保育園で必要な就業証明書の書き方・様式とは？在職証明書の退職後取得も

就業証明書とは？

就業証明書（在職証明書）とは①現在就業していることを証明する書類

この記事は、保育園で必要な就業証明書の入手方法、取得方法、就業形態別の書き方、提出期限に間に合わない時の対処法等についてご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

就業証明書（在職証明書）とは、「現在就業していることを証明する書類」です。書類の呼び方は会社によって違い、勤務証明書や就労証明書とも呼びます。この記事は保育園で必要な就業証明書についてご紹介しますが、再就職をする時や住宅ローンを組む時にも就業証明書が必要になりますので、頭に入れておくと良いでしょう。

保育園に提出する就業証明書は主に、勤務形態、仕事内容、勤務日数、勤務時間、休日、給与形態、最近の支給額などを記入する欄が設けられています。「保護者記入欄」は、通勤時間や通勤方法、児童の情報、保育施設名等を書く欄がありますので、ご自身で記入します。

就業証明書（在職証明書）とは②以前就業していたことを証明する書類

就業証明書は、「以前就業していたことを証明する書類」でもあります。退職後に勤めていた会社に就業証明書を依頼するケースです。既に退職している場合は、書類の名称が就業証明書ではなく、在籍していたことを証明するための「在職証明書」の場合があります。呼び方に違いはあっても、内容はほぼ同じです。

いずれにしても、就業証明書や在職証明書の記入を依頼する際は、「退職した日」や「在籍していた時の社員番号」「提出期限」などの情報を担当部署へ伝えるようにしましょう。情報があると就業証明書（在職証明書）の作成がしやすくなります。

就業証明書（在職証明書）とは③保育園に子どもを預ける時に提出する書類

冒頭でもお伝えしましたが、就業証明書（在職証明書）は、「働いていることを理由に子どもを保育園へ預ける時」に必要になります。保育園へ提出する就業証明書（在職証明書）は、提出期限を守らなければならない大切な書類です。早めに勤務先の担当部署へ就業証明書の作成を依頼するようにしましょう。

保育園が就業証明書を必要とする時期は、会社の担当部署に就業証明書の作成依頼が殺到します。早い段階で依頼するようにし「いつまでに提出するのか」を忘れずに伝えます。手元に記入例があれば一緒に渡すようにしましょう。数か月おきに保育園へ提出するケースもありますので、担当部署と連携が取れているとスムーズです。

自営業の場合は、ご自身で就業証明書を作成する必要があります。特定の企業や団体、組織に専従していないフリーランスとして働いている方は個人事業主になりますので、自営業の場合と同様にご自身で就業証明書を作成します。

就業証明書の入手方法は？

就業証明書の様式を入手する方法①指定フォーマットを保育園から入手

就業証明書の様式を入手する方法1つ目は、「指定のフォーマットを保育園から入手」する方法です。保育園の説明会が行われるところでは、入園申込書と一緒に就業証明書の様式を渡すところもあります。配布される時期の問い合わせや、はじめての記入で様式の書き方がわからない場合は、直接保育園に確認してみましょう。

就業証明書の様式を入手する方法②お住まいの自治体からフォーマットを入手

就業証明書の様式を入手する方法2つ目は、「お住いの自治体から入手する」方法です。直接様式を取りに行く方法もありますが、ご自宅にインターネット環境がある場合は、就業証明書のフォーマットや記入例をダウンロードすることができます。記入例があれば、就業証明書と一緒に担当部署の人に渡しましょう。

就業証明書の取得方法は？

在職中｜就業証明書（在籍証明書）の取得方法①担当部署へ直接依頼する

就業証明書（在籍証明書）の取得方法1つ目は、「担当部署へ直接依頼する」ことです。在職している場合は、育児休業中とは違い、すぐに担当部署へ就業証明書の作成を依頼することができます。繁忙期は、書類作成に時間を要する場合がありますので、早い段階で担当部署へ依頼するようにしましょう。

退職後｜就業証明書（在籍証明書）の取得方法②電話で一報を入れ郵送依頼

就業証明書（在籍証明書）の取得方法2つ目は、退職後の取得方法です。「電話で一報をいれてから担当者宛に就業証明書を郵送」します。あらかじめ、電話で簡単な記載内容の一報をいれておくと、担当者の方で給与計算や有給データ等の記載事項を準備しておくことができ、早い段階で返送してもらえる可能性があります。

電話で一報を入れた後、自分の名を書いた返信用封筒に切手を貼り、就業証明書（あれば記入例）と一緒に担当部署宛に郵送しましょう。返送してもらいたい書類を郵送する時は、返信用封筒を同封すると丁寧です。

退職後｜就業証明書（在籍証明書）の取得方法③手紙を添えて郵送依頼

就業証明書（在籍証明書）の取得方法3つ目も、退職後の方法です。「就業証明書が必要になる旨の手紙を添えて郵送」します。育児等の理由で、勤務していた会社に電話するタイミングがない場合は、簡単な文章で構いませんので、「提出期限」を記入し、返信用封筒と就業証明書（あれば記入例）を担当部署宛に郵送します。

就業証明書の書き方・様式は？

就業証明書の書き方①正社員・契約社員の場合

ここからは、就業証明書のフォーマットの書き方についてご紹介します。就業証明書は、勤務形態によって記入する欄や項目が異なります。書き方1つ目は、「正社員・契約社員」で勤務している場合です。正社員・契約社員の方は、勤務先の担当部署（主に人事部）に依頼します。「保護者記入欄」のみ、ご自身で記入しましょう。

担当部署にて、様式の記載事項である「採用年月日、勤務形態、仕事内容、勤務日数、勤務時間、休日、育児時間制度、給与形態、最近の支給額」等を記入します。担当部署に証明書を記入してもらった後、勤務先の住所や証明日の記載、押印が漏れていないかを念入りに確認します。

記載内容に誤りがあり、訂正をする場合、修正液や修正テープの使用は認められません。二重線で訂正後、代表者印、または記入担当者印の押印が必要です。特に訂正がなければ保育園へ提出して完了です。必要であれば保育園に提出する前にコピーを取っておきましょう。保育園にいつ提出したか日付をメモしておくと確実です。

就業証明書の書き方②パート・アルバイトの場合

就業証明書のフォーマットの書き方2つ目は、「パート・アルバイトの場合」です。パートやアルバイトで働いている方も、勤務先に就業証明書作成の依頼をします。ただし、パートやアルバイトの場合は、1か月の就労時間が「保育の必要性の認定基準」に当てはまるのかを確認する必要があります。

例えば、筆者の住んでいる地域の自治体では、保育の必要性の認定基準として、通勤・勤務時間を除き、「月12日以上かつ 1日4時間以上」（1か月に48時間）働いていることが要件になっています。就労時間が短い場合は、たとえ保育を必要としていても「保育が必要」とみなされないのです。

就労時間の条件に該当しない場合でも、病気・介護・看護・求職中・妊娠中などの要件に該当するときは、保育の利用を必要とする事由に該当する場合もありますので、まずはお住まいの自治体のホームページで要件を確認してみましょう。保育園に書類を提出する際の注意事項や様式は、「正社員・契約社員の場合」と同様です。

就業証明書の書き方③自営業の場合

就業証明書のフォーマットの書き方3つ目は、「自営業の場合」です。自営業の方は自分で就業証明書を記入する必要があります。証明書に記載する主な内容は、勤務者氏名、住所、勤務開始年月日、事業形態、具体的な仕事内容、業種、勤務日数、勤務時間、休日、給与形態（収入の実態）、最近の支給額等の項目です。

就業証明書の様式は、「正社員・契約社員」のものとは異なり、記入する内容も変わります。自営業の場合は「税申告の形態」についても記入する必要があります。この欄で確定申告を選んだ場合は、収入のわかる書類として確定申告の控えを添付します。押印欄は朱肉を使う社印で押印します。シャチハタは不可です。

就業証明書の書き方④育児休業中の場合

就業証明書のフォーマットの書き方4つ目は、「育児休業中の場合」です。様式は、「正社員・契約社員の場合」と同様です。会社の方で育休欄を記入しますので、就業証明書の記入に関しては、保護者欄の記入のみをするだけで特段しなければならないことはありません。勤務表のコピー添付が必要な場合は、会社側で用意します。

就業証明書を担当部署宛に郵送すると、返送の形で手元に届きます。記載内容や押印漏れがないか確認しましょう。担当部署にて「育児休業取得欄」の情報を正確に記入するためにも「育児休業申出書」を忘れずに会社に提出するようにしましょう。育児休業申出書の詳細については、会社の就業規則を確認するようにしてください。

就業証明書を担当部署宛に郵送すると、返送のかたちで手元に届きますので、押印漏れや誤字脱字はないかを念入りに確認しましょう。保護者欄の記入は、会社に書類を郵送する段階で記入してあっても、返送されてから記入しても、どちらでも構いません。必要であればコピーを取ってから提出しましょう。

就業証明書の期限に間に合わない時の対処法は？

期限に間に合わない時の対処法①保育園に一報を入れて相談（継続申請の時）

就業証明書の提出が期限に間に合わない時の対処法（継続申請の時）は、「あらかじめ保育園に一報を入れて相談」することです。「どうして間に合わないのか」という明確な理由を説明し、今後の対応について個別に相談しましょう。期限を守ることは必須ですが、問い合わせてみるのも一つの手段です。

期限に間に合わない時の対処法②役所に一報を入れて相談（入園申込みの時）

就業証明書の提出が期限に間に合わない時の対処法（入園申込みの時）は、「あらかじめ市役所もしくは区役所に一報を入れて相談」することです。提出期限に間に合わない場合、入園選考の基準となるランクが下がると言われています。

定員を超える入園希望があった場合は、入園選考というものが自治体で行われますが、この時にランクの高い家庭から入園が決定されます。選考基準とされるランクを下げないためにも、提出期限の厳守が必須です。自治体によって提出期限が延長される場合もありますので、間に合わない場合は、早急に役所に連絡しましょう。

就業証明書の提出が期限に間に合わないからといって、証明書を偽造することは厳禁です。処罰対象になる可能性がありますので、注意しましょう。

就業証明書についての理解を深めよう！期限厳守の提出が基本！

今回は、保育園で必要な就業証明書の書き方や様式（フォーマット）の入手方法、退職後に在職証明書を取得する方法等についてご紹介しました。就業証明書についての理解を深めることは、就業証明書をスムーズに取得することに繋がります。期限を守って提出できるようにしましょう。

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