不参加をビジネスメールで連絡する時の例文5選！欠席理由の書き方は？

不参加をメールで連絡するには？欠席する時の例文5選！

不参加をメールで連絡するときの例文①企業の説明会を欠席する時

不参加をメールで連絡する時の例文1つめは、企業の説明会を欠席する時の書き方です。就職活動や転職など説明会やセミナーに参加する場合は事前に予約が必要なケースが殆どです。やむ負えない理由で欠席する場合は必ず事前に連絡を入れましょう。無断キャンセルは言語道断です。社会人として最低限のマナーは守りましょう。

企業の説明会を欠席する時の書き方

• ・件名:2019年1月20日の会社説明会欠席のお願い
• ・会社名(正式名称で書く)
• ・人事部採用ご担当者様
• ・お世話になります。××大学×学部青山一郎です。
• ・1月20日の会社説明会を予約しておりますが、諸般の事情により参加が難しくなりました。
• ・別の日程で説明会が開催される際には、参加致したく思っております。
• ・ご多忙のところ誠に申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。
• ・青山一郎××大学×学部4年(連絡先電話番号、メールアドレス)

不参加をメールで連絡するときの例文②会議を欠席する時

不参加をメールで連絡するときの例文2つめは、会議を欠席する時の書き方です。取引先の方や外部の方との会議に出られなくなった場合は早急に連絡しましょう。相手の方が遠方から都合を付けて来られる事もあるので注意が必要です。

自社の社員から会議に参加する者がいる場合は、後日内容を聞きましょう。また自分の代わりに参加してもらう人を立てる時は相手の方にお知らせします。今後の取引に影響してくるので失礼のないように対応しましょう。

取引先や外部の方との会議を欠席する時の書き方

• ・件名:1月20日の会議欠席のご連絡とお詫び
• ・株式会社××営業部田中課長
• ・平素より大変お世話になっております。株式会社××営業部青山一郎です。
• ・1月20日の会議に参加予定でしたが、急な出張が入ってしまい欠席せざるを得なくなってしまいました。
• ・お時間を調節していただきましたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
• ・後日改めまして内容を拝見致しますので、今後ともよろしくお願い申し上げます。
• ・青山一郎株式会社××営業部(連絡先、メールアドレス)

会議や説明会を欠席する時のメールの書き方や、欠席の伝え方による評価などを紹介した記事があります。会議を欠席する時には特に注意が必要なので、是非参考にしてください。

欠席メールの例文は？会議やゼミや説明会の不参加の理由についても

会議などの欠席メールを送るのは緊張してしまいますよね。相手を納得させるような理由や伝え方が重要です。今回は、欠席や不参加メールの送り方のポイントや例文をご...

不参加をメールで連絡するときの例文③研修を欠席する時

不参加をメールで連絡するときの例文3つめは、研修を欠席する時の書き方です。入社したばかりの新人研修や新たな事業開発のために受ける研修など、社会人になると様々な研修を受ける機会があります。研修は全員参加が大前提とされる事が多いので欠席する時は担当者に必ず事前連絡しておきましょう。

研修を欠席する時の書き方

• ・件名:1月20日の研修の欠席連絡
• ・営業部第1課田中主任
• ・お疲れ様です、営業部第2課の青山です。
• ・先日お知らせいただきました1月20日の研修ですが、別の案件で取引先に行くため参加できなくなりました。
• ・次回の研修には必ず参加するつもりですので、よろしくお願い致します。
• ・営業部第2課青山(内線、メールアドレス)

不参加をメールで連絡するときの例文④祝賀会を欠席する時

不参加をメールで連絡するときの例文4つめは、祝賀会を欠席する時の書き方です。会社関係の付き合いで祝賀会や創立記念パーティのお誘いを受ける事があります。良好な関係性を築くためにも出来るだけ出席したいものですが、不参加の場合の上手な断り方も社会人として身に付けておきたいですね。

祝賀会を欠席する時の書き方

• ・件名:1月20日の祝賀会欠席のご連絡
• ・株式会社××営業部田中課長
• ・平素より大変お世話になっております。株式会社××営業部青山一郎です。
• ・ご案内いただいております1月20日の祝賀会の件ですが、急な出張予定が入ってしまいました。
• ・誠に残念ですが欠席致したいと存じます。
• ・今後このような機会がございましたら、是非参加致しますのでよろしくお願い申し上げます。
• ・メールにて恐縮ですが、心よりご盛会をお祈り申し上げます。
• ・青山一郎株式会社××営業部(連絡先、メールアドレス)

不参加をメールで連絡するときの例文⑤歓送迎会を欠席する時

不参加をメールで連絡するときの例文5つめは、歓送迎会を欠席する時の書き方です。歓送迎会は会社の恒例行事の一つとなっており、基本的に全員参加とする事が往々にしてあります。しかし最近の風潮として業務以外の付き合いはお断りする人も増えていますので、角が立たない断り方を心がけましょう。

送別会の場合は担当者へ欠席連絡をメールするとともに、退職される方へも送別会に出られない事のお詫びとお世話になった感謝の気持ちを直接連絡しておきましょう。

歓送迎会を欠席する時の書き方

• ・件名:歓送迎会欠席のご連絡
• ・営業部第1課田中主任
• ・お疲れ様です、営業部第2課の青山です。
• ・先日ご案内いただきました歓送迎会ですが、既に予定が入っておりますので欠席致します。
• ・幹事の方々にも御面倒ですがよろしくお伝えください。
• ・営業部第2課青山(内線、メールアドレス)

不参加・欠席の連絡に対するメールの返信の書き方は？

不参加・欠席の連絡メールには迅速に返信する

会社説明会やセミナーの参加予約または予約のキャンセルがネットで出来る場合は、不参加や欠席の連絡に対するメールの返信は必要ありません。ネット申し込み以外で直接連絡メールが来た場合は、なるべく早く返信するようにしましょう。会議や研修で使う資料に目を通してほしいなど伝える事があれば書いておきます。

不参加・欠席の連絡に対するメールの返信の書き方

• ・件名:1月20日の会議ご欠席の件
• ・株式会社××営業部青山一郎様
• ・平素は大変お世話になっております。株式会社××営業部田中大輔です。
• ・先日ご案内致しました会議のご返事をいただきありがとうございました。
• ・ご出張でお目にかかれないのは大変残念ですが、次回は是非ご参加いただきたく思っております。
• ・今回の会議での配布資料を御社の方にお渡しいたしますので、お読みいただきますよう宜しくお願い申し上げます。
• ・田中大輔株式会社××営業部(連絡先、メールアドレス)

不参加・欠席の理由に触れない

前々から予定していても、急な出張や重要な仕事が入ってしまう事はよくあります。内容によっては、優先したい事があるため時間を取られたくないという理由から欠席する人もいるでしょう。どんな欠席理由であれ、お断りや不参加の連絡を貰ったら理由に触れたり詮索したりせず、シンプルな内容で返信するようにしましょう。

不参加・欠席を連絡する時のビジネスメールの書き方の注意点は？

不参加連絡時のビジネスメールの書き方｜相手への感謝や気遣いを表す

不参加や欠席を連絡する時のビジネスメールの書き方で忘れてはいけない事は、誘ってくれた相手への感謝や気遣いです。ただ参加できない事だけを書くのと、誘ってもらって嬉しかったが参加出来ず残念に思う気持ちを書くのとでは受ける印象が随分違います。今後のためにも感謝と気遣いを表しましょう。

不参加連絡時のビジネスメールの注意点｜次回に繋げる書き方をする

不参加や欠席を連絡する時のビジネスメールの書き方の注意点として、次回に繋がる様に書きましょう。文末に「今回は大変残念ですが、次の機会にお会いできたらと思っております。」や「またのお誘いを心よりお待ちしております。」などと書くだけで柔らかい雰囲気になると同時に、次回に繋がる言葉として受け止められます。

ビジネスメールですので、対個人ではなく会社対会社の付き合いになります。会社を代表しての連絡メールとなるので角が立たないように最後の一言を付け加えましょう。

社会人なら知っておきたい社内メールのビジネスマナーについての紹介記事があります。例文や返信の書き方など詳しく載っているので、是非参考にしてください。

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不参加・欠席メールは曖昧な言葉を使わず的確に書こう

予定していた会議や研修、お誘いを受けた祝賀会やイベントに出席できないと分かった時点できちんと相手に伝える事が重要です。曖昧な言葉の誤魔化しは却って迷惑をかける事になります。「時間が出来て行けそうなら参加します。」や「都合が付き次第ご連絡します。」と期待を持たせる言葉はビジネスで使うのはやめましょう。

不参加や欠席する事が失礼に当たるのではなく、連絡なしにキャンセルしたりギリギリまで引っ張っておいて参加できないのが一番失礼な事になります。相手に伝わる様にはっきりと参加か不参加の意思表示をしつつ、気遣いを感じされる言葉を選んで連絡または返信しましょう。