打ち合わせや会議のお礼メールの書き方は？ビジネスや敬語の例文や件名も

打ち合わせについてお礼文を送る際は、ありがとうございましたと送るだけではNGです。ビジネスメールを使う際は、本日中に送る事や敬語の使い方のマナーを知っておきましょう。この記事では、会議のアポイントが取れた時や、依頼先へのお礼メールを送る場合の書き方のコツなど例文を用いて紹介していきます。

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1 打ち合わせのお礼のマナー
2 打ち合わせのお礼メールのコツやポイント・件名についても
3 打ち合わせのお礼メールの書き方・例文も
4 打ち合わせのお礼メールへの返信内容は？
5 打ち合わせビジネスメールを正しく理解し実用しよう

打ち合わせのお礼のマナー

打ち合わせお礼ビジネスメールマナー①本日中に送る

打ち合わせ（会議）のお礼についてビジネスメールのマナーはいくつかあります。一つ目にあげられるのが「本日中に送ること」です。打ち合わせは自らが考えた企画案を取引相手もしくは上司に披露するという事です。大切な時間を頂いている側であるため、その事に関して感謝の気持ちを伝えなくてはなりません。

感謝の気持ちを伝えるためには「ありがとうございました」という言葉を書き込むことも大切ですが、何よりも送るタイミングが大切です。打ち合わせビジネスメールとしてのマナーにおいて、送るタイミングは「本日中（当日中）」に送るようにしましょう。

本日中に送ることで言葉以上の「ありがとうございました」という感謝の気持ちが感じ取れることでしょう。ビジネスにおいて、相手への印象はとても大切です。打ち合わせについてのお礼メールは翌日や2～3日など時間を空けず本日中に送るようにしましょう。

打ち合わせお礼ビジネスメールマナー②シンプルな件名

打ち合わせ（会議）お礼ビジネスメールマナーの二つ目にあげられるのが「シンプルな件名」です。件名は長々と書きこむと読むこと自体が億劫になります。例えば、あなたが旅行へ行き、旅先で購入したお土産を友人に渡した際、メールでお礼が来るとします。

件名が「〇〇が〇〇へ旅行に行った時に買ってきてくれたお土産について」などと言った長々しい件名であれば、その文章だけで内容を把握出来てしまいます。つまり、件名だけでお腹いっぱいになるということです。せっかくメールでお礼をするのですから、きちんと内容は本文に書くようにしましょう。

件名がシンプルだと何を伝えたいか一瞬で把握出来、さらに、お礼メールの本文が気になる為、「文章を読もう」と相手が思ってくれます。ビジネスにおいて、「メールの本文には何が書かれているのかしら」と興味を持って読んで貰うのはとても大切な事です。

打ち合わせお礼ビジネスメールマナー③適切な敬語

打ち合わせ（会議）お礼ビジネスメールマナーとして三つ目にあげられるのが「適切な敬語」です。敬語を間違えて覚えている若手の社員の方が多くいらっしゃいます。社内メールでのやり取りで多少の敬語の使い方が間違っている分には許容範囲ですが、社外の取引先にメールを送る際は敬語の使い方に注意が必要です。

ビジネスメールに使う敬語で間違えやすいのが「メールで送らせて頂きます」という二重敬語です。この場合は「メールでお送り致します」と書きます。意外と二重敬語を使っている方が多いので気を付けるようにしましょう。

打ち合わせお礼ビジネスメールマナー④会議内容を添える

打ち合わせ（会議）のお礼ビジネスメールマナーの四つ目は「会議内容を添える」です。メールで気を付けなくてはならない点は、言葉のみが先行して表情がわからない点です。その為、コピペのような誰にでも送っている内容だと相手によっては不愉快に感じる方もいます。かといってくどい内容を送るのも失礼です。

ビジネスメールはテンプレートを使う事が多いのですが、その中に一工夫オリジナル文を入れるようにしましょう。オリジナル文とは、会議内容や打ち合わせ内容について触れる事です。これは打ち合わせの内容をきちんと把握しているという事のアピールと、相手に対しての確認にもなるので一石二鳥です。

ここまで打ち合わせお礼ビジネスメールマナーとして四つ紹介してきましたが、この中で重要なのが三つ目に紹介した「適切な敬語」です。ビジネスメールの敬語について詳しく知りたい方は関連記事にて詳しく記載されているのでご参考下さい。

打ち合わせのお礼メールのコツやポイント・件名についても

打ち合わせお礼ビジネスメールコツ①件名に「御礼」を付ける

打ち合わせお礼ビジネスメールのコツは社会人にとってとても大切なことです。社会人になったら最初にビジネスメールのコツを把握しておくようにしましょう。コツとして一つ目にあげられるのが「件名にお礼を付ける」という事です。通常、ビジネスメールの件名には「〇〇の件について」と書くことが多いです。

しかし、お礼のメールの場合は、件名の文章の末尾に「お礼」と書きます。例えば、「プロジェクトAの打ち合わせのお礼」などです。さらに、完結に書くようにすることで何についのメールなのか相手にわかりやすいようにします。

打ち合わせお礼ビジネスメールコツ②書き始めは相手との距離感を大切にする

打ち合わせお礼ビジネスメールのコツとして二つ目にあげられるのが「書き始めは相手との距離感を大切にする」です。メールは文面に自らの表情を載せる事は出来ません。言葉で伝えるという事はとても難しい事です。その為、メールを送る際の依頼主との距離感を取る事はとても重要な事なのです。

例えば初めて取引先に打ち合わせのお礼についてメールを送る際は、「初めてメールをお送りします。私、本日打ち合わせさせて頂きました〇〇会社〇〇と申します。」と書きましょう。

打ち合わせお礼ビジネスメールコツ③相手先の会社表現は「貴社」

打ち合わせお礼ビジネスメールのコツとして三つ目にあげられるのが「相手先の会社表現は『貴社』とする」です。良く間違えがちなのがメールの文中にて取引先に対し「御社」と使ってしまう事です。「御社」は、話し言葉で使用する言葉で、文章で使用する際は「貴社」を使います。メールを送る時は気を付けましょう。

打ち合わせお礼ビジネスメールコツ④自分の会社の連絡先を記載

打ち合わせお礼ビジネスメールのコツとして四つ目にあげらえるのが「自分の会社の連絡先を記載する」事です。これは打ち合わせお礼ビジネスメール以外にも必要な事で、社内でも社外でも自分の連絡先を記載する事はマナーとしても大切な事です。ビジネスメールの最後には必ず自分の会社名、部署名など記載しましょう。

打ち合わせのお礼メールの書き方・例文も

打ち合わせお礼メール例文①取引先からアポイント頂いた場合

打ち合わせお礼メールのコツなどについて紹介してきましたが、実際どのようにメール文を作るのかについて例文を紹介していきます。例文の一つ目が「取引先からアポイントを頂いた場合」のビジネスメールの文書です。まずは件名に「打ち合わせ日時確定のお礼について」と書き、宛名に取引先の会社名を記載します。

文頭には「お世話になっております。」と記載しましょう。その後、アポイントを受け付けて下さったことへの感謝の言葉を書きます。その後は打ち合わせ確定した日時についての確認と資料などがあれば資料持参の旨も書き込みます。最後に「それでは当日よろしくお願い申し上げます。」と綴り、自分の会社名などを書きます。

打ち合わせお礼メール例文②取引先に会議内容を指摘された場合

打ち合わせお礼メール例文として二つ目に紹介するのが「取引先に会議内容を指摘された場合」についてです。件名は「打ち合わせのお礼」と書き、宛名に取引先の会社名や担当者名などを書きます。文の冒頭には「平素よりお世話になっております。」と書き、打ち合わせの案件名と会社名と自分の名前を綴ります。

その後、貴重なお時間を頂いた事への感謝を綴り、「〇〇様からご指摘頂きました項目につきましては再度検討し、〇日までに結果をご報告させて頂きます。」と記載します。「その他、ご不明点など御座いましたら何なりとお申し付け下さい。」と書きましょう。あとは一つ目に紹介した例文と一緒です。

打ち合わせお礼メール例文③社内上司に送る場合

打ち合わせお礼メール例文として三つ目に紹介するのが「社内上司に送る場合」です。件名は例文二つ目と同じでかまいません。宛名の欄に上司の名前を書き、時間を頂いた事への感謝の気持ちを綴ります。その後は打ち合わせについての指摘された修正点などあった場合は早急に修正する旨と感謝の気持ちを書きます。

最後にプロジェクトに対する意気込みを書き、「引き続きご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い致します。」と書きます。締めに「取り急ぎ打ち合わせのお礼を申し上げます。」と書き、自分の所属部署などの署名を書きます。ちなみに取り急ぎご連絡までという文をビジネスメールの文中には良く使われます。

ビジネスメールを使い慣れていない方、もしくは基礎知識が無い方は「取り急ぎご連絡まで」の使い方を間違えている場合があります。詳しく知りたい方は関連記事にてご紹介していますのでご参考下さい。

打ち合わせのお礼メールへの返信内容は？

依頼した先からの「ありがとうございました」というお礼メールへの返信

ここまでは打ち合わせに対するお礼をメールで送ることについて例文などを紹介してきましたが、お礼メールを送られる立場になる場合もあります。その際のお礼メールへの返信について例文を用いて紹介していきます。まずは相手から「打ち合わせのお時間を頂きありがとうございました」と連絡が着た場合の返信です。

件名には「Re:」を付けましょう。返信先の会社名と担当者名を宛名の欄に書き、文頭は「お世話になっております。」と始めます。その後、打ち合わせ時に足を運んでいただいた事への感謝の気持ちを綴り、お礼メールについてのお礼も付け加えます。案件についての評価が決まったら連絡をするという一言を書きます。

最後に、「今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。」という文で締めます。その後署名欄に会社名や部署名などを記載しましょう。

お断りをした提案案件時の打ち合わせお礼メールへの返信

次に紹介するのが「お断りをした提案案件時の打ち合わせお礼メールへの返信について」です。件名には一つ目に紹介したものと同じように「Re:」と書きましょう。宛名を記載し、「お世話になっております。」と文頭に書きます。その後、打ち合わせに来てくれた事についての感謝の文を書きます。

その後、「今回は残念なお返事となりましたが、また別の機会にお力添えを頂ければ幸いです。その際はお声がけ致しますので今後とも何卒お付き合いのほどをよろしくお願い申し上げます。」と書きます。最後に署名欄に自分の会社名などを記載して終了です。

相手先が訪問しに来社した際の打ち合わせお礼メールへの返信

最後に例文として紹介するのが「相手先が訪問しに来社した際の打ち合わせお礼メールへの返信」についてです。宛名の会社名と担当者名を記載し、「お世話になっております。」と文頭を始めます。そして次に「本日はご足労頂き、まことにありがとうございました。また、お礼のメールまで頂き大変恐れ入ります。」と書きます。

感謝の言葉を綴ったら、情報交換の場がもらえたことへの感謝も書き込みましょう。最後に「また折りを見てお越し下さい。」とし、「今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。」と書いたら自分の署名を書き込み終了です。