返信用封筒のマナー｜宛名の書き方や行の消し方と入れ方や折り方

返信用封筒の返し方マナー｜表書きの書き方

返信用封筒の返し方マナー｜表書きの書き方①中身を入れたままで書かない

返信用封筒の返し方マナー・表書きの書き方1つ目は、封筒に中身を入れたまま宛名を書かないことです。書類を返送するときは、中身の入れ忘れが一番気になりますよね。入れ忘れがないように、つい宛名を書く前に書類を入れてしまうこともあるでしょう。

書類を入れたままで宛名を書くと、書類が引っかかって字が歪んでしまいます。さらに、筆圧が強かったり書類の紙質によっては、文字の跡がついてしまったり、書類が汚れてしまう心配もあります。宛名を書くときは、中に書類を入れず平らな状態で書くようにしてくださいね。

返信用封筒の返し方マナー｜表書きの書き方②企業名は正式名称で書く

返信用封筒の返し方マナー・表書きの書き方2つ目は、宛先の企業名は正式名称で書くことです。返信用封筒には相手の宛先が書いてあるものが多いですが、中には宛先がなかったり、返信用封筒を自分で用意しなければいけない場合もあります。その時は、宛先の企業名に特に気をつける必要があります。

よくある間違いが、株式会社を（株）と略して書いてしまうことです。これは相手の企業名を略式で書いていることになりますから、マナーとして失礼になります。また、会社名ではなくブランド名を書いてしまうのも、相手に失礼な行為です。きちんと正式な会社名を書くように注意しましょう。

返信用封筒の返し方マナー｜表書きの書き方③「行」の消し方は二重線を使う

返信用封筒の返し方マナー・表書きの書き方3つ目は、「行」や「宛」の消し方には二重線を使うことです。返信用封筒の宛先には、必ず「行」か「宛」が書かれています。これを消すときは、「行」か「宛」の上に、一本線ではなく二重線を書きましょう。

二重線は必ず定規を使うべき、というわけではありませんが、できるだけきれいに書くことが大切です。いい加減に引いた線だと、受け取った人に悪いイメージを与えてしまいます。きれいに書く自信がないなら、定規を使ったほうが安心でしょう。

返信用封筒の返し方マナー｜表書きの書き方④会社には「御中」を使う

返信用封筒の返し方マナー・表書きの書き方4つ目は、会社には「御中」を使うことです。「御中」と「様」の使い分けで悩む人も多いと思いますが、「御中」は会社名や係、部署などの場合に使います。

「担当者」となっているものもありますが、この場合も会社宛てとなるので「御中」と書きます。御中や様は、縦書きなら二重線を入れた左側か下、横書きなら右側か下に書くようにしましょう。

返信用封筒の返し方マナー｜表書きの書き方⑤個人には「様」を使う

返信用封筒の返し方マナー・表書きの書き方5つ目は、個人には「様」を使うことです。「御中」と違って、「様」は個人の名前が書かれていた場合に使います。「担当者」と書かれていた場合でも、その後に個人名が入っているなら「様」を使うのが正解です。

また、会社名などの横に担当者の押印がある場合は「様」を使いましょう。書く場所は、縦書きなら押印の左か下、横書きなら右か下になります。押印に「様」を使うときは、会社名の方に「御中」を書くのは間違いです。「様」と「御中」を一緒に書かないように注意しましょう。

返信用封筒の返し方マナー｜裏書きの書き方

返信用封筒の返し方マナー｜裏書きの書き方①住所を正確に書く

返信用封筒の返し方マナー・裏書きの書き方1つ目は、自分の住所を略さずに正確に書くことです。郵便番号を入れれば、都道府県を省略してもきちんと郵便が届きますよね。そのため省略してしまう人も多いですが、これはマナー違反になってしまいます。

郵便番号や番地、部屋番号なども略しがちですから、省略せずに正確に書くよう気をつけましょう。自分の住所氏名は、裏面の左下か、差出人を書く欄があるならそこに書くようにします。もし就活用の返信封筒なら、印字ではなく手書きで書くほうがよいでしょう。丁寧に書けば、相手に与える印象も良くなります。

返信用封筒の返し方マナー｜裏書きの書き方②数字を漢数字にする

返信用封筒の返し方マナー・裏書きの書き方2つ目は、住所の数字を漢数字にすることです。一般的に住所は縦書きで書かれることが多いですから、返信用封筒の裏も縦書きで書くことが多いでしょう。忘れがちですが、縦書きの場合、数字は漢数字にするのが決まりです。

漢数字にするのは、郵便番号以外の「番地」や「部屋番号」などです。郵便番号は、通常のアラビア数字で書きましょう。横書きの封筒なら、漢数字をアラビア数字に直します。ただし、ビル名など建物の名称自体に数字が入っている場合は、漢数字やアラビア数字に直さず、そのまま書いてください。

返信用封筒の返し方マナー｜裏書きの書き方③封をしたあと「〆」を入れる

返信用封筒の返し方マナー・裏書きの書き方3つ目は、封をしたあと「〆」を入れることです。郵便物の封をした後に入れる「〆」は封緘と言って、「確かに封をしました」という意味があります。この〆は必ず書かなければいけないわけではありません。

しかし、宛先の人以外は開けないようにという注意にもなりますし、誰も郵便を開けていないという印にもなりますから、入れていおたほうがよいでしょう。〆を書くときは、×の形にならないように注意してください。また、横書きの封筒は、〆を書く必要はないですから覚えておきましょう。

相手に送ってもらう用の返信用封筒の作り方や書くことやマナーは？

相手に送ってもらう用の返信用封筒の書き方①自分の宛名を書く

相手に送ってもらう用の返信用封筒の書き方1つ目は、「表に自分の宛名を書く」です。宛名を書くときは、郵便番号、住所、部署名や自分の名前を書きましょう。このとき、会社名や名前の後に「行」か「宛」を付けます。

「行」と「宛」はどちらを使っても問題ありませんが、一般的にビジネスの返信用封筒では「行」を使うようです。個人的なものではなく、就活などで返信用封筒を作るときは、ビジネスの書類ということになるので「行」を使ったほうがよいでしょう。

相手に送ってもらう用の返信用封筒の書き方②宛名の「行」は小さめに書く

相手に送ってもらう用の返信用封筒の書き方2つ目は、「宛名の行を氏名よりも小さめに書く」です。「行」の部分は、二重線で消して書き直すことが前提になっていますね。この部分が大きいと、敬称を書き直すときに邪魔になってしまいます。

また、会社名や氏名と大きさが同じだと、「どこまでが名前なのか、分かりにくくて紛らわしい」という場合もあるでしょう。小さくしておくと、紛らわしさもなくなりますし、相手への気遣いにもなるわけです。

相手に送ってもらう用の返信用封筒の書き方③差出人を書かない

相手に送ってもらう用の返信用封筒の書き方2つ目は、「裏面に差出人を書かない」です。封筒の裏に送り主を書いておくのは、相手の手間を省くための「親切」のように思えるかもしれませんね。しかし、それは「相手の情報を勝手に書く」ことで、大きなマナー違反になります。送り主を書くのは絶対に止めておきましょう。

相手に送ってもらう用の返信用封筒のマナー①気遣いとして切手を貼る

相手に送ってもらう用の返信用封筒のマナー1つ目は、相手への気遣いとして切手を貼ることです。返信用封筒に切手を貼るのは、必ず必要なわけではありません。しかし、切手を貼ったほうが印象も良いですし、相手もすぐに返送してくれるはずです。

ただし、切手を貼っても、料金不足になると郵便が相手に戻ってしまいますから注意してください。事前に封筒や書類の重さを量っておいて、料金が不足しないよう、多めの切手を貼っておくようにしましょう。

相手に送ってもらう用の返信用封筒のマナー②封筒は白を選ぶ

相手に送ってもらう用の返信用封筒のマナー2つ目は、返信用封筒には白を選ぶことです。一般的に、返信用封筒に使うなら、見た目や丈夫さから考えて白い封筒のほうが向いています。

茶色の封筒は事務用の書類の場合が多いですから、重要な書類や履歴書は白封筒に入れるのが適切でしょう。ただし、会社で社名の入った封筒が用意してあるなら、それを使っても構いません。

相手に送ってもらう用の返信用封筒のマナー③書類にサイズを合わせる

相手に送ってもらう用の返信用封筒のマナー3つ目は、返送してもらう書類にサイズを合わせることです。ビジネスでよく使われるサイズは、A4・B5が一般的でしょう。これらのサイズに合った封筒を選ぶようにしてください。

書類をそのままで送って欲しいときは、A4なら角型2号、B5なら角型3号がちょうどよいサイズになります。折っても構わないならば、A4なら長形3号、B5なら長形4号がよいでしょう。

返信用封筒の折り方や入れ方は？

返信用封筒の折り方や入れ方①返信用封筒が小さい場合

返信用封筒の折り方や入れ方1つ目は、返信用封筒が小さい場合です。返信用の封筒が入れる封筒より小さいなら、折らずにそのまま入れましょう。例えば、角型2号サイズの封筒ならば、同じサイズの封筒以下ならそのまま入るはずです。

折っても問題はありませんが、無理な折り方をすると、封筒がゴワついてしまったり、クシャクシャになってしまうことがあります。相手の印象も悪くしてしまうので、注意しましょう。

返信用封筒の折り方や入れ方②返信用封筒が同じ大きさの場合

返信用封筒の折り方や入れ方2つ目は、返信用封筒が同じ大きさの場合です。大きさが同じ返信用封筒を入れるときは、封筒を折り曲げる必要があります。よく使われる長形3号の封筒に同じ大きさの返信用封筒を入れるなら、三つ折りの折り方が一番よいでしょう。

三つ折りで入らなかった場合は、上下を折り曲げてサイズを調整しましょう。四つ折りでも入れることはできますが、封筒に厚みができてしまい、かさばるようになってしまいます。角型2号に同じ大きさの封筒を入れるなら、二つ折りの折り方でちょうどよいサイズになります。できるだけ少ない折り方で入れるようにしましょう。

普通郵便以外の返信用封筒の返し方や出し方は？

普通郵便以外の返信用封筒の返し方や出し方①速達で受け取りたい場合

普通郵便以外の返信用封筒の返し方や出し方1つ目は、速達で受け取りたい場合です。急いで書類を返送してほしいときは、返信用封筒を速達にしましょう。速達にするときは、封筒に赤いペンで「＝＝＝＝速達＝＝＝＝」と入れます。封筒が縦長のときは右上に、横長のときは右側に書いてください。

赤い太線をひくだけでも速達になりますが、「速達」の文字があるほうが、相手にもわかりやすくなります。切手も速達の料金を足して貼りましょう。料金不足にならないよう注意してくださいね。

普通郵便以外の返信用封筒の返し方や出し方②簡易書留で受け取りたい場合

普通郵便以外の返信用封筒の返し方や出し方2つ目は、簡易書留で受け取りたい場合です。重要な書類を返送してもらうなら、返信用封筒を簡易書留にすると安心です。簡易書留は、「郵便を出した時間」「郵便がついた時間」を記録してくれて、5万円までの賠償もしてくれます。

封筒を簡易書留にするには、赤の太字で「簡易書留」と書いてください。封筒が縦書きなら左側の中部から下部に文字を入れます。簡易書留は郵便局の窓口で出す必要があるので、そのことを相手にもきちんと伝えておきましょう。

普通郵便以外の返信用封筒の返し方や出し方③返信用封筒を速達にする場合

普通郵便以外の返信用封筒の返し方や出し方3つ目は、返信用封筒を速達にする場合です。「返信用封筒をできるだけ早く返送したい」というときは、速達にしましょう。速達で送るには、封筒に赤い線を入れて、速達料金分の切手を追加します。

赤い線は、封筒が縦長なら右上、横長なら右側に入れます。「速達」の文字がなくても、赤い線と速達料金分の切手が貼ってあれば、速達として扱ってもらえます。自分が送る側ならば、書かなくても大丈夫です。

返信用封筒の書き方やマナーを知ってビジネスに生かそう！

いかがでしたでしょうか。返信用封筒に書く「御中」「様」の違いや、宛名の書き方、封筒の折り方など、知っておけば色々な場面で必ず役に立つはずです。正しいマナーを知って、生活やビジネスにどんどん生かしていきましょう。

今のビジネスでは、郵便よりもメールを使うことのほうが多いかもしれませんね。メールのマナーも郵便と同じくらい重要です。メールのマナーを知りたいときは、下の関連記事を読んでみてくださいね。

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