出を求められたり、ハローワークで失業給付の受給を申請する際に発行を依頼することになります。

在職証明書を依頼する理由

在職証明書を依頼する理由①住宅ローンの申し込みや賃貸住宅の契約のため

1つ目の在職証明書を依頼する理由は「住宅ローンの申し込みや賃貸住宅の契約のため」です。在職証明書には、勤務先はもちろん勤務年数や勤務形態などさまざまな情報が掲載されていますので、契約時に記入する書類に偽装や虚偽の申告がないかどうか確認することができます。

こういったメリットがあることから、住宅ローンの申し込みや賃貸住宅の契約時には提出を促されることがあります。事前に住宅ローンを結ぶ銀行や賃貸住宅の契約者に在職証明書が必要になるかチェックし、必要であれば事前に勤務先へ申請しておくと良いでしょう。

在職証明書を依頼する理由②入園希望の保育園や児童クラブに提出するため

2つ目の在職証明書を依頼する理由は「入園希望の保育園や児童クラブに提出するため」です。待機児童の問題もあり、保育園や児童クラブでは入園を希望する子供を全員受け入れることは難しくなっています。

このことから、入園を許可するための基準が設けられている保育園や児童クラブが多く、入園の申し込みの際に在職証明書の提出を依頼して、親御さんの勤務形態や勤務時間、収入などをもとに入園できるかどうかを判断することが多い傾向にあります。また、入園時以外にも毎年決められた時期に提出を求められる場合もあります。

なお、以下の記事でも保育園で必要な在職証明書（就業証明書）の書き方などが紹介されています。保育園へ在職証明書を提出しなければならないという方はこちらの記事もぜひチェックしてみてくださいね。

保育園で必要な就業証明書の書き方・様式とは？在職証明書の退職後取得も

就業証明書の書き方や様式をご存知ですか？就業証明書（在職証明書）とは、現在就業していることや職場に在籍していたことを証明する書類です。退職後に取得すること...

在職証明書を依頼する理由③転職を希望する職場へ提出するため

3つ目の在職証明書を依頼する理由は「転職を希望する職場へ提出するため」です。在職証明書には、前の会社での仕事内容や勤務期間などが記載されています。このため、転職希望する会社の人事担当者の方が提出された履歴書と照合したり、前の職場での仕事内容について詳しく知りたいときに提出を依頼されることがあります。

また、公務員へ転職を希望する場合で「一般企業に5年以上在籍経験がある」など、職務経験に条件がある場合にも証明書類として提出を促される場合があります。

在職証明書を依頼する理由④外国人の方がビザを申請するため

4つ目の在職証明書を依頼する理由は「外国人の方がビザを申請するため」です。外国人の方が日本へ長期滞在をするには、外国人の方が日本に留まることについて定められた在留資格と呼ばれる資格を取得し、日本の入国管理局へビザを申請する必要があります。

このビザを申請する前に必要になる在留資格を得るために、他の必要書類と一緒に在職証明書を提出しなければならないことになっているのです。ちなみに、在留資格は33種類に分けられており、種類ごとに日本で過ごすことができる期間や活動内容が決められています。

在職証明書の発行にかかる時間・退職後の発行方法も

在職証明書の発行にかかる時間は職場によってばらつきがある

在職証明書の発行にかかる時間は職場によってばらつきがあります。その理由としては、在職証明書には決められた書式がないことや、在職証明書の受け取り先から内容を指定されている場合があるなど請求者の方からの希望に応じて1枚ずつ作成するためです。

また、在職証明書に記載される項目の内容を一つずつ調べて作成しなければなりませんので、データ整理がされていない場合は正確な情報を調べるために時間がかかってしまうこともあります。

もちろん早くいただけるパターンもあるので、在職証明書が必要になったら時間がかかる可能性が高いことを念頭に置いて早めに申請するようにしましょう。担当者の方へ提出期限を伝えた上で、2週間前までに依頼するのがおすすめです。

在職証明書の退職後の発行方法①電話で元勤務先の人事担当者の方へ連絡

在職証明書の退職後の発行方法のうち1段階目の作業は「電話で元勤務先の担当者の方へ連絡を入れる」作業になります。在職証明書は、元勤務先で正社員やパート、アルバイトとして働いていた方は元勤務先の総務課や人事課など人事担当者の方がいらっしゃる場所に、電話で在職証明書の発行を依頼する連絡を入れます。

元勤務先で派遣社員として働いていた方は、派遣会社の担当者の方へ連絡を入れることになりますので注意しましょう。電話連絡で担当者の方にお伝えする内容は以下の通りとなります。在職証明書は個人情報になりますので以下の内容に加えて、本人確認書類の同封が必要かどうかもチェックしておくのがおすすめです。

電話で元勤務先の人事担当者の方へお伝えする内容

• ・ご自分のお名前、勤務していた時の部署、退職した日
• ・発行をお願いする理由
• ・在職証明書をいただきたいということ
• ・テンプレートを送付するので、必要事項の記載と押印後に返送して欲しいということ

在職証明書の退職後の発行方法②テンプレートを用意する

在職証明書の退職後の発行方法のうち2段階目の作業は「テンプレートを用意する」という作業になります。使用するテンプレートについては、提出を求められている所からの指定の用紙か、指定の用紙がない場合には指定があった項目があるものを選びましょう。

特に指定がない場合には、多くの項目が揃ったものを選ぶと良いでしょう。在職証明書のテンプレートについては後ほどご紹介しますので、ぜひチェックしてみてくださいね。

在職証明書の退職後の発行方法③送付状などを作成して郵送する

在職証明書の退職後の発行方法のうち3段階目の作業は「送付状などを作成して郵送する」という作業になります。在職証明書のテンプレートを用意したら、送付状と返信用封筒を作成してテンプレートと一緒に担当者の方へ郵送します。なお、それぞれの作成のポイントについては以下の通りですので参考にしてみてください。

在職証明書の発行依頼で郵送するもの

• ・テンプレート：鉛筆で記入して欲しい項目を囲んでおく
• ・送付状：本文には電話でお伝えした退職日などの情報、返信期限を記載する
• ・返信用封筒：返信先住所を記載の上、切手を貼り付けておく

なお、以下の記事では送付状の例文やテンプレートが9種類紹介されています。詳しい書き方についても紹介されていますので、以下の記事を参考にして送付状を作成してみてくださいね。

送付状の例文＆テンプレート9選！ビジネスの書類や資料での書き方も

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在職証明書の書き方・テンプレートも

在職証明書の書き方

在職証明書の書き方は、発行を依頼した請求者の方から求められた項目や送付されたテンプレートに従って埋めていけばOKですが、一般的には以下のような項目となります。

在職証明書に記載する情報は現在の情報ではなく在職時の情報となります。結婚や離婚をされて在職時とはお名前が変わっている場合がありますので、退職された方の在職証明書を作成する場合は注意しましょう。なお、以下に加えて会社の情報と一緒に証明印を押印する必要がありますので失念しないようにしましょう。

在職証明書への一般的な記載内容

• ・請求者の方の情報：お名前、性別、生年月日
• ・勤務形態など：採用年月日、役職、在職期間、勤務形態、業務の種類
• ・発行した会社の情報：会社名、所在地

在職証明書のテンプレート①TRANSBizのテンプレート

1つ目の在職証明書のテンプレートは、「TRANSBiz」というサイトでチェックすることができるテンプレートです。このサイトのテンプレートは在職証明書の中でも基本的な内容が書かれたテンプレートとなっており、テキストをコピーしてWordなどに貼り付ければそのまま利用することができておすすめです。

TRANSBizのテンプレート

• ・テンプレートの種類：1パターン
• ・テンプレートの使用方法：コピーしてWordなどのテキストファイルに貼り付ける
• ・テンプレート形式：テキスト形式
• ・利用料金：無料

在職証明書のテンプレート②BOXILのテンプレート

2つ目の在職証明書のテンプレートは「BOXIL」というサイトでダウンロードすることができるテンプレートです。このサイトでは、一般的な在職証明書のテンプレートから記入欄が表で作成された手書きでの作成もしやすいテンプレートまでさまざまなタイプのものをダウンロードすることができておすすめです。

BOXILのテンプレート

• ・テンプレートの種類：4パターン
• ・テンプレートの使用方法：会員登録後データをダウンロードする
• ・利用料金：無料

在職証明書のテンプレート③文例書式テンプレート集のテンプレート

3つ目の在職証明書のテンプレートは「文例書式テンプレート集」というサイトでダウンロードすることができるテンプレートです。このサイトでは、Wordバージョンはもちろん、ページの下部からはExcelバージョンの在職証明書のテンプレートもダウンロードすることができて便利です。ぜひ活用してみてくださいね。

文例書式テンプレート集のテンプレート

• ・テンプレートの種類：2パターン
• ・テンプレートの使用方法：「このテンプレートをダウンロードする」というボタンをクリックしてダウンロードする。
• ・テンプレート形式：Wordファイル、Excelファイル
• ・利用料金：無料

在職証明書のテンプレート④無料のビジネス書式テンプレートのテンプレート

4つ目の在職証明書のテンプレートは「無料のビジネス書式テンプレート」というサイトでダウンロードすることができるテンプレートです。このサイトでもWordやExcelバージョンのテンプレートをダウンロードすることができ、必要最低限の項目のみのシンプルなものと、項目が多いタイプのものがあります。

無料のビジネス書式テンプレートのテンプレート

• ・テンプレートの種類：3パターン
• ・テンプレートの使用方法：ダウンロードしたいテンプレートをクリックして「ダウンロード」をクリックする
• ・テンプレート形式：Wordファイル、Excelファイル
• ・利用料金：無料

在職証明書のテンプレート⑤無料PDFテンプレートのテンプレート

5つ目の在職証明書のテンプレートは「無料PDFテンプレート」というサイトからダウンロードすることができるテンプレートです。このサイトでは一行ごとに記載するタイプや表に記載するタイプなど6種類のテンプレートが提供されていますので、在職証明書の書式を指定されている場合はぜひ参考にしてみてくださいね。

無料PDFテンプレートのテンプレート

• ・テンプレートの種類：9パターン
• ・テンプレートの使用方法：ダウンロードしたいテンプレートをクリックして「無料ダウンロード」をクリックする
• ・テンプレート形式：PDFファイル
• ・利用料金：無料

在職証明書の英語での書き方は？注意点も！

在職証明書の英語での書き方

在職証明書の英語での書き方は、以下のような手順となります。英語で在職証明書を作成する場合も、内容が英語を使ったものになるだけで記載する内容は日本語での在職証明書とほとんど同じ内容になります。

なお、英語で在職証明書を作成する場合には書類の上にレターヘッドと呼ばれる押印がなされた用紙を使用する必要があります。会社にそのような用紙がない場合には、作成者の情報の横に会社印を捺印するようにしましょう。

在職証明書の英語での書き方

1. 1右上に在職証明書を発行する会社の名前、住所、代表電話、発行年月日を記載する。
2. 2中央に在職証明書を意味する「Certificate of Employment」と記載する。
3. 3請求者の方のお名前、生年月日、在職期間、役職を記載する。
4. 4在職証明書の直筆サイン、作成者名、役職、メールアドレス、電話番号を記載すればOK！

英語で在職証明書を書く場合の注意点①誤字脱字がないように気をつける

1つ目の英語で在職証明書を書く場合の注意点は「誤字脱字に気をつける」ということです。日本語で作成する場合ももちろん注意する必要がありますが、提出した英語の在職証明書にミスがあると提出した方はもちろん、在職証明書を発行した企業へも信ぴょう性が失われてしまう恐れがありますので気をつけましょう。

英語で在職証明書を書く場合の注意点②日付の書き方に注意

2つ目の英語で在職証明書を書く場合の注意点は「日付の書き方に注意する」ということです。在職証明書の中には、発行年月日や在職期間といった日付を記載する項目がありますが、日本語の日付の書き方とは逆で月、日付、西暦の順に記載しなければなりませんので注意しましょう。

在職証明書の書き方などをマスターしてさまざまな場面で活かそう！

この記事では、在職証明書の概要や書き方、在職証明書の退職後の発行方法などについてご紹介しました。いかがだったでしょうか。在職証明書は転職時や保育園の申し込みなど多くの場面で提出を求められる書類です。今回ご紹介した情報をマスターして、さまざまな場面で活かしてみてくださいね。