はじめましてのメールの書き方!初めましての相手との挨拶の敬語・英語も

今回は、「はじめまして」を使用したメールの書き方について詳しく解説していきます!ビジネスの場面では「はじめまして」、「お初にお目にかかります」、 「お世話になっております」のどの敬語を使えばいいの?という疑問や、英語の初めましてのメールの書き方、例文もご紹介していきます。

はじめましての敬語は?

はじめましての敬語は?①尊敬語の場合は「初めまして」

はじめましての敬語は?①尊敬語の場合

はじめましての敬語は、尊敬語の場合は、「初めまして」です。尊敬語は、相手を立てたいときや、会社の上司やお客様など、目上の方に使います。相手の行為に対して使う言葉と覚えておきましょう。

そのため、相手から自分に出向いてもらっているときに使用する言葉と認識しておきましょう。「初めまして」はメールの件名に使いがちですが、「初めまして」のみの件名は迷惑メールとして処理されてしまう可能性があるので件名には入れないようにしましょう。

「初めまして」は直接会って挨拶するときや、フランクに接することができる相手に対して使用するのが一般的です。メールで面識もない目上の方にいきなり「初めまして」と使用するのはやや失礼にあたるので気を付けましょう。

はじめましての敬語は?②謙譲語の場合は「お初にお目にかかります」

はじめましての敬語は?②謙譲語の場合

はじめましての敬語は、謙譲語の場合は、「お初にお目にかかります」です。謙譲語は、尊敬語と違い、主体が相手ではなく、自分になります。会社の上司やお客様など、目上の方に使う点は同じです。自分の行為をへりくだるときに使う言葉と覚えておきましょう。

そのため、自分が相手に出向いているときに使用する言葉と認識しておきましょう。「お初にお目にかかります」は、やや硬いような印象を与えそうですが、相手に敬意を払う決まり文句ですので覚えておきましょう。

「お初にお目にかかります」は、直接相手に会って使う言葉だと認識されている方も多いかと思いますが、メールで使用するのも間違いではありません。

ビジネスメールで使うはじめましては漢字・ひらがなどっち?

ビジネスメールで使うはじめまして①漢字の場合

ビジネスメールで使うはじめまして①漢字の場合

ビジネスメールで使うはじめましての漢字の場合は、「初めまして」です。パソコンやスマホのキーボードで「はじめまして」を変換すると「始めまして」とでてくる場合もありますが、初対面の方に使用する場合は、「初めまして」を使うのがベターです。

ビジネスメールで使うはじめましては、漢字、ひらがなどちらでも構いません。相手に与えたい印象によって使い分けましょう。相手に真面目な印象を与えることができるのは漢字です。ひらがなで書くより、より丁寧な印象を相手に与えることができます。

ビジネスメールで使うはじめまして②ひらがなの場合

ビジネスメールで使うはじめまして②ひらがなの場合

ビジネスメールで使うはじめましてのひらがなの場合は、そのまま「はじめまして」と使います。ひらがなの方が漢字より、堅苦しさがぬけ、やわらかく、相手に親しみを込めた印象を与えることができます。

また、メールの文章に漢字が多く読みにくい時には、はじめましてをひらがなにすると相手が読みやすい文章になります。メールの文章全体の漢字とひらがなのバランスを見ながら判断するのも良いでしょう。読みやすいビジネスメールは初対面の相手に好印象を与えることができるので、ちょっとした気遣いが重要になってきます。

はじめましてメールの書き方は?

件名に名前と用件を簡潔に書く

件名に名前と用件を簡潔に書く

はじめましてメールの例文は、件名に名前と用件を簡潔に書きます。件名が空欄だったり、「はじめまして」のみだとスパムだと思われメール自体を見てもらえない可能性があります。件名には、自分のフルネームとどのようなメールの内容なのかを簡潔に書きましょう。

取引先相手と会社のみの面識があった場合「いつもお世話になっております」

ビジネスの取引先相手と会社のみの面識があった場合

ビジネスの取引先相手と会社のみの面識があった場合は、「いつもお世話になっております」を使います。「はじめまして」と「いつもお世話になっております」をセットで使用すると不自然になるため、気をつけましょう。

始めに「いつもお世話になっております」とワンクッション置いたら、社名、自分の名前、所属を名乗りましょう。自分と同じ苗字の人が他にいる場合はフルネームで名乗るのが適切です。

取引先相手と面識がなかった場合「突然のご連絡失礼致します」

ビジネスの取引先相手と面識がなかった場合

ビジネスの取引先相手と面識がなかった場合は、「突然のご連絡失礼致します」がベターです。いきなり「はじめまして」と挨拶するより好印象です。メールでの第一印象は今後の取引に大きく関わってくるものなので、丁寧に作成しましょう。

「突然のメール失礼致します」と挨拶をした後は、社名、自分の名前、所属を名乗り、どういった経緯で相手先のことを知ったかを簡潔に書きましょう。限られた時間でメールを見てくれることを考慮して、最初は要件も手短に伝えると、相手に「この人は気配りができて常識のある人だ」と感じてもらえますよ。

はじめましてメールの例文は?

はじめましてメールの例文①いつもお世話になっておりますを使う場合

はじめましてメールの例文①いつもお世話になっておりますを使う場合

はじめましてメールの例文で、いつもお世話になっておりますを使う場合は、「いつもお世話になっております。○○会社、○○部、○○と申します。」と会社名、所属部署、名前を冒頭に挨拶をします。

面識のない相手にいつもお世話になっておりますと挨拶するのは不自然ですが、例えば社内の引き継ぎで仕事を任されたときや、新入社員になってからのはじめの挨拶をするときなどに使用できます。

この場合の例文は、「○○株式会社○○部○○様 いつもお世話になっております、この度、担当を引き継ぐことになりました。○○会社、○○部、○○と申します。何卒よろしくお願い申し上げます。」となります。何度も取引をしているので、最後には、「今後ともよろしくお願い申し上げます。」と締めるのが適切です。

はじめましてメールの例文②突然のメール失礼致しますを使う場合

はじめましてメールの例文②突然のメール失礼致しますを使う場合

はじめましてメールの例文で、突然のメール失礼致しますを使う場合は、「突然のご連絡失礼いたします。○○会社の○○と申します。○○を見て/○○のご紹介からご連絡させて頂きました。」となります。

「突然のご連絡失礼致します」と丁寧に挨拶することで、自信がへりくだることで謙虚で真面目な印象を与えることができ、さらに知った経緯も書くことで相手の警戒心を解きやすくなります。理由を詳しく書けば、初めての相手でも安心してくれ、信用してもらいやすくなり今後の取引を円滑に行えますよ。

はじめましてメールの例文③お初にお目にかかりますを使う場合

はじめましてメールの例文③お初にお目にかかりますを使う場合

はじめましてメールの例文で、お初にお目にかかりますを使う場合は、「お初にお目にかかります。○○会社の○○と申します。○○のご紹介からご連絡させて頂きました。」となります。

「お初にお目にかかります」は、用件や質問をする場面より、会社の上司や社長づてで紹介を受けたときの挨拶で使用するのが一般的です。紹介者と紹介先の相手に信頼関係がしっかりと構築されている場合に使うといいでしょう。

はじめましてメールの例文④季語を使用する

はじめましてメールの例文④季語を使用する

はじめましてメールの季語を使用した例文は、「明けましておめでとうございます。今年1年が○○様にとって良き年になりますよう、ご祈念申し上げます。」です。

冒頭や文末に季語を使用することは、日本的な心遣いを意味します。季節に合わせたちょっとした季語をいれることで相手にインパクトやを与えることができたり、メールに心がこもっている印象になるので是非使用してみてください。

英語のはじめましてメールの書き方・例文は?

英語のはじめましてメールの書き方・例文①出だしに挨拶と自己紹介をする

英語のはじめましてメールの書き方・例文①出だし

英語のはじめましてメールの書き方の出だしは、挨拶と自己紹介をします。英語圏では、「はじめまして」を省くことがあります。日本のビジネスメールと違い、面識のない相手であっても、挨拶をせずにいきなり用件や、メールしたことの経緯を書くこともありますが、軽く挨拶をし、自分の名前は最初にまず名乗ります。

例文は、「Dear Mr. ○○,I am Ms.○○ of ○○ company.(○○様、私は○○株式会社の○○と申します。)このように、最初に自己紹介をして相手に不信感を与えないようにしましょう。

挨拶をするとき、「Hi,○○」と軽い表現だと、相手に不快感を与えてしまうので注意しましょう。新規顧客へのダイレクトメールなど、不特定多数にメールする場合は、「To whom it may concern Dear Sir(男性の場合)/Madam(女性の場合)」を使用します。

英語のはじめましてメールの書き方・例文②本文に用件を書く

英語のはじめましてメールの書き方・例文②本文

英語のはじめましてメールの書き方の本文は、用件を書きます。1個のメールで、1個の用件に留めることが上手なビジネスメールの書き方となります。英語のビジネスメールでは、冒頭に日本的な挨拶をするのはNG。長文だと嫌われてしまうので、とにかく簡潔に文章を作ることが鉄則です。

例文は、「I am writing to you~(~の件についてメールを差し上げています)」や、「I’d like to ask some question about ~(~についていくつかお伺いしたいのですが)」となります。

英語のはじめましてメールの書き方・例文③締めに感謝の言葉を使う

英語のはじめましてメールの書き方・例文③締め

英語のはじめましてメールの書き方の締めは、感謝の言葉を使います。以下の例文のようなフレーズはよく使用されるので定型文として覚えて置きましょう。締めの言葉もシンプルにするのがベストです。

例文は、I look forward to hearing from you.Thank you.(お返事お待ちしております)となります。フォーマルに使用されるのは「Thank you」ですが、フランクに接することができそうなビジネス相手には親しみを込めて、「Best regards」を使用します。

「Best regards」は、相手によっては、馴れ馴れしい印象を与えてしまい失礼な場合もあるので、相手によって締めの言葉の選び方には気を付けましょう。

英語のはじめましてメールの書き方・例文⑤質問をするとき

英語のはじめましてメールの書き方・例文⑤質問をするとき

英語のはじめましてメールの書き方・例文で、質問をするときは「I have been given your contact details by ○○(紹介してもらった相手や理由). I wonder if you could give me some information about○○.」です。

これを日本語訳にすると、「そちら様の連絡先を○○に教えていただいたですが、○○について教えていただけますか。」となります。

Can you please give me information on that?(そのことについて教えていただけませんか?)は一見丁寧にみえますが、pleaseを使用するとやや命令口調っぽくなっていしまうので失礼に当たります。また、Can you~よりCould you~のほうが丁寧です。

はじめましてのメールの書き方をマスターしよう!

はじめましてのメールの書き方をマスターしよう!

いかがでしたか?「はじめまして」を使用したメールの書き方について詳しく解説していきました。日本人でも敬語の使い分けやマナーはなかなか自信を持って使えていない方もいるのではないでしょうか。正しい敬語の使い方とビジネスメールの書き方をマスターして日常生活で生かしていきましょう!

関連記事では、ビジネスメールの件名のマナーについての記事や、ビジネスメールの質問の書き方についての記事も紹介しているので合わせてご覧ください。

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