夏季休業のお知らせの例文9選！いつ告知すれば良いのかのタイミングも解説！

あなたは顧客や関係者に、上手に夏季休業のお知らせができる例文を知っていますか？この記事では、メール、ホームページ、店舗張り紙などシチュエーションごとにその内容をご紹介していきます。いつ告知すべきかについての解説もありますので参考にしてみてください。

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1 【メール】夏季休業のお知らせに使える例文・文面3選！
2 【ホームページ】夏季休業のお知らせに使える例文・文面3選！
3 【店舗張り紙】夏季休業のお知らせに使える例文・文面3選！
4 夏季休業のお知らせはいつから行うのが良い？注意点は？
5 上手に夏休業のお知らせをしよう！

【メール】夏季休業のお知らせに使える例文・文面3選！

①誠に勝手ながら下記日程を

メール文の冒頭では「誠に勝手ながら下記日程を夏季休暇とさせていただきます。」が適切な文面となります。顧客に下記休暇をご案内するメールを送る場合、やはり相手が一番気になるのは「それが具体的にいつなのか？」という点です。

そのため、例えば文面の書き出しを「平素より大変お世話になっております。」とした後、「誠に勝手ながら下記日程を夏季休暇とさせていただきます。」と伝えた上で、具体的に自分が夏季休暇として設定する日程を列挙します。この形にすることで、相手に要点がすっきり伝わるメール文面となります。

②休業期間中にいただいたお問合せについては

次にご紹介するのは、「休業期間中にいただいたお問合せについては、〇月〇日以降、順次対応させていただきます。」という例文です。これは、具体的な夏季休暇日程を知らせた後、その期間中に顧客から来た問い合わせについてどうやって対応するのか？を相手に伝えるものです。

顧客にとって、いつ休業・休暇に入るのかが分かった後、その間の対応についてはどうなるのか？はとても気になるポイントです。ここでも、対応可能となる日時を具体的に挙げて、相手に簡潔にそれを伝えましょう。休業中でも問い合わせ対応のみ受け付ける場合は、「尚、休業中もお問合せには対応しております。」とします。

③大変ご不便をおかけしますが

最後にご紹介するのは、「大変ご不便をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。」です。これは、下記休業がいつになるのか、それに対する対応はどうなるのか？を具体的に示した後、最後の締めのメール文面として使用すると良いでしょう。

「大変ご不便をおかけしますが」の部分は、いつも贔屓にしていただいている顧客に対して、不便をかけてしまうことを謙虚に申し訳なく思う気持ちが表れています。しかし、どの会社や部署でもどこかで休業をすることはやむを得ないので、最後は「何卒よろしくお願いいたします。」と丁寧にお願いをする形で締めましょう。

【ホームページ】夏季休業のお知らせに使える例文・文面3選！

①弊社では誠に恐縮ながら

「弊社では誠に恐縮ながら、下記日程を夏季休業とさせていただくこととなりました。」は、ホームページ内のお知らせの文面として使える例文です。「誠に恐縮ながら」とは、「本当に申し訳ないですが」という意味と同義です。顧客に迷惑をかけてしまうことを謙虚に謝る姿勢を表しています。

この例文のような断りを入れた後に、具体的に「夏季休業期間：〇月〇日まで」と明記するようにしましょう。ホームぺージのレイアウトのできるだけ上の部分で、休業がいつなのか？がすぐに相手に分かるように工夫すると、ページを訪れた顧客にも分かりやすいでしょう。

②上記期間のお電話及びメールによるお問い合わせ

次にご紹介するのは、「上記期間のお電話及びメールによるお問い合わせは、下記の連絡先までお願いいたします。」です。これは、具体的に休業期間を示した後、その間にいつもとは別の問い合わせ窓口を設ける際などに使用すると効果的です。

ホームページでこの文面を記載した後、「夏季休業期間中のお問い合わせ先：〇社、△部電話番号：～、メール：～」と具体的な問い合わせ先を記載します。これに加えて、決まっていれば問い合わせ受付時間についても記載すると顧客にとってより親切なホームページとなります。

③お客様各位には何かと御迷惑・ご不便を

最後の締め文として適切なのは「お客様各位には何かと御迷惑・ご不便をおかけいたしますが、ご理解のほどどうぞよろしくお願いいたします。」です。これは、ホームページで大切な顧客に対して、真摯に休業に伴う不便に頭を下げ、理解を促す文言として活用できます。

特に、ホームページというのは、顧客はもちろんのこと、今から顧客になる可能性もある見込み客も含め、不特定多数の目に留まる可能性もあります。そのため、ページに書く言葉はこの例文のように、より丁寧で礼儀正しいものにしておくと安心です。

下記関連記事では、「お客様各位」の意味について分かりやすくまとめています。正しい使い方や目上に失礼のない例文について知りたい方は、ぜひチェックしてみましょう。

【店舗張り紙】夏季休業のお知らせに使える例文・文面3選！

①夏季休業のお知らせ

店舗張り紙では「夏季休業のお知らせ」が適切な文面となります。この書き方は、大変シンプルではありますが、掲載できるスペースや文字数が限られる、店舗内の張り紙に書く文言としてはかなり効果的です。他の例と同じく、この場合もできるだけはやく「いつが下記休業なのか？」を顧客に知らせる必要があります。

従って、店舗用の張り紙の場合は、いきなり「夏季休業のお知らせ」と始め、その下に「今日もご来店頂き、誠にありがとうございます。」と続けましょう。タイトルから書き出すことで、限られたスペースの中でも、すっきりと伝えたいことが伝えられる内容にすることができます。

②当店では～までを夏季休業期間と

「当店では～までを夏季休業期間とさせていただきます。」も、店舗の張り紙として活用できる例文です。～の部分には「〇月〇日」と具体的な日程を入れて、お客さんに分かりやすくそのお知らせを行いましょう。こうすることで、簡潔に何が伝えたい張り紙なのか？が分かりやすくなります。

③お客様にはご迷惑をおかけいたしますが

最後にご紹介するのは、「お客様にはご迷惑をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。」です。これは他の例と同じく店舗内張り紙上でお客様にかかる迷惑に対して謙虚に謝罪する気持ちを伝える表現となっています。最後に「どうぞよろしくお願いします」とつけるとより丁寧ですので、ぜひ活用してみましょう。

夏季休業のお知らせはいつから行うのが良い？注意点は？

①お知らせを始める理想の時期は一ヶ月前

夏季休業のお知らせを始めるのに理想なのは、約一ヶ月前です。特に、取引先会社などに知らせるには、できるだけ早く知らせることを心がけておくと良いでしょう。周囲にできるだけ迷惑のかからない予定を上手く組みながら、目安は約一ヶ月前と設定しておくのが妥当だと言えます。

②職種や業態・状況によって使用する言葉を使い分ける

職種や業態・状況によって使用する言葉を使い分けることを心がけてください。自分が関わる業態が接客業なのか、そうではないのか、お知らせ先が取引先なのか、自分の顧客なのか、などその状況によっても使用すべき言葉は違います。その点に留意しながら、自分の例にぴったりの言葉を選んでみてくださいね。

上手に夏休業のお知らせをしよう！

メールやホームページ、店舗内の張り紙など、夏季休業のお知らせができる場所は沢山存在します。会社や事業を自分で行っている以上、休業する権利はもちろんありますが、その事実を顧客や関係者各所にしっかりお知らせするのは義務です。記事内容を参考にして、ぜひあなたも上手に夏季休業のお知らせをしてみてくださいね。

下記関連記事では、「誠に勝手ながらの意味」について分かりやすくまとめています。この表現は、当記事テーマである夏季休業のお知らせの文面にも使える、便利なものです。また、休業のお知らせのみならず、普段のビジネスメールでも活用することができる便利な表現です。興味のある方はこちらもチェックしてみてください。