ビジネスメールで仕事を丁寧に断る方法4選！相手に好印象を与える例文もご紹介！

ビジネスメールで仕事を丁寧に断る方法が分からず、困っていませんか？当記事では、その方法について具体的な例文を使って詳しく解説していきます。どれも相手に好印象を与えられるものばかりです。ビジネスで飛躍したい方は、ぜひチェックにしてみてください。

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1 メールで仕事を丁寧に断る方法4選！
2 メールで仕事を丁寧に断る際に注意すべきこととは？
3 メールで仕事を断る際に使える例文3選！
4 仕事を断るメール例文を使用する際のコツとは？
5 仕事を断るメール例文はいつ送るのが適当？
6 ビジネスメールで丁寧に仕事を断る方法を身に付け活用しよう！

メールで仕事を丁寧に断る方法4選！

①スケジュール

自分のスケジュールを見送り理由にした断り方の場合、「可能であれば引き受けたいのですが、どうしてもスケジュールの関係で難しい」と相手に伝えましょう。他に仕事の先約がある場合は、それを具体的に伝えてもOKです。この断り方の場合、約束をきちんと守る人だというイメージを相手にアピールすることもできます。

この断り方で注意なのは、相手の希望する仕事の納期期間です。相手に納期を確認しないまま、直近のスケジュールが合わないことを理由に断ると、「急ぎではないので、いつなら頼めますか？」と返ってくることがあります。事前に相手が求める納期を確認すると、行き違いが防げるでしょう。

②オファー内容

オファー内容を理由にした断り方では、「希望の形で依頼を受けることが難しい」ということを相手に丁寧に伝えましょう。依頼者側が自分とは違う業種や職種の人の場合、オファーの内容が妥当なものか分からず、オファーしてきてしまう場合もあります。それ以外にも、一般的な依頼内容を調べず連絡するケースもあります。

この場合、依頼内容の特にどの部分が見送りの理由なのかを明確に伝えましょう。例えば、時間があまりにかかりすぎる、オファーのクオリティに見合ったものに応えるスキルがないなど、できるだけ具体的な理由を丁寧に説明します。見送りの内容をはっきりさせておくと、相手も次のオファーの際の基準が分かって助かります。

③理念・ビジョン

次にご紹介するのは、理念・ビジョンを理由にした断り方の場合です。例えば依頼を受けた仕事内容が、自社の理念・ビジョンに合っていないと判断した場合、丁寧にその理由を述べた断り方をしましょう。特に、相場や納期についても問題がなく、理念・ビジョンにそぐわないという理由だけで断る際は、注意が必要です。

できるだけ、相手の依頼内容に焦点を当てず、あくまでも自社側の都合で依頼を断りたいということを前面に伝えるようにしましょう。感情的に聞こえすぎないように注意を払い、具体的な理念・ビジョンもメールに盛り込んで説得するのがポイントです。相手に高飛車なイメージが伝わらないよう留意すると、上手くいきます。

④単価

単価を理由にした断り方の場合、どれくらいの単価ならオファーを引き受けられるのか、具体的な数字を示した上で断るようにしましょう。もちろん、相手が求める単価よりも高い金額を示しているのですから、どんな理由で差額分が発生しているかを丁寧に説明するようにしてください。

内容や納期はどんなに魅力的でも、自社にとって単価が安すぎる仕事を無理に引き受けることは、ビジネス経営上、賢い選択とは言えません。お金を理由に仕事の見送りをするのを躊躇する人もいますが、仕事量と単価を天秤にかける視点は、ビジネスでは大事な視点です。やむを得ない場合は、堂々と見送りましょう。

メールで仕事を丁寧に断る際に注意すべきこととは？

①メールを感謝の言葉で始める

まず、メールでどんな断り方を採用する場合でも、メールを感謝の言葉で始めるようにしてください。特に、今回取り上げるような、ビジネスメールでネガティブなことを相手に伝えなくてはならない場合、メール冒頭をポジティブな内容で始めるとより効果的です。

ビジネスで定型文としてよく使用される、「この度はお問い合わせいただき誠にありがとうございます。」も、感謝を述べる表現として活用できます。他にも、相手が自社の能力を評価してくれてオファーをくれたことなど、具体的な内容を用いて感謝の言葉に変えることもできます。メール内容に合わせて応用しましょう。

下記関連記事では、「感謝しております」の類語と敬語、英語表現について分かりやすくまとめています。ビジネスメールでもよく使用される当表現ですが、他の言い換え表現や敬語も知っておくと、バリエーション豊かに活用できます。ビジネスでは必須の表現ばかりですので、興味のある方は、ぜひ参考にしてみてください。

②どっちつかずな態度を取らない

次に挙げるのは、どっちつかずな態度を取らないという注意点です。ビジネスオファーを断ることが、相手を落胆させることに繋がるため、気が進まないということもあるでしょう。しかし、見送りのメール内で、相手が依頼を断っているのかそうでないのか、分かりにくいと相手を混乱させてしまいます。

相手に申し訳ない気持ちはありながらも、依頼を見送るつもりなら、それをある程度はっきり伝える必要があります。枕詞である、「誠に恐縮ですが」などの言葉を上手く活用し、自分の意志がしっかり伝わる内容にメールを仕上げるように留意しましょう。

③断る理由をきちんと述べる

断る理由をきちんと述べるという注意点も、とても大切です。特別な理由がない限り、基本的には、常に相手に仕事の依頼見送りの理由を述べるようにしましょう。理由なく、結論だけを述べただけでは相手もなかなか納得しません。また、理由のない見送りメールは相手にとても冷たい印象を与えてしまいます。

今回は残念ながら相手とビジネスができないとしても、将来、またどこかで仕事ができるということもあります。その時のために、自分の印象が悪くならない程度に丁寧に対応をしておくことが大切です。理由をきちんと添えた断り方を採用し、相手の信用を得る機会にしてしまいましょう。

メールで仕事を断る際に使える例文3選！

①スケジュール

まず、スケジュールを理由に断る際に使える例文をご紹介します。ポイントは、依頼を受けた期間以外で仕事を受けるのが可能な場合、その内容を具体的に明記する内容にすることです。丁寧な言葉で、相手に選択の余地があることを伝えるようにしましょう。下記に、例文の例をご紹介します。

スケジュールを理由に仕事を断る際のメール例文

・この度は、お問合せ頂きありがとうございます。大変恐縮ですが、頂いた日程ではスケジュールが合わず、お受けすることができません。しかし、もし調整可能であれば、〇月〇日の日程でお引き受けできます。この日程で、再度ご検討頂くことは可能でしょうか？以上、どうぞよろしくお願いいたします。

②仕事内容

次は、仕事内容を理由にした断り方で使える例文のご紹介です。この場合、相手の仕事内容が悪いという内容にはせず、あくまでも自分のスキルでは引き受けることが難しいという例文内容にすると、角が立たずに済みます。他に取引可能な同業者や、社内社員を知っていれば、その情報を最後に加えると親切なメールになります。

仕事内容を理由に仕事を断る際のメール例文

・この度は、お忙しいところのご連絡、ありがとうございます。内容を拝見させて頂いたところ、大変申し訳ありませんが、私のスキルでは貴社のご希望にお応えすることができません。お力になれず、申し訳ありません。もし、同内容で他の方に依頼を希望される場合は、〇〇社の〇〇さんをおすすめいたします。以上、どうぞよろしくお願いいたします。

③理念・ビジョン

最後にご紹介するのは、理念・ビジョンを理由にした断り方で使える例文です。自社の理念・ビジョンをはっきりと明記した上で、それに該当する仕事以外は、基本的に受けられないことを盛り込んだ例文に仕上げましょう。感情的な響きにならないよう、冷静な文面にするのがポイントです。

理念・ビジョンを理由に仕事を断る際のメール例文

・この度は、お問合せ頂き誠にありがとうございます。大変恐縮ですが、わが社では〇〇という理念の基、経営をしております。そのため、現時点ではお引き受けするお仕事を〇〇の分野に限定させて頂いており、今回のお仕事をお引き受けすることができません。ご多忙中、ご連絡頂いたにも関わらず申し訳ありませんが、ご理解頂けますと幸いです。以上、どうぞよろしくお願いいたします。

仕事を断るメール例文を使用する際のコツとは？

①相手が読みやすい長さにする

まず、メールを相手が読みやすい長さにしましょう。長すぎるメールは、読むのに時間がかかるため、相手に確認してもらえる確率も下がります。また、特に相手の仕事のオファーを辞退する内容の場合、ダラダラと長文を書くと、しつこく言い訳を述べているような印象を与えてしまいます。すっきり簡潔に書きましょう。

②相手の次の行動を促す内容にする

次に挙げられるコツとして、相手の次の行動を促す内容にするがあります。メール最後は、相手が自分のメールを読んだ後に、どうしたら良いのかが分かる内容にしましょう。日程調整、再検討、今回は見送りなど、相手が実際の行動に移せるよう、できるだけ具体的な内容を言語化して記すのがコツです。

③良い印象を与える内容にする

良い印象を与える内容にするというのも、大切なコツと言えます。今回は仕事を断るという内容のメールを送る場合も、「この人と仕事ができないのは惜しい」と思ってもらえるようにしましょう。真摯で誠実、仕事ができそうな良い印象を相手に持ってもらえれば、将来、次の仕事に繋がるチャンスも開けてきます。

仕事を断るメール例文はいつ送るのが適当？

メールが来てからすぐ

特にいつもお世話になっている取引先や人からのオファーの場合、メールが来てからすぐにメールを送るようにしましょう。断るのが億劫だからという理由で、先延ばしにするのは良くありません。

メール内容を吟味してから

相手のメール内容をしっかり吟味してからの方が、タイミングとして適当な場合もあります。仕事内容や単価、納期などについて、しっかり考えてから返事をした方が、相手にも迷惑がかからない場合は、こちらを選択しましょう。

ビジネスメールで丁寧に仕事を断る方法を身に付け活用しよう！

ビジネスメールで丁寧に仕事を断る方法を身に付けることは、忙しいビジネスマンにとって必須のスキルです。仕事の優先順位を上手くつけ、断るべきところは断る姿勢を貫くのができるビジネスマンです。あなたも、当記事内容を参考にして、ぜひビジネスメールで丁寧に仕事を断る方法を身に付け、存分に活用してみてください。

下記関連記事では、ビジネスメールの返信例文を多数ご紹介しています。例えば、アポイントや面談についての返信メールに使えるもの、営業担当としてメールを返信する際に使えるものなど、具体的な例文が盛りだくさんです。メール返信の際の、より実践的な例文を学びたいという方は、こちらの内容もチェックしてみましょう。