退職メールへの返信は？社内・社外の転職や定年で退職される方への返事！

退職メールへの返信は、特に誤解を招かないように慎重に作成したいものです。退職者へのメールの返事は挨拶にも代わるものです。社内で定年を迎える方や社外へ転職される方からのメールの返信の例文、退職祝いのマナーまで知っておくべき情報をご紹介します。

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1 退職メールへの返信の仕方は？
2 【社内】退職メールへの返信の例文5選
3 【社外】退職メールへの返信の例文5選
4 退職祝いのマナーは？
5 退職メールへの返信は退職される方への礼儀

退職メールへの返信の仕方は？

退職メールへの返信の仕方①返信すべき相手か見極める

退職メールへ返信の仕方1つ目は、相手が返信すべき相手かを見極めることです。退職メールへの返信は必須ではありません。しかし、相手と今後も良好な関係を続けたいと思う場合や社外、社内、転職や定年にかかわらず自分と関わりのあった人からの退職メールへは返信すべきです。

退職メールに返信すべき相手

・社外の重要な取引先社員
・社外の取引先相手で仕事を一緒に行ったことがある
・社内で一緒に仕事を行ったことがある上司や先輩社員
・社内で定年退職される所属部署の上司
・一斉メールではなく個人宛に退職メールを受け取った場合

退職メールへの返信の仕方②連絡に対する返信は当日中に

退職メールへの返信の仕方2つ目は、返信は受信当日に行うことです。開封が後日になった場合、受信日ではなくメールを確認した当日で構いません。ただ、受信日から１週間以上経ってから開封した場合や、退職者が挨拶をした後などは返信するのは控えておいたほうが無難です。

特に社外の方の場合は退職日が不明であったり、有給を消化して辞めることもあるなど退職日の特定が難しいため、せっかく送った返信メールが退職者へ届かない危険性が高くなります。退職者への返信であることが宛名や題名でわかる様に記し、送られてきた・確認した当日に返信は迅速に行うようにしましょう。

退職メールへの返信の仕方③返信先は要確認

退職メールへの返信の仕方3つ目は、返信先の確認です。基本的には退職メールへの返信はそのまま送り元に送信します。ただ、個人宛のメールと課内で共有できるメールアドレスを使用している会社もあるため、共有アドレスの場合は退職者へのメールであることを明記した上で、個人的な内容記載は避けましょう。

退職メールへの返信の仕方④退職理由が書かれているかを確認する

退職メールへの返信の仕方4つ目は、退職内容が書かれているかを確認することです。結婚や定年の場合は退職理由が書かれている場合も多くあります。しかし転職やその他様々な理由で退職される場合もあるため、明記されていない場合は退職理由について触れることはしないよう注意しましょう。

退職メールへの返信の仕方⑤返事は事務的ではなく心を込めて書く

退職メールへの返信の仕方5つ目は、返事は事務的ではなく心を込めて書くことです。メールでは心が伝わりにくいため事務的な文章になりがちです。文頭文末に感謝の言葉を必ず添えて、思い出や残念な気持ちを表す一文や個人に対する感謝の文章を盛り込むことを心がけると、より相手の心を打つ返信メールになるのです。

【社内】退職メールへの返信の例文5選

【社内】退職メールへの返信の例文①②結婚や妊娠などで退職される方へ

結婚や妊娠などで退職される方へ返事をする場合、退職理由が明らかになっている場合は祝福のメッセージを必ず添えましょう。退職することがおめでたいわけではありませんので、必ず退職理由に対して祝福していることがわかる文章になっているか注意して書きましょう。

結婚で退職される方への返信メール例文

「〇〇さん。ご結婚されるとのことおめでとうございます。今まで○年間一緒に仕事をさせていただいたこと本当に感謝しております。わたしが〜で失敗をした時にフォローして助けてくださったことや、たくさんの場面でいつも助けていただいていました。〇〇さんが退職されることは非常に残念ですが、〇〇さんの新しいライフステージが明るく素晴らしいものになるよう心よりお祈り申し上げます。今まで大変お世話になりました。ありがとうございました。」

妊娠・出産で退職される方への返信メール例文

「〇〇さん。今までわたしが配属されてからお仕事を共にさせていただき本当にありがとうございました。△プロジェクト（イベントや企画など）があった際、〇〇さんがおっしゃった〜と言う言葉はとても印象的で皆が助けられました。新たなライフステージで〇〇さんが楽しく新たな幸せをみつけて輝いてくださることを心よりお祈り申し上げます。無事にご出産を迎えられるよう心身ともに気をつけてお過ごしください。今まで本当にありがとうございました。」

【社内】退職メールへの返信の例文③定年で退職される方へ

定年で退職される方は、他部署に当てても挨拶に代えて退職メールを送る場合があります。全く仕事上関わったことがない場合や面識がなければ返信は不要かもしれませんが、少しでも面識があるのであれば、退職に関してメールをいただいたお礼と今後のご多幸をお祈りします。と形式的でも返信しておくと良いでしょう。

定年で退職される方への返信メール例文

「定年退職されるとのご連絡ありがとうございます。〇〇さんには新人の頃から様々なアドバイスをいただきお世話にたりました。〇〇さんの仕事上の部下に対する接し方や取り組み姿勢から学ぶことが多くありました。寂しい気持ちも大きく複雑な心境ではありますが、本当に感謝しております。〇〇さんの今後のご多幸を心より願っております。今まで本当にありがとうございました。」

【社内】退職メールへの返信の例文④⑤転職で退職される上司へ

転職で退職される方へのメールは、今後ビジネス上でのお付き合いする機会があるかもしれません。転職先がわからない場合もありますがそういった次の機会があれば、よろしくお願いしますと言う気持ちを添えると、相手へ良い印象を残しておくことができ、ビジネスで大切な縁を繋いでおくことができるでしょう。

転職で退職される方へのメール例文

「〇〇さん。退職のご挨拶をいただき大変驚いております。〇〇さんと〜でお仕事を共にさせていただき、わたしの乏しい行動力や分析力を叱咤激励していただいたおかげで多くのことを学び、成長することができました。〇〇さんが退職されることは心惜しいですが、今後のさらなるご活躍を願っております。また機会があればぜひお話などをさせていただければ幸いです。これまで本当にありがとうございました。」

転職で退職される方へのメール例文

「〇〇さん。退職のご連絡をいただきありがとうございました。〇〇さんとは数年来ご指導等をいただき、本当に多くのことを学ばせていただきました。〇〇さんがプロジェクト時におっしゃられた〜と言う言葉は今も心に残っております。わたしのミスや勉強不足でご迷惑をおかけしたことも多々あり、書ききれないほどお世話になりました。〇〇さんがご退職されること心惜しい気持ちでいっぱいですが、〇〇さんの今後のさらなるご活躍をお祈りしております。また機会がございましたらぜひまたご指導ご鞭撻いただければ幸いです。今まで本当にありがとうございました。」

【社外】退職メールへの返信の例文5選

社外の方へ退職メールの返信をする際の注意事項

社外の方からの退職メールに返信する場合は、社名や部署、氏名を入れることを忘れないようにしましょう。また、退職日がいつか、いつまでメールの返信を確認できるか分からないため返信は可能であれば当日などできる限り早く行うようにしましょう。

社外からの退職メールへの返信メール構成

1相手の社名
2相手の所属部署、氏名
3退職の連絡をいただいたお礼
4仕事上の関わり、エピソードなど
5退職される方への感謝の一文
6今後の関わりを期待する一文
7今後の活躍やご多幸を願う一文
8自社名、自署

【社外】退職メールへの返信の例文①②定年で退職される方へ

社外の方からの定年退職メールへの返信例文

「お忙しい中ご退職されるとのご連絡ありがとうございました。〇〇様とは〜の際にお世話になり、ご尽力いただいたこと本当に感謝しております。〇〇様が働きかけていただいたあかげで〜は成功を収めることができたと思っております。今後機会があればぜひ様々なお話をお聞かせいただければと思います。〇〇様が今後新たなステージでさらなる楽しみを見つけ過ごしていかれることをお祈り申し上げます。これまで本当にありがとうございました。」

社外の方からの定年退職メールへの返信例文

「ご多忙の中退職されるとのご連絡ありがとうございました。〇〇様とは新人の頃からお付き合いをさせていただき、〇〇様のお力添えがあったからこそ今の私があると思っております。大した恩返しもできないまま心苦しいですが、〇〇様の新たなライフステージが益々輝かれることを心より願っております。これまで本当にありがとうございました。」

【社外】退職メールへの返信の例文③④転職で退職される方へ

転職で退職される方の場合、ビジネス上での関わりが今後もある可能性があります。相手に良い印象を持っているということ、今後も機会があれば関わりたいという気持ちが伝わるよう文章を作成することが今後のチャンスを逃さないためには必要です。例文を参考に相手の心に伝えるメールを作成してください。

社外の方からの退職メールへの返信例文

「お忙しい中退職のご連絡ありがとうございました。〇〇様には〜のプロジェクト時からお世話になり、〇〇様のお人柄、お力によってプロジェクトは多々の困難を乗り切ることができました。言葉では言い表せないほど感謝しております。〇〇様とお仕事をさせていただくご縁をいただいたことは、わたくし自身の価値観や仕事に対しての姿勢にも大きな影響を与えてくれました。〇〇様の今後のさらなるご活躍を心からお祈り申し上げます。また機会がありましたらお会いできることを願っております。これまで本当にありがとうございました。」

社外の方からの退職メールへの返信例文

ご多忙の中退職のご連絡をいただきありがとうございました。〇〇様には長年お世話になり、当社としてだけではなくわたくし個人としても言い尽くせないほどお力添えをいただいておりました。本当に感謝の意とともに〇〇様のお人柄を尊敬しておりました。再度お仕事などお会いできるご縁がございましたら、その際はどうぞよろしくお願いいたします。健康には十分注意していただき、〇〇様が今後さらにご活躍されることを心より願っております。これまで本当にありがとうございました。」

【社外】退職メールへの返信の例文⑤退職理由が不明の場合

社外のからの退職メールの連絡をいただく際には退職理由が明確ではないことの方が多いでしょう。退職の挨拶が直接できないが後任の案内も兼ねて送られてきた場合は、返事はあくまでも連絡に対する感謝の返事であって、退職に関して余計な詮索はしないようにしましょう。

社外の方からの退職メールへの返信例文

「ご多忙の中退職のご挨拶をいただきありがとうございました。〇〇様とは御社との関係で常に窓口としてご尽力いただき大変お世話になりました。〇〇様がご退職されることは非常に残念ですが、〇〇様とお仕事できたこと本当に感謝しております。今後は後任の△△様とより良いパートナーシップが築けるよう精一杯頑張っていきたいと思っております。健康には充分留意していただき、○○様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。本当にありがとうございました。」