欠席メールの例文は？会議やゼミや説明会の不参加の理由についても

欠席を伝えるのはメールでも大丈夫なのか

欠席や理由をメールで伝えることの可否①直前で無ければアリ

欠席や理由をメールで伝えることの可否の1つ目は、直前で無ければアリだということです。インターネットが当たり前のこの世の中で、欠席をメールで送ること自体は決してNGでは無くなってきました。ですがそれも時と場合によります。会議などの欠席を伝えるにおいて、理由は関係無く「直前」は非常に相手に迷惑です。

なぜなら直前となると相手はメールを確認する時間なども取れないことが考えられますし、あなたのための席や資料なども既に用意してしまっているからです。場合によっては料理なども無駄になってしまいかねませんよね。失礼に当たらないように、直前での欠席はメールではなく電話で行うことがマナーとされています。

欠席や理由をメールで伝えることの可否②電話連絡の前にメールを入れるべき

欠席や理由をメールで伝えることの可否の2つ目は、電話連絡の前にもメールを入れるべきだということです。直前の欠席理由の伝達は電話がベターとは言いましたが、それでもいきなりかけてしまっては相手の都合も分かりません。電話の前に必ず一報のメールを入れて、お話ができる時間のアポイントメントを取りましょう。

その際に、先にメールで欠席の旨をお伝えして「その件につきまして電話をさせていただければ幸いです」と述べるのも良いですし、メールでは全貌を語らずに電話で全てお伝えするのも構いません。会議やゼミの内容、そして相手との関係性や欠席理由も含めたトータルのTPOで決めていきましょう。

欠席や理由をメールで伝えることの可否③メールの理由も添えると良し

欠席や理由をメールで伝えることの可否の3つ目は、メールで欠席理由を伝えることになったその理由も伝えるとベターだということです。あなたがやむを得ずに電話で欠席の旨を伝えることができなかった場合などには有効です。特に会議直前に至っては、場合によっては電話の方が迷惑というケースもあることでしょう。

なのでメールにて「本当は電話で直接お伝えしたいけれども、今はお忙しそうなので尚のことご迷惑になってしまう可能性がある。それを踏まえてメールという形を取った」ということを伝えれば、相手に対して気遣いが伝わります。欠席の時点でどう足掻いてもマイナスイメージなのですから、せめてプラス要素を増やしましょう。

欠席をメールで伝える時のポイント

会議などの欠席をメールで伝えるポイント①ビジネスメール感を出す

会議などの欠席をメールで伝えるポイントの1つ目は、ビジネスメール感を出すことです。文章や文脈の順序を守り、欠席するという結果から入りながら後にその理由を説明するなど、相手が読みやすい内容を心がけつつ「相手に納得してもらう」ことを意識しましょう。ビジネスライクな文章の方がベターであることも多いです。

ビジネスメールにおいては相手の役職や立場、そして自分と相手の関係性によって「宛名」の形が大きく変わります。そんなビジネスメールの宛名について纏めた記事もありますので、ぜひご参考ください。次項でご紹介する「敬語の使い方」においても宛名の適切さは含まれます。冒頭から気を損ねることが無いようにしましょう！

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会議などの欠席をメールで伝えるポイント②敬語の間違いが無いか確認する

会議などの欠席をメールで伝えるポイントの2つ目は、敬語の間違いが無いか確認するということです。せっかく文脈の正しい気遣いのできた欠席メールを作れたとしても、謙譲語や丁寧語の使い方が間違っていては「とって付けた感」が出てしまいます。完成したメールを1度全体で見直しながら間違いのチェックをしましょう。

会議などの欠席をメールで伝えるポイント③行きたかった気持ちを出す

会議などの欠席をメールで伝えるポイントの3つ目は、行きたかった気持ちを出すことです。この日のために自分も準備をしていた、資料も用意していた、楽しみにしていたなどという「本心では行きたかったけれどどうしても仕方の無い理由ができた」という気持ちを出します。文面に信憑性を出すことが重要です。

会議などの欠席をメールで伝えるポイント④申し訳ない気持ちを出す

会議などの欠席をメールで伝えるポイントの4つ目は、申し訳ない気持ちを出すことです。事前に決まっていた会議などを欠席することに対する「謝罪」の表現を全面に出していきましょう。特に完全な私用でキャンセルの場合は、文章に2回以上の謝罪の言葉を入れると良いでしょう。

ですがもちろんやりすぎは文脈が崩れるので注意しましょう。次項では謝罪感を演出するための例文もご紹介しますのでぜひご参考くださいね。

会議などの欠席をメールで伝えるポイント⑤お誘いへの感謝を表す

会議などの欠席をメールで伝えるポイントの5つ目は、お誘いへの感謝を表すことです。特に会議などの直接的にビジネスが絡む場以外のお誘いであれば、感謝の文面は完成度を上げるのに効果的です。まず第一文から「この度はお誘いありがとうございます」と載せ、謝罪の言葉以上に「最も伝えたい言葉と感情」としましょう。

会議などの欠席をメールで伝えるポイント⑥欠席理由を明確にする

会議などの欠席をメールで伝えるポイントの6つ目は、欠席理由を明確にすることです。私用であったりお得意様からの商談であったり、会議などを欠席する理由はシチュエーションによってそれぞれでしょう。相手に気持ちよく読んでいただける欠席メールは、その理由を必ず明確にすることが求められます。

理由を明確にすることで相手の中でも辻妻が合い、「それならば仕方が無い」という納得感に繋がります。罪悪感から有耶無耶にするということは避け、恐れずに欠席理由をハッキリと文章の前半で伝えましょう。その理由に対する説明や裏づけは、文章の後半で行えば良いことです。曖昧な表現にならないようにしましょう！

欠席メールの例文

欠席や不参加をメールで連絡する時の例文①飲み会や宴会の場合

欠席や不参加をメールで連絡する時の例文の1つ目は、飲み会や宴会の場合です。もちろん内容や目的、そして面子にもよりますが、一般的な宴会であればビジネス感を出せば充分メールで配慮されるシチュエーションです。この場合、まず最初に「お誘いいただいたことに対する感謝」「行きたい気持ち」を出しましょう。

「この度は（本日は）飲み会（宴会）にお誘いいただき、誠にありがとうございます」から始めつつ「当日は都合が悪く（できれば内容を伝える。私用と一括りにしても可）残念ながら参加ができそうにありません」で罪悪感をアピールします。その後「次回の機会は是非参加させていただきたく思います」と伝えましょう。

相手からしても、不参加の連絡をすること自体が心の負担になることはある程度察します。例文をなぞるような「相手を気遣う気持ち」を伝えることで、お互いに遺恨が無くなります。

欠席や不参加をメールで連絡する時の例文②会社や親族の食事会などの場合

欠席や不参加をメールで連絡する時の例文の2つ目は、会社や親族の食事会などの場合です。普通の宴会よりもよりビジネスライクな言い方が望まれますが、実際に伝える内容や順序そのものは大きく変わりません。「この度は食事会にお誘いいただきありがとうございます」で始めるのも一緒です。

その後「勝手な都合で恐縮ではございますが」「勝手なことと存じますが」などで自分を下げた言い方で欠席の旨を伝え、「せっかくのお誘いにも関わらず、大変申し訳ございません」と謝罪の気持ちを強く表現します。また「ご盛会を心よりお祈りさせていただきます」などを付け足せばより親愛の情が伝わりやすくなります。

欠席や不参加をメールで連絡する時の例文③会議などの場合

欠席や不参加をメールで連絡する時の例文の3つ目は、会議などの場合です。まず件名は「何月何日の会議について」と分かりやすくし、最初は「山田部長、お疲れ様です。経理部の高橋です」と短く簡潔始め、「先日は新プロジェクトの会議について丁寧なご案内をいただき誠にありがとうざいました」などと書き出しましょう。

やはり最初は相手への感謝と尊敬が大事です。そこから「大変申し訳ありませんが、急遽出張の要請があり（どこへ何しに行くのかの具体的な内容を書く）出席ができなくなってしまいました」と理由を解説します。「ご迷惑をおかけします」「恐縮ではありますが」と繋ぎ「改めて会議内容を教えていただければ幸いです」です。

そして最後の締め文としては「大変申し訳ありませんでした」で問題ないでしょう。または「取り急ぎご報告をさせていただきます」とすれば、メールで送ったことも「急いでお伝えしなくてはならなかったから」だと正当化されます。

欠席メールの返信の書き方

ゼミや説明会などの欠席メールの返信の書き方①簡潔であること

ゼミや説明会などの欠席や不参加メールの返信の書き方の1つ目は、簡潔であることです。不参加の連絡があった時点でその事実はどうしようも無いのですから、こちらから長々と文章を追撃する必要はありません。「承知いたしました」「別の機会でご一緒できることを楽しみにしています」などの意図が伝われば充分です。

ゼミや説明会などの欠席メールの返信の書き方②前向きな言葉を使う

ゼミや説明会などの欠席や不参加メールの返信の書き方の2つ目は、前向きな言葉を使うことです。欠席や不参加メールの例文の書き方でもご紹介したように、不参加の相手は自分を下にして罪悪感を強く出してきます。これ以上責める必要は全くありませんので、相手をねぎらったり労わったりする言葉で安心をさせましょう。

正しい欠席メールを覚えよう！

いかがでしたか？欠席に対するメールでのマナーやポイントなどをご紹介しました。「どこからどこまではメールでOK」というのはシチュエーションや内容によっても変わっていきますので臨機応変に対応したいものですね。丁寧に接することで、あなたの評価が逆に良くなることもありえますので心がけていきましょう！

またビジネスメールは慣れていない内はなかなかそのマナーの概要が掴めないものです。今はビジネスメールを使いこなす人も、みんな過去にはそのマナーを覚えるのに苦労をしたものです。そこでビジネスメールの件名のマナーやポイントを纏めた記事をご紹介します！今回の記事と併せてぜひご参考くださいね。

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