【何て書けばいい？】上司への退職相談メールの書き方＆例文をご紹介！

【都合伺い】上司への退職相談メールの書き方と例文

①冒頭挨拶

メール冒頭を、まずは相手の宛名から始めましょう。その後、簡潔に自分の所属部署と氏名を明記します。この冒頭部分では、「お疲れ様です。」という書き方をするのが妥当です。しかし、この部分もメール前後の上司との関係に合わせて工夫すると良いでしょう。

【都合伺い】上司への退職相談メールの書き方と例文・冒頭挨拶

• ・○○課長
• ・お疲れ様です。○○部の○○です。

②主文

次に、相手の都合を伺う内容の主文を書きます。この部分では、簡潔に、相手に何が相談したいのか？はこの時点では相手に分からないように書くのがコツです。この書き方で、相手には「何か重要なことを相談したいのだな」ということが伝わります。

【都合伺い】上司への退職相談メールの書き方と例文・主文

• ・折り入ってご相談したいことがあるのですが、 ご都合の良い時間をお伺いできればと思います。
• ・折り入ってご相談したいことがあります。○○課長のご都合の良いお時間をお伺いすることは可能でしょうか？

③末文

末文では、上司の手間を取らせてしまうことに対する配慮の気持ちを伝える例文を挿入します。その後、改めて自分の名前を署名として挿入するとすっきりした書き方にまとまるでしょう。相手の読みやすさを優先した書き方をぜひ実践してみてください。

【都合伺い】上司への退職相談メールの書き方と例文・末文

• ・お手数をおかけしますが、宜しくお願い致します。
• ・自分の名前（署名）

【時間申し出】上司への退職相談メールの書き方と例文

①冒頭挨拶

こちらから指定の時間を申し出るメールも、冒頭を宛名と挨拶で始めます。しかし、主文で自分の指定時間を伝える内容にしたいため、この冒頭部分はより丁寧な書き方にするのがコツです。冒頭部分から、「この丁寧さならメールを読み続けても良いかな」と相手に思わせられるよう、工夫してみましょう。

【時間申し出】上司への退職相談メールの書き方と例文・冒頭挨拶

• ・○○部長
• ・突然のメール、失礼いたします。お疲れ様です。
• ・○○部の○○です。

②主文

主文では、自分が相談したい日時を申し出ます。コツは、日時を簡潔に伝えながらも、相手を気遣った例文を挿入することです。自分から相談の日時を申し出る場合、こちらから相手に頼む形になります。相手は上司、という自分から見て目上の人になりますので、より謙虚に丁寧な内容にするよう、注意しましょう。

【時間申し出】上司への退職相談メールの書き方と例文・主文

• ・折り入ってご相談したいことがあります。
• ・お忙しいところ恐縮なのですが、明日の〇時以降に15分程度、 お時間をいただくことは可能でしょうか。

③末文

文末も丁寧な表現で終えましょう。特に自分から日時を申し出ている場合は、メール文末も相手に良い印象を与えるように工夫します。この場合も、最後に自分の名前を署名として添えることを忘れないように注意します。

【時間申し出】上司への退職相談メールの書き方と例文・末文

• ・お手すきの際にご連絡頂けると幸いです。
• ・お手数をおかけしますが、宜しくお願い致します。
• ・自分の名前（署名）

下記関連記事では、仕事を退職する際の交渉方法や、辞める理由を伝える際のコツについてご紹介しています。退職は1ヶ月前に伝えるのが妥当なのでしょうか？この疑問に対する答えに加え、雇用側の退職引き止め対策についても学べます。上司にメールで相談後の具体的な流れを知りたい方は、ぜひチェックしてみましょう。

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上司への退職相談メールを書く際のコツとは？

①謙虚な姿勢を示す

まず、メール内で上司に謙虚な姿勢を示すことが大切です。職場で自分と上司がどんな関係であれ、上司は職務上では自分より上の立場の人物です。その人物に対して、敬意を示す意味も込めて、謙虚な姿勢を貫きます。

また、人に言いにくいことを申し出る場合、謙虚な姿勢を示すことで相手との合意が取れる確率が上がります。退職相談メールの切り出し方もできるだけ謙虚にするのがコツです。横柄な姿勢が見えるような文面で済ますようなことはしないようにしましょう。

②相談時のアポをきちんと取る

相談時のアポをきちんと取るというのも大切です。基本的に上司は他の職務で忙しいので、急に相談をされると迷惑になってしまいます。アポナシでいきなり退職の相談をすることはできるだけ避けましょう。これをやってしまうと、退職に合意してもらえる確率も下がってしまいます。

上司にメールでアポを取る際は、相手の性格やその時の職場の状況を考えて日時を決めます。また、相手に日時を決めてもらった方が良い、と判断した場合は、それを伝えましょう。相手にできるだけ負担のかからない形でアポも取るのがコツです。

③相談申し出のメール件名も工夫する

相談の際のメール件名にも工夫をしましょう。最もシンプルな件名は、「ご相談」です。本文と同様、この件名部分にも「退職」という言葉を含まないようにします。「相談」とだけ書くと丁寧さが出ませんので、丁寧語である「ご」という言葉アリで書くようにしてください。

上司への退職相談メールを書く際の注意点とは？

①相談は必ず直属の上司にする

退職の相談は、必ず自分の直属の上司にするように注意します。直属の上司とは、自分の部署内で普段から仕事の報告や連絡を行っている人のことです。この直属の上司を無視して、他部署の上司や、他先輩社員などに退職の相談をするのは避けましょう。

これをしてしまうと、直属の上司のメンツを潰すことになりますので、注意します。退職相談前から、自分の印象を悪くしてしまうことにはメリットはありません。最後まで、社内の上下関係に即した行動を取るようにするのがコツです。退職する予定の会社だとは言え、最後まで社会人らしい行動を心がけます。

②相談申し出はできるだけ早めにする

退職相談の申し出は、できるだけ早く行います。退職希望日から逆算し、1.5～3ヶ月前に退職の相談メールを出すのが妥当です。これより相談するのが遅くなると、相手もその後の引継ぎなどで困ってしまうので、注意が必要となります。

またこの時のメールは、夕方以降・就業時間終了後に送るよう注意します。就業時間内、上司は通常業務に集中しています。その時間に該当内容のメールを送ると、自分の印象も悪くしてしまいます。送る日時はできるだけ早めに、実際のメール時間は日中遅めに設定するのがコツと言えます。

③申し出メール内に「退職」は含めない

メール内には「退職」という直接的な言葉を含めないように注意します。これは、メール件名内でも同様です。理由は、この言葉を入れると相手を身構えさせてしまうからです。「折り入ってご相談したことがあるのですが」など、できるだけ遠回しな表現を用いた例文・件名を上手く活用してメールを作成しましょう。

上司へ退職の意思を伝える際のメールの書き方と例文

上司に退職の相談後、退職の意思を伝える際のメールの書き方と例文をご紹介します。相手に失礼にならないように注意しながら、内容を吟味した例文を使用します。

①冒頭挨拶

冒頭挨拶では、宛名と謙虚な言い回しを活用した挨拶から始めます。主文では、実際に退職を言い渡すため、この部分は特に丁寧な文面にするよう、心がけましょう。件名は、相談メールの際と同じく「ご相談」とするのが妥当です。

上司へ退職の意思を伝える際のメールの書き方と例文・冒頭挨拶

• ・○○主任
• ・お忙しいところ、度重なるメール失礼いたします。
• ・先日、退職についてのご相談をさせていただきました○○です。

②主文

主文には、相談に乗ってもらったお礼と、退職をしたい旨を伝える文面を書きます。その後で、次のステップである退職の手続きに関わる相談をしたい、ということを伝えます。上司に退職を引き止められた場合、この主文は書きにくいと感じるかもしれません。しかし、しっかりと自分の意思を伝える内容に仕上げましょう。

上司へ退職の意思を伝える際のメールの書き方と例文・主文

• ・この度は急なご相談にもかかわらず、 親身にお聞きいただき、誠にありがとうございました。
• ・○○主任に相談後、自分の将来について真剣に考えた結果、 誠に恐縮ですが、退職する意思が固まりましたので ご報告申し上げます。
• ・つきましては、退職のお手続きについて ご相談させて頂きたいと思っております。

③末文

末文では、相手に対する提案と、報告の形式に対する謝罪の意を伝えます。その後は、相手に謙虚な姿勢が伝わる例文を挿入、自分の名前を署名代わりに沿えます。相手にできるだけ負担がかからない形を考えて、簡潔な内容になるよう心がけましょう。

上司へ退職の意思を伝える際のメールの書き方と例文・末文

• ・お忙しいところ恐縮ですが、一度、お時間をいただけますでしょうか。
• ・メールでのご報告となり大変申し訳ございません。
• ・お手数をお掛けしますが宜しくお願い申し上げます。
• ・自分の名前（署名）

上手い上司への退職相談メールの書き方と例文を活用しよう！

上司への退職相談メールは、内容としても非常に書きにくいものです。本文だけでなく、件名にも工夫が必要ですし、相手の気持ちを損ねないような配慮が必要になります。特に、会社の状況などから相談しても自分が引き止められるだろう、と分かっている場合はその困難さが増します。

しかし、この記事内でもお伝えしてきた通り、少しのコツや注意で上手な文面のメールを作成することが可能です。当記事内容を参考にして、ぜひあなたも上手い上司への退職相談メールの書き方と例文を活用してみてください。

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